公司级会议管理制度.doc
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1、精品文档公司级会议管理制度目 次一、目的2二、术语解释2三、适用范围2四、简易描述2五、常规会议流程描述2六、其他类型会议流程的说明4七、会议优先级4八、会议要求4九、费用管理5十、其他5十一、附件6附件一:会议签到表6附件二:会议记录7附件三:会议纪要8附件四、公司级会议流程概述1一、目的规范公司级会议管理,实现公司标准化管理。二、术语解释公司级会议:公司总经理参加或组织召开的会议。会议变更:会议时间、会议地点、参会人员、会议议题发生变更。会议取消:原计划的会议不召开;三、适用范围本公司公司级会议管理。四、简易描述1 会议类型常规会议、评审会议、例会、临时会议。2 会议组织部门总经理或总经理
2、管辖(或兼职管辖)的直接下属部门。3 会议记录人XXXX4 流程概述见附件“附件一、公司级会议流程概述”。五、常规会议流程描述5.1 资料准备会议组织部门负责人根据会议的议题提前1天准备会议相关资料。5.2 会议通知会议组织部门提前1天落实会议地点、会议时间、参会部门、参会人员,确保一切可行后,将会议相关资料发送给各位参会人员,同时将相关信息通知会议记录人。与会人员仔细查阅材料、分析研究,对会议内容中提出的问题提供解决方案,必要的情况下,可召集相关人员进行讨论。例会按本文件规定时间执行,各相关与会人员根据例会职责准备相关资料,准时参加,不再通知。5.3 会场布置会议记录人负责在会议召开前,打扫
3、干净相应的会议室,布置合适数量的座位,检测完毕投影等设备正常工作,制定一份会议签到表打印、签字、放置到“会议签到处”。5.4 会议签到参会人员穿工作服,自备纸笔,按照会议通知要求会议时间,提前到达会场,在会议签到表的“签到栏”相应位置签署本人姓名及签到时间,就坐等待会议的召开。开会前,会议记录人收回会议签到表,并向会议组织部门落实会前请假人员并记录在会议签到表。会议开始时,参会未签到的人员,视为迟到,由会议记录人提醒其签到并监督其签到时间;未到会场人员,由会议记录人在会议签到表登记缺席人员姓名。5.5 会议记录重要会议或总经理安排需要做会议记录的,应做会议记录。会议记录人全程参加会议记录参会人
4、员讨论的问题,现场制定会议记录并现场与参会人员核实,有异议的现场修改直至无异议,分歧较大的,可举手表决,超过参会人员半数同意方可通过,总经理有一票否决权;相关人员未现场提出异议的,视为认同。会议讨论完毕,会议记录人打印一份会议记录,在“拟制”处签字,各与会人员在会议记录中相应的栏位签名、确认会议记录并填写签字时间。5.6 会议签退散会时,各与会人员离场时在会议签到表中“签退栏”相应的栏位签名并填写签退时间后方可离开会场,未签退人员视为早退(早退时间由会议记录人确定填写),会议记录人负责监督签退、收回会议记录。5.7 纪要下发重要会议,会议记录人负责依据会议记录拟制、打印会议纪要,在“拟制”处签
5、字,报总经理审核通过后,在“审批”处签字。会议结束后2日内,会议记录人负责将会议纪要报送与会人员及会议纪要内容中涉及的责任人签收、确认。普通会议,会议记录人按照“5.5会议记录”要求,现场制定、打印会议纪要(无法当场完成的,会议结束后1日内),在“拟制”处签字,报总经理审核通过后,在“审批”处签字,会议记录人负责将会议纪要报送与会人员及会议纪要内容中涉及的责任人签收、确认。会议纪要要求事件描述详细、时间、地点、责任人、措施、目标、见证资料、考核方式、考核人明确、完整。5.8 落实纪要各参会人员或会议纪要涉及的责任人认真履行会议纪要内容。会议记录人按照会议纪要落实管理流程落实会议内容执行情况。5
6、.9 会议归档会议记录人负责将每次会议的:a)会议签到表;b)会议记录(如有);c)会议纪要。分别按月整理、装订,部门存档。5 会议取消由会议组织部门负责人负责通知各与会人员会议取消。6 会议变更7.1 会议召开前变更会议的,由会议组织部门负责通知所有与会人员会议变动事项,同时告知本次会议是否取消,会议取消的由会议组织部门重新组织会议。7.2 会议召开过程中,特殊情况变更会议的(即会议中断),由会议记录人将中断及下次会议安排情况写入会议记录(纪要)。7 会议请假与会人员不能参加会议或参加会议过程中需请假的,向会议组织部门负责人请假,在取得会议组织人员同意的情况下可以请假,同时请假人应根据会议涉
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