工程竣工档案录入操作手册【2013.12】.doc

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工程竣工档案录入操作手册
2013年12月18日
第一步 用具有档案录入权限的OA账号登录OA系统。登陆地址为http://192.168.100.253/i6p，请选择IE浏览器进行登陆。第一次登陆时需要设置高级选项。将连接方式设置为HTTP形式。

第二步 在导航面板中添加功能列表菜单。点击导航面板上的“+”号按键。在弹出“管理对象选择”对话框的左侧选择“功能列表”点击“>”号按键添加到右侧，点击“保存”即可。

第三步 打开“归档管理平台”。在“功能列表”菜单中选择“工作管理”，打开“档案管理”目录，双击点开“档案管理平台”。若弹出“企业工程结构”选择对话框，点击“取消”即可。

第四步 建立项目目录。在公司总目录下建立项目目录，与“文书档案”目录平级。选择公司目录，然后选择档案类型“工程档案”，然后点击“目录维护”按键。然后点击“新建下级目录”或“新建目录”。“新建目录”与“新建下级目录”的区别在于新建的目录是与原目录平级或是归属于原目录。在弹出的对话框中填写项目名称信息，点击“确定”即可。

第五步 建立项目下级目录。对于单体项目目录建立规则如下：项目目录→分类目录（A类、B类、C类、D类）→专业目录（建筑与结构、建筑给排水及采暖、建筑电气等）→细分类目录（C0、C1、C2、C3等）。如好丽友项目所示。对于群体项目目录建立规则如下：项目目录→单位工程目录（1#楼、2#楼、3#楼、4#楼等）→分类目录（A类、B类、C类、D类）→专业目录（建筑与结构、建筑给排水及采暖、建筑电气等）→细分类目录（C0、C1、C2、C3等）。若单位工程间存在公共资料，可建立与单位工程目录并列的“公共资料”目录。如轻轨通州段安置房项目所示。

第六步 建立案卷。选择案卷归属的目录，选择档案类型“工程档案”，点击“新增”按键，即进入“归档管理平台-新增”界面。在该界面填写案卷相关信息，包括档号、保管期限、案卷题名、立卷单位。工程竣工档案的保管期限均为“永久”。立卷单位为项目所属各分公司，请填写全称，如“中国新兴保信建设总公司七公司”。

注：档号编写规则如下
1. 工程项目为单体工程(不分栋号的)，档号代码规则：
工程资料明细分类代码+竣工年度+ 组织号+项目顺序号（2位流水号码表示）+专业+盒号（3位流水号码表示）+册数。
举例：C1-2010-003-0101-001-1
2. 工程项目为群体工程(栋号较多的)，档号代码规则：
工程资料明细分类代码+竣工年度+ 组织号+项目顺序号（2位流水号码表示）+单位工程+专业+盒号（3位流水号码表示）+册数。
举例：C1-2010-003-010101-001-1；C1-2010-003-010101-001-2
3. 如果单位工程有特殊叫法的，栋号按照自己的叫法编制进入档号规则，如单位工程有1#楼，1#车库这样的情况可自行设计：
举例：1#楼：C1-2010-003-011#L01-001-1，其中1#L表示1#楼；
1#车库：C1-2010-003-011#C01-001-1，其中1#C表示1#车库。
专业的代码请参考：
对于建筑与结构资料卷不分开的：
对于建筑与结构资料卷分开的
建筑与结构
01
结构
01
建筑给排水及采暖
05
建筑
02
建筑电气
06
建筑给排水及采暖
05
智能建筑
07
建筑电气
06
通风与空调
08
智能建筑
07
电梯
09
通风与空调
08

电梯
09
4. 最后两位“-1”表示同一个盒里的册数；同一盒内没有分册的不加最后两位“-1”
5. 外埠(去掉资料分类明细代码)。举例：2010-003-01-001
6. 组织号在立卷单位下拉菜单中可以查询。

第七步 录入卷内资料。将事先建好的卷内目录Excel表格导入系统中。导入时在文件操作平台点击“新增”，选择“从Excel中导入”。在弹出的“数据导入导出”窗口选择“文件路径”，“工作表”，“Excel行范围”“列对应”与所需导入的数据一一对应起来。然后点击“导入”。在导入表格后核对数据是否有误，若正确点击“确定”即可成功导入数据。当文件进入“文件操作平台”后，选中文件后，选择文件须归属的案卷，然后点击“预归卷”，文件即进入案卷组卷。

文件导入的注意事项：
1. 原编字号对应文件编号；页次对应页号；
2. 原有表格需要里面一定要加入保管期限；
3. 编制日期对应导入里面的文件日期和生效日期；
4. 对于工程资料分别存放在分公司和总公司的。在存放位置手工输入分公司或总公司。
5. 注意不要着急导入文件，一定要格外重视目录案卷的建立。
第八步 档案归档。归档管理平台界面里面建立完毕工程资料目录后，请将左侧相同的工程资料目录在“档案库——工程档案”里面一模一样的建立一遍。然后在归档管理平台里面选中案卷题名然后点击归档，在弹出窗口界面里面选择该案卷应该归档进入的正规目录。至此档案管理资料录入工作可结束。

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