办公用品管理规定-办公用品的分类、保管与发放规定.doc

办公用品管理规定
第一章 总则
第一条 为规范公司办公用品的使用管理，制定本规定。
第二条 行政部负责公司办公用品的管理与发放。(电脑及附属设备的购置与管理，由信息部设专人负责)。
第二章 分类
第三条 办公用品分为：办公文具、印刷品及低值易耗品三种。
1、办公文具分为文具消耗品、管理消耗品、管理品三种。
a.文具消耗品：铅笔、笔芯、刀片、胶水、大头针、图钉、笔记本、复写纸、修正液、复印纸、卷宗、标签、便签、记录纸、橡皮、夹子及各种表格等。
b.管理消耗品：签字笔、圆珠笔、荧光笔、电池等。
c.管理品：剪刀、美工刀、钉书机、尺子、计算器、印泥、笔筒、文件夹、文件筐等。
2、低值易耗品：办公用文件柜、办公桌椅、电脑桌椅、电话机、应急灯、电风扇、电暖气、饮水机等。
3、印刷品：各种原始记录、办公用表格、名片、信封等。
第三章 管理内容
第四条 每月20日，各部门及子公司将下月所需办公用品计划提交行政部，行政部依据各部门的使用标准进行审核，编制公司办公用品采购计划，≤1000元由总裁审批，﹥1000元由董事长审批。（各部门月度所需打印纸由本部门在每月25日前报信息部，由信息部统一汇总编制采购计划，报公司领导审批后，由采购部依照采购程序实施采购，由信息部统一编号登记发放）。
第五条 行政部依据公司领导批准的采购计划，编制比价审批表送监审部审核比价，监审部组织对办公用品的供方进行资质认定，对《购销合同》进行审核、比价后逐级上报，经批准后实施。
第六条 采购部接到办公用品采购计划后，应在7日内采购到位。
第七条 办公用品采购到位后，由采购员、行政部、仓储共同进行验收合格后，由采购员办理入库手续，具体程序严格按照《仓库管理规定》的相关条款执行。
第八条 经验收合格的办公用品，由行政部办理出库手续统一领回。于每月
5---10日按计划进行发放。其他时间不予办理。
第九条 办公用品由行政部设专库存放，专人管理，并建立办公用品管理台帐，
做到日清月结，帐、物相符。各部门要建立办公用品使用台帐，笔记本领用要以旧换新，部门登记号码。
第十条 公司新聘工作人员的办公用品，行政部根据其部门负责人签字确认的名
单和用品清单，按标准给予配备。
第十一条 文具消耗品要本着节约使用的原则，由行政部确定实际耗用天数，规
定领用管理标准（如铅笔每月每人发放一支），管理消耗品必须实行“以旧换
新”原则。
第十二条 各部门使用的各类表格要结合公司实际设计，由分管总监确认，报企
划部审核。各部门于每年11月份提报下年度常规用印刷品计划及印刷申请，
经分管领导行政部审核签字，报总裁或董事长批准，常规印刷品由总裁批准，
秘密级印刷品必须由董事长批准后由行政部统一外出印刷。印刷数量要节约、
合理，无特殊原因同一表格在一年内不能重复印刷。
第十三条 行政部接到表格外印计划后，应在25日内完成。
第十四条 首次印刷品，初稿必须通过部门自报，自检，分管总监确认，企划
部审核，总裁或董事长批准定稿后印刷，审核过程应设计固定表格，由审
核人签字确认，形成台帐备查。
第十五条 每件价值在20元以上，使用年限在1年以上的办公器具，须经总裁
批准领用，并登记个人器具台帐。
第十六条 办公桌椅、文件柜等低值易耗品由行政部根据实际需要统一调配，并
进行编号登记，建立总帐和部门分台帐。
第十七条 办公用品的报废，要做好登记，在报废申请表上注明用品名称、价格、
数量及报废处理的相关事项报总裁批准后核销。
第十八条 标准限额
1、发放标准：以实际工作需求为标准，董事长、总裁每月标准不超过10元，部门负责人及总监每月不超过6元，普通职员每月不超过4元。
2、例会记录本、电话登记本、交接记录、档案袋、绘图纸、复写纸等，根据各部门的需求量，列入月度和年度领用计划，由各部门按标准领用，并由行政部监督考核。
第十九条 办公用品如超计划领用，必须由分管总监审核确认后，行政部方可给
予发放。
第二十条 行政部每年1月5日前将上年度各部门办公用品实际使用情况（包括
印刷品费用）汇总制表上报总裁。
第四章 检查与考核
第二十一条 各部门办公用品的领用，由行政部每月汇总统计，并与计划数对比
审核，将审核结果及处理意见报上级批准后兑现，对超标准领用部门负责人扣罚5分。
第二十二条 对无故损坏或丢失用品的责任人，由行政部负责做出经济处罚或赔
偿的处理意见经公司领导批准后兑现。
第五章 附则
第二十三条 本规定自颁布之日起实施，同时旧版本自行废止。
第二十四条 本规定由行政部负责解释，修改亦同。
部门名称
行政部
流程名称

层 次
2
概 要
公司办公用品的管理
部门
董事会
总裁
分管总监
监察审计部
行政部
使用部门
物流部
节点
A
B
C
D
E
F
G
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

权限外
审批
审批

权限内

审核
审 核
审 定

审核

验收入库
比价
统一领用
结束
资料存档
奖惩考核
月末盘点
登记台帐
汇总编制
采购计划
开始

领用
使用计划
使用计划

实施采购

公司名称
青岛美高集团有限公司
密 级

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编制单位

签发人

日期

办公用品管理流程
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