DB 4401T198—2022建设工程档案著录规范.docx
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1、ICS 03.080.20CCS A14DB4401广州市地方标准DB4401/T 1982022建设工程档案著录规范Code for construction project archives description2022- 12 - 30 发布2023 - 01 - 30 实施广 州 市 市 场 监 督 管 理 局发 布目次前言III1 范围12 规范性引用文件13 术语和定义14 著录级别25 著录详简级次26 著录文字37 著录符号37.1 著录用符号及用途37.2 著录用符号使用说明38 著录信息源39 著录要求49.1 项目级著录49.2 单体级著录69.3 案卷级著录79.4
2、文件级著录89.5 电子文件级著录9附录 A(规范性) 地理信息著录单11附录 B(规范性) 建设工程档案项目级著录单12附录 C(规范性) 建设工程档案单体级著录单13附录 D(规范性) 建设工程档案案卷级著录单15附录 E(规范性) 建设工程档案文件级著录单16附录 F(规范性) 建设工程档案电子文件级著录单17DB 4401/T 1982022前言本文件按照GB/T 1.12020标准化工作导则第1部分:标准化文件的结构和起草规则的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。 本文件由广州市规划和自然资源局提出并归口。本文件起草单位:广州市城市建设
3、档案馆、广州开发区城市建设和房地产档案馆、广州市番禺质量 技术监督检测所。本文件主要起草人:曾智、杜星、朱艳燕、陈宁、谢彩虹、苏玮、幸芳、龙飞斐、孔家聪、刘倩娉、林丹霞、王丽、宋莎。IIIDB 4401/T 1982022建设工程档案著录规范1 范围本文件规定了建设工程档案著录的术语和定义、著录级别、著录详简级次、著录文字、著录符号、 著录信息源、著录要求。本文件适用于广州市行政区域内的各项新建、改建、扩建、续建和重要部位维修的建设工程档案的 著录。2 规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中,注日期的引用文件, 仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日
4、期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。GB/T 50323城市建设档案著录规范CJJ/T 117建设电子文件与电子档案管理规范3 术语和定义GB/T 50323界定的以及下列术语和定义适用于本文件。3.1建设工程construction project经批准按照一个总体设计进行施工,经济上实行统一核算,行政上具有独立组织形式,实行统一管理的建设工程基本单位。它由一个或若干个具有内在联系的单位工程所组成,一般包括建筑工程、市政 基础设施工程、管线工程或其他。来源:GB/T 50328-2014,2.0.1,有修改3.2建设工程档案construction project ar
5、chives在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录,简称工程档案。来源:GB/T 50328-2014,2.0.8,有修改3.3单体single-building建设工程项目管理单元,通常指具有完整几何形体的独立建筑物,也可根据工程实际情况,将单元工程、子单元工程或分部工程参照单体管理。3.4建设工程档案著录description of construction project archives1程。3.53.63.73.8编制建设工程档案目录时,为提取档案信息,对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过项目级著录project d
6、escription对一个建设工程(项目)的档案内容和形式特征进行分析、记录。单体级著录single-building description对一个单体工程的档案内容和形式特征进行分析、记录。案卷级著录file description对一个案卷的档案内容和形式特征进行分析、记录。电子文件electronic document在城乡建设及其管理活动中形成的,可依靠计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的数字格式的信息记录,简称电子文件。3.9电子复合文件electronic compound document由具有特别紧密联系的多个单份电子文件组合而成的电子文件。3.10文件级著录do
7、cument description对一个电子复合文件或一份非电子文件的内容和形式特征进行分析、记录。3.11电子文件级著录electronic document description对单份电子文件的内容和形式特征进行分析、记录。3.12著录详简级次description level著录的详简程度,分为简要级次和详细级次。仅著录必要项目的为简要级次,除著录必要项目外,还著录部分或全部选择项目的为详细级次。3.13电子文件特征信息characteristic information of electronic document电子文件基本信息中区别于其他电子文件的信息。4 著录级别依据著录对象
8、不同,档案著录可划分为项目级著录、单体级著录、案卷级著录、文件级著录、电子 文件级著录五级。5 著录详简级次5.1 简要级次项目包括:项目名称、工程所在行政区、建设工程规划许可证、单体名称、工程地点、项目代码、建设单位、设计单位、勘察单位、施工单位、监理单位、建设规模、案卷题名、文件题名、 责任者、日期、立卷人、审核人、文件名(电子文件级)。5.2 除简要级次项目外,其他著录项目均为详细级次。26 著录文字6.1 著录用文字应规范化。6.2 汉字应使用标准化汉字,文件编号、时间项、载体与数量项、专业记载项、排检与编号项中的数字应使用阿拉伯数字。6.3 其他语种文字档案著录时应依照其语种文字书写
9、规则。7 著录符号7.1 著录用符号及用途著录用符号及用途应符合表1的要求。表 1著录用符号及用途符号用途.置于下列六大项之前:稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体与数量项、专业记载项、附注与提要项,用于区分各大项=置于并列题名之前:置于下列著录小项之前:文件编号、工程地址、文种、保管期限、数量及单位、规格,以及各专业记载项之间,用于区分各著录小项/置于第一责任者之前;置于其他责任者之前,多个文件编号之间,用于区分同一著录小项的各著录单元+置于第一个附件之前置于下列著录内容的两端:自拟著录内容、文件编号中的年度、责任者省略时的“等”字()置于有关责任者的说明文字的两端,如责任者所属机构
10、名称、责任者真实姓名、责任者职务或身份、外国责任者国别及姓名原文等?置于不能确定的著录内容之前,一般与号配合使用用于下列内容之间:日期起止,档号、电子文档号、缩微号、存放地址号的各层次之前.用于节略内容、对建设用地规划许可证号、建设工程规划许可证号、建设工程施工许可证号、地形图号、建设工程规划验收合格证号/建设工程规划条件核实意见书编号进行著录,有多个并列著录内容需分隔时使用用于每一个残缺文字和未考证出时间的每一数字。未考证出的责任者及难以计数的残缺文字用三个“”表示注:表中符号应采用半角符号。7.2 著录用符号使用说明7.2.1 “.”符号占两格,在回行时不应拆开。“”和“()”左右两半各占
11、一格,其他符号均占一格,前后不再空格。7.2.2 如某个著录大项缺少第一个著录小项时,应将现在位于首位的小项原规定的著录符号改为“.”。7.2.3 不著录的大项、小项或单元,其著录符号应连同该项目一并省略。8著录信息源38.1 著录信息应来源于被著录的档案。8.2 电子文件级著录应依据电子文件的元数据及电子文件内容的文头、文尾。8.3 文件级著录应依据文头、文尾。8.4 案卷级著录应依据案卷封面、卷内文件目录、备考表等。8.5 单体级著录应根据该单体所有案卷的案卷目录、卷内文件目录、备考表、移交书等。8.6 项目级著录应根据该项目所有单体的单体目录、案卷目录、卷内文件目录、备考表、移交书等。8
12、.7 被著录的档案信息不足时,应参考其他有关的档案、资料。9 著录要求9.1 项目级著录9.1.1 项目名称建设项目(工程)的整体名称,一般是指市(区)地方命名办公室批复的名称。无市(区)地方命 名办公室的批复文件时,工程项目名称应由建设单位明确,名称应能反映建设单位、地址、工程性质等 要素。9.1.2 工程(项目)地址9.1.2.1 项目区名称指项目所在的区(县、镇)名。9.1.2.2 项目街道指项目所在的街道(镇、乡)名。9.1.2.3 项目地址路指项目所在的路名。9.1.2.4 项目地址号指项目所在的具体门牌号。9.1.2.5 项目没有街道名、路名或具体门牌号时,则依次填写以下材料上的地
13、址:a) 建设工程规划验收合格证/建设工程规划条件核实意见书;b) 建设工程规划许可证;c) 建设工程施工许可证;d) 竣工验收报告;e) 开工报告。9.1.3 建设单位执行国家基本建设计划,组织、督促基本建设工作,支配、使用基本建设投资的基层单位。一般是 指建设工程规划验收合格证/建设工程规划条件核实意见书或建设工程规划许可证中确定的建设单位。对于无需办理建设工程规划许可证的项目,则为建设工程施工许可证或竣工验 收报告或开工报告确定的建设单位。9.1.4 联系人建设单位的著录经办人的姓名。9.1.5 联系电话建设单位的著录经办人的电话。9.1.6 建设用地规划许可证号4城乡规划主管部门对该建
14、设工程项目核发的建设用地规划许可证的编号。有多个建设用地规 划许可证时,中间用“、”隔开。9.1.7 工程类型包括建筑工程、市政基础设施工程、管线工程或其他工程。应依据建设工程规划许可证,结合城建档案分类方案进行著录。9.1.8 建设工程施工许可证号住房城乡建设主管部门对该建设工程项目核发的建设工程施工许可证的编号。有多个建设工 程施工许可证时,中间用“、”隔开。9.1.9 特殊情况工程是否属于重点工程、烂尾楼等特殊情况。9.1.10 地理信息9.1.10.1 行政区应采用本项目建筑物所在行政区,著录其省(自治区、直辖市)级、(地级)市级、县(区、县级 市、旗)级、镇(乡、街道)级行政区名称。
15、9.1.10.2 地形图号项目或单体所在的地形图的分幅号。应使用建设工程规划验收合格证/建设工程规划条件核实意见书或建设用地规划许可证或其他审批文件(含附件、附图)中标注的地形图号。有多个地 形图号的,中间用“、”隔开。9.1.10.3 地理信息坐标系应采用广州2000坐标系。9.1.10.4 地理平面坐标为单体项目地址所对应的地名地址点X,Y坐标,中间用英文逗号隔开。如审批文件附图有准确图形及其点坐标表,应全部著录,坐标间用分号间隔。9.1.10.5 著录单要求地理信息著录单应符合附录A。9.1.11 项目代码由广东省投资项目在线审批监管平台赋予该建设工程项目的固定资产投资项目代码。投资项目
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