DB4401T 76—2020 电子档案移交与接收技术规范.pdf
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1、ICS 01.140.20A 14DB4401广州市地方标准DB4401/T 762020代替 DBJ440100/T 2722016电子档案移交与接收技术规范Technical specification for electronic records transfer and accession2020-06-08 发布2020-07-01 实施广州市市场监督管理局发 布DB4401/T 762020I目次前言.1范围.12规范性引用文件.13术语和定义.14电子档案数据要求.14.1概述.14.2移交目录.24.3内容数据.24.4元数据.24.5电子档案移交数据的封装要求.25电子档案移
2、交与接收的数据要求.25.1基本结构.35.2说明文件.45.3目录文件.45.4其他文件夹.45.5电子档案文件夹.55.6年度文件夹.55.7类别文件夹.56电子档案移交与接收工作要求.56.1电子档案移交与接收工作流程.56.2组织和迁移转换电子档案数据.66.3移交前检验电子档案数据.66.4移交电子档案数据.86.5接收时检验电子档案数据.86.6交接手续.86.7著录保存交接信息.86.8迁移和转换电子档案数据.86.9管理电子档案归档光盘.9附录 A(规范性附录)移交电子档案目录文件 XML 信息格式.10附录 B(规范性附录)移交电子档案元数据表.12附录 C(规范性附录)电子
3、档案归档光盘标注内容.20附录 D(规范性附录)电子档案移交与接收登记表.21DB4401/T 762020III前言本标准按照GB/T 1.12009给出的规则起草。本标准是由DBJ440100/T 2722016电子档案移交与接收技术规范确认转化而来,并代替DBJ440100/T 2722016电子档案移交与接收技术规范。本标准与DBJ440100/T 2722016相比,除编辑性修改外主要技术变化如下:增加了标准名称的英文译名;更新了规范性引用文件;增加了术语的英文对应词。本标准由广州市档案局提出并归口。本标准起草单位:广州市标准化研究院。本标准主要起草人:徐湛、汪正兵、郑裕钊、彭冕莉、
4、谭思敏。DBJ440100/T 2722016于2016年8月19日首次发布。DB4401/T 7620201电子档案移交与接收技术规范1范围本标准规定了电子档案移交与接收的术语和定义、数据要求、存储结构要求和工作要求等。本标准适用于广州市各档案移交单位与广州市各级国家档案馆进行非涉密文书类电子档案的移交与接收。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。DA/T 13档号编制规则DA/T 18档案著录规则DA/T 31纸质档案数字化规范DA/T 38电子文件归档光盘
5、技术要求和应用规范DA/T 462009文书类电子文件元数据方案DA/T 48基于XML的电子文件封装规范DA/T 582014电子档案管理基本术语3术语和定义DA/T 582014界定的以及下列术语和定义适用于本文件。3.1元素element通过标识、定义、约束性、值域等一组属性描述的数据单元。DA/T 462009,定义3.63.2文件级电子档案documental electronic records按照归档文件整理规则,以“件”为保管单位整理形成的电子档案。3.3案卷级电子档案filed electronic records按照归档文件整理规则,以“案卷”为保管单位整理形成的电子档案。
6、4电子档案数据要求4.1概述电子档案移交数据的内容应包括移交目录、内容数据和元数据三部分。DB4401DB4401/T 76202024.2移交目录4.2.1电子档案移交目录应存放有关档案的目录信息,采用XML文件格式保存,根据电子档案归档方式不同分为文件目录与案卷目录。4.2.2文件目录、案卷目录分别对文件级、案卷级电子档案进行描述,应包括顺序号、档号、责任者、题名、日期、密级、电子档案名称、保管期限、备注等内容。4.2.3移交目录的XML信息格式应符合附录A的相关要求。4.3内容数据4.3.1电子档案移交的内容数据应为电子档案的原始文档,也可为经过格式转换后的原始文档。4.3.2文件级电子
7、档案的内容数据为一个电子文件的内容数据,案卷级电子档案的内容数据为案卷中各电子文件的内容数据。4.3.3文本、图像类电子档案内容数据的存储格式应以XML、RTF、TXT、PDF、TIFF、JPEG、CEB、WPS、DOC、DOCX、PPT等为通用格式,电子文件的正本、定稿、公文处理单应以OFD、PDF为通用格式,留痕稿和修改稿应以WPS、RTF、DOC、DOCX等档案馆认可的格式移交。4.4元数据4.4.1电子档案元数据应存放描述电子档案背景、内容、结构和管理过程的相关数据,采用XML文件格式保存。4.4.2本标准采用表1所示的方法对元数据进行描述。电子档案元数据元素项的著录应符合附录B表B.
8、1的相关要求。表 1元数据元素描述方法元素名描述编号按一定规则排列的元数据的顺序号。元素名称元数据元素的中文标识。约束性说明采用此元数据的强制性程度,分“必选”、“条件选”和“可选”。“必选”表示总是强制采用;“条件选”表示在特定环境和条件下必须采用;“可选”表示可采用也可不采用,由用户根据需要确定。元素类型元数据元素所属的类别。本标准将元素分为简单型、容器型和复合型。应用层次说明此元数据元素的适用层次,适用于案卷级电子档案标识为“卷”,适用于文件级电子档案标识为“件”。说明元数据元素含义的描述。举例元数据元素值的举例说明。4.5电子档案移交数据的封装要求4.5.1档案移交单位应采用基于XML
9、的封装方式组织电子档案移交数据中的元数据和内容数据。4.5.2电子档案的封装结构和元数据应按DA/T 48对电子档案封装结构模型和元数据的相关要求,生成XML格式的电子档案封装包。5电子档案移交与接收的数据要求DB4401/T 76202035.1基本结构5.1.1移交数据内应包括说明文件、目录文件、其他文件夹与电子档案文件夹。电子档案内容数据应与元数据一起存放于电子档案文件夹的子文件夹之下。根据电子档案具体归档方式的不同,电子档案基本存储结构区分为文件级电子档案存储结构与案卷级电子档案存储结构两种。5.1.2文件级电子档案基本存储结构应符合图1的要求,案卷级电子档案基本存储结构应符合图2的要
10、求。图 1文件级电子档案基本存储结构图DB4401DB4401/T 7620204图 2案卷级电子档案基本存储结构图5.2说明文件说明文件存放与本载体有关的信息,包括载体参数、载体编号、载体保管单位、载体制作单位、载体检查单位、读取本载体内档案所需要的软硬件环境及其他有助于说明本载体的信息,说明文件应命名为“说明文件.TXT”。5.3目录文件目录文件应根据电子档案的具体归档方式命名,文件级电子档案目录文件应命名为“文件目录.XML”,案卷级电子档案目录文件应命名为“案卷目录.XML”。5.4其他文件夹DB4401/T 7620205存放各种其他附属的文件,包括所采用的元数据规范、数据封装规范、
11、分类编号规则、文件命名规则、XML模式及交接信息等等。其他文件夹内文件应采用TXT、XML或者其他符合长期保存要求的格式。5.5电子档案文件夹5.5.1存放电子档案内容数据及其元数据。根据电子档案归档方式,应按照“年度类别文件”或“年度类别案卷”的层次设置,命名为“电子档案”。5.5.2档案移交单位根据电子档案的整理和分类方法以及实际情况可对存储结构中的类别、案卷、文件等层级进行取舍。5.6年度文件夹年度文件夹应以本文件夹内的年度属性命名,并存放于电子档案文件夹下。5.7类别文件夹类别文件夹应以本文件夹内的类别属性命名,并存放于对应年度文件夹下。6电子档案移交与接收工作要求6.1电子档案移交与
12、接收工作流程电子档案移交与接收工作包括组织和迁移转换电子档案数据、移交前检验电子档案数据、移交电子档案数据、接收时检验电子档案数据、交接手续、著录保存交接信息、迁移和转换电子档案数据、管理电子档案归档光盘等,工作流程见图3。移交前检验电子档案数据移交电子档案数据接收时检验电子档案数据交接手续管理电子档案归档光盘著录保存交接信息迁移和转换电子档案数据组织和迁移转换电子档案数据图 3电子档案移交与接收工作流程图DB4401DB4401/T 76202066.2组织和迁移转换电子档案数据6.2.1档案移交单位应按照档案馆的相关要求,确定移交档案范围,筛选出应移交的电子档案。移交的电子档案应真实可靠、
13、齐全完整和安全可用。6.2.2档案移交单位应按照DA/T 13的档号编制要求,编制或检查待移交的电子档案档号;按照DA/T 18中对档案著录的要求,规范填写档案的目录内容;按照档号对待移交档案进行排序,制作电子档案移交目录。6.2.3移交电子档案的数据和存储格式要求见第4章和第5章。6.2.4采用技术手段加密的电子档案应在解密后移交,压缩的电子档案应解压缩后移交,特殊格式的电子档案应与读取平台一起移交。6.3移交前检验电子档案数据6.3.1概述在移交电子档案之前,档案移交单位应对电子档案数据进行检验,检验工作包括准确性检验、完整性检验、可用性检验、安全性检验以及载体外观检验。6.3.2准确性检
14、验电子档案的准确性检验是指对电子档案内容数据、目录数据和元数据在电子档案管理过程中的一致性检验,检验内容见表2。表 2电子档案准确性检验检验项目检验方法检验方式移交范围准确性检验从时间、保管期限、责任者等角度检验待移交的电子档案是否属于移交范围人工目录信息准确性检验检验电子档案目录信息是否符合第 4 章要求;检验数据类型、长度、格式、值域等数据是否准确;检验著录项目数据是否包含特殊字符;电子档案档号编制是否规范;检验目录信息是否和接收档案给定的信息一致;检验著录项目数据是否重复系统目录和电子档案元数据关联检验检验电子档案元数据与目录数据是否关联;检验目录数据和元数据中对于电子档案元数据的记录是
15、否一致系统内容数据准确性检验检验电子档案内容数据的电子属性是否与元数据记录的一致;检验电子档案内容是否重复人工移交数据包准确性检验检验电子档案移交数据的信息存储格式和内容是否符合第 4 章的相关要求系统封装包准确性检验检验电子档案封装包及其元数据是否符合第 4 章的相关要求系统6.3.3完整性检验电子档案的完整性检验是指对电子档案的内容数据、目录数据和元数据内容、项目是否齐全完整进行检验,检验内容见表3。DB4401/T 7620207表 3电子档案完整性检验检验项目检验方法检验方式数据总量完整性检验检验电子档案数量是否正确;检验电子档案目录数据中记录的数量和对应的电子档案内容数量是否相符在线
16、:系统离线:人工目录著录项完整性检验检验档案目录项目是否按第 4 章和第 5 章的目录文件相关要求填写齐全;目录数据是否包含电子档案主要修改过程和办理情况;具有连续编号的目录数据(档号、文号、页号等)是否有漏号现象系统内容数据完整性检验检验电子档案是否有对应的内容数据;检验内容数据是否齐全完整;检验电子档案内容是否包含附件,附件是否完整人工元数据完整性检验检验电子档案元数据是否涵盖附录 B 表 B.1 中所有枚举的必选元数据项系统封装包完整性检验检验电子档案封装包及其元数据是否符合第 4 章的相关要求系统6.3.4可用性检验电子档案的可用性检验是指对电子档案内容数据、目录数据和元数据能否长期保
17、存,并被有效使用的检验,检验内容见表4。表 4电子档案可用性检验检验项目检验方法检验方式目录数据可用性检验检验电子档案目录数据是否可以被正常访问,包括数据库中的目录数据和移交数据中的目录数据系统内容数据可用性检验检验电子档案内容数据是否可以被正常打开和浏览;检验内容数据格式是否有利于长久保存;检验电子档案内容的大小是否与元数据记录的大小一致;检验特定格式的电子档案内容是否可读;检验数字化加工之后的内容数据相关指标是否符合 DA/T 31 对电子档案数字化的质量要求人工封装包可用性检验检验电子档案的封装包是否有效可用系统软硬件环境可用性检验检验电子档案的产生环境是否符合电子档案长期保存的需要系统
18、移交载体可用性检验对载体中存储的数据进行可读性检验,确保电子档案数据能够被完整地读取系统6.3.5安全性检验电子档案的安全性检验是指对电子档案是否能够被安全保管和其可用的环境进行检验,检验内容见表5。DB4401DB4401/T 7620208表 5电子档案安全性检验检验项目检验方法检验方式目录数据安全性检验检验目录数据中密级标识和控制标识是否对应;检验目录数据中密级标识和控制标识是否规范人工病毒检验检验软件系统是否安装杀毒软件;检验电子档案是否感染病毒系统软件系统安全性检验检验参与电子档案管理和移交接收的计算机系统是否包含安全漏洞系统6.3.6载体外观检验对于离线移交的电子档案,应检验其载体
19、及标识有无划痕,表面是否清洁。6.4移交电子档案数据6.4.1电子档案移交方式电子档案的移交可采用在线或离线方式进行。6.4.2在线移交在线移交电子档案的单位应当通过文档资源管理中心传输电子档案。6.4.3离线移交离线移交电子档案应采用一次性写入光盘作为移交载体,光盘的技术指标以及刻录应符合DA/T 38的相关要求。光盘应单个装盒。光盘标签面应当使用专门的光盘标签书写笔或专用的光盘标签打印机进行标注,载体标注和载体盒标注的制作应符合附录C的相关要求。光盘表面不允许粘贴标签,以防止光盘阅读故障和破坏数据层。6.5接收时检验电子档案数据档案馆应对接收的电子档案数据的可用性和安全性进行检验,具体要求
20、见6.3。6.6交接手续电子档案接收检验合格后,档案馆与档案移交单位应办理电子档案交接手续,填写“电子档案移交与接收登记表”(见附录D表D.1),并由交接双方签字、盖章,各自留存一份。“电子档案移交与接收登记表”的格式应符合附录D的相关要求。“电子档案移交与接收登记表”也可采用电子形式并以电子签名方式予以确认。6.7著录保存交接信息档案馆在接收电子档案后,应根据DA/T 18的相关要求对电子档案进行著录并保存。6.8迁移和转换电子档案数据档案馆应将接收到的电子档案及时迁移到档案馆的数据库中。DB4401/T 7620209在迁移和转换工作中,档案馆应将电子档案迁移和转换的信息补充到电子档案元数
21、据中,并对电子档案数据迁移和转换前后的一致性进行校验。6.9管理电子档案归档光盘档案馆对电子档案归档光盘的保存、环境检测、预警、性能检测等工作应按照DA/T 38的相关要求进行。DB4401DB4401/T 76202010附录A(规范性附录)移交电子档案目录文件 XML 信息格式A.1文件目录的XML信息格式文件目录的XML信息格式如下(encoding 属性值可以是“GB18030”、“GB2312”、“UTF-8”):A.2案卷目录的XML信息格式案卷目录的XML信息格式如下(encoding 属性值可以是“GB18030”、“GB2312”、“UTF-8”):DB4401/T 7620
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