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恒大地产集团档案管理制度

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恒大地产集团档案管理制度
恒地司档字[ ]第004号

一、 总 则

1、 为加强对本公司各类档案的规范管理, 确保档案保管和使用的安全, 提高利用效率, 更好地为集团经营管理服务, 为适应公司发展要求, 特修订本办法。

2、 本制度所称的档案是指公司成立以来, 在建司、 经营、 管理工作和活动中形成的, 具有备用、 备查价值的各类资质证照, 文书、 公文、 公函, 合同、 图纸, 影像、 实物等不同形式的历史记录。

3、 档案工作的基本原则: 集中统一地管理集团系统档案, 维护档案的完整与安全, 便于各项工作的利用。

4、 根据公司现阶段管理特点制定本制度, 管理范围暂不包括人事档案、 会计档案和资金类档案, 须由公司相应职能部门负责制定三类专项档案的具体管理办法, 档案中心具有监督和指导的责任。

二、 档案管理机构及主要职责

1、 管理模式: 档案中心是集团系统档案工作的主要管理部门, 采取集团总部直管模式, 即集团总部档案室和下属公司、 地区公司档案室人员的聘任、 奖惩、 职务晋升、 业务管理和考核等工作均由集团总部档案中心直线管理。

2、 档案室管理档案范围: 主要有综合类档案和技术类档案。综合类档案主要包括: 行政文书、 管理监察、 经营管理、 营销策划、 计划管理、 行政广告和销售合同、 资产、 声像、 实物等档案。

技术类档案主要包括: 各工程项目的开发报建、 招投标和预决算档案, 以及工程管理性材料、 工程项目合同、 施工中形成的技术文件材料和竣工技术文件等档案。

3、 重要档案基本管理要求: 预决算、 招投标、 总工室、 工程口和品牌宣传等专业性很强的部门必须设置专门的档案室或档案柜, 并设专职人员保管, 其它部门根据管理需要设兼职档案管理员。

4、 档案中心主要职责:

( 1) 贯彻执行《档案法》等有关法律、 法规和方针政策, 制定本企业文件材料归档和档案保管、 利用、 鉴定、 销毁、 移交等有关规章制度, 确定集团系统全宗编号原则和档案分类体系。

( 2) 统筹规划并负责本企业档案的收集、 整理、 保管、 鉴定、 统计和提供利用工作, 加强档案工作规范化、 标准化建设。

( 3) 监督落实同步归档制度, 指导各部门文件材料的收集、 积累、 整理和归档工作。

( 4) 维护档案的完整和安全, 做好安全防范、 修复和保护工作。

( 5) 推行集团系统档案管理系统信息化建设。

三、 档案的归档、 立卷和移交

( 一) 档案归档范围及归档时间

1、 综合档案和部分技术类档案归档范围、 归档时间和归档责任部门见附件一, 工程建设档案归档范围参照建设工程文件归档整理规范( GB/T 50328- ) 及各地方规定。

2、 对于公司规定的应当立卷归档的材料, 必须按照规定, 向本公司档案室移交, 集中管理, 任何个人不得据为己、 拒绝移交。

3、 必须严格按照归档时间进行归档。如无正当理由延迟归档者, 扣罚归档经办人或部门专兼职资料员100元/天, 该部门负责人50元/天。连续延迟时间超过3天者, 对相关人员进行失职问责。

( 二) 归档要求

1、 归档专业技术要求:

( 1) 归档的文件原则上一律为原件, 凡有原件的文件, 不能以复印件归档。热敏传真纸不能直接归档, 要尽量追加原件, 必要时存复印件并加盖红章注明原件存放处。

( 2) 归档的文件材料应对照归档范围完整、 准确、 系统收集, 工程技术类档案应符合国家有关规定。归档的文件材料种数、 份数及每份文件的页数均应齐全完整。

( 3) 文件书写和载体材料应能耐久保存, 文件材料整理符合规范。归档的电子文件, 应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

( 4) 声像类、 实物类档案要清晰完整, 符合有关规范和标准, 并按归档要求提供拍摄内容、 时间、 背景、 作者等信息。

2、 相关工作要求:

( 1) 如因工作需要不能及时归档, 应主动向档案中心备案, 并安排专人妥善保存, 待使用完毕后立即归档。

( 2) 原则上, 档案取得后未存档之前, 部门人员不得先行使用, 否则, 如因此项原因导致的档案遗失、 损坏等, 一律对当事人和部门负责人失职问责严肃处理。

( 3) 集团下属新成立的公司, 取得公司营业执照、 组织机构代码证、 税务登记证、 公司章程和印章印模后3个工作日以内, 必须将上述内容的扫描件回传集团档案中心备案。

( 三) 档案立卷

1、 立卷原则: 综合档案按性质、 类别、 年限、 重要程度和文件材料的自然形成规律, 当年立前一年的卷, 并预立当年的卷。技术档案立竣工工程卷, 在建工程资料要整理成册。

2、 立卷时间: 综合档案室立卷时间为每年年末或次年年初。技术档案在该项目开发报建工作完成后立即开始立卷, 该工程项目完工后45天内完成组卷工作。

3、 各部门专兼职资料管理员应注重日常收集和整理, 按照归档范围督促部门人员及时归档, 并做好档案预立卷工作。

( 四) 档案移交

1、 档案对外移交要求: 按照政府规定办理档案对外移交时, 须上报董事局领导审批。凡政府部门批复的文件及附图, 在政府有关部门需回收时, 档案中心须留存复印件备查。

2、 本公司内部档案移交流程见附件二。移交要求:

( 1) 档案室接收档案时, 应根据移交目录, 与移交人共同逐页清点, 双方在每一页都要签名确认。对重要、 机密类的案卷, 更需要仔细核对, 经查验无误方可办理签收手续。

( 2) 全部移交手续办理完毕后, 移交部门和档案中心负责人均签署”同意”意见, 并加盖部门印章, 档案移交工作视为完成, 移交中的所有记录均须存档。

3、 对调出、 离职等人员, 在办理调离手续前, 必须清还档案。没有档案室签字, 人事部门不得办理调离手续。

( 五) 电子档案管理

归档范围及相关要求详见恒地司档字【 】第008号文《恒大地产集团电子文件归档及管理暂行办法》。

四、 档案的利用

( 一) 档案借阅基本程序

1、 仅在档案室查阅一般数据和信息, 办理普通登记手续即可, 查阅重要密级资料, 须按借阅管理权限呈相关领导签字同意, 且必须在档案室当场查阅后归还, 不得私自带出复印。

2、 集团本部借阅、 各公司之间互调档案, 以及部门之间档案资料借阅的具体工作流程见附件三。

( 二) 档案借阅事项规定

1、 借阅档案必须按时归还, 并及时办理清户手续。逾期无法归还应提前办理延期使用手续。无故延迟归还的, 扣罚借用人50元/天, 扣罚相关部门负责人30元/天。

2、 借阅档案最长应在7个工作日内归还, 一次性借阅时间超过20天以上, 须上报董事局领导审批。

3、 借阅者必须保证原样归还所借的档案资料, 而且完整无损, 不得拆散、 抽换、 圈点、 划线、 涂改或作其它任何标记。

4、 严格遵守保密制度, 妥善保管所借档案, 做到不丢失不泄密。

5、 涉及管理监察部门根据集团领导指示开展具有查处办案性质的工作, 档案、 资料借阅须上报董事局领导审批, 各档案室即可办理, 无须再请示本公司董事长或本单位( 部门) 负责人。

6、 新入职和未转正的员工, 原则上不允许借阅档案原件。如因工作需要, 须报副总裁级以上领导签字同意。

7、 节假日前和工作发生变动时, 必须及时归还档案。

8、 借阅的档案, 一旦发生损坏、 丢失或失密, 应立即向档案中心报备, 按公司规定失职问责处理。

9、 密级档案材料和已立卷的文件, 原则上不借出, 如确因工作需要, 须经董事局领导同意方可借出。

10、 外单位借阅档案, 应持盖有该单位公章的介绍信, 写明借阅内容, 经集团董事局领导批准, 由相关部门人员带领方可借阅。

11、 实物档案一般不外借, 声像档案只能以复制件提供利用。

( 三) 档案资料借阅审批权限( 含原件和复印件) , 详见附件四。

1、 集团公司绝密类的档案一律不得复制。

2、 复印完毕须注明用途, 根据情况加盖”再复印无效”印章。

( 四) 档案密级确定与管理

公司档案密级分为绝密、 机密和秘密三类, 密级事项划分表见附件五。密级档案保管要求如下:

1、 未经具备相应管理权限的领导批准, 不得复制和摘抄。

2、 查阅机密档案资料, 只能在阅览室内查阅。

3、 属于集团公司秘密的文件、 资料和其它物品的制作、 收发、 传递、 使用、 复制、 摘抄、 保存和销毁, 必须由专人负责执行, 采用电脑技术存取、 处理、 传递的公司秘密由各部门负责保密。

4、 须在设备完好的保险装置中保存密级档案, 且档案室内门、 柜应做到随开随锁。

5、 档案室的档案材料要定期清查, 做到帐物相符。发现失密、 窃密情况, 应及时报告主管领导, 查明情况严肃处理。

6、 不准在私人交往、 通信、 网络中泄露公司秘密, 不准在公共场所谈论公司秘密, 不准经过其它方式传递公司秘密。

7、 档案属下列情况之一者, 不与开放利用:

( 1) 涉及公司商业机密;

( 2) 涉及公司专利或技术秘密;

( 3) 涉及公司员工个人隐私;

( 4) 档案形成部门规定限制使用。

( 五) 档案统计

档案中心应在每年年终对档案的收进、 移出、 整理、 鉴定、 保管数量和状况、 档案的利用等情况进行统计。统计工作必须做到实事求是, 如实反映情况, 务必确保提供的数据准确, 符合客观实际, 不得虚报、 瞒报、 漏报和伪造。

五、 档案保管和鉴定

( 一) 档案库房设置及管理规定

1、 集团本部、 下属公司和地区公司均应设置独立的档案库房, 并保证库房安全。档案室由专人管理, 无关人员一律不许进入库房。档案管理员离开库房要随时关好门窗, 确保档案安全。

2、 档案室( 库) 应按照”十防”进行管理, 即防光、 防水、 防火、 防尘、 防虫、 防有害气体、 防高温、 防潮、 防霉、 防盗, 尽可能全面妥善保管好各类档案, 并定期检查、 通风。

3、 库房内严禁存放与档案无关的物品, 严禁吸烟, 严防火灾。

4、 定期对库房进行检查, 每半年进行一次全面盘查, 对库房设施、 案卷数量和案卷排列、 损坏情况等做好记录, 发现问题及时采取措施。

( 二) 档案鉴定与销毁流程

档案一经立卷、 归档, 未经鉴定小组鉴定, 未报公司领导批准, 任何人不得擅自销毁。档案鉴定工作由档案中心负责人组织, 档案中心与相关部门负责人组成鉴定小组。

1、 不属于归档范围的文件资料鉴定与销毁流程和已入库档案的鉴定销毁流程见附件六。

2、 档案鉴定要求

( 1) 经鉴定小组鉴定后仍无法确定其保存价值时, 应继续保存至次年再进行鉴定。

( 2) 技术档案鉴定时, 需附工程口技术部门的专业意见。

( 3) 鉴定小组不能单纯地从保管期限、 年代或名称判别其价值, 要从公司利用的角度综合衡量后提出存、 毁意见。

3、 档案销毁规定

( 1) 经批准销毁的档案, 由档案中心负责妥善安排, 不得作其它用途或当作废纸出售。

( 2) 销毁档案须有至少两名监销人。监销人应认真复核所销毁档案。销毁完毕须在销毁清册上注明”已销毁”字样和销毁日期, 监销人分别在销毁清册上签字。

( 3) 档案室应及时做好档案整理、 检索工具调整等工作。档案鉴定过程中形成的鉴定工作申请、 报告、 销毁清册等材料应立卷归档、 长久保存。

( 三) 档案保管期限

档案按其价值确定保管期限为永久、 长期和短期等, 本公司各类档案具体保管期限见相关文件管理规定。

六、 奖罚

( 一) 奖励: 集团档案中心每半年一次对各单位和部门的档案管理工作进行全面检查, 对于在档案管理过程中做出成绩和贡献, 或者进步非常突出的单位、 部门或个人, 整理相关材料上报集团公司领导, 给予相应表彰和奖励。

( 二) 罚则

1、 工作不负责任, 未认真贯彻执行集团公司及档案中心工作要求, 导致档案管理工作混乱, 根据实地检查情况, 对于档案管理具体工作人员和相关领导给予相应行政和经济处分。

( 1) 档案保管期限内, 档案严重缺失, 或因管理、 使用不当, 造成档案材料损坏、 遗失等;

( 2) 未根据集团统一制度规定制定本公司管理细则, 导致工作流程不清晰, 关键环节工作失控等;

( 3) 未按规定严格执行归档、 借阅、 移交、 销毁等各项工作流程规定, 未经批准, 档案管理人员擅自外借档案材料等;

( 4) 未按照集团统一全宗编号规定编排目录, 立卷归档不及时, 且目录与内容严重不符等;

( 5) 未组织专兼职档案资料管理人员培训学习, 导致本公司整体管理水平偏低, 各项检查严重不达标等;

( 6) 专兼职管理员态度不端正, 工作责任心不强, 未按要求管理本单位或本部门的档案资料, 经检查管理混乱等。

2、 因管理或使用不当, 违反公司档案保密规定, 造成档案( 保密) 信息外泄; 或者未经允许, 私自将档案材料抄录、 复制与转借她人等情况, 公司将根据情节严重性给予相应处分。

七、 附则

1、 本制度为 第一次修订版, 档案管理办法以本制度为准, 解释权归集团档案中心。

2、 下属公司及各地区公司档案室参照本制度制定本公司管理细则, 交集团档案中心审定后报本公司董事长审批执行。

3、 本制度从下发之日起执行。