出差管理办法2009-2-18.doc

文件名称：出差管理规定
版本：A2版
生效日期： 2009-02-18
页次：共3页 第1页
1.目的
保证出差人员在差旅期间的工作与生活之需，特制订本规定。
2.适用范围
公司各部门。
3.职责
3.1 行政部负责本规定的起草、修订及完善，同时负责执行本规定。
3.2 各部门负责人严格遵照本规定。
3.3 本规定经公司总经理批准后执行。
4.内容
4.1 出差定义：
出差是指离开公司到本市或外地城市进行公干的行为。按时间可分为：当日出差和长途出差。
当日出差：凡当日能够返回公司或住所的称为当日出差。
长途出差：出差当日不能返回公司或住所的，必须在外住宿称为长途出差。
4.2出差管理办法：
公司员工因业务需要出差，在出差前应和部门经理讨论出差事宜，在得到经理正式批准后方可出差。
4.2.1出差审批权限：
A、职员出差填写《出差申请单》，交部门经理审核、主管副总批准。
B、部门经理、总监、副总出差，申请单须交总经理审批；如果总经理不在公司，部门经理、总监、副总出差可由运营副总经理电话请示总经理后代签。
C、出差人得到领导书面批准的出差单后，应在同一时间通知行政部，以便提前预订较低票价之机票或者有充足时间购买车票。一般情况下应提前3天通知，特殊情况至少提前半天。
4.2.2员工需自觉遵守公司的出差管理制度，部门负责人在审查《出差申请单》、费用报销单以及相关报告时，有责任监督员工是否规定执行。
4.3 员工出差申请程序：
4.3.1出差前应填写《出差申请单》，出差期限由部门经理根据实际情况需要决定日期，事前予以核实并送行政部备案。
4.3.2出差人凭核准的《出差申请单》，向财务部暂借相当数额的差旅费。预借款额须经部门经理初审后，呈请副总经理以上领导核准，财务部方能给予借款。出差完毕返回公司后在3个工作日内应填写“差旅费报销单”，结清借款及差旅费用。
4.3.3出差人员返回公司后，应及时向部门负责人汇报出差工作完成情况；针对营销业务人员长途出差的尚须需提交“出差工作完成情况报告”。
4.4差旅报销范围：
差旅费具体包括：交通费、食宿费、公杂费、差旅补助等。

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4.4.1交通费：
4.4.1.1长途出差交通工具坐标准：
A、总监、副总经理以上公司领导出差乘坐飞机（普舱）；火车软/硬卧；轮船一等舱均可；
B、经理出差乘坐飞机（普舱）或火车硬卧；轮船二等舱；
C、其他职员出差乘坐火车硬座/硬卧；轮船三等舱或长途汽车等交通工具；如果属特急或特殊情况的，经剖门负责人请示公司副总以上领导后，凭批准申请乘坐飞机或其它快速交通工具。
4.4.1.2短途交通工具乘坐标准：
交通工具：小/中/大巴士、公交车、出租车等。
A、异地城市市区内出差，交通工具正常情况下搭乘公交车；报销时给予实报，但须出据当地的公交车票。
一般情况下不给予报销出租车费，只有在参加展会期间因工作急需或搭乘公交车又不熟悉地方而且是不能
直达的情况，允许搭乘出租车或摩托车。
B、部门经理、总监以上职务人员异地城市市区内出差的，尽可能乘坐公交巴士，以节省出差费用，如确有需要可以搭乘出租车或摩托车。
C、部门经理职务以下人员异地城市市区内出差的，只有在申请同行的部门经理或副总同意的下，方可搭乘出租车，返回公司报销时部门经理或副总应在出租车发票背面签名确认。
D、在本市市区内出差，特急/重要事务；接送客户；不方便乘坐公交巴士的情况（携带体积较大/长或重量较
重的物品等），可申请使用公司车辆。如公司车辆不在的情况下，可申请出租车。在报销时，部门负责人
须签名确认方可报销。用车须填写《用车申请表》。其它情况出差一律搭乘公交车，不得搭乘出租车。
4.4.2电话补贴：
业务员出差已有电话费补助，详见《因公外出长驻管理规定》。其他人员长途出差，补贴通话费：15元/天。
4.4.3食宿标准：详见附表一
4.4.4公杂费：
A、出差期间所发生的打印、复印、传真、快递或招待费用等。
B、因公办理证件：员工因公出国需要返回户籍所在地办理护照或出国签证或粤港通行证等的可给予报销交通费用。
4.4.5差旅补贴：
A、员工出差期间的伙食（含电话费）和交通补贴，详见《国内差旅费开支标准》。
B、展会补贴：公司在外地举办的各种展览，参展人员除按公司差旅标准补贴外，可享有一定的展会补贴，在此补贴后，不得再报销任何招待费用。展会补贴统一按每人每天20元标准报销。
4.5费用报销注意事项：
4.5.1用于报销的发票均应该是真实、合法、有效的凭证。
4.5.2发票上的开票时间、客户名称、数量、单价、金额大小写、开票人等均应保证清晰不得涂改，同时必须加盖了财务专用章或公章。

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4.5.3出差发生的所有发票应妥善保管，如有丢失自行负责。
4.5.4非出差范围内的发票不给予报销。
4.5.5凡在超市或百货公司购买物品，在财务报销时必须所附上发票、电脑小票。单凭电脑小票，财务是不能作为报销凭证的。
5. 相关文件与表单
5.1《出勤管理规定》
5.2《国内差旅费开支标准》
5.3《出差申请单》
5.4《因公外出长驻管理规定》
6．本规定为最新管理规定，自2月18日起生效，原规定自新的规定执行之日起作废。
附件一：

出差类别
费用项目
副总/总监
其它人员
长
途
出
差
长途交通费
实报
实报
公杂费
实报
实报
食
宿
标
准
标准
内实
报
直辖市/省会城市
实报
住宿：150元/天
生活：30元/天
一级城市如：大连/秦皇岛/烟台/青岛/连云港/宁波/温州/北海等。
实报
住宿：120元/天
生活：30元/天
香港、澳门
实报
住宿：500元/天
生活：100元/天
市内出差
交通费实报：公交车费实报实效。

其
它

1.展会补贴：参展人员每人每天补贴20元/天，由市场部经理统一报销。
2.同性别人员2人以上出差的，按双人标准间（单间）订房。
3.以上规定报销时需出具正式发票凭证。
4.国际出差标准另定。

拟制
官志勇
审核

批准：
日期
2009-02-18
日期