钢铁企业物资进出及外协事务管理程序.doc

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××钢铁有限公司物品进出厂及外协事务管理程序
前言
为了强化外购材料进厂及外售外运物料出厂的计量管理和质量控制，堵塞物料进出口漏洞，实现物料进出厂管理的科学化和规范化，特制定本程序。
本程序总共由六个文件组成，其中三个基本管理办法：《物品进厂管理办法》，《物品出厂管理办法》，《公司外协事务管理办法》；一个辅助管理办法：《物品出厂门禁管理规定》；二个质量控制附件：《原辅材料进厂质量控制办法》，《备品备件进厂质量验收管理规定》。上述六个文件均具有同等效力。
本程序规定：本公司所有物品进出厂、外协劳务或租赁及厂区内部外协加工事务统一由供销处归口管理。亦即：没有供销处提供的相应许可，任何物品不得进出公司各门口，外协事务亦不得进行；本公司所有对外结算业务均由财务处统一归口管理，除非财务处报请总经理批准指定机构可为其代办某项业务外，其它各单位无权参与对外结算业务。财务处资金入账或支出均需经总经理或其指定代理人签字生效，否则，不得以任何方式动用本公司所有资金。
基本管理办法之一
物品进厂管理办法
1 材料采购
1.1 常规材料采购程序
1.1.1 常规材料系指有国家标准或企业内部标准（含技术条件）规定，且在生产工序已应用一定时间，供货单位已基本固定的原辅材料或备品备件。
1.1.2 各生产厂需提前上报材料使用计划，时间提前量根据材料采购的难易、生产周期的长短、运距的远近等具体情况而定。
1.1.3 各生产厂材料计划上报供销处之前，需经各厂行政一把手或其指定代理人签字，否则视为无效。
1.1.4 各生产厂所报材料计划需详细注明材料名称、规格型号、技术要求、采购数量及应用场合等内容，要求用语科学规范，忌用俗称或非法定计量单位。
1.1.5 供销处对各生产厂所报材料计划进行初步审核，大型备件还需经机动处审核并签署意见，甚至经过经办会讨论通过。审核无误后，报请总经理或其指定代理人批准，方可组织采购。
1.1.6 遇有特殊的紧急情况，为了有效地配合生产，经公司总经理或主管副总经理口头认可后，供销处可立即购买材料，生产厂同时要补办相关手续。
1.1.7 订立采购合同时，备品备件类的质量要求依据材料计划的内容而定。而原辅材料类的质量要求需依据技术质量处提供的相关标准或技术条件。
1.1.8 采购合同要注明计量方式、技术条件及质量不合格的处置办法等项内容，要求提法明确并具有可操作性。
1.1.9 供销处要按照各生产厂所报材料计划的时限要求订立供货周期，并督促供货厂家按时到货。
1.2试验材料的采购程序
1.2.1 试验材料系指新材料、原使用材料改变技术指标或关键工序关键部位所用材料改变供货厂家等几种情形。
1.2.2 试验材料在订货前，需由各生产厂技术部门提出试验申请、详细说明试验理由，预估经济效益等内容。报请主管副总经理签字认可后,经总经理批准，由供销处组织订货。
1.2.3 试验材料在订货过程中，必要时需由生产厂或公司职能部门技术人员参与技术要求的把关，材料定价由供销人员根据成本核算结果及市场行情与供货厂家商定。
1.2.4 试验材料的初次订货量由生产厂根据材料的性质和用量在材料计划中提出，原则上以能得出试验结论为宜，不宜过多订货。
1.2.5 试验材料进厂后，生产厂必须组织技术力量，制订试验方案并派专人跟踪试验情况，掌握第一手试验数据，写出试验总结，做出是否纳入正常使用的结论，并报请主管副总经理签字认可后,经总经理批准。
1.2.6 试验材料推广应用后，订货事宜执行常规材料采购程序。
1.2.7 公司职能部门要不定期对原辅材料和备品备件进行使用效果的查验，生产厂主要领导和跟踪试验人员要对材料的使用效能负责。
2 入厂材料接收
2.1 材料到货后，由供销处材料计划员通知生产单位，并直接到收料场地参与材料接收。日常所进大宗材料，如精粉、焦炭等，数量验收可直接由收料员签收。
2.2 对于进入供应处库房的材料，由库管员和材料计划员共同验收数量，并共同在送货单、磅码单上签字。
2.3 对于直接进入生产现场的材料，由生产厂收料人员和材料计划员共同验收数量，并共同在单据上签字。
2.4 对定形材料的外观尺寸验收，由库管员或生产厂收料人员进行，对理化指标有检验要求的材料，由供销处计划员通知技术质量处原料质检站取样。理化检验数据流转程序执行本程序质量控制附件一：《原辅材料进厂质量控制办法》。
2.5 对于计件入库的材料接收，材料计划员、收料人员和供货厂家三方不得有任何一方缺席。
2.6在计件入库的材料中，对于标准包装产品，由供销处组织生产厂有关人员，不定期进行数量或重量的抽检，发现问题及时与供货厂家联系，处理善后事宜。
2.7 对于中间倒运材料（如铁路运输的焦炭等），供销处要派驻专门人员到中转站，统一组织卸货与倒运事宜。供销处要制定出监装、监运、票据流转等一系列运作细则，并与财务部门接口。中间倒运材料进入厂门后，按直接入厂程序办理。
3 材料入厂合同票据管理
3.1 供销处所订采购合同一式四份，其中供货方保存一份，材料计划员保存一份，其余二份分送资料室存档和财务处。
3.2 财务处对供销处所订采购合同，要建立台帐，对合同约定的有关条款进行登记。
3.3 材料接收
3.3.1 计件接收材料进厂后，签收单一式三份，供货厂家一份，收料人员一份，财务处一份（由供货厂家送到）。
3.3.2 检斤结算材料进厂后，司磅员根据《司磅管理规定》对收料手续核对无误后予以操作，签收单一式四份，供货厂家一份，收料人员一份，磅房二份，其中一份存根，一份于次日连同磅码单返财务处。
3.3.3 收料单位指定专人收料、取样，验收无误后签收入库，并建立有关台帐备查。
3.4 结算
3.4.1 所有进厂材料中，外购原辅材料类结算由财务处办理，外购备品备件类结算由供销处办理。
3.4.2 结算员凭审核无误的收料单、磅码单、化验单（必要时）及购销合同开具结算单，并由材料会计审核签字，对本批合同单据进行编号归档备查。
3.4.3 材料会计对送货单、结算单、发票审核无误后办理办款申请，并经供销处长、财务处长签字后，报请总经理或其指定代理人批准后方可付款。
4 物品借入
4.1 本公司急需原辅材料或备品备件需向兄弟企业借入时，由生产厂提出口头或书面申请，经公司领导认可后，到供应处备案。
4.2 借入物品进厂后，由供应处材料计划员和生产厂收料员共同确认，并到供应处登记好借入品名、时间、规格型号及数量。
4.3 借入物品登记完毕，供应处要及时组织购入相同物品，及早归还。
基本管理办法之二
物品出厂管理办法
1 产品外售
1.1 主产品（钢坯）外售
1.1.1 由财务处签发提货单，发货员事先检查车辆装车手续是否齐全，无误后按提货单注明的规格数量发货，货物装车完毕，根据实发货物开具发货单并签字。
1.1.2 司磅员凭派车单对空车称重并签署磅单皮重，重车出厂时称重后要打印磅单并经驾驶员签字，方可开具出门证。
1.1.3 门卫收纳出门证并清点数量与单据是否相符，无误后填写外发产品登记表并由驾驶员签名后才能放行。
1.1.4 发货员要填写当日外发货物汇总表，次日交财务审核。
1.1.5 磅房收齐发货单、磅码单、汇总表，次日交财务审核。
1.1.6 门卫收齐出门证、外发产品登记表，次日交财务审核。
1.1.7 财务处对发货员、磅房、门卫等各处提供的单据进行审核，无误后，记入有关台帐。
1.2 副产品外售。
1.2.1 供销处与购货商签定购销合同，合同生效后，给财务处提供合同副本，并出具书面交款证明，供客户到财务交款、领取提货单用。
1.2.2 财务处依据购销合同、供销处开具的交款证明收取购货商相应款项，并出具提货单，提货单一式三份：购货商一份，供销处一份，存根一份。
1.2.3 供销处统计员根据财务处提货单将购货单位、货物名称及数量等事项通知磅房。
1.2.4 购货商提货时，由磅房征得供销处计划员同意后，凭提货单、派车单过皮重进厂。
1.2.5 外售货物装车时，需由供销处派员监装，必要时通知生产单位和技术质量处共同监装。装完货物监装人员和提货方共同在提货单上签字。
1.2.6 磅房根据监装人员和购货方共同签字凭条对其进行重车计量，并开具出门票。
1.2.7 对于按单车定价的外售货物，财务处开出提货单后，由供销处直接开具出门证，与磅房无涉，其余按前述6款相关内容执行。
2 废料外运
2.1 废料外运由供销处安排车辆，外雇车辆事先应订好协议。
2.2 废料外运装车时，须由供销处或公司指定的专门人员监装，无监装人员在场禁止废料装车。
2.3 废料外运需由供销处开具专门出门证，出门证要由驾驶员和监装人员共同签字。
3 外委及借出事务
3.1 本条所提“外委机加工”指带料加工类，如有本公司只出图纸不带原料的加工业务，应按外购材料程序办理。
3.2 各生产单位遇有外委机加工、外委修理业务时，首先由各生产厂提出申请报告上报机动处，报告需注明材料名称、规格、数量等内容，机动处有关人员现场确认签字后，报告转给供销处，供销处建立台帐并开具出门票，报公司领导签字后放行。
3.3 外委机加工件、外委修理业务发生前，各生产厂、机动处应预估外委周期，供销处备案，并负责督促外委件如期返回。
3.4 外委件返回厂内时，按外购材料进厂程序办理，生产厂要到供应处办理注销事宜。
3.5 凡遇兄弟单位借用急需物品，由经办人提出书面申请，报公司领导审批后，持批复报告到供销处办理外借事务，其余手续同外委业务。
4.退货
4.1 凡发生下列情况之一者，办理退货手续
4.1.1 按技术质量处或机动处有关文件及相关标准、技术条件认定质量不合格的材料。
4.1.2 材料使用过程中不能满足工艺要求的材料（使用单位需出具书面证明）。
4.1.3 超出合同范围或超出本批通知送货量的多余部分。
4.1.4 未经供销处材料计划员通知，擅自送货。
4.2 供销处材料计划员通知供货单位限期外运，否则收取场地占用费或货物由本公司自行处理，并拒绝结算。
4.3 对于计件结算的物料退货，由供应处和使用单位共同监装，由供应处直接开具出门证出门。
4.4 对于检斤结算的物料退货，由供应处向财务处提供书面退货证明，财务处开具提货单，其余按副产品外售办理。
4.5 退货后，供应处计划员应将记载退货量的票据及时传递给财务，归入合同管理档案，以免结算过程中发生重复结算等错误。
基本管理办法之三
公司外协事务管理办法
1 厂区内部外协加工业务
1.1 凡公司厂区内部需外协加工业务，首先由各生产厂提出书面报告，公司总经理或其指定代理人批复后，由供销处统一办理。
1.2 供销处与外协加工单位订立业务合同和技术协议，对加工用工具、原燃料由谁提供等事项做出明确界定，同时对原料条件、成品技术质量要求做出明确规定。
1.3 在外协加工过程中，由供应处组织生产厂、技术质量处有关人员对加工过程及成品合格情况进行监督、检查，对违反合同和偷工减料等行为勒令整改并适当处罚，保证外协加工队伍在受控状态下工作。
1.4 外协加工单位成品入库前必须通知供销处，供销处组织技术质量处和生产厂三方进行入库前确认，合格后准许过磅入库。装车过程中要有供应处或公司专门指定人员监装，无监装人员签字的票据视为无效。
1.5 对外协加工成品，收料人员在接收前要进行质量确认，对不合格品进行折量或拒收，对合格品进行签字确认。供应处对外协加工成品入库情况要不定期进行检查，对违规现象向各级领导及时反映，以利整改。
1.6 供销处或公司指定人员对外协加工原料的提供情况要进行不定期抽查，监督甲乙双方可能发生的舞弊行为。
1.7 供销处要制订外协加工业务的处罚条例，对违规行为进行约束和惩处。
2 外部设备租赁、劳动力雇用
2.1 各生产单位需租用公司外部设备（如车辆、起重机械等）或劳动力时，首先由生产单位向供应处、总调度室上报计划，急用时可口头上报，同时补报计划。上报计划时，对设备规格、型号等内容填写详细。
2.2 租赁或雇用计划经总调室审核批准后，转供销处负责实施。
2.3 供销处在租赁和雇用前要与受雇用方定好协议，设备或人员进厂后，通知总调度室，由总调度室负责与生产厂接洽。
2.4 外协任务完成后，由生产单位开具完工证，经我方现场知情人签字后，由使用单位一把手或其指定代理人签字方可生效。
2.5 受雇方持完工证到供销处结算，完工证须经供销处处长签字，并经总经理或其指定代理人签字批准后，财务处办理放款事宜。
辅助管理办法
物品出厂门禁管理规定
1 公司院内与生产经营及生活后勤有关的任何物品出厂一律凭出门证。
2 物品出门审批权限规定
2.1 本公司产品外售、废料外运出厂需供销处正、副处长或经办人员签字生效。
2.2 本公司外委机加工件、外委修理物品、不合格外购品退货、借出物品、归还其它单位的物品出厂需公司正、副总经理签字生效。
2.3 施工或协作单位所属物品出厂需公司正、副总经理签字生效。
3 所有物品出门，需有监装人员或经手人员签字，否则视为无效。
4 空车出厂时，必须查验车箱、驾驶室及其容易隐藏物品部位。
5 重车出厂时，必须查验所载物品与出门证是否相符，如不相符，当即扣留，交由经手单位核实。
6 土方、废料等重车出厂时，要仔细查验是否混有违禁物品。
7 配载车辆进厂登记时，要查验清楚，同时通知供销处监督卸车，出门时必须有监督人员签字。
质量控制附件一
原辅材料进厂质量控制办法
1 常规质量检验(初验)
1.1 技术质量处根据公司原辅材料的种类、性质、用量等方面的不同，制订出详细的质量检验方式及规范。
1.2 原辅材料进厂后，由供销处计划员(必要时书面)通知质检站取样。
1.3 原辅材料取样必须由质检人员2人以上（含2人）参加，否则视为无效。
1.4 取样后，质检人员要按规定制样，所有试样均一式2份，一份送理化中心，一份留技术质量处封存备查。
1.5 所有试样必须由质检人员编号，不得以供货单位真实名称送理化中心。送检试样和封存备查试样的编号要一致。
1.6 理化中心接到送检试样后，必须重新编号，编号内容不得与质检人员的编号相同。
1.7 理化中心的检验结果要及时报给质检人员，报出前要核对好双方编号，还原为质检编号后报出。检验结果报出前，化验人员不得将检验结果泄露给任何单位和个人。
1.8 技术质量处质检人员根据理化中心所报检验结果，对所进原辅材料进行质量判定，并将判定结果及检验数据及时报供销处，供销处据此对所进物料进行处置。
1.9 原材料进厂检验过程中所有单据均需经本单位负责人审核、签字并盖章。
2 复验
2.1 当物料进厂初次取样检验结果不符合相关标准或合同规定时，质检站须再次取样进行复验，复验时要更换取样人员，初验取样人员不得参加。复验程序同初验。初验和复验取样必须由质检站人员独立进行，不得受外界任何干扰。
2.2 当复验合格时，以复验结果填报检验通知单。
2.3 当复验结果仍不合格时，在填报检验通知单时，注明两次检验结果，并由原料质检站站长做出不合格判定，并立即通知供销处。
2.4 供销处接到原辅材料不合格通知后，立即通知供货单位，并对该批货物做出相应处置。
3 质量异议
3.1 如供货单位对我公司做出的不合格判定提出异议时，由技术质量处组织，供销处和供货单位参加，三方共同取样、制样，送公司理化中心或仲裁单位进行第二次复验，二次复验结果为最终结果。
3.2 如果第二次复验结果合格，则由我公司担负所有化验费用。如果第二次复验结果仍不合格，则由供货单位担负所有化验费用。
3.3 我公司生产单位在原辅材料使用过程中如发现有质量问题，应及时通知技术质量处，技术质量处按复验程序执行，如供货单位提出质量异议，同样按本办法3.1、3.2款执行。
质量控制附件二
备品备件进厂质量验收管理规定
1 标准件进厂由供销处检查合格证及外观质量，合格者入库。
2 小型非标加工件由供销处通知生产厂人员按图复验加工尺寸及外观检验。
3 大型非标件由供销处通知使用单位和机动处派有关技术人员共同验收。
4 所有备品备件经检验不合格者，由供应处按退货手续办理退货事宜。

××钢铁有限公司
二○○四年五月十日
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