教务处工作流程.doc

教 务 处 工 作 流 程

1．教材供应流程

教材供应中心根据《下学期开课需用教材登记表》，填写
《班级领书本》中“教材名称、出版社、定价”等栏目。
各学院（系）教学秘书于开学前告知各班级准时到教材库领用教材。
班长开学时主持《班级领书本》，组织同学集体到教材库领用教材。
各班班长收齐本班同学教材款，并在规定期间将书款缴到教材供应中心

2．教材预订流程

每学期第八周各学院（系）根据教务处下达教学任务书，准确填写《下学期开课需用教材登记表》，写清教材名称、编者、版次、出版社等，由教学系主任审核、教学院长签字后，作为预订教材依据。
每学期第十周各学院（系）将审核批准后的《下学期开课需用教材登记表》交教材供应中心。
教材供应中心将各学院（系）预订教材汇总，根据教务处《学生人数登记表》核查选课人数，拟定各种教材订购数量或印刷数量。
教材供应中心将订单交
图书代办站组织采购。
遇售缺教材，再与学院（系）联系改版，重填《下学期需用教材登记表》
教材供应中心
将书稿送印刷厂付印
教材、讲义进库

3．本科生参与各类学科竞赛工作流程

竞赛负责人提出参与或组织各类学科竞赛的申请及经费预算
竞赛申请由教务处教务科留存，
教务科协助组织各类学科竞赛
组织宣传、报名工作
各学院（系）教学院长审核，签字
教务处主管处长审批，签字
初试工作，从报名学生中遴选优选
学生办培训班，参与竞赛
根据参赛情况及竞赛结果拟定文献，对获奖学生、
优秀指导教师、优秀组织工作者进行表彰

4．接受进修教师工作流程图

各地院校、公司来函至教务处联系

经教务处初审批准后，寄发给《河海大学进修教师申请表》

教务处、院（系）审核申请者填写的《申请表》

审核批准后，教务处发《接受进修教师告知书》

进修单位将学费按规定汇至学校财务处

进修教师持《告知书》按规定日期到教务处报到

凭《进修教师入校告知单》至有关单位办理手续

持汇款单据至教务科办理选课、听课手续

至学院教学秘书处登记，贯彻指导教师、制定进修计划

进修结束，进修教师进行个人总结，填写《进修教师考核成绩表》，经指导教师和教学院长（系主任）签字后办理离校手续

教务处制作并下发《进修教师成绩表》、结业证书

教务处存档

5．优秀主讲教师评选工作流程

各学院（系）传达文献，动员符合条件的教师踊跃申报

各学院（系）对申报者进行审核，拟定
优秀主讲教师的候选人
各学院统一将申报材料报教务处教务科
教务处组织专家对各学院申报候选人进行听课，
查阅有关教学档案，听取各方面意见
学校组织教学委员会评选出新一届优秀主讲教师，发校文并张榜公布
颁发证书及奖金
教务处下发开展优秀主讲教师评选活动工作的告知
（每年一次）

6．校内非教学活动借用教室流程

本校教师
本校学生
教师本人填写申请表
所在学院辅导员签字、分管学生副书记核准
至教务处教务科（本部、校区）申请教室
安排教室，记录备案并告知教室管理站
所在学院教学秘书签字、教学院长核准
学生本人填写申请表

说明：借用教室仅限使用前两周内办理手续。

7．接受旁听生工作流程

本校人员
校外人员
本人申请，所在部门审批
持介绍信及有效证件
开学第1周至教务处教务科填写《旁听生登记表》
凭教务处交款告知单至财务处缴费
下学期开学第1周至教务处教务科领取《旁听生成绩单》
凭交款收据至教务处教务科选课，取旁听证
上课、考试
持旁听证到开课院（系）教学秘书处办理登记手续

8．调（停）课流程

任课教师填写调（停）课申请表
院（系）教学院长（主任）签署意见
学生所在院（系）教学院长（主任）签署意见
教务处审批
教务处教务科核对补课教室、告知教室管理站
学院教学秘书告知相关院（系）、告知上课学生

9．课程重修流程

学生所在院（系）开重修课程告知单
开课三周内将告知单交任课教师，否则取消重修考试资格
学生凭重修告知单跟班重修、参与考试
学生持告知单到财务处按学分交费
学生持财务处收费单及告知单至教务处教务科登记、盖章
任课教师将成绩登记在重修告知单上，并送学生所在学院

10. 人文素质选修课的申报流程
教务处下发关于申报人文素质选修课的告知及相关规定
各学院根据学科特点动员广大教师申报，填写选修课申报表
学院对所申报的课程进行初步审核后，主管领导签字，并报教务处
教务处将申报课程汇总后，人文素质教育中心审核、论证
论证通过后，提供学生选课

11. 本科试卷印刷和管理流程
任课教师根据教学规定和试卷印刷规定编制试卷
教师填写审批单（教学秘书处备有审批单）
系主任或教研室负责人审批试卷并签意见
系主任或教研室负责人审批试卷并签意见
按规定期间送交考试中心填写委印单（一式三份）
教师凭委印单在考试中心取试卷
考试中心留下2份试卷
1份次年归
学校档案馆
1份供专家评估、
与兄弟院校交流用

12．全国大学英语四、六级流程

考试中心根据省教育厅的文献精神编制各学院（系）报名盘
考试中心下发给教学秘书各学院（系）报名盘和报名告知
教学秘书在报名学生报名盘上做上标志
教学秘书将报名学生名单打印后交学生校核
各学院（系）将校核盘及一份打印好的名单交考试中心
考试中心汇总后根据省教育厅规定编排考场及准考证号
到省教育厅报名（全校集体报名单、考生名册、报名软盘和款）
学生考试
全国英语四、六级考试中心下发通过学生名单成绩、证书
成绩、证书分发到各学院（系）

13．全国英语四、六级口语流程

考试中心根据省教育厅的文献精神下发报名告知
（含报考对象、条件、时间、地点等）
达成规定的学生（笔试成绩四级80分以上、
六级75分以上）到指定地点报考
全国英语四、六级考试中心下发各校通过学生名单和证书
分 发 到 各 学 院

14. 本科试卷归档流程

教 师 阅 卷
授课教师按授课班的卷面成绩填写《河海大学考试分析及课程教学小结》
（一式二份）和有关考试改革材料、采用的措施
教师将成绩、考场监考情况表、试卷、试卷小结表和考试改革，采用的措施表
交学生所在院（系）的教学秘书（公共课、基础课交教师所在院教学秘书）
每学期初教学秘书将全院的试卷、
小结表，监考情况表按专业各
整理一份，送档案馆归档
(1)教学秘书将另一份小结表按专业存放在本学院，供学校聘请专家进行评估；
(2)考试改革采用的措施表暂存放在本院备查

15. 江苏省计算机等级考试流程

考试中心根据省教育厅的文献精神编制各学院（系）报名盘
考试中心下发给教学秘书各学院（系）报名盘和报名告知
教学秘书在报名学生报名盘上做上标志，并请学生校核报名名单
各学院（系）将校核盘及一份打印好的名单交考试中心
考试中心汇总后根据省教育厅规定编排考场及准考证号
到省教育厅报名（全校集体报名单、考生名册、报名软盘和款）
学生考试
省计算机等级考试下发通过学生名单、成绩，证书由各学校按下发的通过成绩打印
成绩、证书分发到各学院（系）

16. 修读辅修专业流程

学生本人提出申请
学生名单、开课计划、组织情况交教务处备案
学生交费、编班上课
学生所在学院（系）资格审核并签署意见签字
辅修专业所在学院审核并签署意见
开课学院在辅修课程考试所有结束后，
将汇总成绩送教务处审核
部分课程合格者，教务处发
已通过课程的选修课程证明
所修课程所有合格者，
教务处发辅修专业证书

17．毕业生毕业资格、授予学士学位资格审批流程

学完人才培养计划规定的所有课程，考核合格并取得规定的学分，德、体合格的具有学籍的学生
教学秘书审核学生未取得学分的课程，填写毕业问题解决意见表
教学秘书审核学生授予学士学位资格，填写授予学士学位审报表和不授予学士学位审报表

院（系）主管教学院长签署意见
教务处注册中心预审核
教务处分管处长审批
学士学位委员会审议

主管教学校长审批

校学位委员会审批

学生到所在院（系）领取相应证书

18． 结业换证流程

符合换毕业证书的学生在规定的年限内，向院（系）提出重修申请并报教务处注册中心
经教务处注册中心批准，学生到院（系）填写课程重修申请表

到计财处缴纳重修费
到校（或以自学为主）参与课程重修

重修成绩合格

学生向院（系）交还结业证书和一张2寸照片

由院（系）向教务处注册中心提互换证学生名单，
并附重修成绩复印件、学生结业证书和照片
到计财处缴纳重修费
教务处注册中心审核并准备换证数据，打印毕业证书

院（系）随应届毕业生发证时一同领取换发的毕业证书

院（系）颁发换证学生毕业证书，学生领证签收

19. 学生选课流程

教务处根据人才培养计划拟定每学期开课课程，
将选课规定告知院（系）
学生通过校园网查看选课介绍，经班导师指导填写选课单

教务处进行选课解决，公布选课结果

院（系）打印学生选课结果，并告知学生
（学生也可自己上网查看选课情况）
到校（或以自学为主）参与课程重修

课程开课一周内，学生可向教学秘书申请改选

教学秘书汇总申请改选学生名单及课程，送教务处

教务处根据课程选课情况及学生申请改选情况，统一进行改选解决，即时返馈改选结果（批准或不批准）到计财处缴纳重修费
院（系）告知学生最终选课结果

20．新增专业学士学位授权申报流程

新增专业的第一届毕业生在毕业当年的二、三月份，
根据省厅、省学位办规定，院（系）准备申报材料
教务处汇总并审核材料上报省厅、省学位办

省学位办组织专家组对申报专业进行评估

省学位办下发学士学位授权专业名单

学校按条件授予学生学士学位

21．本科生补办学生证流程

遗失学生证的学生持本市市一级以上报纸学生证挂失证明和照片两张，向教学秘书申请补办学生证，填写补办学生证申请表

经院(系)教学秘书或辅导员核准

学生本人将补办学生证申请表送教务处注册中心审核批准

教务处注册中心报分管处长批准，到校办盖章

学生于次周到教务处注册中心（或江宁教务部）领取学生证

22．本科生办理休、停学流程

教务处分管处长批准后，教务处注册中心开出
学籍变动告知单至学生所在院（系）

学生由于生病因素申请休学，填写休学审批表，并提供病情证明

校医院提出病情诊断意见和休学建议

学生所在院（系）领导审批，由教学秘书送教务处注册中心

教务处注册中心初步确认符合休学条件后报教务处分管处长审批

教学秘书根据学籍变动告知单告知学生办理离校手续

学生凭已所有周转完的离校循环单到
教务处注册中心领取休学证明回家休养

23．本科生办理复学流程

学生休学、停学期满、自费出国留学不成，按规定日期向所在院（系）以书面报告并附有关证明材料申请复学，填写复学审批表

出国不成复学须在保存学籍的一年内提供省教育厅批准复学证明

停学学生提供停学期间重要活动情况报告，并附有关证明
予学士学位审报表

因病休学学生持县以上医院治疗痊愈证明，到校医院（或指定医院）复查

学生所在院（系）领导审批，由教学秘书送教务处注册中心

教务处注册中心初审复学资格，报教务处分管处长审批

教务处分管处长批准后，教务处注册中心对复学学生进行编班，
并开出复学告知单至学生所在院（系）

教务处注册中心初审复学资格，报教务处分管处长审批

24．本科生办理退学流程

因出国退学
因病退学
自动规定退学

学生本人提出
出国留学同时，
办理退学手续
根据学生病情，校医院提出退学建议后告知学生所在院（系）
本人提出申请（附家长意见），经院（系）领导审核批准报教务处注册中心

院（系）领导审批后
交教务处注册中心

教务处注册中心核算并报分管处长审批

主管校长批准

教务处注册中心开具学籍变动告知单，告知学生所在院（系）教学秘书

院（系）教学秘书告知学生本人办理离校手续

学生凭所有周转完毕的离校循环单到教务处注册中心领取退学证明、肄业证书

学生凭退学证明到保卫处、后勤集团办理转移户口和粮油关系

25．本科生办理转学流程

学期结束前一个月，学生本人向所在院（系）递交转学申请（附录取简明表和在校成绩单），经主管教学的院长批准并签署意见后，由教学秘书送教务处注册中心
教务处注册中心进行初审

送教务处分管处长审批
主管校审批
本省范围内转学

跨省、市转学

教务处注册中心发函至
转入入学校联系

教务处注册中心发函至拟转入学校，征得批准后，再向省教育厅学生处发函

经拟转入院校审核批准转入后发函主送我校教务处，并报省教育厅审批
省教育厅批准并向拟转入省、
市教委、厅发文联系

教务处注册中心接省教育厅批准转出的批复后告知学生所在院（系）（附离校循环单）

经转入省、市教委、厅批准，
复函我校省教育厅
学生所在院(系)告知学生办理离校手续
省教育厅发函告知我校教务处
学生学生凭周转完的离校循环单向教务处注册中心领取转学证明，

教务处注册中心告知学生所在院（系）（附空白的离校循环

离 校
学生所在院(系)告知学生办理离校手续

26．本科生办理转专业流程

学生到院（系）领取并填写转专业审批表

院（系）批准并报教务处审核
学生提供某方面专长材料，或医院检查身体某种疾病、生理缺陷证明

学生参与转专业考试，
科目为高等数学和外语

学生所在院（系）领导审核，
报教务处核准

教务处注册中心按接受专业人数的5%和学生转专业考试成绩拟定录取人数

教务处向有关院（系）推荐，
接受院（系）和专业主管负责人考核

经教务处分管处长审核，
报主管校长批准
教务处汇总，并提出解决意见，
报校领导批准
经校领导批准批准后，
教务处发文公布转专业学生名单
经校领导批准批准后，教务处注册中心开出学籍变动告知单发至学生原所在院（系）及转入院（系）

院（系）做好转专业学生的转系转专业工作
（如个人档案、党团关系、学习成绩等交接工作）

27．本科生办理转专业流程
遗失毕业证（或学位证）者须在本人所在地的省一级报纸上挂失

本人凭所在单位介绍领信（或街道证明）到校档案馆
复印录取简明表、证书签收表、学生成绩卡

在规定的时间，本人持2寸近照一张和录取简明表、
证书签收表、学生成绩卡复印件到教务处注册中心

教务处注册中心办理补办学历证明

学校按条件授予学生学士学位

28．赴法学生选拔工作流程
发文下发工作告知至有关学院（系）

学生本人申请，学院（系）审核报名条件
各学院（系）将报名表及相关材料上报教务处
教务处对上报材料进行复核并组织选拔考试（笔试、面试）
校领导及有关职能部门讨论拟定预选名单
组织学生参与校内法语培训以及法语水平考试
学校发文拟定赴法学习学生名单、办理相关手续

29．“专转本”工作程序
根据省教育厅文献精神，由教务处发文部署本年度“专转本”工作
组织“专转本”专业基础课考试工作
（命题、考试、阅卷、成绩复核、排序等）

根据省教育厅文献精神，学校“专转本”工作领导小组
讨论拟录取名单，并张榜公示、征求意见
将拟录取名单及相关材料上报省教育厅

省教育厅批准后办理相关入学手续

30．推荐优秀本科毕业生免试攻读硕士学位研究生工作程序
学校发文部署本年度推荐免试生工作
各院（系）动员，学生本人申请，并填写免试攻读硕士学位登记表
院（系）组织考核并拟定院（系）推荐免试生名单

各院（系）张榜公布推荐免试生名单

校推荐工作领导小组审议各院（系）推荐免试生名单、推荐材料，拟定校推荐免试生名单

全校张榜公布推荐免试生名单，征求意见
报校长审批发文公布推荐免试生名单

31．毕业设计（论文）工作流程

答辩前，各系对学生论文是否符合基本规范进行审查，达成规定后，方可参与答辩
学校评选优秀毕业设计（论文）单位（两年一次）
各系在第八学期贯彻毕业设计（论文）的各项具体工作，各院（系）检查督促毕业设计（论文）进展情况

各系在第七学期完毕毕业设计（论文）选题工作，并将选题和指导教师下达给学生，以便学生选择和准备
各专业在第八学期初将毕业设计（论文）明细表
上报教务处实践教学办公室
教务处对各系毕业设计（论文）情况进行期中检查
校教学质量考核组跟踪检查毕业设计（论文）进展情况
各系组织毕业设计（论文）答辩工作。毕业设计成绩为“优秀”的评估，必须参与大组答辩
各系完毕优秀毕业设计（论文）优秀指导教师、优秀毕业设计（论文）学生评选工作
各系对毕业设计（论文）工作进行总结，并上报实践教学办公室。
做好毕业设计（论文）成果归档

32．各类实习工作流程

实习结束后，组织对学生进行考核，做好学生实习报告等资料管理归档工作
各专业依据审核后的经费预算组织实行，做好实习前的动员、实习期间的检查等工作
各专业10月填写下年度“实习期计划申报表”上报实践教学办公室
实践教学办公室审核“实习计划申报表”，并于次年初将审核结果（经费预算）抄送计财处及各专业
各专业填报“校外实习总结表”上报实践教学办公室
办理财务报销

33．系列课程建设申报流程

教学质量科发文下达告知至各学院（系）
院（系）提出项目名称，填写申报表
院（系）教学委员会审议拟定上报立项项目
上报教务处，组织专家审议立项内容
校教学委员会审查立项项目拟定立项名称
项目负责人与专家、教务处、学院（系）
签订建设协议（一式四份）
Y
教务处提供启动建设经费
Y
项目负责人组织实行
Y
项目中期检查
Y
拨付二期建设经费
Y
缓拨二期建设经费
教务处组织按期验收
Y
发文公布、颁发证书
Y
推荐国家级及省级课程建设评选
暂缓
申报
N
Y

Y

Y
34．教师自编教材（讲义）流程
Y

自编教材（讲义）提前一年到教务处教学质量科领取申请表

Y

有统编教材的将自编教材申请表退回（院）系

N
按规定填好表，由教研室主任，院（系）主管教学领导
分别审核签字后交教学质量科

Y

经教务处批准后列入学校配备教材规划

Y

告知有关院（系）编写

Y

定稿后再填写审稿意见书

Y

审稿意见书交教学质量科，可办理印刷手续

35．制订（修订）本科人才培养方案流程

根据社会需求和人才培养规定，教务处提出修订培养方案原则意见报校长审核、批准
各院（系）根据原则意见，发动教师讨论，提出修订培养计划（草案）
院（系）教学委员会讨论提出修订培养方案的讨论稿
教务处汇总各院（系）培养计划
教务处组织专家审核培养计划
校教学委员会审议各学院（系）培养计划
教务处报校长审批，印刷并组织实行

36．校优秀教学成果奖申报流程

我校从事普通高等教育教学（含研究生、本科、专科）及成人高等教育工作的教师、教学辅助人员和教学管理人员在教书育人、教学改革、教学建设、教学管理等方面取得的教学成果，并经两年以上教育教学实践检查（两年一次）

教师个人或集体填写预申报优秀教学成果奖的立项登记表，各院（系）提出推荐意见

教务处组织专家调查组，检查申报人教学工作状况，审阅预申报材料，向教务处提出推荐意见

被拟定可申报人员，填写优秀教学成果奖申报表，提供有关附件材料

所在院（系讨论），拟定推荐人员名单及推荐意见，张榜征求意见

校教学委员会讨论、评选

向全校公示一个月

有争议
调查核算
作为校级获奖项目

颁布证书及奖金
推荐国家及省级教学成果奖（每四年一次）

37．河海大学青年教师讲课竞赛流程

教学编制的教师，独立给开课的教师，参赛课程不得小于1.5学分，主讲时间周期需在两学年（含）以上。

每学期开学后第二周在院教学秘书处填写《青年教师讲课竞赛参赛》提交参赛课程的教学周历，教学院长审批签字

1、院教学质量考核组对参赛教师进行听课和抽查等方式检查教学环节，听课时间≥10学时并填写《青年教师讲课竞赛评选表》
2、听取学生反映《发调查表或开学生座谈会》随机选取学生（人数>20人）填写授课质量调查表
3、听取参赛教师所在教研室或课程组的意见并填写教学质量考核表

召集院教学委员会开会，审定满足讲课竞赛基本条件名单和拟定向学校推荐二等奖候选人名单（参赛人数1/4-1/5）

合格者与二等奖候选人的考核材料上报教务处

学校组织专家考核二等奖候选人，并拟定获二等奖人员

获二等奖人员可申请参与学校举行的讲课竞赛决赛

学校组织决赛评委会，公开讲授一堂课，评出一等奖获得者

向全校公示半天

无异议
有争议

调查核算
教师节大会颁发证书及奖金

学校发文公布青年教师讲课竞赛结果

38．修读双学位工作流程

在校理工类专业本科生学有余力，已修课程的平均绩点为2.8及2.8以上，在保证能取得第一个学位的前提下可在四年级上学期申请修读工程管理专业双学士学位（分四个方向）
申请修读双学位的学生需填写“攻读双学士学位申请表”交所在院（系）教学秘书处
学院（系）教学秘书负责将学生已修课程的平均绩点、英语等级考试情况填在申请表上，交主管教学领导审批
经学生所在学院（系）主管教学领导审批批准后，将申请表交给承办学院教学秘书处汇总选拔
教务处根据当年度学生报名情况，按学生修读方向汇总，择优录取
教务处在下学期后一个月内公布拟录取学生名单，告知各院（系）教学秘书

被录取的学生在接到录取告知一周内到承办学院教学秘书处办理缴费、注册手续

39．“青年教师课堂教学质量再提高工程”实行流程

学院（系）成立专家小组，拟定每学期的培养对象，填写《青年教师培养情况一览表》，报教务处教学质量科
学院（系）为青年教师建立培养考核档案，并为专家提供教材和被培养教师的上课时间、地点和教学周历
学院（系）与信息中心联系，拟定每位教师的两次录像时间
专家和教师观看后交教学秘书存档，大学外语和
计算机系列课程由教学质量科存档
专家制定指导计划，每位被培养对象至少被听10节课，听课后填写《课堂教学分析与评价表》，指明其优缺陷，提出改善措施
专家及时将信息反馈给上课教师，评估表交回教学秘书存档

40．教材建设项目申报流程
（1）学校重点教材申报流程

教材发行中心将学校教材规划文献发至各院系，该文献学校每五年制定一次，明确该时期内教材建设的目的及立项的基本原则
各院、系由主管教学的院长或系主任组织院、系教学指导委员会及各教研室根据文献精神讨论拟定申报项目
各院、系申报校重点立项教材
教务处组织专家审查各院系申报材料，并提出规划、重点教材立项的初步方案
经主管校长审核后拟定校规划立项教材，并下达各院、系

（2）学校优秀教材评奖流程
校优秀教材评选工作每两年评选一次，届时教务处将评选告知发到各学院（系）

由各学院（系）主管领导按告知规定组织申请

申请者填表经院系签章后，交教务处教学质量科整理汇总

教务处初审后组织专家审核,并调查和广泛征求意见，经校教材委员会审议后拟定获奖名单

向全校公示半个月

主管校长审批

发放证书及奖金

41．新设专业申报流程

院（系）提交新设专业论证报告

Y

N

暂缓申报或报消
院（系）教学委员会评议
不通过

通过Y

申
报
材
料
退
院
、
系

N
每年5月各院（系）将新设专业材料报教务处

Y

通过

院（系）填写“普通高校增设本、专科专业申请表”

通过

校教学委员会审议

不通过
通过
校长办公会审核

Y

每年9月份报部备案或审批

42．校级教育教学改革与研究项目申报流程
高教所、科技处发课题申报告知

各院系告知到有关人员

有关人员据课题指南填写申报书

院系审核、填写审核意见

申报书交高教所

高教所组织专家评审、拟定资助和立项项目报主管校长批准

高教所下发文献和经费本，填写立项协议书

高教所组织开题报告和中期检查

高教所组织课题鉴定、发结题证书

43．部省级校级教育教学改革与研究项目申报流程

高教所转发上级课题申报告知

各单位告知到有关人员

根据课题指南填写申报书

院系审核，填写审核意见后交高教所

高教所组织专家初评后报主管校长签字

高教所上报组织，申报部门

高教所转发课题立项告知

高教所负责委托管理课题的开题报告和中期检查

高教所组织委托课题的鉴定和上报