物资集中采购管理办法.doc

中建七局第X建筑有限公司
物资集中采购管理办法
（定稿）
第一章 总 则
第一条 为进一步规范全公司各单位的物资采购行为,加强对施工项目监控管理，不断降低大宗物资材料的采购成本，增加公司综合效益，依据局、公司有关要求及公司物资管理的现状制定本办法。
第二条 本办法中所称的集中采购是指由局及公司直接签约或公司授权签约备案管理的物资采购形式。
第三条 集中采购物资的范围：建筑钢材、商品混凝土、水泥、木材（含模板）、电缆、配电箱及临时设施活动板房。
第四条 集中采购行为应坚持降低成本、公开透明、资金统筹、风险共担和择优选用的原则。
第五条 凡实施集中采购的项目，必须与局或公司集中采购中心签定《集中采购委托书》,由局或公司集中采购中心统筹采购，实施项目物资的集中配送。由公司授权项目部自购大宗物资，物资采购合同需报公司集中采购中心备案。
第六条 组织机构
为了保证公司物资集中采购工作顺利开展，公司成立物资集中采购中心,日常办公地点设在公司材料设备部，公司所属二级单位材料设备部门为集中采购中心授权代理机构。
第二章 管理职责
第一条 集中采购中心的职责
1。认真执行国家及股份公司有关物资管理工作的方针、政策、法规和条例，贯彻落实局及公司物资集中采购管理制度及相关管理办法；
2.研究制定公司集中采购有关文件、规定、办法及实施细则；
3。收集上报公司所属各区域二级单位参与集采项目工程概况及物资需求总计划、采购计划及物资需求额度申请表；
4. 对接、参与局组织的有关本公司所属项目物资集中采购招（议）标及供应商选择过程；组织、实施公司物资集中采购招（议)标及供应商选择过程；
5. 建立公司物资集中采购计划台账、物资集中采购进场台账、总账及明细账；负责公司物资集中采购供应商及项目结算管理；负责公司所属项目局集采物资调拨单及验收单的传递确认；
6.根据项目月度工程量及还款计划，开具《物资集中采购资金划扣单》(表五）,配合财务进行资金划扣；
7。授权所属区域二级单位代表公司集中采购中心采购大宗物资。
第三条 法务合约部职责
参与公司物资集中采购合同的评审，对物资采购合同的法律风险及时提出法律意见。
第四条 商务部职责
提供集中采购中心申报的项目材料采购额度,对参与集中采购的项目成本风险予以评估。
第五条 纪委、监察部门职责;
1. 对公司集中采购中心采购招（议）标工作予以监督;
2、对公司集中采购中心工作流程及个人工作行为是否损害公司利益，是否违反国家的法规、法律及公司相关制度予以监督.
第六条 财务部职责
1. 建立公司物资集中采购资金支付台账，核算集采资金占用费，对接局集采中心财务；
2。 对公司集采中心申报的项目《物资集中采购额度申请表》进行审查；
3.负责对公司集采中心开具的《物资集中采购资金划扣单》进行审核、划扣;
4。办理公司物资集采资金的支付及各项目物资集采资金的划扣。
第七条 项目部职责
1．根据工程施工合同内容及施工预算,编制《物资集采额度申请表》（表六）、《物资总需用计划》（表七)、物资集采请购计划表（表八)、钢材集采申请报告(表九）；
2．对进入施工现场的集采物资验收、核对,开具收货证明；
3．核对、确认集采验收单、调拨单，建立集采物资台账；
4．反馈集采物资质量及供方服务情况；
5．负责每季度编制上报《物资供方履约评价表》,对集采供方进行评价（表十三）。
6．根据已完工程量及月度工程款，接受确认公司集采中心开具的《物资集中采购资金划扣单》,按比例编制集采资金支付审批表，承担垫资供料的财务费用.
第三章 采购、定价方式、结算及资金划扣程序
第一条 物资集中采购计划管理
1.总计划额度申请表
项目在开工前15日，编制《中建七局X公司＊*＊项目物资集中采购总计划额度申请表》，经项目经理、公司集采中心负责人和公司总会计师、总经理签字后，由局或公司集采中心统筹采购。
2.总需求计划
项目开工前15天编制《中建七局X公司＊＊*项目物资集中采购总需求计划表 》，经项目商务经理审核、项目经理审批后报公司集采中心。
3.物资集采申请报告
项目开工前15天编制《中建七局X公司*＊*项目物资集中采购申请报告》，内容包括：工程概况、项目工程款支付及支付方式、本项目物资集采款还款计划、本工程需求总量、品牌及首批进场时间要求
4。采购计划
《中建七局X公司物资集采请购计划表》(设计变更增量需至少提前3天）报公司集采中心审核后提前7天实施.非9 米定尺或有特殊要求的材料需提前20天上报。
5、集中采购计划业务流程:
项目部编制《总计划额度申请表》、《总需求计划》、《物资集采申请报告》、《物资集采请购计划表》→区域二级单位材设部→公司集采中心（经集采中心负责人及主管领导确定由局集采中心采购的)局→集采中心供→方。
项目部不得直接给供方、局集采中心上报采购计划，供方只有接到集中采购中心的采购指令后方可安排供货.
第二条 供应商选择
1．根据公司所属项目上报的《中建七局X公司＊*＊项目物资集中采购申请报告》，公司集采中心负责人及主管领导签署意见（局或公司集中采购）；
2．由局集采中心采购的,公司集采中心及时与局集采中心沟通，并通知项目经理共同参与局集采中心组织的物资集中采购招(议）标及供应商选择过程；
3、由公司法人层面实施的集中采购，公司集采中心起草招标文件，邀请合格物资供方参与投（议）标，进行招标文件评审及组织评标;根据评委的评标结果编写评标报告,报分管领导审批后组织合同谈判；依据谈判结果起草集中采购合同；组织合同评审。
4．采购合同评审后报公司分管领导审批后由集采中心签订，合同（协议)签订后报法务合约部、财务部备案。
第三条 定价方式
〈一〉 由局集中采购中心采购供应的物资采用以下定价方式
1．采购单价:局集采中心通过招(邀）标、议标对供应商采购价为赊销账期一个月的现金价；
2．结算价：局集采中心与区域内各公司以采购单价+运杂费结算.当以承兑汇票支付时，由支付单位承担承兑贴息款;
3．管理费:局集采中心为二级单位提供采购服务收取10元/吨的管理费，每季度初根据上季度供货总量核定；
4．资金占用费：每批次货到工地30日内主动付清货款的不计算资金占用费；货到工地30日以后,90日以内付清货款的，从第31日起，按0.6‰/天计算资金占用费；货到工地超过90日未支付货款的，按1‰/天计算资金；货到工地超过120日仍未支付批次货款的,集采中心依据《集中采购委托书》，出具《集采资金强制划扣通知》(包含货款、资金占用费、管理费及承兑贴息费用)，报经分管领导审定，局总会计师审批，由局资金结算中心对二级单位进行强制划扣。
〈二〉 由公司集中采购中心采购供应的物资采用以下定价方式
1．采购单价：公司集采中心通过招（邀）标、议标对供应商采购价为赊销账期一个月的现金价，项目如支付承兑或商业汇票等，由各项目承担相关的财务费用；
2．结算价：公司集采中心以现金定价结算.当项目以现金付款时，按现金价结算；当项目以承兑支付时，由该项目承担承兑贴息款；
3。 项目承担延期付款费用。具体根据物资采购合同内容，由供应商与项目财务计算并经双方签字确认后直接列入项目成本;
第四条 集中采购结算管理
（一） 验收
1、项目部应指定专门收料员负责集采物资的进场验收工作，指定验收人员的联系方式、本人笔迹在《集中采购委托书》上签字；
2、集采物资到达卸货地点后，项目物资主管应按合同规定的质量要求,组织工程技术、试验人员在第一时间内核对数量及取样检测，并索取相关质量证明材料，向供方开具《中建七局四公司物资集中采购收货单》，收料员和物资主管应在收货单上签字确认钢材的厂家、规格、数量、外观质量及收货时间等。
3、钢材使用前必须通过检测机构检验，并出具检验合格报告后方可使用，未经检测或检验状态不明确情况下使用造成的损失全部由项目部承担。进场超过5日,项目部未组织检测、或未明确质量状况的的钢材均视为合格。
4、项目应按照《钢筋混凝土用热轧带肋钢筋》（GB1499。2—2007)、《钢筋混凝土用热轧光圆钢筋》（GB1499.1—2008）的相关要求严格进行验收,项目部应准备电子磅、游标卡尺等必要的验收工具。
5、货到施工现场，项目部应尽快组织清点验收，不得无故拖延卸货时间。
（二）核算
1、局或公司集采中心负责与供方进行结算，依据项目部出具的已签字收料单据及采购合同（或议标协议）的相关价格结算条款，编制集采验收单、调拨单，与供应商进行核对；
2、局或公司物资集采中心将与供应商核对无误的集采验收、调拨单于当日内传至相应集采公司或项目；
3、项目在接到局或公司集采中心的集采验收单、调拨单后，应在7日内完成核对、签字确认并传至公司集采中心。未在规定时间内向公司集采中心提交已确认集采验收单、调拨单的项目，按延迟时间推后其集采采购计划供应。
4、局或公司集采中心收到已签字确认的集采验收单、调拨单后,通知供方开具供货发票。
5、公司财务按要求与供应商、局物资集采中心财务及项目核对集采账务。
物资集中采购业务结算业务流程一（局集采)见附件3—1：
物资集中采购业务结算业务流程二(公司集采）见附件3-2：
(三）物资集采资金回收流程
详见附件4
第四章 现场积压物资的调配管理
第一条．各项目部要将由于工程变更或其它原因造成积压的大宗物资上报公司集中采购中心，由公司集中采购中心协助进行调拨.
第二条．严格禁止项目部私自销售积压、剩余物资,项目部要加强现场管理，杜绝物资浪费现象发生。
第五章 供方管理
第一条 准入
公司集采中心经市场调研后，会同二级单位材设负责人对供应商进行考察，填写供应商考察报告及《供应商审批表》，经集采中心负责人批准后进入《中建七局X公司合格物资供方名册》.大宗物资集中采购必须在合格供方名册中通过招（议)标确定。
第二条 考评
1。各集采项目每季度对中标供应商进场物资数量、品质和服务进行检查考核，并填写《物资供方履约评价表》,作出评价后报公司集采中心.局集采中心供货商由公司集采中心统一收集评价汇总上报。
2。公司集采中心根据各集采项目填写的《物资供方履约评价表》，每年对供应商进行一次综合评审,填写《供应商年度评定表》。经评审为不合格的供应商即时从合格供应商花名册中删除,并通报公司属各单位。经评审合格的供应商，自动转入下一期合格物资供应商名册中继续合作.
3.公司集采中心建立并保存公司集采物资供应商档案。
第六章 附则
1．本办法未尽之处,各单位在执行过程中有问题或更好建议，请及时以书面形式向公司集采中心反映,以便进一步完善。
2．本办法由公司集采中心负责解释,自2012年3月1日开始试行。
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