组团社社计调管理办法.doc

作为一名计调员如何做到资源组合，降低旅游产品成本决定旅行社利润增长的空间及旅行社工作井井有条地进行,是计调工作的重点工作.如何对计调部工作方便及时、全面地了解各个团队运作情况是计调工作管理的重点,我个人提出以下的做法。
一、计调人员的工作分配及定位，充分挖掘每计调员的特长及让其在适合的岗位上得以充分发挥，做到人人有事做,事事有人跟，专人负责，责任到位，全程监控。通过各个环节分工协作，所谓分工就是省内计调员、省外计调员、商旅服务计调员（含机票），现在暂时省外计调员、商旅计调员合并一起，将来把地接这块设一名计调员，地接计调员工作包括与同等外联业务由同一人承担.在工作过程中，各个计调员必须做到工作协调。
二、团队运作监控
1、对计调员的要求严加管理。要求每一个计调员做到一保、二创、三高度。
1)一保：保证每个团队的质量，以顾客的利益为上,以公司的赢利为目的；
2)二创：创造公司更宽广的合作领域，创造公司最大的利润点；
3）三高度:对公司要有高度使命感,对工作高度负责，对团队操作高度认真；
在计调部建立团队操作资料库（见计调团队操作表），计调员在计调内是建立的《计调团队操作表》存档，达到方便、准确，井井有条的管理。
2、对市场部沟通，渠道监控。
允许放权到市场部经理直接与地接社询价，但在与合作单位沟通过程中，必须要维护公司的形象及利益。团队最终落实与决定必须让计调部来完成。计调员必须在工作中必须要与业务员保持紧密沟通。如果没有与业务员充分沟通，第一方面对内不能把公司最新产品及时让业务员推出市场。所以计调员每天需要查收合作单位的传真,把资源组合起来，做好产，确保业务员有货可卖.第二方面对外没有充分了解客人的要求.在操作中由计调员凭个人主观来操作完成。结果菜是做出来了，却不合客人的口味。最终影响团队的质量。所以业务员在工作中，若得到潜在客人询价时，需要了解清楚客人的要求，通过《询价单》(见表)，及客人所需的行程交的计调员，计调员根据客人的要求落实后并及时反馈到业务员，若业务员与客人针对标准及收费达成一致时，在与客人签订合同前必须向计调了解产品采购是否得已满足客人的要求，比如：车、机票、酒店等方面。若无问题的前提下业务员与客人
签订合同后，业务员必须第一时间把落实情况及客人的要求通过《团队计划单》形式以及与客人签订的合同、行程交到计调部，计调员得到《团队计划单》后,根据团队的主次思路来完成工作,做到及时、快捷、高效、责任到位的操作。
3、对团队的质量监控.
质量控制取决于计调员对工作的负责、团队操作的认真、行程安排的细心,采购质量的把关（地接社的资质、实力、信誉是否了解清楚;车队：司机的服务在态度、驾驶技术、车辆的车容、车貌、车况等方面是否了解;酒店的星级标准、地理位置、配套设施、周边的环境、酒店的新旧等方面如何；餐厅的卫生环境、地理位置、餐标等方面是否合理；对行程安排松紧是否得当）上述的方面是否会对团队造成影响取决于计调员在采购服务过程中的监控.作为计调长期工作在办公室里,对采购资源产品了解不深，所以作为产品设计者的计调部门需要在每个季节阶段安排时间走出去踩点，联系合作单位,设计更多更合理的产品。同时，带团在外的导游能够了解到团队的不足，所以须要导游每次带团返来后,将团队操作过程中的好与不足通过《导游反馈单》形式反馈到计调部，计调部根据好的方面要保留、不足之处需要改变及提高的思路来完善工作。
3、成本监控。
成本领先就是指计调要与接待旅游团队的酒店、餐厅、旅游车队及合作的地接社等洽谈接待费用,计调掌握着旅行社的成本。所以，一个好的计调人员必须要做到成本控制与团队运作效果相兼顾，也就是说，必须在保证团队有良好的运作效果的前提下,在不同行程中编制出一条能把成本控制得最低的线路出来。在旅游旺季，计调要凭自己的能力争取到十分紧张的客房、餐位等，这对旅行社来说,相当重要！
4、对团队进行中的过程监控。
团队在进行的过程中，若出现突发事件、或客人对质量等问题投诉时，带团在外第一线的导游必须将客人投诉的问题及时与计调经理联系，计调经理应立即拟出应急方案，并与旅行社的相关部门，如外联、接待以及交通、酒店、地接社等迅速构成协同通道，用以应对所有可能的突变.针对客人投诉的问题包括对游客在旅游过程中的突发事件代表旅行社进行灵活地应变，尽量把客人的怨气在异地消掉；若紧急的突发事件或客人投诉问题情节严重，计调经理必须及时向公司上级领导反映，根据《合同法》的法律程序来维护工司权益。