沟通管理程序.docx

沟通管理程序
文件编号
ZW-EICC-004
制定修改

制定日
2014年4月28日
作成部门
总务部
总页数
3

制定修改
制定修改年月日
制定修改内容
0
2014年4月28日
初版作成

钱大五金制品厂

承 认
确 认
作　成

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　保管期限：直到修订版发行

沟通在公司管理中非常重要，为保障信息能有效上传下达，特制定本规定。
1． 定义：
涉外信息：指当地政府机关、机构、商会、社会组织、民间团体和与公司有业务往来的商户、个人、团体等传递给我方的信息，以及我方传给对方的信息。
内部信息：指公司经营过程中的发出或收到的指令、决定、精神、制造部信息、品质信息、人事信息、异常情况、各种事件的处理方案及结果、质疑、投诉、协调会、专题会等等。
2． 权责划分
2.1总务部负责与内部员工、当地政府、员工代表和相关利益方的信息沟通。
2.2生管部负责与供应商的沟通。
2.3生管部负责与客户和香港公司的沟通。
2.4员工代表负责代表员工与管理层沟通。
2.4各部门支持并配合对外和内部信息沟通。
3． 对内对外的总要求：
3.1信息沟通可以采用口头或书面的形式，也可以采用其他形式，如电话、传真、电子邮
件、研讨会、发布会等。
3.2对内对外沟通应保留适当的记录或证据。包含日期、单位、当事人（联络人）、内容、交流方式等。
3.3一旦收到有质疑、质询、投诉信息，应尽快核实质疑、投诉事件，查清原因，妥善处理质疑或投诉。重大问题应报管理高层批准。
3.4.一旦发现有违反公司政策、法律法规的事项，应及时采取补救和纠正措施。情况严重时，应及时报告管理高层。
3.5在信息沟通中，责任部门或责任人不得拖延、推诿，任务授出人要追踪任务进度，任务执行人要回报进度。
3.6在处理信息沟通过程中，应注意保护个人隐私和公司机密。
4．对内沟通
4.1当地政府机关发出的政策、法令、通知和地方机构发出的信息，总务部及时传达到公司及各部门员工。需公告的应张贴到公告栏。
4.2客户的要求、订单信息、投诉等，生管应做好记录，确认无误后，及时发给相关人员。中途有变化，及时把变更信息用书面形式发给事项相关人员。注意不可遗漏相关人员。
4.3供应商的供应能力、品质情况、交期等信息，采购人员每天记录，每周汇总整理，重要、紧急物料的交期应每天报告关联人员。出现异常时，应及时通知生管、制造部、品管部门，以便做相关调整。
4.4部门间的协助、支援和品质制造部异常，用书面的形式联络，责任部门应在规定的时间内处理和回复。
4.5按规定需做的记录、报表在规定的时间内填写完，需上交的报表、单据在规定的时间内上交。
4.6管理者代表至少每月开一次意见箱，并做好开箱记录。对员工意见要及进处理和回复。管理者代表协助工会，定期举行员工代表大会。
4.7总务部做好工时、工资、健康、安全、环境的日常检查和记录，对政策和现状有及时通报和回答员工质疑、投诉的责任。
4.8总务部应及时突发事件并将结果和预防措施通报各部门。处理部门间的争执和员工间纠纷时，应公正公平。
5. 对外沟通
5.1任何人收到来自外部的文件、传真、电话或其他信息资料，应及时转交给责任部门。
5.2 除5.1外，总务部应通过网上、报刊等收集法律、法规、政策、行业规定等信息资料。管理者代表组织鉴别与评估，将适用文件进行登记和转发。
5.3当地政府、工会或相关利益方提出的检查、参观或访问要求，由总务部接待，并请管理者代表协助。需要其他部门参予或准备的，及时书面通知到相关部门。
5.4当地政府、工会或相关利益方提出意见、建议、投诉或质疑，由相应的责任部门调查核实，妥善处理。及时回复，并记录备案。
5.5有合同要求的，责任部门要核实公司是否履行合同，如有争议或条件变更等情况，应积极寻求对方支持；如果的我方未达合同要求，应积极采取补救措施。
5.6 所有对外沟通在应符合利己原则，所有向外发出的信息必须经权力责任人批准才能外发。
5.7 禁止任何人以任何方式向外部泄露公司商业秘密，违者将被追究赔偿责任，情况严重的，追究刑事责任。
6．记录与保管
1.对内对外的文件、信息收集、接收、发出都应做相关记录。
2.法律性、法规性、政策性、重大事项文件资料立即归档，其他文件资料，各部门立案保存，每年初归档一次。
2.涉及品质体系的记录按品质体系的要求保存。由行政负责处理的信息，一般保留两年，重要信息保存5-10年或长期或永久。
2010年读书节活动方案
一、     活动目的：
书是人类的朋友，书是人类进步的阶梯！为了拓宽学生的知识面，通过开展“和书交朋友，遨游知识大海洋”系列读书活动，激发学生读书的兴趣，让每一个学生都想读书、爱读书、会读书，从小养成热爱书籍，博览群书的好习惯，并在读书实践活动中陶冶情操，获取真知，树立理想！
二、活动目标：
1、通过活动，建立起以学校班级、个人为主的班级图书角和个人小书库。
2、通过活动，在校园内形成热爱读书的良好风气。
3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。
4、通过活动，促进学生知识更新、思维活跃、综合实践能力的提高。
三、活动实施的计划
1、 做好读书登记簿
（1） 每个学生结合实际，准备一本读书登记簿，具体格式可让学生根据自己喜好来设计、装饰，使其生动活泼、各具特色，其中要有读书的内容、容量、实现时间、好词佳句集锦、心得体会等栏目，高年级可适当作读书笔记。
（2） 每个班级结合学生的计划和班级实际情况，也制定出相应的班级读书目标和读书成长规划书，其中要有措施、有保障、有效果、有考评，简洁明了，易于操作。
（3）中队会组织一次“读书交流会”展示同学们的读书登记簿并做出相应评价。
2、 举办读书展览：
各班级定期举办“读书博览会”，以“名人名言”、格言、谚语、经典名句、“书海拾贝”、“我最喜欢的＿＿＿”、“好书推荐”等形式，向同学们介绍看过的新书、好书、及书中的部分内容交流自己在读书活动中的心得体会,在班级中形成良好的读书氛围。
3、 出读书小报：

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