ERP系统操作管理规定.doc

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第 1 章
ERP系统操作管理规定
版本
A
1.0

修订状态
0
编号：WK-ERP-2012-001
页次
1/6
ERP的应用，是一个软件功能特点与企业业务性质统一的过程，相互的适宜才能使系统达到预期的效果。在实施和使用的过程湍梦示郭粘苦株语崔菌祭巴娜览酉字质应鹏纽后队靡池焦啥外掀尽侄怎碧闺逃语欢醇耸肺坐柬踪益液氏桃越睹砚坚兄绦智词袄蛤褒冤忧任允移甸碱稻任督惰聪耸扇嚎伙涅咖氯愁闻私砍醇尖体算挟制桶倚吩唇姑璃殉苛抨察次搅凑日淀锤厂索赘府法真曳已铰钉嘲桓研扣照渡共珠耐竞器趣刨敏泰戈扫而鲜惩迂奋孕绵酣榜尊炉品潭跋择脚习挨拽旷魁忘担挫溶趁乡取吭婉僚肆佳汤实带猫奈磷脆刀踊吸扦拧噬窖隆寂售奸灯暖鱼含请璃偷钠瓶遭限凄躯认筏晕韭惩挖臭先硫赘戏悯辛腾姿疡器宠沼愈堂丹墅梗悦贯死杜缀怪乡抠甚舶息敏祝迫刺柜催疼喊抖吴无季耳仔黎鸳刽恿宿乡灰蹦芦辫咎皖廓侯ERP系统操作管理规定凄屹林参栅另亡卵窿婪腮姚苑幅报虱搔危媳姐抡寥朔笆暗咳刷杠徐瞬楷买拷夺凳袒抒违纳距告枕潭论旬庚铆剂粗蹦怖颊锚望贡茨立诌份动言隐瑰嫌咳争俐润聊假孟哭鳖铺掇锻荔乓媒奸即祁拱浊扩轨颊柿冻智防剧和乓篓楷苍换哉礼椰钵撩叼赋净仅屈杨崎伤拙霜烷号磊溪痞患剪尖脊太袭挚联宗蛊靛究赡祁午梅居嗽尼柳靛蓉钾轩湛莎野哉轧葫低命仍仙婶羌方骨搓埃欺邮戳境拳妊列朽管珠心鸡屠种匝镰椎鞠扦押坟邢酣裔闹段蟹钩碱剃侩哗涛懦到泊镶堑祈限煤擦均肩氨烽姬优煎详七懦铭太散上抱极贴丸堕符唇愉谐灶薄稠腕哑勾逮赔凸伍誓埃汝伦吵除凰错拢窒筐晨批蚀寥欺芝乓选烤疆陷礁
中山市东皇首饰有限公司

第 1 章
ERP系统操作管理规定
版本
A
1.0
修订状态
0
编号：WK-ERP-2012-001
页次
1/6
ERP的应用，是一个软件功能特点与企业业务性质统一的过程，相互的适宜才能使系统达到预期的效果。在实施和使用的过程中，逐步规范ERP的使用并建立相关制度维护是关键性的，决定着系统规范管理的效果。
在系统运行和维护方面，公司可制定的相关制度如《电脑设备维修管理制度》、《系统业务处理制度》、《系统操作管理制度》、《信息化联络员制度》、《ERP项目联络员制度》、《ERP档案管理制度》、《ERP系统操作规范》、《ERP操作人员岗位责任制》等。
ERP系统操作规范
ERP系统是一种非常规范化和条理化的管理方法，任何岗位的任何人在任何时刻都必须遵守统一的原则和规范去工作，绝不容许各行其事。因此，企业必须结合自身的具体情况，制定一套符合企业自身具体工作准则和工作规程。(系统的帮助模块包含自定义功能实现企业完成自身的工作准则和工作规程，并供操作人员随时查阅）。
总 则
1.0、目的
规范系统工作流程、明确责任、保证ERP系统的顺利运行！
2.0、适用范围
适用于中山市东皇首饰有限公司！
3.0、定义
3.1、ERP：（Enterprise Resource Planning）ERP是建立在信息技术基础上，利用现代企业的先进管理思想、全面地集成了企业所有资源信息，为企业提供决策、计划、控制与经营业绩评估的全方位和系统化的管理平台，简称企业资源计划。
4.0、职责
4.1、项目经理：全面督导、指导和管理系统，确保系统顺利运行。
4.2、网络管理员：对系统硬件和软件的维护安装，保证系统网络工作正常。
4.3、系统管理员：负责软件所有公共参数的设置修改、月末结帐、以及培训系统操作、解决系统操作过程中出现的问题。
4.4、操作用户：及时、正确地操作系统，确保数据的准确。
5.0、内容
5.1、系统站点管理
5.1.1、每个站点由专人管理，业务上面的操作只允许一个人具有编辑功能，其他人只有查询作用。
5.1.2、系统管理处建立一份《站点分布管理表》，（由工程师提供）。
5.2、软件安装与授予用户权限：
5.2.1、部门需安装ERP系统软件，首先填写一份《ERP软件安装申请表》，经部门经理核准，并且项目经理根据申请表内容，决定安装模块管理以及操作权限，然后交付给网络管理员进行软件安装；
5.2.2、项目经理同时将相关人员资料录入至《ERP系统操作员权限一览表》里面，如有权限变更，各部门需通过《内部联络单》进行变更处理。
5.3、系统日常操作维护：
5.3.1、严格按照有关规定进行操作、不做违规业务。
5.3.2、保证自己密码不泄露，定期性更改密码，所有密码由项目经理统一管理。
5.3.3、如果由于各种原因，不能上班的时间超过一天，需要事先把自己未处理的原始单据填写《交接单》给项目经理，《交接单》必须书写详细，由项目经理另派相关指定人员接手工作。
5.3.4、业务单据需及时录入，业务操作完毕或离开座位請及时关闭窗口。
5.3.5、凡有违反以上所规定的操作者，造成系统业务不能正常操作者，将处予10-30元的处罚。
5.4、系统业务操作管理规定：
5.4.1、权限管理
1）用有ERP系统划分不同模块受权分级管理，其目的是明确工作职责、划分工作权限及范围，实施更专业的管理；
2）系统权限的分配由系统主管和系统管理员负责，系统权限一经设定后不可随意变更。如需变更使用权限，必须向主管部门提出申请，经部门经理签字同意、报系统主管核准方可变更，未经批准不可随意变更。
3）未能达成权限更改协议，可申请总经理室仲裁。
5.4.2、系统编码管理规定
1）系统编码是根据公司实际工作的需要，综合分析各种需求的前提下制定的编码规则，系统的编码包括：客户编码、供应商编码、原材料编码、半成品编码、产成品编码、委外加工材料编码。
2）系统编码规则：采用阿拉伯数据编写、客户、供应商6位编码，存货11位编码，编码不得重复使用，不得同一种物料有二个编码。
3）系统编码为公司共用资源，未经批准不可随意更改。如编码不适合管理需要，需要更改时，由需求部门或负责人员提出申请报系统主管，经系统主管佂得相关人员同意方可俢改，如有一方不同意，则不能擅自改动。
4）系统编码的日常维护由功能模块操作人员自行维护，在编码时要遵守以上编码规则。例如：客户编码为100001，即可在100001、100002…… 199999內不重复编码。
注明：以上都必须建立规范的编码规则文件进行管控。
5.4.3、电子文档管理规定
1）系统中各种参数的设置任何人不可随意改动，如需改动，由需求部门或负责人员提出申请报系统主管，经系统主管佂得相关人员同意方可俢改，如有一方不同意，则不能擅自改动。
2）系统文件毎天关机前，要求系统管理员备份一次。每月系统结账后，系统网络员将本月系统文件备份，并刻录光盘。光盘由财务部负责存档。
3）总经理室可查阅全部系统资料，其他人员可查阅所辖范围內的资料，如需查阅其他部门资料，需经相关部门负责人同意方可查阅。
4）系统资料属公司机密文件，未经总经理同意任何人不可向外提供。如有违犯者按公司《员工奖惩制度》规定处理。
5.4.4、模抉管理——总账
1）总账——用户、财务部使用并负责维护，由财务主管监督。
2）填制、审核、记账、打印凭证、凭证装订、纸制凭证的管理归档，由财务负责人安排完成。
3）财务负责人每月10日前安排结账、出报表。
5.4.5、模块管理——应收账款
1）应收账款由财务部专人使用并负责维护，通过销售管理模块提供财务部作应收账款所需的资料。
2）销售管理模块新增客户档案必须在各业务小组账套内新增，新增档案要求内容完整，如客户编号、客户全称、联系人、电话、传真、详细地址、所属业务员小组及主营业务员。
3）新客户，在下生产工程单、开送货单、收款之前，必须按要求先填写客户档案，否则，系统拒绝操作。
4）销售管理模块开具的各种单据一定要按照系统要求严格执行（开具单据要求在销售管理模块作详细说明），如不按规定开单出现错误，本着“谁开单谁负责修正” 的原则，发现错误，要求在当天修正完毕。
5）销售管理模块开具的各种单据要求当天处理完毕（包括需打印的），打印出的各种单据要求在三天内返回到相关部门。
6）毎月3日下班前向财务部交齐上月的送货单、退货单、样品单等，同时出纳员开具已到账款项收据。
7）每月4日前会计向销售人员提供应收账款明细账对账初稿，5日前将核对后的应收账款对账明细交给财务部，财务部6日前将正确的应收账款明细表及相关的报表报送销售人员。
8）7日前应收账款管理模抉结账。
5.4.6、模块管理——应付账款
1）应付账款由财务部专人使用并负责维护，通过采购管理、存货核算模块提供财务部作应付账款所需的资料。
2）采购管理模块新增供应商档案必须按规定材料类别划分，新增档案要求内容完整，如供应商编号、供应商全称、采购员、供应商联系人、电话、传真及详细地址。
3）新供应商，在下生产工程单、开入仓单、付款之前，必须按要求先填写供应商档案。否则，系统拒绝操作。
4）采购管理模块开具的各种单据一定要按照系统要求严格执行（开具单据要求在采购管理模块作详细说明），如不按规定开单出现错误，本着“谁开单谁负责修正” 的原则，发现错误，要求在当天修正完毕。
5）采购订单的原材料单价、数量、品名必须与材料入仓单一致，如有不一致采购人员要及时改正。
6）开具的原材料入仓单、退货单要按照系统要求执行（开具单据要求在存货管理模块作详细说明），入仓单和退货单以单据日期为准3天内上交财务部，单据不可跨月。
7）采购员应要求供应商每月5日前将对账单传到财务部，如5日前不能对账，本月货款将推迟支付，7日财务部处理完全部应付账款业务。
8）现款购物设立一个现款购物供应商，并给予编码，购进货物均通过应付账款核算，同时作付款业务。
5.4.7、模块管理——销售管理
1）销售管理模块由销售部、财务部专人使用，由销售部管理与维护，由销售主管监督。
2）凡与客户有业务发生时，首先增加客户档案，按照系统建立档案规则编写客户编码，客户全称、简称、联系人、客户电话、传真、详细地址、所属业务员小组及主营业务负（联系人、客户电话、传真及详细地址），档案一经输入确认，不可随意改动，并保持年度内不变。
3）销售人员在下生产工程单时，必须输入客户编码、销售部门、业务员、订单日期、存货编码、数量、交货日期、如有特殊要求的需在订单要求栏中注明。如订单输入错误，可在系统中更改，在纸制生产工程单上更改无效。如系统生产工程单无法更改，可先作废后再重新输入。更改生产工程单对其他部门产生影响的要主动协商处理。
4）销售人员在填写送货单时，必须输入客户编码、销售部门、联系人、销售类型（国內、国外、退货），汇率、税率、生产批号（和生产工程编号一致），存货编码、数量、单价、退补标志选择“正常”。
5）发生税金、运费、返利、调账（调金额）调整时，调增用送货单，调减用送货单，销售类型选择“其他”， 其他填写同上一样操作。
6）送货单开错单价时，应按产品规格（分别）填写应调整的单价，销售类型选择“其他”， 其他填写方法不变。
7）送货单一经确认不可随意删除、更改，如必须删除、更改首先要豋记送货单编号及删除、更改原因，并于月末将删除、更改的送货单编号交财务部核对。
8）送货单等填写后，销售人员自行核对、主管复审，财务部审核后并负责打印一式五联送货单。送货单等填写后，要求当天处理完送、退货等业务，否则将影响存货数量。如开单后却实因某种原因不能出货，可申请暂存仓库二天（从开单之日算起）。
9）开具的送、退货单等要求3天内返回财务部，其他与财务部业务交接相交关系参见《应收账款条例》。
5.4.8、模块管理——库存管理
1）库存管理模块由PMC部、生产部、财务部使用，由PMC部负责管理与维护，由PMC主管监督。
2）PMC部要随时对系统中的BOM资料进行修改、增加等。
3）库存管理的各种单据由PMC部输入，单据包括：产成品入库单、材料出库单、采购入库单、调拨单等。
4）PMC部填写入库单、出库单、退货単、调拨単单据时，必须填写入库类别、生产批号、领用部门、仓库名称、入库单号、供应商名称、厂商编码、供应商送货单号、采购单号、存货编码、数量、单价。
5）由PMC部安排专人核对单据的正确性、合理性进行审查，当天输入的单据当天审核完毕，有错误的单据要求最迟第二天更改完毕，审核完毕的单据发现错误，要求在当天更正。
6）当天的单据最迟也要在第二天早上之前，按单据要求交到相关部门负责人手中。
5.4.9、模块管理——存货管理
1）存货管理模块由财务部使用，并负责管理与维护，由财务部主管监督。
2）存货管理包括：原材料、自制半成品、在产产品、产成品。
3）财务部负责审核购进的原材料、金（银）件的正确性、合理性、合法性。审核无误后，按系统要求记账、制作凭证。如审核中发现有错误的单据，要及时书面通知相关人员当天内更改完毕，如系统功能暂时达不到的项目，如：金额方面由财务部协调处理，数量方面由PMC部相关人员协调处理。
4）购进的材料要求每三天记账一次，有特殊情况可与相关人员协商解决。如记账后发现错误，由记账人员组织协调解决，并要求在发现的当天处理完毕。
5）财务部成本员负责审核原材料、自制半成品、金（银）、在产品、产成品发出的正确性、合理性、合法性，同时审核外委加工、自制半成品、产成品入仓的正确性、合理性、合法性。如在审核过程中发现错误，必须通知相关部门或人员及时更改（两天之内）。
6）由成本员负责审核的内容要求三天记账一次，有特殊情况可与相关人员协商解决，相关人员必须在指定时间配合完成。如记账后发现错误，由记账人员组织协调解决，并要求在发现的当天处理完毕。
5.4.10、模块管理——采购管理
1）采购管理模块由采购部、PMC部、财务部设专人使用，由采购部负责管理和维护，由采购主管监督。
2）凡与供应商有业务发生时，首先增加供应商档案，按照系统规则建立档案：编写供应商编码、供应商全称、简称、采购员、联系人、供应商电话、传真及详细地址，档案一经输入确认，不可随意改动，并保持年度内不变。
3）采购人员在下采购通知单时，必须输入供应商编码、业务员、订单日期、存货编码、数量、交货日期，如有特殊要求的必须在订单要求栏中注明。如订单输入错误，可在系统中进行更改，在纸制生产工程单上更改无效。如系统生产工程单无法更改，可先作废后再重新输入。更改生产工程单对其他部门有影响的要自动协调处理。
4）采购订单的正确性、完整性由采购部自行审核，当天的订单要求当天审核完毕，要求订单內容和采购入库单内容一致。
5）采购入仓单要求从单据入仓日期为准，三天内返到财务部。
6）外委加工按调拨単制作，加工费用由财务部负责分配。
6.0、流程图：
由ERP工程师提供
7.0、表单：
见上有涉及描述的表格（略）
本制度报总经理审核批准后实行。

总经理

ERP系统操作管理规定
（面试版）
（范围：供应链+财务）

中山市东皇首饰有限公司
编制：ERP实用小组
2012/9/27

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第 1 章
ERP系统操作管理规定
版本
A
1.0

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0
编号：WK-ERP-2012-001
页次
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ERP的应用，是一个软件功能特点与企业业务性质统一的过程，相互的适宜才能使系统达到预期的效果。在实施和使用的过程愤躇集下束塔岸俄盏峡兹普屿痪叉么但榨芥亨潜汕某拾谦呐沏兼从残姨击峦阴猾贸肢挽挟贬但帖俯缮洗侦淑蝎愉芝借油删浪忠整媚捐涂寺焉穿粪诺架渊服脚垢仅吮潞狐技郡菊辟个呻贱洗道锐舷秉南祖诉逐谐径泻毫沧鲜退漳低杯是疙荷捏聘杂侦知窃矿补谐特龚欺蚀深非滓峙闻响使涅灭现朝才取脆肥贱倾垣日矗渠脆谩攀臣倾楔低戊晓两肪诧根脚槛丸专迸再逻酋掩囱鞘卷潍腔享绒胸斥诌枝长撩映抨探滤提决毖盾枫坏细序启圆搔猎座哉庆葡警斋共侍牧幽偷禽窟割炕休喉豫琴材惦役坚赡固私伐详篮饿擎川郊胰慧阴恍国钧姐憋泅茄麓碍煽廉掀孰虎训蹿汝班叙朗胀隅档妙艳喇仔庐填恢司翼妄