内务管理流程.doc

报告分类及申报流程建议
所有呈批报告的申请包含 九 大类,有关架构见下表：
呈批报告

费用申请
临时赠品申请
固定费用解决申请
业务人员人事申请
促销员申请
窜号调货退货申请
财务对帐奖励申请
政策方案申请
特殊价格特殊机型申请

具体的申报流程及解决建议如下：
一、 费用申请呈批报告，各申请明细见下表：（此类报告的申请格式见申请一）
此类申请VI标准由企划部审核
费用申请
攻关礼品申请（如公司生产的所有产品）
开业赞助费（强势终端卖场、二三级市场重点卖场方可赞助）
临时促销员工资
促销员管理费、服装费用
应季赠品采购费
食品演示费用
大篷车活动差旅费
攻关费（卖场攻关、各政府部门攻关、媒体攻关）
活动场地费（含户外、户内）
终端整改费、维护费（含展台修改、门头整改、广告牌喷绘等）
户外广告牌、门头、灯箱费
展台、展柜、演示台制作费用
宣传物料制作费（含X展架、海报、POP、宣传单页）终端科统筹
软性文章（企划科室统筹）
硬性广告（企划科室统筹）
其他
促销活动费
品牌宣传费用

费用申请总体来看又分为三大块（此类申请流程见申请表格一，及其附表1、附表2、附表3）：
A、第一大块是公司对外宣传公司文化，提倡品牌形象所必须花费的品牌宣传费用 ，此类费用由于关系到公司品牌形象这个长远的利益，且透明度较高，因此不能由于胆怯业务人员有腐化作风的产生而不去开支，销售业绩的产生也是需要与之相匹配的销售费用作为支撑的。由于此类费用的申请与业务人员绩效考核不挂钩，假如抓得过紧业务人员会产生抵触情绪，也会间接打消业务人员的积极性。因此建议在此类报告的前期的审批宜松不宜紧，新店开业需要抢占先机先入场，争取好位置，假如审批时间过长会影响到后期工作的开展。作为公司级别所需要的是授权给各营销中心经理审批制作权利，由企划条线跟踪进行费用结算，以及VI形象规定审核，每月汇总此类费用申请的明细清单报集团公司分管销售的副总裁审批，如有不合格相关人员负连带责任，给予严厉处罚。最重要是审核结果要与业务人员销售收入挂钩，强化他们按规章办事的思想意识。这类申请重要涉及六个方面，此六个方面又可以总括为两点进行管理。
1）在关系到媒体的宣传与炒作上，公司重要以报纸的硬性广告宣传和软性文章炒作为主，但在现代社会目的群体越来越细分化的今天，我们务必在对外宣传的目的群体上有所细化有所侧重，从年龄结构来看，八十年代这一代人，绝大多数是独生子女，目前已慢慢过度到成人阶段，属于新星人类一族，他们对微波炉有很高的认知度，并且从潜意识中觉得是现代厨房的必不可少的用品之一，因此在对微波炉的选择上也会有很大趋向性，而他们获取信息的渠道重要是网络，因此在报纸广告的宣传效应相对他们来说是大打折扣的，在网络媒体不是很发达的今天，花相对报纸广告几分之几的价钱就可以在网络上自由的传递你的产品信息，且是一天二十四小时的不间断播放，广告的延续性和长效性都可以得到保证，因此公司在网络媒体的宣传上应当加大宣传力度，全方位介绍公司的产品以及有关微波美食方面的信息，树立公司在新生一代心目中的品牌意识。不仅仅是建立自己的微波美食网站，还需要在主流网络媒体上传达自己的品牌形象，如SINA、SOHU等。此外在二、三级市场由于群众的知识层次不是很高，从报纸上获取信息的几率是微乎其微，获取信息的渠道重要来源于电视、广播，因此可以根据本地情况选定热播电视节目插入广告进行宣传，由各地业务人员衔接代理商、经销商及公司共同拿出资源进行宣传。提高信息的传导效率，强化格兰仕是微波炉代名词的概念。
2）在有关终端宣传物料的申请上，原则上全国性的宣传物料的制作统一由终端管理科制定，全国发放，但涉及到临时性的地方性促销活动对此类费用使用，就必须加强管理，制定评判准则，有两个方案可供参考，方案一：可由企划部门VI设计小组统一汇总一份有关各省份各地区物料制作单价表，定出一个大体标准，在各地营销中心报公司审批的同时，做为参考借鉴，对不符合规定的申请，在报公司副总裁审批之前由各条线负责管理部长直接回绝，不再向上申报；方案二：由业务人员提出制作宣传物料申请，经各营销中心经理批准后由VI设计小组与公司指定广告公司联系制作相关物料，拟定报价，由企划部门与广告公司统一结算，一个月结算一次，广告公司报销时需我司两个以上业务人员确认单才可报销。也可两个方案穿插结合起来进行。同理展台、展柜、灯箱、户外门头、户外广告牌、户外喷绘等都可参考以上两个方案，假如涉及展台、展柜、灯箱、门头等制作终端卖场统一要价的情况，则务必提供所在商场区域平面图，了解我司柜台位置，同时还需要提供广告公司费用预算清单以及制作效果图，备公司审查。
B、第二大块，是在终端卖场我司所进行的一系列促销活动所需要开支的费用。
1）户外活动场地费：此类费用往往在我司需要借助商场内外场地进行一些促销售活动所产生。商场会根据自己的情况索取一定的场地费，但此类费用的机动性较强，往往可以通过商场攻关，以及给予其他形式的辅助支持商定，对此类费用批示，公司需要建立全国的终端网点效果图，将终端卖场进行分类，根据各地不同情况，商场的规模情况制定一定的判别标准，留公司备案，超过标准的一律不予批示，使制度刚性化。在这一点的审批上宜紧不宜松各条线领导一定要按制度办事。
2）大篷车活动差旅费：此类费用的产生应当只涉及到临时促销员以及推广员出差到二、三级市场合产生的伙食费、住宿费、以及交通工具费等，业务人员的差旅费已有业务费用开支，因此不能在此费用中体现。此类申请务必在方案中体现出差人员人数，出差时间，出差线路图及出差地区以及所住旅馆的等级等。由于此类费用的产生透明度较高，因此在提供了上述规定后可考虑审批。
3）食品演示费：终端的效果演示，对于微波炉的销售是致关重要的，终端现场演示能充足吸引人气，一般情况下公司对此类费用审批前，一方面要各营销中心提供所需要演示的商场名称及促销员名单，然后批示，月底演示费用将凭票据报经营管理办报销。
4）应季赠品采购费：各地消费习性、消费习惯不同，因此在对产品的附加值取向上也会有所不同，为了更好的近距离对竞争对手进行反击，可根据本地消费习惯在本地选取对消费者具有吸引力的季节性赠品争夺市场份额，在费用的申请上，业务人员务必提供竞争对手的市场各价位机型赠品配置情况，及我司本地市场各赠品配置情况对照说明表格，制定投入预算计划，销售计划。公司批示后，由专线调查人员后可通过抽查终端卖场的情况，与终端卖场联系人以及促销员电话沟通了解真实情况，以便核对业务人员的诚信度，判别信用等级。此类申请由于数额较大，也需采用宜紧不宜松的解决方式。
5）促销员管理费、服装费：在全国连锁终端系统中，一般情况下管理费已包含在全国的大合作协议中，一般情况下都是促销员及办事处自己解决，原则上是办事处从固定费用中开支，极个别特别优秀的促销人员可考虑公司承担，但需要各客户经理、营销中心经理以及促销员所在商场提供具体的个人情况说明。服装费原则上是促销员自己承担，但也可特殊解决公司与个人各承担一半，促销员提供所在商场的知告函由营销中心经理根据情况给予参考意见。这些费用的申请采用随机的原则，由领导根据各地情况批示，采用从紧不从松的原则。
6）临时促销员工资：此部分费用重要产生于节假日聘请临时促销员所产生的费用，对临时促销员的投入也要有计划性，每月由营销中心提供所需要上临时促销员的卖场数，临促销员人数，使用天数，报公司审批（可由终端经理做计划）。由于此部份费用无任何报销手续，只需提供所需人员名单即可，因此务必在报销时注明临促人员姓名，联系电话，从事职业，学生需注明就读学校。
C、第三大块是针对强势终端和各客户的规定提出的额外的费用支持；在攻关费用申请中，务必本着节俭的原则，在攻关的过程中务必提供具体的被攻关人员名单，职位，工作性质，职权范围，联系电话以及攻关后所能改变的状况，所能达成的效果情况。开业赞助费用申请需要列明给予赞助费的单位名称，报销时需要提供客户的盖章后的委托书及相关的报销手续。有关礼品的申请采用临时申报的原则，报执行总裁审批。
二、 临时赠品申请（此类申请格式见申请表格二）
由于微波器皿作为微波炉的配套使用工具是必不可少的，（如蒸蛋器、微波饭堡、围裙、微波手
套、烤盘、微波蒸碗、蒸盖、蒸笼等）因此建议在此类赠品的配置上还是应当可以得以保证，反之不是必须品的临时赠品则应当适当缩减（如象牙瓷、闷烧锅、电火锅等），赠品力度的加大在短期内或许能其到一定的销售效果，但长期来看变相的掩盖了产品自身的功效，滋长了消费者图小便宜的心理，此后的工作将更加难以展开。
营销中心做月度临时赠品申请计划（需要提供具体的预算明细见申请表格二，且需列明分派明细及分派比例，提供地区零售预期与赠品预计的对照明细）——报集团公司副总裁审批——交计划单证科备案——营销中心汇总明细台帐于月底跟各代理商盘库清单一同回传公司核销——下月的临时赠品申请将参考上月的核销情况进行审批
三、 特殊价格、特殊机型申请（此类申请以申请报告的形式）
此类报告的申请重要产生于团购及强势终端卖场的开业赞助上，以往在此类报告的申请上，我
们的业务人员不是不了解公司政策，但只要受到市场上有竞争对手以及商家对超低价机器的冲击，往往就凭借以往的经验一个大体的判断作出结论，通常缺少全面系统的考虑，对客户提出的规定缺少足够的斡旋能力。因此公司在此类报告的申请上务必严格规定，强调价格的非弹性条件，严格按公司规定执行，不能有任何特殊性，强化制度的刚性条件，要迫使业务人员对此类申请抵制到底。对的确有必要调整价格的报告需要报告人提供提货公司的名称，提货公司联系人姓名，所需要机型数量，以便公司随机抽查客户信用情况，并以此作为评估客户信用等级的标准。
区域客户经理报告申请（提供要货单位具体情况介绍）——报营销中心经理审批——报部门条线部长审批——报集团公司副总裁审批——报执行总裁审批
对此类报告的申请为治标不治本，品种供应规划应当说是最佳的解决方案。品种在一个地区不同业态以及不同地区的冲突通过度流规划是关键。
四、 政策方案申请（每月各营销中心的有关市场方案及政策方案申请含业务人员及促销人员的奖励方案）
为了加强区域市场的操控性，因此在渠道方案，终端方案的制定上，各业务主管可根据本地情
况报公司审批，此类方案一个月申请一次，报总裁办审批备案。方案体现内容要全面，除了常规的渠道政策外还要体现对终端的拉动方案，以及业务人员及终端人员的奖励方案等等，方案制定后要严格按方案拟定规定去对营销中心进行考评，把此项指标作为评估各营销中心的信用等级的参考因素。
由各客户经理根据各地区情况制定区域方案并将所做方案回传营销中心——由营销中心经理督促营销中心销售内务以省为单位汇总各地方案明细——报部门条线部长审批加注批示意见并根据全国方案整理下月市场方案——报集团副总裁审批——报执行总裁审批并拟定以文书形式发全国。
五、 财务对帐奖励申请（临时政策奖励申请沿用呈批报告形式）
这是产生于业务人员与财务管理人员对帐方面的问题，重要是客户未完毕公司进度规定申请特
殊解决享受政策奖励的报告，在此类问题的解决上，业务人员在报告申请前要与财务人员沟通好，明确财务规定，对表意不清一份报告反复申请的业务人员要做出相应的处罚措施。对超过政策奖励规定范围的部分要两条线走路，一方面财务出具各客户的情况汇总表报总裁办批示，另一方面各条线主管根据各客户本月进度完毕情况筛选出进度完毕情况差距不大的代理商情况明细报集团执行总裁批示（同时需要将客户的协议金额与进度完毕情况挂钩），由总裁办审阅后给出一定的权限，由各条线主管根据此批示权限范围根据各客户情况适当解决，一方面由客户单独申请并将客户申请的情况附在公司批示情况汇总表后，与业务人员沟通强调进度考核的刚性，一方面根据反馈情况给予特殊解决。此外超过总裁批示权限的报告一律不再向上申报。
六、窜号调帐、调货、整机退货申请（延用呈批报告的形式）
1） 窜号重要由于公司所发货品外包装与实物不符导致，是由于工厂总装车间打包错误导致，此类报告一般有两种解决方式，一是退货回厂经仓库验收后交单证计划科做计划单发货，一种是调帐，通过单证计划科解决后转交财务调帐，在客户帐面直接体现。
2） 调货是将不适销机型从甲商家调往乙商家，退货方我司转帐在其帐面，接受方我司从其帐面划帐。
3） 整机退货一般由领导批示后转计划财务计划单证科安排仓库收货，仓库验收后转财务单证李志敏办理收货手续。
由于窜号、调货的产生不是可控的，是随机的，由市场变化决定，由集团副总裁批示并没有多大的意义，受控性不强，因此可以建议由部门条线主管加注意见财务即能认可，但在退货上务必加强管制，严加管理。
六、 促销员管理申请（正式促销员名额申请）
此类报告目前集中在公司副总裁处申请，由于报告数量集中且数量大主线无法汇总进行有效的
评判，由于各地强势终端的大量扩张，新店的不断增长，促销员的增长是我们不可回避的事实，因此在此类报告的申请上是必须要解决的，因此就此类报告的申请上可以建议副总裁授权终端管理科批示，由于即使是集团副总裁直接批示由于报告的容量巨大自身也起不到监督的作用，不如授权给终端科，直接承担所担负的责任。由终端管理科将整理好的每月原有促销员名额以及增长名额进行对照，报集团副总裁审批，如有不合格给予相关的领导一定的处罚。
各地终端经理或二、三级市场客户经理申请促销员名额——报各地营销中心经理审批——报终端管理科科长审批——转中国市场管理科做工资，促销员的调岗由营销中心经理批示后于月底由内务将调岗明细表EMAIL回公司终端管理科
七、 人事申请（业务员入职、调岗、离职）
由于业务人员的变动使得相关部门在问题的解决上会产生一些连带效应，如业务人员的工资不
能正常结算，基础的业务工作没有新的人员去贯彻，导致断档，因此在此后对业务人员的管理务必加强。无论是调岗、入职、离职都需要提供书面材料申请，报国内销售部备案，报经营管理办备案，调岗需提供调岗申请，入职需提供入职申请书，离职需提供离职申请，等等手续缺一不可。
具体流程如下：
入职：行政科招聘——国内销售部面视——行政科办理入职手（由行政科开上岗告知由新入职人员交销售部清姐备案）——国内销售部备案——转中国市场管理科做相关工资——上岗前培训（由国内销售部培训部安排）——上岗试用三个月（或根据实际情况领导批示后定）——转正报告申请——正式入编按10%计提风险金直至10000元
调职：个人申请——国内销售部部门负责行政人事副总裁批示——国内销售部备案——相关资料转交中国市场管理科
离职：个人申请——国内销售部分管行政人事副总裁批示——办理交接手续（交接双方在交接清单上签字确认后将交接单邮寄回厂，交接清单一但确认接任人有义务承担此后工作中所发生的一切问题，如有不明公司将给予一定解决）——将有关材料转交中国市场管理科备案——壹个月后确认无问题返还10000元风险金
八、 固定费用解决申请：此类报告由于含扩了办事处的平常开支的所有方面，此类报告的申请都由中国市场管理科批示，国内销售部不予解决，每月底由中国市场管理科汇总报表交各条线主管阅览。

中国市场销售部业务管理科胡娴