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高校二级学院教学档案管理规范化研究

邵雪梅
摘要：新建本科院校二级学院教学档案管理工作是学院教学管理工作的组成部分，是维护学院教学历史真实面貌的一项重要工作，也是提高学院教学质量和效率的必要条件之一。随着我国高等教育事业的不断发展和教育教学改革的不断深化，教学档案工作的重要性逐渐显现出来。本文拟结合高校二级学院教学管理工作实际，来谈谈教学档案的含义和作用、教学档案管理工作的任务及内容、教学档案管理的规范化措施及体会等问题，这对于进一步搞好高校二级学院教学管理工作，是十分必要的。
关键词：教学档案管理 二级学院 教学文档（资料）
1 教学档案的定义
高校二级学院教学档案是指学院在教学、科研、学生管理以及其它各项活动中形成的、对学校和社会具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式和载体的原始记录。二级学院档案是随着学校发展不断积累起来的，记录了学院发展的真实历史过程。
2 教学档案的重要作用
随着本科院校内部管理体制改革的深入，院系二级管理制度也开始进一步深化，高校二级学院办学自主权、行政管理权也相应的加大，作为教学管理工作的重要组成部分，教学档案的收集、整理、保存和利用等管理的要求也随之提高，任务随之加大，原本由学校教务部门管理的一些教学文件都下移至二级学院管理，许多教学文件的制定、实施等都由学校二级学院完成，因此二级学院的教学档案管理随之发生了实质性变化，高校二级学院教学档案管理面临着许多亟需解决的现实的问题。目前本科院校二级学院是整个学校的最重要组成部分，他的档案是学校综合档案室不可或缺的组成部分。教学档案具有凭证作用、参考作用，是总结经验、开展系统研究、进行教学评估和评奖评优等活动的重要依据。加强教学档案管理工作，搞好教学档案建设，能够为教学活动提供准确、完整的教学信息，能够有效地提高和保证教学质量。
因此，应在高校二级学院教学管理工作中加强自身的资料积累，使各学院自身的资料贮存和学校总体的信息贮存有机结合起来，构成完整的贮存网络，形成完整的教学档案体系。加快推进教学管理正规化，建立一个好的二级学院档案室是非常重要的。
3 教学档案的内容
3.1 学院管理类文档
包括学院教学、学位和专业委员会相关文档（资料）；学院管理制度与学院文件；院、室两级工作计划与总结；学院组织的各类会议记录（纪要）；学院教学专项建设工作过程性材料；校外专家检查指导鉴定相关材料等。
3.2 教学改革与科研类文档
包括教师教学研究与改革、科学研究申报、立项、结题等过程性材料；教学研究与改革、科学研究取得的成果证书、文件及论文复印件材料；教学技能竞赛材料；市级及以上专业学科带头人或拔尖人才称号相关材料等。
3.3 教学日常运行管理类文档
包括教师课程状态记录本；教师课程教案；培养计划修订、教学计划调整、教师调课变动审批；教学事故处理等相关材料；学科专业建设材料；教学质量与教学秩序管理材料；教材建设材料；课程建设材料；实践教学材料等。
3.4 学生学籍、课程考核、毕业设计类文档
包括学生学籍、课程考核原始材料（含监考记录、成绩单、试卷分析、样卷、评分标准、学生答卷）；毕业设计材料；学生的奖惩材料。
4 教学档案管理的规范化的措施
4.1 领导高度重视，配备齐全的人员与库房设备
本科教学文档（资料）库建设，是一项长期性的常规教学管理工作，又是一项庞杂、细致的工作。二级学院须在分管教学院长领导下，制定管理条例，成立由专门的管理人员或教师组成的资料库建设与管理小组，指定专职档案员负责管理，明确任务分工，落实工作任务，责任到人，定期检查、持之以恒。
为更好的管理二级学院本科教学管理，加强本科基本教学文档的收集、整理与建设工作还需建立专用的本科教学文档档案室。方便教学文档（资料）的整理、保管与调阅。档案室的库房用房面积应能满足文档（资料）的存放要求，还必须考虑一定的发展空间。档案室应防日光直射，并均应消除紫外线对档案、资料的危害。不论气候条件如何，都应设置长年的温控装置，温度和相对湿度的要求：温度范围为不小于14℃不大于24℃，如有温度调节设备的，温度的日变化幅度不得超±2℃。相对湿度应不小于45%RH不大于60%RH，有湿度调节设备的，相对湿度的日变化幅度不得超过±5%。还要注意温、湿度的测量点，它一般是指在距离地板以上1.5m和书架柜前0.4m处测量的数值。地面、墙面、顶棚面采用不起尘的材料。开向室外的门窗宜设置纱门、纱窗，外窗应具有较好的防尘功能。定期打扫室内卫生，清洗防尘网。
4.2 建立健全二级学院教学档案工作的管理制度
二级学院的教学档案工作作为教学管理工作的重要组成部分，需要在高校二级管理制度进一步深化，二级学院的自主权相应的增大，各方面的制度也相应的完善，但教学档案管理的制度还相对比较滞后，许多二级学院档案管理还存在着制度不完善的问题，还需要进一步建立健全完整的档案工作规章制度才能与学校二级院系整体发展相适应。
具体表现为目前许多高校二级学院在档案室或资料室建设上，在专兼职的档案员配备上，在教学档案管理收集、整理、保存和利用的程序上，还缺少相应的规章制度。归档立卷时临时安排人员搞突击，没有指定专人负责文件材料的收集归档工作，职责不明确，教学档案的收集及整理存在不及时、不完整及流失现象。建立健全教学档案管理工作的各项规章制度是教学档案管理工作走向系统化、规范化和科学化的基础。二级学院应该在进一步加大办学自主权的背景下，根据国家的有关档案法规，把教学档案管理工作纳入到日常管理工作中，结合学校二级学院档案业务管理的要求，制定和完善教学档案管理的组织机构、人员配置、归档范围、案卷整理、编订工作等各项规章制度，使档案工作有章可循，使档案管理充分体现专业性、科学性和权威性。endprint
4.3 严把档案内容，确立教学档案收集保存检查的几个时间点
本科教学基本文档（资料）库的建设首先必须确定归存内容，并建立本单位的“本科教学基本原始文档（资料）库”目录。二级学院本科教学基本原始文档（资料）库的资料收集整理起始学期应从各学院有第一届本科生教学任务学期起，各类文档（资料）保存时长根据文档的属性而不同：对于反映与记录专业建设与发展轨迹的文档应长期保存；对于优秀毕业设计（论文）类文档应长期保存；对于考试试卷类文档和非优秀毕业设计（论文）类文档保存到学生毕业后四年；对于学生实验（实习）报告、课程设计（综合训练）论文类文档保存到学生毕业后二年；其它文档保留五年。
各类教学文档的归档时间原则上是事件结束后，相关文档资料应随即归存，以免造成丢失。各类文档最迟归存时间应在学期末完成（不含跨学期事件文档）。
学校在每学年第一学期开学初将对各学院本科教学文档（资料）库进行全面检查和评价，同时根据各学期教学管理运行情况，将在每学期期中教学检查时，对某类教学文档建设与归档进行重点抽查。本科教学基本原始文档（资料）库的建设状况，将作为二级教学单位年度目标考核依据之一。这样有利于做到档案工作人时刻保持良好的工作状态，不会导致档案长期无人监管状态。
5 结束语
新建本科院校二级学院教学档案是教育教学运行和管理的历史记载，是高校评估教学管理水平和教育质量的重要依据，是高校档案的主体和核心，是教学管理工作的重要组成部分，是高校目前工作和未来发展的基础。它能够完整、准确、真实地反映教学管理的全过程，直接为教学活动服务，因此，研究高校二级学院教学档案的管理的内容、作用、归档范围等，遵守教学档案工作的基本原则，构建高校二级学院教学档案管理体系，逐步实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化，才能更好地发挥其在学校教育管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用。
参考文献：
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