专案采购管理.ppt
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1、1,課程提要,結案作業程序結案工作準備與執行結案報告之編撰協助經驗學習與知識管理,2,專案終結之型態,1.專案取消(Cancellation):專案在進行概念發展時,經過市場分析、風險分析及技術可行性分析後,若評估認為不可行,需透過一定的決策過程將專案取消。專案在概念發展階段被取消,對組織的衝擊及資源的浪費最低。,3,專案終結之型態,專案取消或繼續決策示意圖:,客戶需求市場競爭技術能力資源利用獲利率,評估報告,專案取消,確定專案目標預劃時程及成本專案小組編成構想進入計畫階段,4,專案終結之型態,2.專案中止(Termination):當專案目標已無法達成或已無繼續完成的必要時,專案就會面臨中止
2、。專案中止的可能原因:政策性中止缺失性中止市場或經濟狀況改變技術發展問題,5,專案應否中止檢核表範例,6,專案終結之型態,3.專案結束(ProjectClosure):專案目標已達成,產品已符合客戶需求及確認接受專案結果後正式進入結案程序,使專案能順利完成所有任務。,7,專案結案之準備工作,依據檢查清單(Checklists)檢查所有工作項目是否完成,或至正式結案日期尚有多少未完成工作。決定專案結案日期,檢查專案目標是否達成並確定結案日期是否可依據專案計畫訂定。建立結案共識,組織內部所有專案相關人員對專案所達成的目標及結案日期均有共識。,8,專案結案之主要工作,9,專案結案之主要工作(續),1
3、0,專案中止或結束的WBS,11,專案中止之重要考量,專案中止比取消及結束更為複雜且衝擊更大專案成員的士氣與挫折安撫,及重新分配與調整職務。專案失敗及中止原因的檢討與經驗留存。通知各部門專案中止所應配合的處理事宜。處理合約中止及罰責問題。結算所有財務費用問題、設備及資源重新分配及歸建。專案利害關係人之溝通管理。,12,專案中止的方法,13,專案結案流程圖,成效審查,決定專案結案日期,建立結案共識,與專案成員溝通,與供應商溝通,與各部門經理溝通,會計決算,資源重分配,接收小組訓練,管理責任移轉,結案會議,慶功宴,結案報告,文件整理,14,專案結案活動,結案會議:說明專案整理目標達成狀況。對專案進
4、行最終審查及結案作業之決議。檢討專案計畫與實際執行的差異及改進事項。感謝專案團隊與相關人員對專案的貢獻。會議結論應進行紀錄並保存作為以後運用。,15,結案會議檢討事項表,16,專案結案活動(續),2.接收小組訓練:專案小組需擬定接管計畫。對接收小組進行專案產品資訊及特性進行訓練。專案經理應監督所有材料、軟硬體及文件的移轉工作。,17,專案結案活動(續),3.資源重新分配或歸還:專案剩餘材料及租購設備之歸還及重新分配。4.管理責任轉移:在接收小組完成訓練並接掌員專案小組工作後,專案成員可將所有專案產品、裝備、文件與相關責任完全轉移給接收部門。,18,專案結案活動(續),5.舉行慶功宴或惜別會:利
5、用此機會對所有利害關係人表達感謝。正式宣告專案結束。,19,結案報告,結案報告是專案的一個歷史紀錄,內容應包含:摘要及專案重要歷程專案最後執行成效(品質、時間、成本)行政管理之檢討與表現專案組織結構專案組織成員、執掌及重要工作績效專案所運用的技術與資源,20,結案報告(續),專案重要數據、圖表及研究報告預算執行表現及變異分析未來需繼續執行之工作經驗學習專案結果與建議“結案報告應視機密性區分為公開與限閱部分”,21,專案的知識管理,知識管理(KM)是一種知識整理的方法,透過資訊工具的協助,讓簡單的資料變成具備更多價值的資訊及知識。“二十一世紀是知識經濟的時代”,22,專案的知識管理(續),企業的
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