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公司经济协议风险管理有哪些注意点

公司经济协议行为是公司存续期间最重要的活动事项，在执业过程中律师注意到，协议管理制度不健全一直是困扰众多公司经营发展的一大问题。在司法实践中，大量协议法律纠纷的产生及不利法律后果的承受均系公司自身“协议行为”不慎所致。因此，对公司经济协议风险管理变得尤为重要，本文就来介绍公司经济协议风险管理有哪些注意点。

作为发展中的公司，必须尽快理顺“协议管理”制度，才有助于避免协议风险，促进对外正常经营活动的开展。

一、“协议管理”的基本内涵

“协议管理”并不是一个法律上的严格概念，而是公司相相应“协议行为”的每个阶段而进行全过程管理活动的总称。实践中，公司开展的经营活动均是依靠“协议行为”（涉及书面形式、口头形式和其他形式）来完毕，鉴于“协议行为”在公司对外经营中活动中的重要地位，公司必须将“协议管理”作为公司内部最基本的管理制度之一，并给予高度重视。

必须注意的是，“协议行为”并不局限于与协议相对人签署协议这样一个静态的时间点，而是一个动态、连续的过程，涉及：协议样本的制定、技术性条款的设立、协议相对人资信状况的调查、协议条款的谈判、特别条款的约定、协议的签订、协议内容的履行、争议事项的发生及解决等一系列环节。公司“协议管理”即是围绕“协议行为”这一系列具体环节而展开的风险防止和实时控制活动。

律师在执业活动中也注意到：外资公司较内资公司更重视“协议管理”，并多将“协议管理”作为公司经营过程中的一项平常工作来抓；“协议管理”制度健全、贯彻到位的公司，在经营活动中争议事项发生较少，即使有争议事项出现，该等争议事项的法律后果也大都在公司制度可预期的范围内。因此加强公司的“协议管理”是保障公司经营安全、最大限度减少经营风险的必要举措。

二、协议管理制度的相关制度设计

律师认为，鉴于公司经营活动中“协议行为”涉及面广、内容复杂，本着安全与效率并举的原则，并借鉴有关公司的成熟操作经验，公司内部的协议管理可以实行“分级管理制度”、“归口管理制度”并贯彻“承办人负责制度”。

1.实行分级管理制度

所谓分级管理是指将协议行为按照一定标准（如协议金额、协议标的、协议期限、付款时间等）进行划分，再区别进行管理。以协议销售金额为例，公司可规定销售金额在1000元以下的协议，可由具体业务人员负责审核、签署，而1000元以上的协议行为须由公司法定代表人审核。这种管理模式的优势在于可对业务人员适当放权，减少公司管理层的工作量，同时公司又能将风险控制在较低范围内。

2.实行归口管理制度

所谓归口管理是指公司内部应当建立相应集中管理公司协议文本、控制协议进度的相应机构（或由相关部门兼负起这个职能）。协议管理机构负责将公司所有协议文本、往来信函、传真件原件、信函凭证、送货凭证的原件及业务人员的《业务报表》进行统一保管。

公司协议归口管理的必要性在于：可实现公司协议文本的集中、统一管理，不致发生协议原件的散落、遗失；便于公司负责人及时了解公司所有协议的进展情况；便于集中审查公司业务人员的业务进展情况，也有助于对公司业务人员实现业绩考核。

3.实行承办人负责制度

承办人负责制度设计的目的在于保证公司每笔协议都有相应的专门负责人跟进，不致发生遗忘及业务人员责任不清、互相扯皮现象。业务承办人工作应当具有相应的连续性、稳定性，从每笔业务开始，注意审查相应客户的主体资格、资信状况、相应客户授权代表（或业务代表）的权限范围；协议签署后负责跟进协议生效期限、货品发放签收情况、货款进帐情况、往来信函资料的收集等事项；纠纷发生后还应配合公司负责人、公司法律顾问进行相关诉讼、仲裁活动。

此外，业务承办人还应定期（如以每月为例）将手头工作进帐情况向公司负责人书面报告（如以《工作月报表》形式），《工作月报表》内容应当涉及：截至本月经手协议数量、协议编号、相应客户、发货情况、应付款情况、实付款情况、逾期付款天数、对方联系方式、其他说明事项等。公司负责人签阅后退还承办人，承办人再将公司负责人签阅后的《工作月报表》交归口管理机构存档、保管。

承办人负责制度可与公司岗位责任制度建设相结合，如业务承办人应将所有资料原件（如：协议文本、信函、挂号信函凭证、传真件、公司负责人签阅的《工作月报表》等等）交归口管理机构存档，自己可保存相应的复印件，或需要使用时到归口管理机构借阅；归口管理机构人员负责定期向业务人员索要近期资料；业务承办人员应及时就货款进帐情况与财务人员沟通，财务人员应及时将货款进帐情况予以反馈等；遇有相应客户逾期付款状况的，业务承办人应及时与财务人员沟通制作《对帐单》前往对帐，财务人员应予积极配合等。

三、协议文本及技术性条款的制定

1.标准化协议文本的订立是协议有效管理的必要前提

律师认为实现公司协议的标准化是实现公司协议有效管理的必要前提。零散、杂乱的协议格式是公司实现有效协议管理的一大障碍。作为公司加强“协议管理”活动的第一步，实现协议文本的标准化十分重要。因此公司应当重视制定标准化的协议文本，并应注旨在实践中尽也许规定客户接受公司提供的标准化协议文本。

与标准化协议文本的制定相关的是与客户协议文本的重要条款（如付款方式、违约责任、争议解决机制、担保问题等等）不能容易进行变动；若协议文本内容最终发生了变动，则应重新认真审查变更后协议文本的合法性、严密性和可行性；必要时由律师进行审查。

此外，鉴于公司与某些客户的交易行为往往具有连续性，若每笔交易都视作一个单独的协议，一旦客户方长期拖欠货款发生经济纠纷，则势必会给公司将来的诉讼（或仲裁）带来不便，由于民事诉讼（或仲裁）中存有“一事一理”的基本理念，即一个诉讼只能针对同一法律关系。为减少将来也许发生的诉讼（或仲裁）过程中的不便，建议公司与类似客户可签订长期供货协议，将单笔的交易纳入一个长期供货协议的框架之中，这同时也有助于公司对协议的总体管理。

2.协议中可约定特定事项的授权代表

协议行为中涉及订单发送、确认签字、货品签收等一系列行为，也许涉及人员较多，如条件许可，律师认为在协议行为中应当直接明确双方授权代表及其受权范围。如目前客户方对公司的送货单签收相对比较混乱，而确认客户确已收到货品又是一旦双方将来发生争议公司进行诉讼的重要依据，故在协议文本中可约定客户方对货品签收的签字一个或数个货品签收授权代表，并在协议中预留签字字样，如授权代表发生变动的，应在第一时间将授权人变动情况及新的签字字样及时书面函告对方。

3.协议中所涉的印章使用及送达地址确认问题

针对目前大多数公司印章使用相对混乱的行为，也可在协议中约定各种印章在协议行为中的使用规则，如签署协议或补充条款应使用“公章”或“协议专用章”；对帐应使用“公章”、“协议专用章”或“财务专用章”；签收货品可使用“公章”、“协议专用章”、“财务专用章”或“业务专用章”等。

此外，鉴于目前大量的公司注册地与实际经营地不一，或一家公司拥有多处经营地，为防止纠纷发生时也许出现的双方沟通不畅，函件无法送达等情形，可在协议文本中确认双方信函、文献等的送达地址，明确任何一方地址发生变动的，应及时书面告知对方，并约定一方按确认地址发出有关信函两日后，即可推定对方已收到。

4.对协议中的违约责任的设定要慎重

必须注意的是，协议文本中对违约责任的约定是把“双刃剑”，必须进行合理的运用。在买卖双方市场地位基本对等的情况下，违约责任的设定更应适当合理，这样也更有助于客户批准接受我方提供的协议文本。

在司法实践中，违约责任设定过高或过于苛刻往往会被法院或仲裁委员会认定无效，这就等同于没有约定违约责任，反而会不利于公司利益的维护。

5.重视争议解决问题的约定

现行法律对协议中争议问题的解决方式给予了较大的自由选择空间。根据《民事诉讼法》规定：“协议的双方当事人可以在书面协议中协议选择被告住所地、协议履行地、协议签订地、原告住所地、标的物所在地人民法院管辖”；根据我国《仲裁法》规定：“当事人采用仲裁方式解决纠纷，应当双方自愿，达成仲裁协议。没有仲裁协议，一方申请仲裁的，仲裁委员会不予受理。”

另，在涉外案件的争议解决机制中，必须注意有部分国家也许会对我国法院判决的认定及执行设有障碍，相比较而言，仲裁裁决的可执行力要优于法院判决。故用足法律授权，在协议文本中对管辖地作出有助于自身的约定尤为重要。

四、协议的调查、签署及履行所涉问题

1.协议行为应当重视调查

公司在经营过程中与客户进行交易应当重视对相关信息的调查，特别在一些交易数额较大的交易活动中，类似的调查活动更显得尤为重要。这些调查的范围重要有如下三种：

（1）对协议相对人进行调查。客户是公司交易的直接相对人，无论是新客户还是老客户，当协议交易额巨大或有迹象表白客户履约能力发生异常时，应当进行必要的调查。调查内容涉及：主体的真实性、合法性、公司资产（车辆、房屋、上一年度会计报表等）状况等。

（2）对协议相关方展开调查。协议相关方是也许与协议有关的担保方，债务承担方（如约定由第三方付款），协议履行过程中，相关方担保能力、债务履行能力出现异常亦有也许危及协议的正常履行，因此也有必要进行一定的调查。

（3）对协议行为的相关财产进行调查。如协议交易中担保方提供担保财产的权属情况，有无设定抵押、查封等他项权利等情形。

对上述调查活动应由公司业务承办人具体负责，必要时也可由律师前往进行调查。

2.协议签署过程中所涉时间问题

律师在执业活动中发现：部分协议当事人对协议文本上的一些涉及时间的事项往往十分大意，甚至出现了双方当事人均对协议盖过公章但又均未标注盖章日期的情形，在这种情况下一旦双方发生争议，往往难以确认双方交易的具体时间，导致事实不清、责任不明，甚至尚有也许蕴涵其他法律风险。

协议的生效时间也很容易被忽略。协议签署及履行过程中必须审查协议中有无附条件、附期限等，如有条件或期限约定，应在条件成就或期限届满时再履行协议。在司法实践中，若协议尚未生效而一方即实际发放货品的，一旦发生争议，法院也只能以“不妥得利”为由判令受货方返还原物，而不能按协议中的约定的相关违约责任规定对方承担，这种状况无疑将不利于公司利益的维护。

3.协议履行过程中的不时对帐、发函

协议履行过程中，若客户方存有拖欠货款达成一定金额或一定期限，公司应当安排具体业务承办人或财会人员与对拖欠货款的客户进行对帐。通过对帐行为，一方面可提醒该客户及时付款；另一方面也可明确双方债权债务关系的具体数额，为也许进行的诉讼（或仲裁）做必要准备。

如客户方存有拒绝对帐或拒绝盖章的，则公司应当注意：其一，该客户是否已经不具有相应的支付能力；其二，要审查该笔债务发生的时间，注意不要超过两年的诉讼时效，如时间已经接近两年，则应尽快发出催讨款项的公函（应当通过邮局挂号或双挂号），以中断诉讼时效并为下一步拟采用的法律手段争取时间。

规范化运作的大型公司、外资公司之所以重视经济协议管理，就是由于有清楚的结识，结识到经济协议管理对于公司经营安全的重要意义。因此，制度化对公司经济协议进行风险管理公司正常经营的必要条件。