大型购物广场应付账款管理.doc

xxxx购物广场
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内部控制系列文件
020108

应付账款管理

xx 版

批 准：

xx-04-01 发布 xx-04-01 实施
xxxx购物广场有限公司

1.0目的
本程序规定公司在处理应付账款入账、调账、核销、对账等方面的管理要求，旨在规范应付账款管理工作，努力维护对外信誉，防范企业处理应付账款业务过程中的潜在经营风险。
2.0制度要求
2.1应付账款管理程序
2.1.1财务部负责制定应付账款管理程序。
2.1.2财务部负责应付账款管理工作，各部门协助管理。
2.1.3统括部应当与财务部、 内控人员共同组织对企业的统括部人员、 营运人员、招商部人员、 财务部全体会计人员和建设工程部人员等相关部门人员进行应付账款管理程序的学习和培训。
2.1.4 统括部、营运部、招商部、建设工程部的业务相关人员、财务部业务主管
人员必须参加应付账款管理培训，培训后视情况对参加培训人员进行考核。
2.1.5 财务总监负责应付账款的日常监督管理；内控人员负责对各部门执行应付
账款管理情况进行定期或不定期检查。
2.2应付账款入账
2.2.1财务部和统括部、营运部、招商部、建设工程部应当对所有录入供应商名单的供应商建立统一代码并通知各相关部门备案。
2.2.2 供应商应付账款入账程序：
Ø 业务人员先核对供应商发票与附件相符后，交财务部业务主管会计审核；增值税发票必须发票联与抵扣联齐全，并注意抵扣联的票面工整。
Ø 财务部会计应当对采购订单、供应商发票、检验入库单（验收报告）进行审核，这就是通常所说的“三单符合”审核；会计在审核当中应当注意：
n 开具发票的抬头、税号、商品名称、数量、金额及出票单位名称是否与采购合同及入库单中的信息一致，如单位有更名、重组等情况，应出具正式公函才可入账；
n 审核时发现不符或不完全相符的项目时，应立即通知相关职能部门。业务经办部门应及时与供应商联系处理。财务部会计应同时将所有三单不符的情况记录下来，每月跟踪并向财务部长新增内容，考虑财务部长负责日常业务，要及时了解业务信息
和财务总监汇报；审核人员应当关注三单不符情况的处理，并对此进行抽查。
n 对在“三单符合”审核中多开票、重开票的供应商，财务部和业务经办部门应提出警告，情节严重的，要考虑给予处罚或列入黑名单；
Ø 会计在“三单符合”审核无误后，制作记账凭证并按照会计复核、批准程序入账；
Ø 有关部门对合同、订单的修改原件，应及时传递到财务部。
2.2.3暂估入账程序：
Ø 对于存货已入库，财务尚未收到发票的，月底应予以暂估入账：
n 各仓库月底应根据发票未到的入库单的“发票联”，编制暂估汇总表，交财务审核入账；
n 财务复核各仓库暂估汇总表与入库单“发票联”，复核无误，作暂估入账凭证；
n 次月初，财务可将暂估入账凭证冲回，到月底时再按实际未收到发票的入库单作下月的暂估入账；
Ø 对作了暂估入账次月发票仍未到的，财务部主管人员应及时与相关职能部门有关人员联系，敦促其向供货商索取发票。
2.3应付账款调账
2.3.1对任何供应商应付账款的调整必须有充分的依据并经部门负责人及财务部和总经理的书面批准。调账依据和授权批准签字应附在相应的调整凭证后。
2.3.2供应商提出供应商名称更改时，必须要求其提供全部合法名称变更资料，包括相关合同权利义务转移的证明材料，及品牌新的授权书等，经公司招商合同审批人员批准后递交财务部，财务人员方可对相应的名称进行修改。由于公司内部原因导致的应付账款供应商名称串户时，也必须经过严格审查并经部门负责人及财务部长和新增内容，考虑财务部长负责日常工作，需及时了解业务
财务总监签字后方可办理调账手续。
2.3.3当供应商提出需要几方对冲调账要求时，供应商之间必须签署相互调账合同(或协议)或对调账事宜做出书面承诺，经业务经办部门负责人审核后，将所有资料报送财务部复核，无误后报财务部长新增内容，考虑财务部长负责日常工作，需要了解业务
、财务总监和总经理审批。
2.3.4供应商之间的重大调账合同(或协议)，应当经过法律顾问的审核，并提出法律意见。确实没有法律后果后方可办理调账手续。
2.3.5对于已经进入黑名单，并冻结付款的供应商，在业务经办部门和财务部办理调账手续前，必须按授权要求得到财务部长和新增内容，考虑财务部长负责日常工作，需要了解业务
财务总监的批准。
2.4应付账款账龄分析
2.4.1 财务部每季度出具应付账款账龄报告（内容应包括但不限于附表应付账款账龄分析表），并提供相关部门。对超过两个月的有借方余额的应付账款，财务部应向相关部了解相关业务情况进行分析后，向财务总监和总经理作书面汇报，以采取合适的处理措施。
2.4.2 每季度财务部根据应付账款的账龄表，分析资金安排和使用的合理性。
2.5对账
2.5.1财务部和业务经办部门在处理供应商发来的对账单时，应当保持高度的谨慎，对发现的差异，财务部应立即通知相关职能部门。各相关职能部门应及时与供应商联系，并在与供应商确认一致后申报财务部，财务部应将根据业务部的申请调整应付账款，并将调整项目、数额、原因以及原始单据都记录或保存下来，每季度整理并向财务总监汇报。
2.5.2财务部主办会计负责核对供应商或供应商的审计师发来的对账单。财务部主办会计在确认供应商对账单前，必须进行全面核对并经财务部长及业务相关负责人签字批准后方可签字盖章。发现存在重大差异时，不得签字盖章。
2.5.3财务部应当建立独立的供应商对账单档案，统一保存所有的供应商对账资料。未经授权人员批准，非财务部人员、内控人员及审计人员不得查阅和复印。3.0流程图（另附）
4.0政策
4.l公司全体人员都应当将维护本公司商业信誉作为管理应付账款的重要因素加以考虑。维护本公司商业信誉是每位应付账款管理者的责任。
4.2所有调账必须根据调账内容获得财务部长和财务总监书面批准后方可进行。
4.3为防止出现串户差错，各企业必须按照计算机管理要求，建立供应商代码。
4.4在没有获得书面依据并且未经财务部长和财务总监批准前，任何人不得擅自修改和调整应付账款的各项记录。
4.5未经财务部长和财务总监批准，供应商业务人员不得到财务部查阅其应付账款记录，更不许查阅其他供应商的付款情况。
4.6各职能部门业务经办人员和财务部业务人员不得利用控制供应商应付账款入账的权力，向供应商索取任何好处。
4.7有关人员发现工作人员利用权力向供应商索取好处或接受供应商的贿赂者，将按企业有关奖惩管理规定予以处罚。
4.8原则上本制度，每年修订一次，遇特殊情况时经授权审批后可随时进行修改。本制度最终解释权归属于公司总经办。
5.0相关制度和表单（无）

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