新版公司合同管理办法.docx

公司协议管理办法
第一章  总  则
第一条  为规范公司的协议管理工作、满足协议管理工作需要，实现公司协议管理的制度化，防止和减少协议纠纷的发生，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国协议法》和有关的法律、法规，结合公司实际情况制定本办法。
第二条  本办法合用于公司及公司下属单位的一切协议管理活动。
劳动协议的管理按照上级劳动人事部门的有关规定执行，借款协议、财产保险协议按公司财务部门规定执行。
第三条  本规定所称协议，是指公司在经营管理活动中，与其它平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。
第四条  本办法所称协议管理，是指公司制定和修改有关协议管理制度以及对协议的订立、审查批准、履行、变更与解除、纠纷解决等进行监督、检查与考核等全过程的管理活动。
第五条  协议经办部门负责本部门协议的订立和管理工作，实行“谁订立，谁负责”和“谁主管，谁负责”。重要职责为：
1、负责组织本部门职责分工范围内的协议谈判，拟定协议条款；
2、全面准确地填写协议条款，必要时组织进行协议评审。办理协议送审、报批、盖章及送交存档手续；
3、负责协议履行跟踪，追踪协议标的的内外质量，收集使用单位意见；
4、及时妥善办理协议的变更或解除事宜，并报管理规划部和有关领导审查、批准；
5、及时向协议管理部门报送协议正本、招投标文献以及协议有关的各种纪要、变更澄清等资料，及时反映协议履行中出现的法律问题；
6、参与协议纠纷的调解、仲裁或诉讼，负责提供有关的一切资料；
7、安排专人负责协议管理工作，及时做好本部门协议副本及有关文献的归档工作，建立本部门协议台账；
订立协议，如涉及公司内部其他单位的，应事先在内部进行协商，统一意见，然后签约。对于涉及多个部门或难以拟定由哪个部门作为协议经办部门的，由与该项业务最相近的部门负责，或由与该项业务最相近的上级主管领导拟定哪个部门作为协议的经办部门。
第二章  协议管理部门
第六条  综合管理部为公司协议管理的主管部门，统一管理公司的协议工作。其重要职责是：
1、负责拟定、修订协议管理制度，并组织实行；
2、组织宣传贯彻《协议法》及相关法律法规，组织对各业务部门协议经办人的培训；
3、参与公司对外订立重大协议的谈判；
4、参与标书评审和协议评审；
5、对协议订立、变更及解除进行审查把关；
6、负责公司本部及所属各单位的各类协议执行情况的监督检查；
7、负责公司协议专用章的管理；
8、负责公司协议台账、协议档案的建立和管理；
9、协调单位内部和外部协议关系，对协议纠纷依法申请仲裁或诉讼；
10、协议管理中需要解决的其他问题。
第七条  公司财务与资产管理部是协议财务监督部门，重要职责：
1、负责从财务角度审查和监督协议的订立和履行情况，注重在价格、结算方式、票据等方面进行审查把关；
2、负责发票的审查、签收、签发。核对发票金额和协议金额、发票内容与协议内容是否一致；协议批准程序是否符合规定，程序不完备的，拒绝付款；
3、负责按协议结算条款收、付款；
第八条  其他相关部门的职责：
1、申购部门负责向管理部门提供本单位所需物品的规格、型号、数量、质量、时间规定等；需要进行工程建筑施工的单位，负责向主管部门提供涉及维修、改造、新建、扩建工程建设的需求报告；
2、质量验收小组负责对购进机器设备、材料、燃料等进行验收，并出具验收报告；
3、验收部门负责对验收合格的机器设备、材料、燃料等办理入库手续；
4、配合综合管理部进行重大协议审查或评审，并签署审查或评审意见；
第三章  协议的订立
第九条  订立协议应严格按《中华人民共和国协议法》的规定及本办法的有关规定，必须遵循“平等、自愿、公平”的原则。
第十条 协议订立的程序
1、顾客提出要约邀请的协议订立程序
资信审查—→接受要约邀请 —→协议填写—→审查—→批准—→签章。
2、我方提出要约邀请的协议订立程序
对方资信情况审核—→要约邀请—→要约信息反馈—→协议填写—→审查—→批准—→签章。
3、通过招标订立协议的程序
市场调查—→标书制作、发放—→接受投标—→评审—→定标—→订立协议—→审查—→批准—→签章。
4、设备、材料、物资买卖协议的订立程序
计划准备—→考察小组对标的征询（质量、价格、售后服务等）—→资信审查—→技术或商务谈判—→草拟协议文本—→审查—→批准—→签章。
第十一条 协议签订内容一般涉及以下条款：
1、当事人名称（或姓名）、住所、法人代表人姓名及职务、开户银行及账号；
2、标的或标的物（指货品、劳务、工程项目等）名称、型号、规格等；
3、数量和质量，涉及合用规范、质量标准和检测方式等；
4、价款或酬金；
5、履行的期限、地点和方式；
6、违约责任；
7、协议争议的解决方法；
8、协议订立的时间、地点；
9、根据法律规定或协议性质应当具有的其他条款。
对数量、质量、履行期限限和方式等有特殊规定的，应当在协议中予以特别明确。
第十二条 协议内容应符合下列规定：
1、主体合格、标的明确、手续完备；
2、条款齐全、意思表达真实；
3、文字清楚、语言规范；
4、无矛盾条款、无空白条款。
5、订立协议，如涉及公司内部其他单位的，应事先在内部进行协商，统一意见，然后签约。对于涉及多个部门或难以拟定由哪个部门作为协议经办部门的，由与该项业务最相关的部门或该项业务最相关的上级主管领导，拟定哪个部门作为协议的经办部门。
第四章  协议的审查
第十三条 协议订立前，协议承办部门应当审核对方的资信状况和履约能力，内容涉及：
1、社会信誉（近三年是否有重大违约，是否涉及重大经济纠纷或经济犯罪案件等）和履约能力（如生产能力、支付能力、运送能力等）；
2、审查营业执照是否真实、有效；
3、核算对方的资产（资金）证明；
4、审查协议对方的资质等级证书；
5、审查法人证书及法人委托证书；
6、根据协议性质需要审查的其他内容。
协议对方当事人的资信、履约能力有瑕疵或其委托代理人无有效授权的，不得与其签订协议。
第十四条 经办部门组织对协议进行业务性审查，审查的内容为：
1、对方当事人是否具有签约主体资格；
2、是否各方谈判、协商的一致意见，是否符合决策部门的决策意见；
3、是否违反公司的规章制度；
4、是否超越业务权限；
5、语言是否准确、通顺。
第十五条  协议管理部门对协议进行合法性审查，重要内容涉及：
1、协议签订主体是否符合法律规定；
2、条款是否违反法律、法规和司法解释的规定；
3、条款是否有冲突；
4、条款是否有歧义；
5、条款是否有效维护我公司合法权益；
6、条款是否完备。
综合管理部对协议严密性可进行监督审查。
第十六条 提交综合管理部审查的协议应符合下列规定：
1、经办部门已经对协议进行了业务性审查，涉及财务事项的已经通过财务部门审查；
2、协议当事人均未在协议协议上签字盖章；
3、协议约定的内容尚未实际履行；
4、需要同时附送的材料完备；
第十七条 协议管理部门审查的期限为在收到协议后的3个工作日内完毕，并视情况提出法律意见或解决问题的方案，业务紧急的，因尽也许满足业务部门的时间规定，业务特别疑难的，应合理延长审查时间。
第十八条 协议管理部门审查后，出具书面法律意见书，对存在的问题进行分析，对风险做出判断，并视情况提出防范或减少风险的对策。该意见不是最终的决策意见，而是业务部门做出决策的重要参考。
第十九条 协议报送法人代表或授权代表批准时，必须将法律意见书做为附件一并报送，根据批准人的规定对采纳部分和不采纳部分进行说明，经办部门协议存档时也应将法律意见书一并存档。
第二十条 同一内容协议一般审查一次，由经办部门对采纳部分进行修改，特殊情况需要再次报送审查的，最多进行两次，审查人对协议文本和审查意见一并保存。
第二十一条 审查人对协议审查中涉及到的商业秘密负有保密义务。
第五章 协议的批准
第二十二条 公司总经理受董事会及董事长的委托，全权解决公司的各类业务，代表公司对外签订协议。公司其别人员对外订立协议，应得到公司总经理的授权并在授权范围内对外订立协议。
第二十三条  以公司名义签订的协议，协议承办部门应做好履行协议批准的程序：
1、工程承包协议：
公司本部土建工程、设备安装工程的承包协议，由公司预算人员审核总造价后，经主管副总经理批准后（金额较大的递交班子会讨论通过）由公司总经理授权副总经理签订协议。
2、销售协议：
公司销售协议，必须注明单价、供货数量、供货时间、回款时间、回款方式等，由公司总经理授权主管销售副总经理签订有关协议。
如遇索赔、善后解决等有关事宜，必须经协议主管部门和其它协议监督部门讨论后报班子会通过。
3、采购协议：
公司本部大宗物资、设备及其配件的采购经物资部负责招投标后，再报主管副总经理批准（金额较大的递交班子会讨论通过），最后由公司总经理授权副总经理签订协议。
4、其它各类协议批准程序：
公司本部以公司名义签订的其他各类协议，经协议业务部门拟定后，报主管副总经理批准后，有必要时递交班子会讨论通过，由公司总经理授权签订有关协议。
第二十四条  公司所属法人单位以其公司名义订立外协工程协议，应严格按公司“外协工程管理规定”有关内容订立。
第二十五条  以公司名义对外订立协议应当使用协议专用章，以其他各种公章签订协议对本公司不发生效力，除非公司追认。违反规定签订协议的追究有关人员责任。
第六章  协议的履行
第二十六条  协议依法成立，即具有法律约束力。一切与协议有关的部门、人员都必须本着“守协议、重信用”的原则，严格执行所规定的权利义务，保证协议实际、全面地履行。
第二十七条 公司协议实行协议履约责任制，部门及单位一把手是协议履约的第一负责人，第一负责人对协议的全面、对的履行负责。
第二十八条 各签约单位、签约人应随时了解、掌握协议的履行情况，发现问题及时解决或报告。应当积极妥善地行使抗辩权、代位权、撤消权、留置权，否则致使协议不能履行或不能完全履行，给公司导致损失的，要追究有关人员的相应责任。
第二十九条  根据协议性质，协议执行部门应按照协议约定的标的物的数量、质量等进行验收，对不符合协议约定的，应在法定或约定的期限内向对方当事人提出书面异议，并督促协议对方继续履行。
第三十条  对于公司为付款方的协议，支付协议价款时，须经公司领导审批签字。未经协议主管部门及公司领导签字，财务部门应不予付款。
第三十一条  对于公司为付款方的协议，支付最后一笔协议款项时，协议执行部门应填写协议履行终结报告，送管理规划部终止协议。
第七章 协议的变更与解除
第三十二条  在协议履行过程中碰到困难，各单位应尽一切努力克服，尽力保障协议的履行。如实际履行或适当履行确有不可克服的困难而需要变更、解除协议时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。
第三十三条 对方当事人提出变更、解除协议的，应从维护本公司合法权益出发，从严控制。
第三十四条 协议需要变更、解除，协议执行部门应向协议主管部门提交经本部门负责人签字的书面报告，经管理规划部门审查出具意见后，报法人代表或授权代表签字批准后方可变更、解除。经办部门应及时采用补救措施，尽量减少由此导致的损失。
第三十五条  协议变更、解除必须采用书面形式。
第三十六条  协议执行部门应将变更、解除协议的各种文献、纪要、信函等原件报送协议主管部门。
第七章  协议纠纷的解决
第三十七条 发生协议纠纷时签约单位应在24小时内到协议主管部门提交书面报告，并根据实际情况，提出相应的解决以及应对办法；
第三十八条 协议纠纷原则上由签约单位负责解决，签约人对纠纷的解决必须具体负责到底。涉及公司内多个单位的，或签约单位解决不了的，报主管领导协调解决。

第三十九条 对经协商仍无法解决的协议纠纷，经总经理批准，可提交上级主管机关、仲裁部门或人民法院依法解决。
第四十条 协议纠纷的提出，及与对方当事人协商解决纠纷的时间，应注意不超过法律规定的时效，并考虑有仲裁或起诉的足够时间。
第四十一条 协议管理部门解决经济纠纷前，有关签约单位必须提供下列证据材料(原件或复印件)；
1、协议的文本(涉及变更、解除协议的协议)以及与协议有关的附件、文书、电报、图表等；
2、送货、提货、托运、验收、发票等有关凭证；
3、产品质量标准、样品或鉴定报告；
4、货款的承付、托收凭证，有关财务帐目；
5、有关违约的证据材料；
6、其他与解决纠纷有关的材料。
第四十二条  协议纠纷经双方协商达成一致意见的，应订立书面协议，由双方代表签字并加盖协议专用章。
第四十三条 协议纠纷解决或执行完毕的，应及时告知有关单位，并将有关资料汇总，统一交协议主管部门归档，以备查考。
第八章  协议的管理
第四十四条  公司本部各职能部门订立的协议，正本由协议主管部门保管，其副本由各职能部门保管。
第四十五条  以公司名义鉴订的一切协议，如采购协议、销售协议、租赁协议、保险协议、工程承包协议及其招投标文献的正本由协议主管部门保管，其副本由财务部及相关部门保管。
第四十六条 公司对对外订立协议的人员，属于职务代理的按本办法第五章授权权限执行，属于总经理特别授权的，按一事一委托的原则，由总经理在办公会上授权委托，记录人需将内容写入记录。不经授权的人员一律无权对外订立协议。
第四十七条 各授权委托人在被授权的范围、期限内，代表公司对外订立协议，不得将代理事项自行转委托别人代理。
第四十八条 发生特殊情况，须外带协议专用章的，须经法定代表人批准，并按规定办理登记手续。
第四十九条 协议专用章的使用应建立台帐，协议专用章如遗失或被盗，除应立即告知有关部门外，还应登报挂失。
第五十条 一般情况下，公司不为其他单位和个人提供担保，特殊情况下，公司需为外单位提供担保的，需经总经理办公会议通过，总经理签字批准，并加盖公司印章。
第五十一条  协议主管部门对公司所属各单位的协议管理情况进行不定期的检查，对协议履行情况进行监督。对协议管理较差，达不到本办法规定但未导致严重后果的，由公司予以通报批评，并限期改正、改善；由于个人因素导致协议履行困难或导致损失的，由公司追究相应责任，并视情况给予经济处罚;导致重大经济损失的，依法追究法律责任。
第七章  附则
第五十二条  本办法由管理规划部负责解释和修订。
本办法没有规定的，以协议法、相关法律法规及本公司其他相关的规章制度为依据。
第五十三条 本办法自下发之日开始执行，原《协议管理办法》同时废止。公司下发的其他文献对协议管理与本办法有抵触的，以本办法为准