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劳动合同管理规定
一、 总则
1 为了规范劳动合同的管理，依法保护劳动合同双方的合法权益，根据《中华人民共和国劳动法》和《中华人民共和国劳动合同法》及有关法律、法规，结合公司实际情况，特制定本规定。
2 本规定适用于xx总部及各业务单元全日制员工；香港地区公司员工参照执行。
二、 管理职责
1 总部人力资源中心
1.1 制定、修订xx劳动合同管理规定；
1.2 制定操作指引以及相关的模板；
1.3 指导、协调业务单元人力资源部门按规范操作；
1.4 根据人力资源管理权限，办理相关劳动合同的审批。
2 业务单元人力资源部门

2.1 制定本业务单元的劳动合同管理操作细则；
2.2 依据本规定及本业务单元管理操作细则，办理劳动合同的审批手续；
2.3 建立劳动合同台账；
2.4 劳动合同的保管与存档等；
2.5 反馈劳动合同管理实施情况，并提出合理化建议。
三、 劳动合同的形式及内容
1 劳动合同的形式
1.1 劳动合同应当为书面纸质文本形式。
2 劳动合同的内容
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2.1 劳动合同应当具备以下条款：
2.1.1 公司的名称、住所和法定代表人或者主要负责人；
2.1.2 员工的姓名、住址和居民身份证或者其他有效身份证件号码；
2.1.3 劳动合同期限；
2.1.4 工作岗位和工作地点；
2.1.5 工作时间和休息休假；
2.1.6 劳动报酬和社会保险；
2.1.7 劳动保护、劳动条件和职业危害防护；
2.1.8 法律、法规规定应当纳入劳动合同的其他事项。
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2.1
2.2 除前款规定的必备条款外，公司根据实际情况，可与员工约定试用期、专项培训、保守秘密等其他事项，签订专项协议书，包括但不限于《保密协议》、《培训协议》等。
2.3 工作岗位
2.3.1 劳动合同工作岗位以岗位说明书及职位类别为依据，地区政策有特殊规定的从规定；
2.3.2 各业务单元应制订填写细则，统一区域内填写标准；
2.4 工作地点
2.4.1工作地点建议填写城市名称，以员工实际工作地点所在城市进行填写。
2.5 工作时间
2.5.1工作时间分为标准工时制、不定时工作制和综合计算工时工作制；
2.5.2实行不定时工作制和综合计算工时工作制的员工范围，以劳动部门审批为准；
2.5.3不属于不定时工作制和综合计算工时工作制范围的员工，应适用标准工时制。
2.6 劳动报酬
2.6.1劳动合同中应明确劳动报酬的金额；
2.6.2劳动合同中约定的劳动报酬不得低于当地最低工资标准。
3 劳动合同文本
3.1 劳动合同文本包含制式劳动合同、劳动合同补充条款及保密协议等；
3.2 公司使用统一制式劳动合同，各地区如根据实际情况需要使用当地标准合同，需向人力资源中心报备；
3.3 涉及劳动合同或协议内容的变更及填写标准，需征求业务单元对应的总部法律事务部分部意见（业务单元没有对应的总部法律事务部分部的，应征询总部法律事务部意见），并经业务单元人力资源部门审批，审批后的劳动合同文本应向总部人力资源中心报备;
3.4 总部人力资源中心将根据实际情况发布有关劳动合同或协议内容的填写指引。
四、 劳动合同的期限
1 公司与员工签订的劳动合同一般分为固定期限劳动合同、无固定期限劳动合同。根据工作岗位性质及员工个人情况，在平等、自愿、协商一致的基础上确定。
2 固定期限劳动合同
2.1 新入职员工第一次与公司订立的劳动合同为固定期限劳动合同，开始日期为入职日期，结束日期建议由各业务单元按以下任一种操作方式选择，并向总部人力资源中心报备。
签订次数/条件
劳动合同
期限类型
开始日期
结束日期
备注
第一次签订
固定期限
入职日期
员工入职满三年后当年的首个季度最后一日
一年设四个结束日期，即1月1日至3月31日入职的员工，劳动合同结束日期为入职满三年后当年的3月31日；4月1日至6月30日入职的员工，劳动合同结束日期为入职满三年后当年的6月30日；7月1日至9月30日入职的员工，劳动合同结束日期为入职满三年后当年的9月30日；10月1日至12月31日入职的员工，劳动合同结束日期为入职满三年后当年的12月31日。
入职满三年后的首个3月31日或9月30日
一年设两个结束日期，即4月1日至9月30日入职的员工，劳动合同结束日期为入职满三年后的首个9月30日；10月1日至3月31日入职的员工，劳动合同结束日期为入职满三年后的首个3月31日。
入职满三年后首个6月30日或12月31日
一年设两个结束日期，即1月1日至6月30日入职的员工，劳动合同结束日期为入职满三年后的首个6月30日；7月1日至12月31日入职的员工，劳动合同结束日期为入职满三年后的首个12月31日。
第二次签订
固定期限
上一份劳动合同到期日的次日
劳动合同期限满五年的当日
第二次签订的劳动合同期限为五年整
3 无固定期限劳动合同
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3.1 公司与员工协商一致，可以订立无固定期限劳动合同。
3.2 有下列情形之一，员工提出或者同意续订、订立劳动合同的，除员工提出与公司订立固定期限劳动合同外，应当订立无固定期限劳动合同：
3.2.1 员工在xx连续工作满十年（如员工属xx集团内调动并在xx工作的，工龄包含员工在xx集团工作的连续工龄）
3.2.2 2008年1月1日后，同一法人公司与员工连续订立二次固定期限劳动合同，且员工没有下列情形之一，续订劳动合同的：
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3.1
3.2
3.3
- 严重违反公司规章制度的；
- 严重失职，营私舞弊，给用人单位造成重大损害的；
- 被依法追究刑事责任的；
法律、行政法规规定的其他情形。
3.2.3 有特殊规定的按照规定。
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3.3 员工已符合签订无固定期限劳动合同的条件，但员工书面提出与公司订立固定期限劳动合同的，经部门第一负责人审批，公司相应人力资源部门批准，可以与员工签订固定期限劳动合同。签订的固定期限劳动合同期限为三年整，开始日期为上一份劳动合同到期日的次日，结束日期为劳动合同期限满三年的当日。
五、 劳动合同的订立
1 劳动合同订立要求
1.1 公司招用员工时，相应的人力资源部门、用人部门应当如实向员工说明岗位用人要求、工作内容、工作条件、工作地点、劳动报酬等情况。
1.2 公司招用员工时，相应的人力资源部门、用人部门应了解员工与劳动合同直接相关的基本情况，员工有义务向公司提供解除或终止劳动合同的证明。各业务单元根据实际情况确定相关证明资料提交的流程和要求。
1.3 员工应保证其所提供的有关本人身份证明、健康状况证明、学历证明、婚姻状况证明、工作经历证明、职业技能证明等材料及文件真实准确；否则，因此给公司造成损失的，员工应给予赔偿；同时公司可与其解除劳动合同，并不予经济补偿。
1.4 凡与公司建立劳动关系的员工，必须自入职之日起七个自然日内与公司订立书面劳动合同。
1.5 新入职员工不愿与公司订立书面劳动合同的，公司不予录用。
1.6 劳动合同必须由员工本人亲自签署，不得代签。
2 劳动合同主体
2.1 所招用的劳动者必须是年满十六周岁至法定退休年龄范围内的自然人（当地政府部门要求所招用的劳动者须年满十八周岁的，按当地政府部门要求执行）。
3 试用期
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3.1 劳动合同约定试用期的，试用期包含在劳动合同期限内。
3.2 新入职员工试用期一般约定为3个月，个别特殊岗位可适当延长，但最长不得超过6个月。约定的试用期超过3个月的，需按人力资源管理权限报相应部门审批。
3.3 同一法人公司与同一员工只能约定一次试用期，岗位异动（晋升、降级、平级调动）及再入职人员不得再次约定试用期。
4 服务期
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4.1 公司为提升员工专业技能外派参加外部机构、供应商和相关业务单位组织的有偿培训或参观学习的，应与员工订立《培训协议》，约定服务期，其相关规定按《xx外训管理规定》执行；
4.2 员工违反服务期约定的，应当按照《培训协议》中的约定向公司支付违约金。
5 保密协议
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5.1 公司与员工可在劳动合同中约定保守公司商业秘密和与知识产权相关的保密事项。对涉及公司商业秘密的员工，公司应当与员工签订《保密协议》，约定保守公司商业秘密的内容、范围等有关事项；
5.2 对掌握公司关键商业机密的高级管理人员，需与其约定竞业限制条款, 经离职审批后，书面告知员工履行竞业限制约定。
六、 劳动合同的履行、变更
1 劳动合同的履行
1.1 劳动合同由公司与员工协商一致，并经公司与员工在劳动合同上签字盖章生效。
1.2 员工改名或公司变更名称、法定代表人、主要负责人、投资人等事项，不影响劳动合同的履行。
2 劳动合同的变更
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2.1 劳动合同变更是指劳动合同履行过程中，劳动合同双方依据情况变化（包括工种的变更、工作地点的变更、工作时间的变更等），按照法律规定或劳动合同的约定，对原劳动合同的条款进行修改、补充和终止的行为。
2.2 在劳动合同期内，公司与员工协商一致，可以变更劳动合同约定的内容。
2.3 变更劳动合同，应当采用书面形式，公司与员工签订《劳动合同变更协议书》，并经公司与员工签字盖章生效。
2.4 员工在xx跨业务单元异动时，参照《xx跨业务单元异动员工劳动合同签订操作指引》执行。
七、 劳动合同的续签
1 劳动合同续签是指劳动合同届满，公司与员工一致同意双方劳动关系延续的行为。
2 劳动合同期限届满时，员工有下列情形之一的，公司应与员工续签或续延劳动合同：
10.1 员工患病或非因工负伤，在规定的医疗期内，或女员工在孕期、产期、哺乳期内的，劳动合同的期限应续延至医疗期、孕期、产期或哺乳期期满；
10.2 法律、行政法规规定的其他情形。
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2.1
2.2
2.2.1
3 续签期限
3.1 续签期限参照本规定第四条第2项、第3项规定执行。
八、 劳动合同的发放、签收与保存
1 人力资源部门应及时将员工签订好的劳动合同盖章，一份公司存档，一份发放给员工。对于当地人力资源和社会保障部门有强制性劳动用工备案要求的，应在当地人力资源和社会保障部门进行劳动用工备案。
2 领取劳动合同时，员工本人应在《劳动合同领取签收表》上签字，且不得代领。
3 相应人力资源部门必须妥善保管《劳动合同续签审批表》、《劳动合同续签通知书》、《劳动合同变更协议书》、《劳动合同领取签收表》与员工签字的劳动合同文本，并在员工劳动合同解除或终止后至少保存两年。
九、 劳动合同的解除与终止
1 劳动合同的解除与终止参照《xx员工离职管理规定》、《xx员工行为奖惩办法》等相关制度执行。
2 员工违反法律规定或者违反劳动合同约定、给公司造成损失的，应当承担赔偿责任。
3 员工未与公司解除或终止劳动合同，同时又与其他用人单位建立劳动关系，对完成本公司工作任务造成严重影响的，或者经公司提出，拒不改正的，或与其它用人单位存在全日制用工关系的，公司有权解除或终止与该员工的劳动合同，并不予经济补偿，同时公司将保留追究该员工法律责任的权利。
十、 争议处理
1 公司与员工发生劳动争议的应当协商解决。协商不成的，可以向公司工会\职代会或向劳动争议调解委员会申请调解。调解不成的，可以向公司所在地的劳动争议仲裁委员会申请仲裁。
2 解除或终止劳动合同时，员工未进行工作交接，给公司造成管理混乱或经济损失的，员工应当进行赔偿。
3 员工离职后被发现在职期间有向公司借款未偿还或有其它应向公司支付的未结款项的，公司在与员工劳动合同解除或终止后仍然有权追讨。
十一、 劳动合同签订流程
1 新入职员工劳动合同签订流程

流程描述
1.1 签订
l 员工入职报到时，入职管理部门为员工办理入职手续；
l 入职管理部门与员工及部门确定试用期后，自员工入职之日起需与其签订劳动合同，若故入职当日无法签订劳动合同的，需在七个自然日内与其签订书面劳动合同。
1.2 审核
l 入职管理部门提交劳动合同盖章审批表至员工关系部门；
l 员工关系部门审核员工签订的劳动合同是否符合公司要求；若签订的劳动合同符合公司要求，则交由入职管理部门盖章后发放；若不符合公司要求，则退回入职管理部门，要求其重新与员工签订劳动合同；
1.3 发放及存档
l 入职管理部门应自员工入职之日起一个月内将盖章后的劳动合同发放给员工；
l 员工领取劳动合同，应在《劳动合同领取签收表》上签字，且不得代领；
l 系统录入部门应及时将劳动合同信息录入人力资源管理系统；
l 系统录入部门将信息录入完之后，应及时将劳动合同文本传至档案管理员处存档。

2 劳动合同续签流程

1.1 发起
001人力资源部门应在员工劳动合同期限届满前60日制作《劳动合同续签审批表》，提交给用人部门审批，用人部门审批通过后，报人力资源部审批。其中《劳动合同续签审批表（门店员工版）》仅适用于门店经理级（不含）以下员工，其他人员使用《劳动合同续签审批表（职能员工版）》
1.2 审批及通知
l 经批准续签的员工，人力资源部门应在员工劳动合同期限届满前30日书面通知员工续签劳动合同；
l 劳动合同续签审批未通过的，人力资源部门应在员工劳动合同期限届满前30日通知员工终止劳动合同，并按《员工离职流程》办理离职手续；
l 《劳动合同续签审批表》经用人部门审批未通过的，用人部门须填写不同意续签情况说明书提交人力资源部门审批；
l 若员工在合同期限届满前10天仍未前来办理合同续签事宜，需向员工下发书面通知《劳动合同续签通知书》，告知逾期未续签劳动合同的法律后果，督促其及时与公司办理劳动合同续签手续；
l 员工不同意或逾期未与公司续签劳动合同的，视为员工主动申请终止劳动合同，按《员工离职流程》办理离职手续。
1.3 续签、发放及存档
l 员工同意续签劳动合同的，人力资源部门应在员工劳动合同期限届满前30日与员工续签劳动合同；
l 人力资源部门应及时将续签好的劳动合同盖章，并录入人力资源管理系统；
l 人力资源部门应自员工上一份劳动合同到期前将盖章后的劳动合同发放给员工；
l 员工领取劳动合同，并在《劳动合同领取签收表》上签字，且不得代领；
l 人力资源部门应妥善保管劳动合同文本、《劳动合同续签审批表》、《劳动合同续签通知书》和《劳动合同领取签收表》，并及时存档。
十二、 附则
1 各业务单元人力资源部门参照本规定及当地相关法律法规，结合自身实际情况制定本业务单元的劳动合同管理细则，并向总部人力资源中心报备。
2 本规定施行前已订立且在本规定施行之日存续的劳动合同，继续履行；本规定施行前订立、续签的劳动合同，根据本业务单元原制度执行或参照本规定制定替代方案，但不得违反相关劳动法律法规规定。本规定施行后，劳动合同订立、续签按本规定执行。
3 本规定由总部人力资源中心负责解释和修订。
十三、 附件
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1.1
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2.1
2.2
2.3
2.4
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4
1
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2.1
1 《附件1-劳动合同续签审批表（职能员工版）》
2 《附件2-劳动合同续签审批表（门店员工版）》
3 《附件3-劳动合同续签通知书》
4 《附件4-劳动合同变更协议书》
5 《附件5-劳动合同领取签收表》
6 《附件6-保密协议》