OA系统管理详细规定.doc

巧母亲食品（韩国）株式会社

OA系统管理要求

制订部门：行政人事部
编制日期：

核准： 审核： 编制：
1、目标
为确保巧母亲协同办公系统（以下简称“OA系统”）安全、通畅运行，充足发挥OA系统作用，以提升工作效率，连续推进无纸化办公，特制订本要求。
2、范围
适适用于巧母亲OA系统运作及管控。
3、总则
3.1 OA系统经过汉字姓名或职员工号和密码进行身份管理和验证，首次登录OA系统时使用人员需修改初始密码后方可登录。
3.2 OA系统内容包含公告栏、文档管理、问卷调查、图片新闻、个人通讯、个人办公、个人设置、步骤管理、BBS平台、后台管理及常见工具等功效，意在实现信息、公文无纸化传输、信息共享和交流，规范管理步骤，提升办公效率。
3.3 OA系统以事件为部门，从申请、帮助、签批、至办结，均需进入OA系统运转，运转过程中，OA系统将对每一步步骤操作自动留痕，以作为管理资料备查，并对每步步骤操作进行效能督查。
4、系统管理
4.1 公告管理：公布企业相关通知及信息，由行政人事部负责公布及管理。
4.2 文档管理：公布企业各单位可公开相关管理要求及学习材料，由行政人事部负责公布及管理。
4.3 图片新闻管理：公布企业新闻图片、培训图片及其它各类活动图片，由市场部、行政人事部负责公布及管理。
4.4 步骤管理：查询、开启、新增、修改企业OA步骤，由行政人事部维护管理。
4.5 人员管理：组织架构，人员增删等人员管理功效，由行政人事部负责维护管理。
4.6 系统管理：OA系统维护、备份及其它系统管理功效，由行政人事部负责维护管理。
4.7 其它功效模块：依据企业需要后期开发后指定管理部门。
4.8 使用人员在工作时间内，标准上2个工作时最多不超出4个工作时登录一次OA系统并保持在线状态，确保立即接收相关信息及步骤办理。
4.9 BBS论坛提供公布企业相关事务专题，版主以专题为中心公布相关细节信息，OA使用人可针对BBS各
专题提出针对性意见或提议，由行政人事部统一进行信息管理。
4.10 行政人事部负责系统维护和管理，对系统实施统一布署、分级管理，其它模块指定责任部门或责任人应推行相关维护和管理责任。
4.11 OA账户新增：由行政人事部在办理职员入职手续后将新入职人员相关信息发送至信息主管，由信息主管负责开通并通知使用人。
4.12 OA账户删除：信息主管签署离职人员离职交接表后，账号应立即删除。
5、步骤管理
5.1为最大化实现无纸化办公，已公布实施OA步骤单，均取消手工纸质单方法，实施OA步骤单。
5.2 特殊机密文件可选纸质呈报。
5.3步骤审批按各步骤相关要求实施。
5.4 呈批步骤严禁申请人可撤消功效，如需撤消请将步骤ID号报备给信息主管撤销。
5.5 步骤帮助角色定义：她人帮助、工作代理人、财务审核人员、总经理助理、副总及行政相关事务帮助处理员等，角色变更需依据岗位职责或命令通知进行更改。
5.6 步骤审批岗位定义：总经理、副总经理、人力总监、财务总监、中心领导、部门经理及直接主管。
5.7 阅读查看步骤权限人员：系统管理员、总经办、财务总监、财务相关审单人员、人力总监、行政人事部相关帮助处理人员及临时授权人员。
5.8 步骤分类规范
5.8.1 “人力资源”分类下步骤使用范围：全部厂区工作人员，适适用于人事相关事务。
5.8.2 “日常办公”分类下步骤使用范围：全部厂区工作人员，适适用于日常办公相关事务。
5.8.3 “营销业务步骤”分类下步骤使用范围：全部营销系统工作人员，适适用于营销系统相关事务。
5.9 OA授权签批步骤：
5.9.1企业全部些人员出差期间不许可授权她人代办OA步骤，须自己登陆OA审批。
5.9.2事假、病假期间许可授权她人代办OA步骤，但被授权人审批OA步骤时，须请示授权人，得到授权人同意方可审批，被授权人在授权期间不得登录授权人账号进行审批, 应使用自己账号进行审批处理。
5.10 “呈批”步骤签批规范：
5.10.1 OA步骤“呈批”申请事项如包含其它中心或需权责部门审批会签（如行政人事部、财务中心等审核），签核步骤为：申请人填写呈批交上级主管逐层审核→中心责任人审核→转相关中心责任人审核（可同时转多个中心同时评审或审核，填写意见）→各中心填写审核提议后直接返回提议中心领导→提议中心责任人评定是否采纳各中心意见，同时需针对不一样意见在呈批中明确回复后报总经理同意。
5.10.2各中心在填写“呈批步骤”时，应认真审核且考虑完整，针对同一事项，标准上要用一份“呈批”完成申请，如有遗漏事项需要重新申请，则须在新呈批上注明原已批呈批ID号，并注明是对原呈批增加申请；针对重新申请步骤，须在新呈批上注明原已批呈批ID及括弧备注已批总金额，并注明对原呈批申请作废。
5.10.3各中心务必遵照先申请后实施标准，杜绝先实施后补单，违者按企业制度给予处分。
5.11 新步骤开发和现有步骤更改
5.11.1 属于中心或部门专用步骤，由使用中心或部门提出申请，提供步骤制作相关依据和表单，经中心领导签字确定，帮助行政人事部信息主管计划步骤图，开发形成最终公布版步骤。
5.11.2 属于公共类步骤，由行政人事部负责梳理相关制度和表单，计划步骤图，经行政人事部总监签字确定，开发形成最终公布版步骤。
5.11.3 旧步骤撤消删除：如步骤已经不符合相关制度或已不适用，经行政人事部评定确定可取消后，由信息主管负责删除。
6、效能督查
6.1 步骤办理应按指定步骤考评时间内处理完成，考评时间依据在工作时间内并按上一步骤完成时间至本步骤完成时间计算，系统将自动统计并做查询依据。
6.2 以下帮助人员（工作代理人、返回申请人、退回申请人修改、步骤中转帮助人、行政相关协办人员、她人帮助及其它会签人员）考评时间为 4个工作时。
6.3 帮助报价人员（报价处理员）考评时间依据岗位职责制度及岗位工作要求时效进行审批，可参考《采购管理要求》进行。
6.4 审批步骤（主管、经理、中心领导、人力总监、财务总监、总经理助理及其它相关审批人员）考评时间为4个工作时。
6.5 各审核、帮助步骤人员，需按要求时限完成签署意见转入下一步骤，在步骤实施中有不一样意见只许可往返签批两次，超出两次则需升格至该步骤更高一层管理者进行协调，以这类推，最终按本制度5.10.1条款实施，即：由申请中心最高领导评定是否采纳。
6.6 审批人员如因工作离岗或参与会议等原因无法立即登录应交代平时工作代理人帮助处理OA事务。
6.9 步骤审批经过后续完工步骤将纳入考评，后续步骤办理人员需按本职员作时效性进行处理，最长不得超出三个工作日，以确保步骤开启至完工完整性。
6.10步骤开启每个目前步骤处理完成后应知会下一步骤处理人，开启步骤者应跟踪步骤处理进度，一经审
批经过或被退回步骤均需按实际情况进行处理，不得长久停留或不按步骤考评要求时间处理。
6.11 使用人应立即撤消、删除失效或错发信息及步骤。
7、保密和安全
7.1 个人应保管好个人账号及密码，不得借用及外泄。
7.2 文档管理人员应对文件资料保密性、正确性、完整性、公布范围负责，并在企业相关规章制度及可公开文章知识公布后立即上传至相关文档模块中，系统自动生成不可下载、不可复制、不可打印管控效果供查阅，如需提供下载相关表单应使用压缩方法上传供下载使用，使用OA人员不得将文档信息涉密。
7.3 从外网联入OA系统(:8081)计算机，应安装杀毒软件，以防病毒入侵。
7.4 使用系统时，全部涉密信息不得在该系统内公布，也不得存放在OA系统中任何模块(如:网络硬盘)。
7.5 使用人员应严格实施相关操作规程，不得侦测、盗用她人账号和密码，刺探网络配置、服务器配置和数据库信息等机密内容。 
8、系统维护
8.1 信息主管应定时检验、维护计算机网络，发觉问题应立即排除。
8.2 服务器出现故障，造成系统无法正常运行等其它无法正常使用，应立即通知使用人员并立即查明原因、排除故障，恢复正常。
8.3 信息主管负责对OA系统数据进行本机备份，每个月末对OA系统完整数据进行一次异地备份。
8.4 BBS论坛管理员应定时归档讨论区内容；文档管理人员应定时整理和实时更新知识管理栏中文档资料，立即删除过期无效文档。
9、奖罚
9.1未按要求进行规范使用、提供数据不正确，对工作造成不良影响，将视事务后果情况进行处理。
9.2 未立即撤消、删除失效或错发信息而造成滞留情况，将给步骤延误步骤责任人记警告处分一次。
9.3 对不遵守要求、影响步骤传输正常运行使用单位或使用人员，依据相关要求追究相关人员和领导责任。
9.4 对泄露机密，造成不良后果，按企业相关要求进行处理。
9.5 对考评时间内违反处理事务周期使用人，依据延误后果视情给行政处分，如第一次给记警告处分一次，累计至第三次时则加重一级处理，以这类推。
9.6 OA呈批步骤严禁单个项目分两次申请，违者将追究申请人及直接上级责任，给各记警告处分一次。
10.附则
10.1 本要求由行政人事部负责制订、修改，经企业总经理签批后生效。
10.2 行政人事部保留对本要求最终解释权。