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第九章第九章 商务文书写作商务文书写作 1第一节第一节 商务文书写作概述商务文书写作概述第二节第二节 商务文书写作步骤商务文书写作步骤第三节第三节 商务文书写作技巧商务文书写作技巧第四节第四节 商务文书的规范写作商务文书的规范写作第五节第五节 常用公文示范常用公文示范第六节第六节 合同的合同的22个书写原则个书写原则2第一节第一节 商务文书写作概述商务文书写作概述按形式来划分按形式来划分按内容用途来划分按内容用途来划分一、商务文书的分类一、商务文书的分类固固定定格格式式非非固固定定格格式式通通用用商商务务文文书书礼礼仪仪性性商商务务文文书书3二、商务文书写作的作用二、商务文书写作的作用 福布斯福布斯杂志的创始人杂志的创始人 马尔克姆马尔克姆福布斯福布斯一封好的商务信函，一封好的商务信函，可以让你得到一次面试的机会，可以让你得到一次面试的机会，帮助你摆脱困境，或者为你带来财富帮助你摆脱困境，或者为你带来财富4三、学习商务文书写作的关键三、学习商务文书写作的关键 写作步骤写作步骤写作技巧写作技巧写作的注意事项写作的注意事项5四、商务文书写作的特点与要素四、商务文书写作的特点与要素1.商务文书写作的特点商务文书写作的特点 简明；准确简明；准确 朴实；庄重朴实；庄重 规范规范2.商务文书写作的要素商务文书写作的要素 主旨；材料主旨；材料 结构；语言结构；语言6第二节第二节 商务文书写作步骤商务文书写作步骤 1.1.主动目标与被动目标主动目标与被动目标2.2.将被动目标转化为主动目标将被动目标转化为主动目标步骤一：制定正确的行动目标步骤一：制定正确的行动目标71.1.正式程度的判断依据：正式指数正式程度的判断依据：正式指数2.2.正式程度的表现正式程度的表现 步骤二：决定文章的正式程度步骤二：决定文章的正式程度 商务文书商务文书的撰写者本身的撰写者本身是否很了解目是否很了解目标读者；标读者；目标读者目标读者的地位比商务的地位比商务文书的撰写者文书的撰写者低吗；低吗；商务文书商务文书的内容是好消的内容是好消息吗。息吗。形式形式 称谓称谓 语气语气特别了解读者特别了解读者不了解不了解（10-110-1）下级：平级：上级（下级：平级：上级（10-110-1）好消息：坏消息（好消息：坏消息（10-110-1）8分析以下围绕主题撰写的商务文书的正式指数分析以下围绕主题撰写的商务文书的正式指数1、某公司总经理要组织各部门秘书共进午餐，要求其秘书代表自己给他们发送通知邮件。2、某公司的一个普通员工发现经常有员工违反禁止在会议室吃中餐的决定，于是决定给行政部经理写一封投诉信。91.1.把握总体风格的依据：游说矩阵把握总体风格的依据：游说矩阵2.2.总体风格的设定总体风格的设定 步骤三：设定文章的总体风格步骤三：设定文章的总体风格 简单型简单型 说服型说服型 解决问题型解决问题型 艰难型艰难型10游说矩阵游说矩阵 11案例案例请分析围绕以下主题而撰写的商务文书的请分析围绕以下主题而撰写的商务文书的行动目标、正式指数以及总体风格：行动目标、正式指数以及总体风格：某公司总经理吩咐其秘书制定一份购买计某公司总经理吩咐其秘书制定一份购买计算机的预算，而这个秘书通过了解得知，算机的预算，而这个秘书通过了解得知，由于计算机的更新速度非常快，所以租赁由于计算机的更新速度非常快，所以租赁计算机比购买新机所付出的费用更低。该计算机比购买新机所付出的费用更低。该秘书打算起草一份商务文书就这个将购买秘书打算起草一份商务文书就这个将购买计算机转为租用计算机的想法向总经理进计算机转为租用计算机的想法向总经理进行汇报。行汇报。121.1.连贯式连贯式2.2.并列式并列式3.3.分析问题式分析问题式4.4.问答式问答式5.5.行动结果式行动结果式步步骤骤四四：选选择择文文章章的的层层次次结结构构 夏天草坪长得非常快，一个星期不剪就会很难看，夏日剪草是非常痛苦的一件事，我们公司生产的XYZ型号家庭剪草机，可以使剪草这项繁重的体力劳动变的轻松。经过计算，我们公司的剪草机比较同类型机器，可以节省30%的时间以及20%的能源。选择我们的产品将是你明智的选择。13提纲法提纲法辐射法辐射法步步骤骤五五：列列出出文文章章的的大大纲纲 步步骤骤六六：撰撰写写初初稿稿 14第三节第三节 商务文书写作技巧商务文书写作技巧（一）运用情感指数增加商务文书的亲和力（一）运用情感指数增加商务文书的亲和力情感指数情感指数用在商务文书中提到目标读者的次数减去提到用在商务文书中提到目标读者的次数减去提到撰写者自己或者公司的次数，如果结果为正值撰写者自己或者公司的次数，如果结果为正值（即情感指数为正），说明文书是以读者为中（即情感指数为正），说明文书是以读者为中心的；如果结果是负值（即情感指数为负），心的；如果结果是负值（即情感指数为负），则难以获得目标读者的良好感受。则难以获得目标读者的良好感受。15案例：情感指数的计算与调整案例：情感指数的计算与调整以以“我们很高兴的宣布，我们的新图书馆会在我们很高兴的宣布，我们的新图书馆会在6 6月份对月份对外开放，欢迎光临外开放，欢迎光临”这样一句话为例，其中提到目标读这样一句话为例，其中提到目标读者的地方最多只有者的地方最多只有1 1处（即处（即“欢迎光临欢迎光临”中对目标读者中对目标读者的暗指），而提到撰写者自身的地方却有的暗指），而提到撰写者自身的地方却有2 2处；所以，处；所以，这句话的情感指数为这句话的情感指数为“2 2”。由于情感指数为负值，所以这句话让目标读者听起来就由于情感指数为负值，所以这句话让目标读者听起来就不是很舒服了。为了提高其带给目标读者的亲和力，可不是很舒服了。为了提高其带给目标读者的亲和力，可以将其改为：以将其改为：“从从6 6月份开始，您可以用新图书馆来完月份开始，您可以用新图书馆来完善您的研究，我们图书馆欢迎您的光临善您的研究，我们图书馆欢迎您的光临”。做了如此的。做了如此的修改之后，情感指数变为了修改之后，情感指数变为了2 2（读者处为（读者处为3 3，撰写者处，撰写者处为为1 1），相应的可以发现其亲和力也得到了较大的提升。），相应的可以发现其亲和力也得到了较大的提升。163.增加情感指数的方法增加情感指数的方法 增加第二人称代词增加第二人称代词 增加第三人称的专有名词增加第三人称的专有名词 增加读者的姓名增加读者的姓名 增加对读者的暗指增加对读者的暗指17练习练习1请计算以下范例中所表现出来的情感指数：请计算以下范例中所表现出来的情感指数：各位支持我的读者：各位支持我的读者：你们好你们好!感谢你们一直以来支持着小可的书，我的书写的感谢你们一直以来支持着小可的书，我的书写的也还不够成熟也还不够成熟,，但是还是要谢谢你们的支持，是，但是还是要谢谢你们的支持，是你们的支持给了我继续写下去的动力，在这里想你们的支持给了我继续写下去的动力，在这里想告诉大家一件事情，就是我马上要高考了，所以告诉大家一件事情，就是我马上要高考了，所以这段时间实在没有时间更新，还请读者们原谅。这段时间实在没有时间更新，还请读者们原谅。请放心，这本书不会成半途而废的，我会一直写请放心，这本书不会成半途而废的，我会一直写下去，希望你们继续支持我这个还不成熟的小子。下去，希望你们继续支持我这个还不成熟的小子。你们是最棒的读者。耐心等待吧，一切都会继续你们是最棒的读者。耐心等待吧，一切都会继续下去的！下去的！18练习练习2以下是某公司客户经理在带其下属小王参加完一次以下是某公司客户经理在带其下属小王参加完一次客户的会议后给小王发的一个邮件的部分内容，由客户的会议后给小王发的一个邮件的部分内容，由于在这次会议中该经理面对客户于在这次会议中该经理面对客户A A公司所提出的诸公司所提出的诸多问题无法解答而处境尴尬，他认为这是因为小王多问题无法解答而处境尴尬，他认为这是因为小王没有与其进行事先沟通所造成的，所以这个邮件中没有与其进行事先沟通所造成的，所以这个邮件中的语气显得相当的严厉。出于对小王进行适当指导的语气显得相当的严厉。出于对小王进行适当指导的目的，请对这封邮件进行必要的调整和修改。的目的，请对这封邮件进行必要的调整和修改。“我们必须马上处理这件事情，在这次的会议我们必须马上处理这件事情，在这次的会议上我因为没有了解到上我因为没有了解到A A公司的最新信息而感到尴尬公司的最新信息而感到尴尬不堪。对我来说，这是个不小的奚落，你我的确应不堪。对我来说，这是个不小的奚落，你我的确应该密切关注他们的情况，我希望从你那里而不是从该密切关注他们的情况，我希望从你那里而不是从客户那里知道最新一切的消息，客户那里知道最新一切的消息，”。19（二）努力做到（二）努力做到“读者为尊读者为尊”张良的推荐信张良的推荐信以下是一封以推荐张良为主要内容的推荐以下是一封以推荐张良为主要内容的推荐信的部分内容：信的部分内容：“我非常高兴推荐张良加入对方的战我非常高兴推荐张良加入对方的战略团队，其财务技能可以帮助团队计算投略团队，其财务技能可以帮助团队计算投资收益率和盈亏平衡点，同时其乐观向上资收益率和盈亏平衡点，同时其乐观向上的个性也会使团队中的每个人都笑口常开。的个性也会使团队中的每个人都笑口常开。”如果按照如果按照“最先提及读者而非自己最先提及读者而非自己”的原的原则，这个内容应该如何修改？则，这个内容应该如何修改？20（三）进行有效的反馈（三）进行有效的反馈1.1.正面反馈正面反馈2.2.修正性反馈修正性反馈3.3.负面反馈和没有反馈负面反馈和没有反馈21（四）增加商务文书的紧迫性（四）增加商务文书的紧迫性 时间的规范性时间的规范性 时间的精确性时间的精确性 时间的通用性时间的通用性22（五）增加可信度（五）增加可信度 请对以下的内容进行修改以增加其可信度：请对以下的内容进行修改以增加其可信度：“每个员工的绩效考评将根据每个人的全每个员工的绩效考评将根据每个人的全面成长来计算，公司将会用几个标准来进面成长来计算，公司将会用几个标准来进行综合评分，希望每个员工重视个人的全行综合评分，希望每个员工重视个人的全面发展面发展”23（六）做到行文简洁（六）做到行文简洁1.1.采用电报文体采用电报文体2.2.另加附件另加附件3.3.词句力求简单精炼词句力求简单精炼4.4.多用主动语式多用主动语式5.5.适当运用缩略语适当运用缩略语24第四节第四节 商务文书的规范写作商务文书的规范写作（一）数字的使用规范（一）数字的使用规范在以下列示的内容中，数字的使用都存在不规范在以下列示的内容中，数字的使用都存在不规范的问题：的问题：1 1、“对于项目管理人才的需求每年都在增加对于项目管理人才的需求每年都在增加”2 2、“您的账款已经过期了您的账款已经过期了”3 3、“本月氯化钾产量为本月氯化钾产量为300300吨，增加了吨，增加了8%8%”4 4、“本公司大专文化程度的员工由过去的本公司大专文化程度的员工由过去的54%54%上上升到升到78%78%，大本文化程度的员工由过去的，大本文化程度的员工由过去的29%29%上上升到升到53%53%”25（一）数字的使用规范（一）数字的使用规范1.1.真实准确真实准确2.2.各个分数之和与总数相等各个分数之和与总数相等3.3.统计口径一致统计口径一致4.4.列举数字有可比性列举数字有可比性5.5.注意倍数关系注意倍数关系6.6.分清楚汉字与阿拉伯数字的使用场合分清楚汉字与阿拉伯数字的使用场合26（二）部分结构层次叙述的规范性（二）部分结构层次叙述的规范性（三）计量单位的使用规范（三）计量单位的使用规范正确使用正确使用错误使用错误使用长度单位长度单位公里、千米、米、分米、厘米公里、千米、米、分米、厘米公分、尺公分、尺功率单位功率单位千瓦、瓦千瓦、瓦马力马力质量重量单位质量重量单位千克、公斤、吨、克、毫克千克、公斤、吨、克、毫克斤、两斤、两热能单位热能单位焦耳焦耳千卡千卡体积单位体积单位升、毫升升、毫升公升、立升公升、立升土地面积单位土地面积单位公顷、平方米公顷、平方米亩、平方丈亩、平方丈27（四）综合校对的注意事项（四）综合校对的注意事项1.1.做旁观者做旁观者2.2.做朗读者做朗读者3.3.做求教者做求教者28（五）词语的使用规范（五）词语的使用规范 等等 OR 等等？等等？请判断以下的用法是否正确：请判断以下的用法是否正确：（1 1）林区的职工、机关、学校企业等等单位，都要）林区的职工、机关、学校企业等等单位，都要节约能源；节约能源；（2 2）陈某某等竟然至党纪国法于不顾，公然收取贿）陈某某等竟然至党纪国法于不顾，公然收取贿赂；赂；（3 3）长江黄河海河松花江等大江河的洪水灾害已得）长江黄河海河松花江等大江河的洪水灾害已得到初步的控制；到初步的控制；（4 4）中小学校要充分利用多种形势经常向中小学生）中小学校要充分利用多种形势经常向中小学生进行交通安全常识的教育，如广播、图片、展览、进行交通安全常识的教育，如广播、图片、展览、文艺，等。文艺，等。29（六）标点符号的使用规范（六）标点符号的使用规范1.常见的标点符号使用错误常见的标点符号使用错误以下的范例中标点符号的使用是否存在错误：以下的范例中标点符号的使用是否存在错误：“严禁中外记者利用采访进行挑唆，煽动性宣传报严禁中外记者利用采访进行挑唆，煽动性宣传报道道”；“一、二十字，二、三十年代，七、八十岁一、二十字，二、三十年代，七、八十岁”；“经营项目有馄钝、饺子、面条经营项目有馄钝、饺子、面条等等等等”；“通过这件事我们深刻体会到：依靠群众、坚持调通过这件事我们深刻体会到：依靠群众、坚持调查研究的重要性查研究的重要性”。302.标点符号的种类标点符号的种类 点号；标号点号；标号3.具体的用法具体的用法 反问句的标点符号反问句的标点符号 引号的用法引号的用法 括号的用法括号的用法 省略号的用法省略号的用法31第五节第五节 常用公文示范常用公文示范（一）通知（一）通知1.通知的适用范围通知的适用范围2.通知的适应性通知的适应性323.通知的种类通知的种类 会议通知会议通知 指示性通知指示性通知 批准性通知批准性通知 发布性通知发布性通知 知照性通知知照性通知 周知性通知周知性通知334.通知的写作格式通知的写作格式 标题标题 送与对象送与对象 正文正文 署名署名 附件附件34请找出以下通知范例中存在的问题：请找出以下通知范例中存在的问题：酒店办公室通知酒店办公室通知 各部门经理：各部门经理：经董事会研究决定，定于经董事会研究决定，定于1212月月2020日，在虎域风景区召开日，在虎域风景区召开各部门主任会议。会议为期三天，主要汇报各部门全年工各部门主任会议。会议为期三天，主要汇报各部门全年工作的完成情况并研究明年工作计划。要求各部门主任或副作的完成情况并研究明年工作计划。要求各部门主任或副主任至少一人参加。主任至少一人参加。参加会议的人员，酒店负责提供车辆接送；每人随身所参加会议的人员，酒店负责提供车辆接送；每人随身所携带的物品体积不得大于三平方米，不得重于两斤；会后携带的物品体积不得大于三平方米，不得重于两斤；会后酒店会将会议人员送往大约酒店会将会议人员送往大约200200里外的餐厅。会议时间较里外的餐厅。会议时间较长，希望大家准备好必备的生活用品。长，希望大家准备好必备的生活用品。2003 2003年年1212月月1616日日35（二）报告（二）报告1.报告的种类报告的种类 工作报告工作报告 情况报告情况报告 答复报告答复报告 建议报告建议报告362.报告的写作格式报告的写作格式标题：标题：“发文机关发文机关+事由事由+文种文种”但其中但其中的发文机关可以省略；的发文机关可以省略；开头应先写开头应先写“关于关于事情现做如下报事情现做如下报告告”；内容一些必须的套话，例如内容一些必须的套话，例如 “以上报告以上报告请审阅请审阅”或或“报告如无不妥，请批转执行报告如无不妥，请批转执行”等。等。37（三）请示（三）请示1.请示的特点请示的特点 事前行文事前行文 一事一请一事一请 需要批复需要批复382.请示的写作格式请示的写作格式基本与前两种商务文书一样，但在最后结基本与前两种商务文书一样，但在最后结尾的时候需要注意：尾的时候需要注意：加上加上“妥否，请批示妥否，请批示”；加上加上“以上如认为可行，请批准有关单以上如认为可行，请批准有关单位执行位执行”；在署名和时间部分必须要加盖印章。在署名和时间部分必须要加盖印章。39请找出以下请示范例中存在的问题：请找出以下请示范例中存在的问题：河县税务局文件河县税务局文件（20032003）税字第税字第1 1号号河县税务局关于转发河县税务局关于转发河面粉厂要求免税的请示河面粉厂要求免税的请示 市税务局：市税务局：据我们了解，该厂据我们了解，该厂20032003年计划利润年计划利润40405050万元，如征税企业尚有一定万元，如征税企业尚有一定盈利，是否还给予免税照顾，请市局权衡审定。盈利，是否还给予免税照顾，请市局权衡审定。现将该面粉厂关于免征现将该面粉厂关于免征20032003年国家税金的请示转发给市局。年国家税金的请示转发给市局。该面粉厂该面粉厂20002000年投入面粉生产以来到年投入面粉生产以来到20022002年底均享受免征工商税照顾，年底均享受免征工商税照顾，免征税款免征税款7.77.7万元。这个厂的广大干部和职工在万元。这个厂的广大干部和职工在20022002年计划产量增长了年计划产量增长了30%30%，但全年计算尚亏损六万元。，但全年计算尚亏损六万元。以上可否，请批示。以上可否，请批示。河县税务局河县税务局 （公章）（公章）二二三年一月三日三年一月三日 40（四）批复（四）批复1.批复的特点批复的特点 指令性强指令性强 针对性强针对性强 态度鲜明态度鲜明 政策性强政策性强412.批复的写作格式批复的写作格式与前一致，且有一些专有的要求：与前一致，且有一些专有的要求：在批复的正文中含有隐语，即是针对某一个请在批复的正文中含有隐语，即是针对某一个请示而予以的批复；因此，正文中应该包括示而予以的批复；因此，正文中应该包括“号文收悉号文收悉”或者或者“某年某月某日关于某年某月某日关于事项的事项的请示收悉请示收悉”；给出答复意见应该写给出答复意见应该写“经研究答复如下经研究答复如下”或者或者“特此批复特此批复”；与请示一样，批复也必须要有公章。与请示一样，批复也必须要有公章。42（五）会议纪要（五）会议纪要1.会议纪要的作用和目的会议纪要的作用和目的 传达会议精神；传达会议精神；记录议定的事项。记录议定的事项。2.会议纪要的写作格式会议纪要的写作格式 会议纪要的标题中没有发文机构；会议纪要的标题中没有发文机构；将会议的目的、时间、地点、参加人、缺席人、缺席将会议的目的、时间、地点、参加人、缺席人、缺席原因、主持人、报告人以及议程等内容在导语中进行说明；原因、主持人、报告人以及议程等内容在导语中进行说明；会议纪要的主体为决议事项或者主要认识和意见；会议纪要的主体为决议事项或者主要认识和意见；在会议纪要的最后要对未来进行展望。在会议纪要的最后要对未来进行展望。43（六）邀请信（六）邀请信 邀请信的标题在纸张正中间，其字体比正文要邀请信的标题在纸张正中间，其字体比正文要大；大；邀请信中的称呼格式为名称、职称以及冒号，邀请信中的称呼格式为名称、职称以及冒号，需要特别注意的是，对博士、大使、外交官以及需要特别注意的是，对博士、大使、外交官以及西方国家的贵族等人，一定要在称呼中加上他们西方国家的贵族等人，一定要在称呼中加上他们的头衔；的头衔；当出现多个职称、职位以及学术头衔时，应把当出现多个职称、职位以及学术头衔时，应把握最高称谓原则；握最高称谓原则；邀请信的用纸应该特别正式。邀请信的用纸应该特别正式。44（七）总结（七）总结 总结的内容通常包括经验教训、心得体总结的内容通常包括经验教训、心得体会等；会等；总结都是第一人称的；总结都是第一人称的；依据内容范围的不同，总结可以分为综依据内容范围的不同，总结可以分为综合性的总结以及专题性的总结；合性的总结以及专题性的总结；总结的标题中一定要加入时间。总结的标题中一定要加入时间。45第六节第六节 合同的合同的22个书写原则个书写原则 1 1、采取封闭型的写法、采取封闭型的写法2 2、采用结果性的语言、采用结果性的语言3 3、确定合同双方的简称、确定合同双方的简称4 4、前后指代保持一致前后指代保持一致5 5、并列使用、并列使用“包括包括”与与“但不限于但不限于”6 6、采用主动语态、采用主动语态7 7、避免相近词语的重复使用、避免相近词语的重复使用8 8、不要创造词语、不要创造词语9 9、对术语进行准确地定义、对术语进行准确地定义1010、善用限制词、善用限制词1111、不用公司带抬头的信纸打印合同、不用公司带抬头的信纸打印合同461212、禁用一些词语、禁用一些词语1313、采用描述性的方式、采用描述性的方式1414、用汉语代替符号、用汉语代替符号1515、准确使用标点符号、准确使用标点符号1616、文字与阿拉伯数字并用、文字与阿拉伯数字并用1717、留下争议解决地的约定条款和适用法律、留下争议解决地的约定条款和适用法律1818、每个段落只写一个主题、每个段落只写一个主题1919、尽量写短句子、尽量写短句子2020、克服日常理解与合同用语的距离、克服日常理解与合同用语的距离2121、进行拼写检查、进行拼写检查2222、采用书面语、采用书面语47 Add your company slogan Add your company slogan 48