酒店费用报销文件签呈及内容.doc

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签 呈
日期：2013年12月1日
Date;

部门编号：

由：财务部
From:
Dept
呈：业主代表
Cc:

主旨：关于酒店费用报销及报销流程的实施细则（试行）
Was signed

说明：Remarks
为进一步加强酒店内部管理，规范酒店财务报销程序，坚持明确职责、厉行节约的指导思想，有效管控费用开支，根据酒店实际特点，拟定了《关于酒店费用报销及报销流程的实施细则（试行）》，本细则拟自即日起开始试行。
妥否，请批示。 
附件：酒店费用报销及报销流程的实施细则（试行）

经办部门确认：

领导批示：
Leadership instructions

关于酒店费用报销及报销流程的实施细则（试行）
签发：
　　第一部分 总则

第一条 为进一步加强酒店内部管理，规范酒店财务报销程序，坚持明确职责、厉行节约的指导思想，有效管控费用开支，特制定本细则。 

第二条　酒店财务实行集中管理。财务开支、费用报销一律最终报总经理及业主代表批准。

　　第三条 本制度根据相关的财经制度及酒店的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、工程相关支出及专项支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。 

　　第四条 本制度适用酒店全体员工。 

　 第二部分 日常费用报销制度及流程 

　　第五条 日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。 

　　第六条 费用报销的一般规定 

　　(一) 报销人必须取得相应的合法票据(相关规定见发票管理制度),且发票背面有经办人签名。 

　　(二) 填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真填写，注明附件张数；金额大小写须完全一致(不得涂改)；简述费用内容或事由。 

　　(三) 按规定的审批程序报批。 

　　第七条 费用报销的一般流程:报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→ 须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单→部门经理、分管副总审核签字→总经理审批→业主代表审批→到出纳处报销。 

第三部分 专项支出财务报销制度及流程 

　　第八条 专项支出主要包括软件及固定资产购置、零星工程维修或改造、设备维保费、咨询顾问费用、广告宣传活动费及其他专项费用等。 

　　第九条 软件及固定资产购置报销财务制度及流程。 

　　(一) 填写购置申请：按酒店《资产管理制度》相关规定填写《资产购置申请单》并报批，属政府采购范畴的应严格按照政府采购规范申请报批。 

　　(二) 报销标准：相关的合同协议及批准生效的购置申请。 

　　(三) 结账报销：(1)资产验收合格(软件应安装调试)无误后，经办人凭发票等资料办理出入库手续，按规定填写报销单(经办人在发票背面签字并附出入库单)；(2)按资金支出规定审批程序审批；(3)财务部根据审批后的报销单以转帐形式付款；(4)若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。 

　　第十条 其他专项支出报销制度及流程 

　　(一) 费用范围：其他专项支出包括其他所有专门立项的费用(含咨询顾问、广告及宣传活动费、酒店员工活动费用、办公室装修、工程维修或改造、设备设施维保费及其他专项费用)支出。 

　　(二) 费用标准：此类费用一般金额较大，由主管部门经理根据实际需要向分管副总、总经理提交请示报告(含项目可行性分析、费用预算及相关收益预测表等)，其中工程维修管理审批办法按原行管局《工程维修管理办法》执行，报业主代表及其授权人审批。 

　　(三) 财务报销流程 

　　1.审批后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。 

　　2.签订合同：由直接负责部门报请分管副总、总经理及业主代表同意后按相应规定与合作方签订正式合作合同 (合同应注明付款方式等)。 

　　3.付款流程：(1)由经办人整理发票等资料并填写费用报销单(填写规范参照日常费用报销一般规定)；(2)按审批程序审批：主管部门经理、分管副总审核签字→ 财务复核 →总经理及业主代表及其授权人审批；(3)财务部根据审批后的报销单金额付款；(4)若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。 

第四部分 日常费用报销管理细则

　　第十一条 差旅费报销制度及流程。 

　　(一) 费用标准及相关说明: 详见差旅费相关规定
　　(二) 报销流程 

　　1. 出差申请：拟出差人员首先填写《出差申请表》，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单由总经理批准（出差费用超过8000元的需再报业主代表审批）。 

　　2. 借支差旅费：出差人员将审批过的《出差申请表》交财务部,按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。 

　　3. 购票: 出差人员持审批过的出差申请复印件，到相关部门或自行订票。 

　　4. 返回报销：出差人员应在回酒店后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》，部门经理、分管副总审核签字，财务部审核签字，总经理及业主代表审批；原则上前款未清者不予办理新的借支。 

　　第十二条 电话费报销制度及流程 

　　(一) 费用标准 

　　1. 移动通讯费：为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准，具体标准详见相关规定。 由符合通讯补贴的人员将通讯发票统一于每月10日前交至行政人事部，行政人事负责通讯发票审核及填制汇总报销单，报财务审核，总经理及业主代表审批。原则上享受通讯费补贴人员手机需24小时待机。

　　2.固定电话费：酒店为员工提供工作必须的固定电话，并由酒店统一支付话费。不允许员工在上班期间打私人电话。 若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报总经理批示处理办法。 

　　第十三条 交通费报销制度及流程 

　　(一) 费用标准：(1)员工因公需要用车可根据酒店相关规定申请酒店派车，在没有车的情况下经行政人事部经理同意后可以乘坐出租车；(2)市内公交车费应保存相应车票报销；(3)员工交通补贴形式类同通讯费补贴，具体标准详见相关规定。 

　　(二) 报销流程 

　　1. 员工整理因公交通车票，在车票背面签经办人名字，并由行政部派车人员签字确认，按规定填好《交通费报销单》。 

　　2. 审批:按日常费用审批程序审批。 

　　3. 员工持审批后的报销单到财务部办理报销手续。 

4.符合交通费补贴人员将交通费发票统一于每月10日前交至行政人事部，行政人事部负责交通费发票审核及汇总填制报销单，报财务审核，总经理及业主代表审批。

　　第十四条 办公费、低值易耗品等报销制度及流程 

　　(一)管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用由酒店财务部统一管理，集中购置入库保管。 

　　(二)报销流程 

　　1.购置申请: 酒店仓库每季度根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算，实际购置时填写购置申请单按采购流程管理规定报批。 

　　2.报销程序：报销人先填写费用报销单(附出入库单)，按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据(包括结账小票)交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。 

　　3.费用归集：财务部按月根据仓库提供的出库单统计表，归集核算各部门相关费用。

　　第十五条 招待费、培训费、资料费及其他报销制度及流程 

　　(一)费用标准 

　　1. 招待费：为了规范招待费的支出，招待客人必须事先填写“招待申请单”报批，单笔招待预算3000元以下的报总经理审批，超过3000元需报业主代表审批。 

　　2. 培训费:为了便于酒店根据需要统筹安排，此费用由酒店行政人事部统一管理，各部门培训需求应及时报送行政人事部。行政人事部根据实际需要编制培训计划报总经理及业主代表审批。 

　　3. 资料费：在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。各部门在购买资料前必须先填写《资料申请表》，在报销前必须到行政部资料管理人员处进行登记(资料管理人员在资料发票背面签字)。 

　　4.其他费用：根据实际需要提前报批再行支付。 

　　( 二)报销流程： 

　　1. 招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。 

　　2.培训费由行政人事部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。 

　　3.资料费在报销前需办理资料登记手续，按审批程序审批后的报销单及申请表到财务部办理报销手续。 

　　4.其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。 

　　第五部分 工薪福利及相关费用支出制度及流程 

　　第十六条 工薪福利等支出包括工资、临时工资、社会保险及各项福利等，此类费用按照资金支出制度相关规定执行。 

　　第十七条 工薪福利支付流程 

　　(一) 工资支付流程：(1)每月10日前由行政人事部编制标准格式的工资表，报财务审核、总经理及业主代表审批(后附工资表附件信息如人员变动、额度变动、扣款等信息)； (2)每月15日由财务部通过银行代发形式支付工资，未提前开户员工或临时职员工资以现金形式发放，正式员工应在进店后1周内前往酒店代发工资银行办理工资卡及报财务部出纳备案；(3)每月末之前员工到行政人事部领工资条并与工资卡内资金进行核实。 

　　(二)临时工资支付流程同工资支付流程。 

　　(三)社会保险及住房公积金支付流程：社会保险金及住房公积金由行政人事负责制表报批，财务部收到银行托收单据应交行政人事部专人签字确认；若有差异应查明原因并按实际情况进行调整。 

　　(四)其他福利费支出由酒店行政人事部按审批后的支付标准填写报销单→经部门经理、分管副总签字确认→财务经理进行财务复核→报总经理及业主代表审批，审批后的报销单及支付标准交财务部办理报销手续。 

　　第六部分 借支管理规定及借支流程 

　　第十八条 借款管理规定 

　　(一) 出差借款：出差人员凭审批后的《工作人员因公出差呈批表》按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。 

　　(二) 其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。 

　　(三) 各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。 

　　(四) 借款销账规定：(1) 借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐；(2)借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。 

　　(五) 借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。 

　　第十九条 借款流程 

　　(一) 借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额(大小写须完全一致，不得涂改)、支票或现金。 

　　(二) 审批流程：主管部门负责人、分管副总审核签字→财务负责人复核→总经理审批(超过8000元以上需报业主代表审批)。 

　　(三) 财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。 

　　第七部分 报销时间的具体规定 

　　第二十条 为了协调酒店对内、对外的业务工作安排，方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下： 

　 1.财务报销：业主代表每周审批二次。酒店财务部每周报销二次。若当月的最后一个报销日在该月的28日以后，为了便于财务部集中时间月末结账，该报销日停止财务报销。 

　　2.借支及其他业务的不受以上的时间限制，可随时办理。 

　　第八部分 附则 

　　第二十一条 本制度解释权归酒店财务部。 

　　第二十二条 本制度自发布之日起生效。 

苏州在水一方大酒店
2013年12月1日

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