商业业务流程培训.doc
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1、主要工作程序目录目录1一、信息流程41、各种信息流程41.1 物流流程框架图41.2 资金流程框架图51.3 信息流程51.3.1 系统信息流程图51.3.2 基础信息流程51.3.3 销售信息流程61.3.4 采购信息流程61.3.5 财务信息流程6二、业务流程71、商品的管理构架设置72、经营方式73、供应商及商品引进73.1、新供应商、新商品引进流程73.2、流程图93.3、说明93.4、供应商及新品引进的常见问题103.5、相关报表:104、商品的管理114.1、商品的状态114.2、商品档案124.2.1、建立新商品124.2.2、新增商品要件134.3、供应商商品淘汰的流程:154
2、.3.1、流程图154.3.2、说明165、价格管理165.1、商品进价调整165.1.1、进货价格调整165.1.2、流程图165.1.3、说明175.2、商品售价调整175.2.1、流程图175.2.2、说明175.2.3、常见的问题及处理175.3、商品的促销调价185.3.1、促销调价流程图195.3.2、说明196、进货工作程序196.1业务单据196.2、商品订货206.2.1、流程图206.2.2、常见问题说明206.2.3、自动补货公式及相关参数216.3、收货、验货流程图216.3.1、收货说明227、商品返厂227.1、商品返厂流程图227.2、常见问题及说明237.3、商
3、品退回厂商(门店直退)237.3.1、商品退回厂商(门店直退)流程图237.3.2、常见问题及说明238、商品调拨238.1、调拨流程图239、损溢工作程序249.1、损溢流程图2410、商品盘点2410.1、流程图2410.2、相关问题及说明:2510.3、目的2610.4、盘点的对象2610.5、盘点的准备2610.6、盘点步骤2711、商品配送2711.1、流程图2711.2、说明2811.3、向社会配送2812、门店间调拨工作程序2812.1、门店之间商品调拨流程图2812.2、说明2912.3、常见问题2913、门店向配送中心退货流程2913.1、远程门店向配送中心退货流程图2913
4、.2、常见问题及说明3014、卖场销售工作程序3014.1、适用范围及标准3014.2、流程图3014.3、常见问题说明3014.4、联营商品售货工作程序3114.4.1、适用范围和标准3114.4.2、流程图3114.4.3、常见问题说明3215、门店顾客退货工作程序3215.1、适用范围:3215.2、流程图3215.3、常见问题说明32一、 信息流程1、 各种信息流程1.1 物流流程框架图物流是实物流通的简称,是流通过程的物质基础,物流引导并决定着起其它流的方向。供应商门店配送中心 顾客 送货配货 退货退货退货至供应商按订单送货商品销售顾客退货 门店商品调拨分店向配送中心退货配送中心向分
5、店配货顾客退货商品销售配送中心或分店接受总部的进货指令,从供应商处进货,经过检验、入库、分检、加工、根据销售要求对商品进行分装,按照总部配送或直送指令及时将商品配送到各个分店,并将进货,配送,库存等信息上传总部。总部将商品的品种、编号、价格等有关商品的数据资料,通过管理信息系统传递给配送中心,各分店,分店按照这些指令需求将商品出售给顾客。配送中心按总部指令配货及为批发客户备货,完成商品的流动及交易过程。1.2 资金流程框架图资金流指付款方式和支付工具。资金流制约着物流的流量。门店 供应商总部顾客购买商品销售收入结算进货信息付款财务部对帐付款1.3 信息流程信息流穿梭于其他流之间,贯穿于物流过程
6、的始终。信息流表现为各种基本信息,票据资料等。1.3.1 系统信息流程图 总部连锁门店配送中心供应商商品,供应商,促销,变价,调拨订单配货信息进货信息商品,配送信息库存,收货,损溢损溢,进销存,财务财务部费用,财务,付款信息费用,送货,退货信息进货信息1.3.2 基础信息流程总部对各门店销售进行分析,作出新品引进,旧品淘汰,商品促销,价格变动等决定。总部将相应的供应商信息、商品信息、促销调价信息登录信息系统,传递给门店及配送中心。门店及配送中心根据总部的信息指令进行相应的操作,并将操作结果传回总部。1.3.3 销售信息流程各连锁门店按照总部要求,逐日将商品的销售情况汇总传输给总部;总部将各门店
7、的销售资料经过统计分析,从而掌握各门店的销售情况。计算总利润,作为商品销售、库存、补充进货的依据。1.3.4 采购信息流程总部根据市场需求,各门店的销售情况及库存情况,综合分析,确定需要的商品品种。商品部与供应厂商洽谈商品的规格、价格,并签订合同。配送中心或门店根据订货指令接收进货、检验商品、入库、分装等,并将实际进货信息上传总部。1.3.5 财务信息流程总部财务部门,负责对企业的流转活动进行动态管理,包括进货业务会计流程;财会部负责门店销售业务会计流程和门店财务收支状况汇总、营业费用会计流程、银行资金往来业务流程、往来单位结算流程,并将数据上传总部。二、业务流程1、商品的管理构架设置 商品的
8、管理构架一旦确定,不能改变,但隶属关系可以改变。该项操作是对商品构架组成的一个规划,在规划中注意以下几原则:合理划分商品管理构架,使其繁间适当。过多、过细的商品管理构架造成将来在使用销售汇总报表、进销存汇总报表、盘点类汇总报表与有关分析用报表的冗长。既使某一个管理层次,例如部组中已没有任何在用的商品了,但由于该部组存在历史数据,需要供查询使用,特别是涉及到过去进销存报表的平衡,所以除非必须,一般严禁删除商品的管理层次。某个部组的删除操作,并不是删除该部组的一条记录,而是对该部组设置不可用标志,将来再不能编写与该部组编码相同的柜组。 2、经营方式经营方式从商品计价、商品管理细节和库存管理三方面区
9、分。经营方式有三种:经销、代销、联营。 经 销:零售价通过进价顺加定价、商品实行单品管理、要求进行库存管理。 代 销:零售价通过进价顺加定价、商品实行单品管理、要求进行库存管理。 联 营:商品可以实行单品管理、也可以实行非单品管理(详见商品编码管理)、不进行库存管理、提成率大于0小于1。3、供应商及商品引进3.1、新供应商、新商品引进流程(一) 供应商资料供应商资料主要记录的是供应商的结算信息,供应商的结算期无固定周期,每一结算期指上次结算时间到本次结算时间的时间间隔。 1供应资料的输入 (1)经代销供应商资料要件: 供应商编码:唯一性,不重复。 供应商名称:使用全称。 经营方式:一个供应商可
10、以有经销、代销两种经营方式,但不允许同时还有联营。 税率:可以支持使用营业税和增殖税两个税种。状态:分为是否可采购、是否可结款(系统默认为是)。 (2)联营供应商资料要件: 供应商编码:唯一性,不重复。 供应商名称:使用全称。 联营扣率:一个供应商的商品可以使用不同扣率,即当经营商品的扣率不同时,分别给商品设置不同的联营扣率。 (3)其它说明经营方式,软件系统允许一个供应商有多种经营方式,但一个供应商的多种经营方式是不能任意组合的,系统允许的组合方式如下:经 销代 销联营经 销无代 销无联 营扣率相同扣率不同注:供应商的其它项目说明联营扣率:联营商品销售的业绩提成率。按业绩提成扣率结算,即结算
11、金额销售额联营扣率2增加供应商的经营方式 在新增供应商时,要根据供应商经营方式设定该供应商的经营方式;若今后该供应商的某些商品需要采用其它的经营方式时,必须首先增加供应商的经营方式(供应商编码不变),然后才能录入该供应商经营的新品。3删除供应商的经营方式当需要停止或取消某供应商某种经营方式时,操作时,必须确保该供应商的该种经营方式下无正在经营的商品(库存为零,无未结款金额),然后再删除该该供应商的合作经营方式。4永久删除供应商;操作限制:当供应商有正在使用的商品时,系统禁止删除供应商(库存为零,无未结款金额)。(二)供应商结算1、供应商结算单生成据实结算单结算单的生成是根据实际发生的销售额来自
12、动计算的,在生成结算单后,未审核该结算单之前,该结算单未生效,可以对结算内容进行修改。修改结算单:审核前对临时结算单进行修正。审核结算单:生成正式结算单。执行该操作后,系统认为该供应商已结算,结算单再不能进行修改。2、结算项目设定。设定进价以外的结算项目。抵扣金额:各种费用项目,该项设定各项结算费用在每个结算期的扣款数额。缺省值:结算数据的缺省计算参数;缺省值为0。3.2、流程图市场信息供应商信息顾客信息采 购 主 管采购主管与供应商洽谈,填写商品档案等表 不同意采购主管审核供应商相关资料、证件,签定合同采购主管将合同及相关资料交商品经理审批签字结 束采购主管将相关资料录入电脑合同及相关资料交
13、财务加盖合同章,财务留存一份3.3、说明供应商的引进是商品进货的起点,采购主管对供应商的资料、样品、报价以及信用度、供货能力进行全面的综合分析,经过谈判达成协议并签订合同,将供应商详细资料登录系统,根据供应商供应的商品资料录入信息系统商品资料库,确定营销方式。 商品部采购主管通过市场信息、供应商信息,或门店提供的销售及顾客信息,整理有引进价值的商品信息,并进行相应的市场调查。 采购主管通过商品寻找相应的供应商。 由供应商提供样品以及齐全的供应商资料和相关商品应具备的资料。 采购主管与供应商进行初步谈判,了解商品广告赞助如何?有无品牌效应。 采购主管根据信息系统分析和市场调查获得相关竞争对手对供
14、应商及其商品做出正确评估。 采购主管将新品并连同供应商的相关资料一起附上交采购经理审核。 采购经理确认通过的商品由采购主管正式与供应商进行谈判,填写新增商品档案表,签合同一式两份。 相关资料交商品经理或总经理签字后交财务部加盖合同章后,财务部留存一份(附营业执照、税务登记证、法人代码证、经销证等及新增商品目录表)。 采购主管将供应商资料及商品资料录入电脑,可包括商品采购计划订单,并将相关资料传一份给供应商。适用:本工作程序同样适应旧供应商、新商品引进,但是不需要填写供应商档案表和签合同。适用范围采购部、电脑部、财务部标 准:老商品改变供货渠道。(1)由于某些原因,采购主管决定终止与某供应商的业
15、务合作或在某个商品上的业务合作,并通过商品寻找新的供应商。(2)由供应商提供样品以及相关商品应具备的资料。(3)采购主管参考商品原供应商相关资料与新供应商进行初步谈判。(4)采购主管填写新商品档案和商品淘汰表,并交采购经理审核,如果是新供应商则附上相关资料。(5)采购经理确认通过的商品由采购主管正式与供应商进行谈判,新供应商则签订合同一式两份。(6)采购主管更改系统商品资料,如新供应商则将供应商资料录入电脑。(7)调整信息传送至系统,根据更改后的信息产生新供应商的订单;供应商的库存商品处理可有两种方式:第一种,销售时,系统仍归入原供应商的商品销售,直至原供应商进货的商品售尽。第二种,将剩余商品
16、盘点后做返厂再进货调整,将原供应商所剩商品库存转入新供应商此商品库存。(8)旧商品增加新供货渠道(供应商、经营方式),不需要另外新编商品编码,而仍使用原来的商品编码。(9)信息未录入电脑,导致电脑不确认老商品的新供货渠道3.4、供应商及新品引进的常见问题1、 现象:商品档案表商品售价未定下来。后果:商品销售引起价格混乱,计算成本、毛利错误,造成营业损失原因:买手采购商品工作不细致,商品的基本信息没有建立采集办法:买手工作做细,熟悉商品,采购商品严格填写商品档案表,录入员严格把关2、现象:一个供应商多个编码后果:一个供应商多个编码,报表和结算变成多个帐户原因:不同买手引进同一供应商,买手不知道已
17、经存在了供应商编码,录入员没有控制办法:买手工作做细,熟悉供应商,录入员严格把关,如果已存在该供应商编码,在输入时不要修改名字存盘3、现象:经营方式错误后果:经销、代销结算错误原因:供应商的经营方式开始不能确定,直到进货才确认,而又修改了经营方式办法:如果供应商的经营方式不能确认,不急于编码,或者确认后,立即进行修改3.5、相关报表:供应商档案:将与公司有业务往来的供应商的详细资料列表,内容包括供应商编码、名称、地址、电话、传真、纳税号等。供应商进销存查询: 将供应商经营的商品进行汇总列表,内容包括商品编码,商品条码,商品名称,商品的进价,售价,毛利率,毛利额等。并可对供应商经营商品的任一段时
18、间内的采购,销售,库存情况进行汇总统计。供应商销售数据查询: 对所有供应商销售业绩进行汇总分析, 以对供应商的业绩进行评估,考核库存是否合理。内容包括供应商的编码、名称、销售含税成本金额、销售无税成本金额、毛利额、毛利率、销售数量、销售金额。4、商品的管理4.1、商品的状态根据商品在公司业务中的状况,将商品分为以下5种状态.新品: 每引进一个新商品时, 商品定义为新品,则应弹出一小窗口,用来输入考核时间(默认可为45天),一当考核期到,自动转为正常商品,但在考核期间,下订单/入库单应提示,并且在未动销商品查询中根据是否包含新品进行查询(不包含则不统计,包含则统计)正常: 每引进一个新商品时,将
19、引进商品的相关资料,包括编码,条码,品名,进价,税率,售价等录入电脑并审核后,此商品的状态即为正常状态。正常状态的商品可以进行正常的业务操作,包括自动订货,销售等。允许采购:对商品的销售进行分析,对销售排名落后的商品进行重点考核,对贡献度小的商品按一定比率进行淘汰,或出于其它原因需要限制某些商品的订货时,按一定的手续修改商品资料,将商品状态改为不允许采购。此状态的商品已不可再下订单、入库,但原有库存商品仍可照常销售。允许销售: 当商品由于质量问题、价格原因或出于其它原因需要暂停某些商品进行销售时,可修改商品资料,将商品状态改为不允许销售。不允许销售状态的商品不可进行前台销售和批发业务操作。淘汰
20、:由于供应商不再供货,商品销售排名落后和其他原因不再经营某商品时,在商品库存为零时可以定义为淘汰商品,手动转为历史作废商品库。定为淘汰商品后从此不参与订货、入库、调拨、销售、查询等操作,此状态的商品作为历史资料保存,可查询其历史数据。状态订货销售正常淘汰新品允许销售允许采购4.2、商品档案4.2.1、建立新商品1、输入商品编码的基本原则一种商品不得跨部组经营2、要考虑的因素商品的销售包装含量、规格是怎样的?商品的供应商经营方式是什么?商品是否需要库存管理?商品是以单品方式或称重方式销售?商品有无供应商条码?(1)商品的包装含量、规格和单位是怎样的?在单品方式下,商品的包装含量、规格是指商品最小
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