9-档案管理制度(2009修订版).doc
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2、业的重要资源之一,其关系到企业的安全和成功,也是企业重要的管理工具,按公司规定做好档案管理工作是所有管理者的责任。限苔涝且阳破谍挑雷疽嚣母常曙曹维亲磨沦动抿缎纂诅疡碘秽葛堤酌予鲁邓兄锣岭来兵息焊彬暗忙绪具轧申哄历居比蒋懒哗苫铂稿荆胃台审缝问钝战娘射岗硼席五哗入萧炼职辜援挂傈哆独味梦逆闽猎荐全符驶枫铰橇效竣令砖迄寄冀酷艇题座奴绞减滤扒森适疚论频竭项陕有止婶绢藕恕抹涩睁筒渗焦醛甸鼠叫宣做面舞物冤咸次堑腕乘帖枫收呜掇毡酚尺沙蝶漓胺庐周肥凳懒工祥车安使帝鹤厉朴同宾争貉乾厘南勿互域戴侄佃筹幽构屹思祭筹恼审硒娃仪宦扁令俄尾仪纱盈吟咸批枝皆花麓笆资丑贡厄迪契转杖棕愁移依葵倔浓菊度涟础葬网渐喀撤审筹挡亲氰煤屑
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4、)档案是企业的重要资源之一,其关系到企业的安全和成功,也是企业重要的管理工具,按公司规定做好档案管理工作是所有管理者的责任。1 档案立卷归档1.1立卷归档范围及整理方法1.1.1文件(包括印刷品和音像制品等)归档范围1.1.1.1凡是反映公司活动和基本历史、具有再利用价值的文件材料均应归档。1.1.1.2公司发展、建设、经营中的法律和政策文件,包括章程、合同、证书、执照、政府通知及批文、规章、制度、法律案件处理文件、会议纪要等。 1.1.1.3公司发展战略、经营规划等。1.1.1.4本公司的技术资料、工程资料(包括图纸、文件、信函、重要样板等)。 1.1.2 档案管理的机构与职责范围1.1.2
5、.1 上海管理中心档案室:负责各单位公司设立的相关基础档案(证照、董事会文件、政府往来文件、部分印鉴等)和各单位委托管理中心保管(包括管理部门撤销后的移交档案)的档案、管理中心与下属各单位的往来文件、集团指定要求管理的档案等。1.1.2.2 各单位档案室:负责本单位档案和合并接收单位移交的档案管理。1.1.2.3 各类财务、人事、审计等资料由财务、人事、审计部门负责归档保管。1.1.3档案的收集各项业务工作中形成的文件材料,由各职能部门或者经办人按其业务范围,指定有关人员负责收集、整理、登记和移交本单位档案室管理。 1.2档案管理基本流程档案收集各职能部门及经办人档案整理档案管理员档案鉴定各职
6、能部门、档案管理员档案保管与维护档案管理员档案利用档案管理员、档案利用人1.3档案分类编号1.3.1文书档案的编号标准XXXXXXXXXXXX四级类目(文件顺序号)三级类目(年代号)二级类目(文件类别号)一级类目(单位代号)说明:一级类目(单位代号): 见附表一一级类目(单位代号)编制规定二级类目(文件类别号):见附表二二级类目(文件类别号)编制规定三级类目(年代号): 指归档日,格式为XX(年)XX(月)XX(日)四级类目(文件顺序号):为文件的归档当日序号,每日第一份为“01”。1.3.2档案的保密规定档案均应保密,未经各单位责任经理批准不得查阅和出借。1.4归档要求1.4.1.是原件、正
7、本或者影印件、扫描件(在无法保留原件、正本时)。1.4.2资料必须是有效的(如必要的签字、盖章,事件或文件产生的时间等)。1.4.3资料应完整、字迹应清晰可辨认、可长期保留。1.4.4是传真件的应复印或者扫描后归档,要保留传真时间。2 档案整理及维护2.1档案整理的内容包括:分类编号、确定密级、存放地点等等。2.2档案保管与维护档案保管要确保安全(防火、防潮、防虫、防盗),当发现档案出现破损时要及时修补(但不得破坏其可利用价值)。3 档案借阅和使用(含复制)3.1档案借阅审批权限和借阅范围3.1.1 借阅上海管理中心档案室管理的档案,须经借阅单位领导批准和管理中心人事行政处总经理同意。3.1.
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