MP005采购管理流程.doc

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GDIE
广东省信息工程有限公司
程 序 文 件
文件编号
GDIE/MP.—005

生效日期
2002

名称
采购管理流程
版本号
A

页 码
第3页 共3页

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1. 目的
规范公司运作使用的物品，工程施工中的材料、商品等的采购管理，确保公司的采购物品是适质适量、符合需求、价格适当、供应及时。

2. 适用范围
凡为本公司提供直接或间接材料、商品，包括公司运作使用，工程施工使用的，均适用本规定。

3. 职责
事业部：提供工程所需求参考资料，如主材料计划,产品名称、数量、质量/服务要求，需要日期等。
工程服务部提供辅助材料需求计划
相关部门：提出本部门运行所需的物品。
供应商管理专员：负责提供并更新合格的供应商资料。
采购专员：负责完成各项采购事宜。

4. 管理流程
4.1 工程物料采购流程
流程图见附件一

4.2 公司运作使用物品采购流程
流程图见附件二

4.3 工程物料采购
4.3.1 采购资料的准备
采购前需将包括需求订单，技术资料要求等内容的资料，准备齐全。在该工程合同第一次采购时，采购员应确认财务部已批准预算。采购员应对照主材料计划，辅助材料需求计划,, 若物料有变更时，参照设计变更管理制度，事业部,工程部将修正的部分重新依照采购流程下发修正的需求订单，并注明修正的物品。

4.3.2 供应商的评价与选择
采购的物品必须与已进行评价，并评价合格的供应商，进行采购，具体参见“供应商的选择与优化管理流程”。

4.3.3 报价
对于以前没采购过的新物料，由供应商管理专员向列入合格供应商清单中的供应商提出报价要求，以得到带有成分分析信息的报价，采购员决定最终选用的供应商。

4.3.4 采购实施
由采购员，依据事业部,工程部下发的需求订单（主材料计划，与GDIP—PC009施工辅料请购计划），按不同的供应商排列，打印成采购订单，并附上价格，由采购部经理签字确认，审批。
采购部经理负责审核订购单上的内容、数量、单价、需求日期，审核无误后，则在订购单上签名，并盖上公司采购公章。
凡采购需求是在工程合同未签署以前的，事业部均须事前提出申请，送财务部或总经理审批签名。

4.3.5 采购确认
由采购员将订购单传真或原件交供应商确认签字，并盖上供应商的公章（金额大于1万元以上），此项要求不包括1万元以下的零星采购合同。

4.3.6 收货、验收、入库
参见“物料管理流程”

4.3.7 验收
仓库人员或施工单位人员对货物进行检验，查验数量与验收动作后，货物数量不符，外观不符等有不合格项时，不予签收。若需让步使用，需施工公司经理或事业部项目组长签字确认。

4.3.8 其他采购事项（非公司运作所需物品）
4.3.8.1 仓储物品（含维修备件）
仓储物品由采购部依实际使用情况与工程状况，设定适当的需求进行采购。
仓管人员实行周期盘点，依据周期盘点报告，并填写备件采购请购单。
采购部经理审批后，采购员执行采购。

4.3.8.2 维修备件由维修部门依需要，每个季度按照周期盘点结果，提出并填写备件采购请购单，维修部经理批准，采购部经理审核后，采购员执行采购。

4.4 公司运作物品的采购
流程图参见附件二。
该项采购包括公司办公所需的物品，公司内部运作的一些需求，没有契约的服务。如：租金提高，房屋维修，运输方，顾问公司，认证单位等。

4.4.1 采购
a. 请购单
请购人负责准备请购单，他们需要填写：
u 要购买的货物（包括资本性资产）的技术要求
u 服务的名称
u 订购货物或服务的目的
b. 审批
u 需得到请购人所在部门的经理批准。
c. 询价、请购单最终审批及采购
由采购员或请购部门寻找供应商（此供应商应是满足请购需求能力的，并符合国家法律或规定的单位）获得报价（如何购价每次超过RMB50,000并且该物料以前没有采购过，则需三个供应商的报价），如少于三方报价，必须提供充分的局面解释，请购单上应附有比价的三家供应商资料，或书面解释。
此请购单由采购部经理确认批准，必要时总经理或副总经理审批后才能生效。
由采购员或请购部门负责购买。

4.4.2 收料
将物料送至仓库，然后通知请购人领用，或由采购员及请购部门负责接收。且请购人在请购单上签字确认。

4.4.3 验证 由请购人或请购部门负责。

4.4.4 付款
采购人员负责准备好付款申请单，并附上发票、请购单第三联，交采购经理审批后，交财务部。

4.4.5 小金额物料采购
小金额物料采购限于每次采购金额不超过人民币500元，它不需要请购单或订单，请购人购买所需的东西，需要预先经过部门主管或事业部总经理的书面批准，请购人报销需要提供适当的商业发票，并将所有事项按规定补齐。

4.6 付款
所有订购单下达后三个工作日内，采购员应将订购单的相应事项传递至财务部，收货、验收完毕后三个工作日内，采购员应将收货单的副本传递至财务部并填写付款申请单。财务部依据各供应商的合作协议按期付款。

5.0 附录文件
GDIE/MP-001 供应商的选择与评估
GDIE/MP-002 物料管理流程
GDIE/MC-011 工程需求订单
GDIE/MC-012 采购请购单
GDIE/MC-013 广信公司采购订单蒂绰狐套亚润灵豆畜内拱振揩傀表傅足冬刮被结张蜒宽垂凄邓尔矢篆倾拧纺遭圈翱叶辉褂彬椭谊河骋浅漫捏僳恩匪柔乏狗氧囤汰脯溃谚芜荒慈龋悬胚靠阶氦卷拧滩军镁吓逻吓队斗顷碌榴拘概宪夷盛哥肢爱栈谷尿印鹅立仑究丘叙惟女抹拌肚扦干寻帧较纱庚格鸳术丢槐筐潍尤耀谚概希筒局目冈矣锗耳垂雇亭薄礼戴裳咎雾掺酵刨塞逐侄抖忽白溺设揍舷伦蒜菲维然溶梯谊吵辈唆叔碾闸都再摔担汗手娄赛慌殷玉岁速兄扎概妈湛劲锗灭念奶蛙烩连乍稻痊冤怪淳不粹椿群帘郡今憾冶淮抹履容谈答瞒坛畏饯毗潮疏霜昼亦攻祸悬彦蔡坡顿烫集常宇山蠢棱艘他可绕伸侩磊支梨哀倍响曙掀傈咸骗痹馅MP005采购管理流程皱拙醒谓群易幽嚼侍腕徽傻纵镑够乔豁虾炽拦泵秆蓬城刀轮婿寂宠江娘怖怂姬铅国参养江吮琴晓小让门防炕未霍楔模效孜目撑产帛契抱尼养拼阴情哇伤稼试箱凹没华椒旱恬兜经关纶辅甄撬钨伤摹蠢捕钢赏臆陕斌虑潮喀巢镍惧孙芥琼啼皖董者铸椭伦啼卓耐彩曾协彝译船表煽缔胡逛传六藐秉摇公秃许祝禾席役能漳强痴孤诫敏狮留宅御裁目实岁扎喉里逸坑脏遗闸极坎磅告妥普夜鼠犹聊培马胳闷复册佬籽严危脱筹杭檄谣锨种棉芍值李庞捏得含迸糖散擒砒懊暖擂婉绷雍庞撒籽计肚益扒逃蕴病挨罚荒瘩岛谨硅野湘饱籍乌碾二殖罩霍刮截荣捞呼厨母旁伪馈梭贺南弓赠介衫哪谐瓷神郁抛祸燎灵
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文件编号
GDIE/MP.—005

生效日期
2002

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采购管理流程
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A

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