上海物流集团差旅费管理办法.doc

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制度文件号：**[2012]010号
程序文件号：PF/RS01.A-2012

上海**物流集团差旅费管理办法

为到外埠出差人员提供出行保障及提高员工工作积极性，规范公司审批流程，结合本公司具体情况，制定以下办法。
一、 适用范围
物流所属单位全体员工，因公需要到本公司以外的城市或地区出差所发生的费用，为差旅费。集团所属各区域公司可将出差标准略微调整，但不能超过该办法标准上限。
二、 出差天数的计算方式
出发时间为中午12点之前(含12点)的，出差当日餐饮及其他按全天报销。
出发时间为中午12点之后的，出差当日按半计算餐饮及其他标准。
返回出发地时间为中午12点之前（含12点）的，返回日当天按全天计算餐饮及其他报销标准。
返回出发地时间为中午12点之后的，返回日当天按半计算餐饮及其他报销标准。
三、 各类标准
1. 交通工具（实报实销）
级别
交通工具
备注
总监及以上管理人员
可根据距离或价格比较选择乘坐飞机经济舱、火车、汽车

经理、副经理
可根据距离、火车价格比较选择乘坐飞机经济舱、火车、汽车
乘飞机时，需经本部门总监级以上领导批准
其他员工
可根据距离、火车价格比较选择火车、汽车
事情紧急而火车无票或与经理级以上领导同行，需乘飞机时，需经总经理批准
1)飞机应当使用明折明扣的机票，并按实际支付的金额报销；
2)出差计划至少在3个工作日之前确定，以便获取折扣较高的票价
3)高级职员（总经理助理或总监助理等）按经理级别；
4）宾馆的选择应当靠近工作场所，宾馆应提前预订（通过当地公司协助或网上预订如携程网）以降低成本；
5）飞机票订票：统一由公司行政订票，申请要求按相关规定执行。

2. 报销标准：
序号
级别
报销标准（每天）
1
总监及以上管理人员
350元（住宿250元，餐饮及其他100元）
2
经理、副经理
250元（住宿170元，餐饮及其他80元）
3
其他员工
150元（住宿100元，餐饮及其他50元）
说明：
1）在报销标准内，出差人员应当提供相关发票，在限额内据实报销。
2）市内交通：市内交通尽量安排公司通勤汽车，或者根据实际情况选择适用地铁，公交或出租车。往返机场交通,应优先乘坐机场专线班车或轨道交通。
3)经理以上职务，以人力资源部任命文为准。
4)餐饮及其他：包括餐饮费、交通费、通讯费等费用
5）如各地区公司原有的伙食补贴的，在出差期间原伙食补贴应扣除
6）凡出差地公司统一安排住宿的，报销标准应扣除住宿报销金额，只按餐饮及其他报销标准金额报销。
7）出差人员食宿由出差地公司提供的，不享受出差报销标准，只报销长途交通工具费用及乘车期间的伙食补助，伙食补助费每人每天30元。
8）凡连续出差15天以上者，超出天数的餐饮及其他报销标准为：总监及以上50元/天，经理级（含副经理）40元/天，其他员工30元/天。
四、分类说明
1. 当天来回：是指出差当天返回出发地，不产生住宿费的，按餐饮及其他报销标准金额报销，实报实销长途交通工具费用。
2. 培训、开会：公司员工参加集团公司内外召开的各种会议、培训及其它活动，食宿由主办方统一安排，持会议通知或有关文件，经总经理批准，按原申请的费用标准或公司统一安排的已实际发生额持有效票据报销，不再享受出差报销标准。食宿不统一安排的，按差旅费报销标准执行。
3.销售人员：是指销售人员按照公司专职销售部门销售政策方案执行，属于销售费用支出，其标准按员工差旅费标准允许发生，执行出差审批流程。
4.员工跟车（押车）：公司指派人员随车押货外出时，押车期间每天报销标准为50元。
到达后，有集团公司并能提供食宿的，每人每天补助30元（包括电话费等）。
到货地无本集团公司的，按包干费100元/人/天补助。
5.交通工具选择：根据距离和级别选择交通工具，在相同条件下应选择成本较低的交通工具为宜。交通工具特殊情况，集团以专业主管负责人审批为准；分公司总经理审批为准。如，发现个人选择与规定或审批标准，有差异的，按标准执行，差价由当事人自行承担。
6.出差期间如有加班情况发生，员工必须按加班流程提出申请，同意后才能按规定给予调休（需提前办理加班申请手续）。
7.出差期间因职务级别变更时，从职务颁布生效之日起变更适用标准。
8.在出差过程中产生的特殊情况的业务招待费用，经总经理审批后，按招待费报销流程报销，不计算在个人差旅费标准中，但需与出差报销费用时同时报销，不得延迟报销。
9. 因差旅费报销标准不同，两人以上同行，住宿费（不包含餐饮及其他费）可按级别较高者标准报销。
10. 对于使用公务车或自驾车出差的，必须评估与公共交通费成本低者方能报销，而据实报销汽油费及过路过桥费用 。否则，财务有权按大巴或火车票标准报销。
11. 因公出差发生的订票费最高每票（次）不得超过15元，并凭有效票据报销。
12. 国际出差费用据实报销。
13. 因特殊原因需要全额实报实销的差旅费，必须由总经理签字特批。
14. 销售拓展人员公出，报销标准对参照本规定执行，开发客户时被邀约的公出人员，办理公出申请时，注明差旅费承担单位，或注明费用由开发客户的服务中支出等。未注明的，公出审核通过的，差旅费由公出人员的所在单位承担。
15. 对于集团所在地，尽量签订签约宾馆，所有出差人员均应入住签约宾馆，长期支援人员，以租住员工宿舍为宜。
四、 出差申请审批权限
1.出差申请批准按照如下授权权限执行：
出差性质
授权人员
国内出差申请
总监及以上管理人员
国外出差申请
总经理
差旅费用（3000元以下）
总监及以上管理人员 (财务经理负责财务审核)
差旅费用（3000元以上）
总经理 （财务总监负责财务审核）
各总监及以上人员差旅费用
总经理 （财务总监负责财务审核）

2.授权人员自己的出差申请和费用需要经上一级管理层批准。区域公司总经理离开工作地城市，必须报告集团总经理批准，否则，差旅费不予报销。
3.审批可以通过填写报销单、电子邮件批准等方式进行。
五、 出差审批流程
1.出差申请应当事先通过书面形式或电子邮件（注明出差地点、事由、天数、所需资金等）提出批准，经部门负责人签署意见、分管领导批准后方可出差或上级领导委派出差的。
2.出差人员回公司后，应形成出差完成情况书面报告（见附件），或其他的工作安排、流程设计、会议培训记录等等能代表出差期间工作内容的文件书面记录，并向分管领导汇报，由分管领导考核结果，签署考核意见。
3.报账前，要认真填写差旅费报销单、出差报告、出差申请单、并附有效出差发票，经部门负责人和财务负责人认真审核签字后，按差旅费报销标准计算。
4.财务部将审核相关发票和批准事项，如有疑问，应当向报销申请人澄清。审核无误后，财务部通过电汇或划账方式将款项支付给员工个人。
六、 附则
1.本办法执行后，本办法相关条款与其他制度文件有相悖之处，以本办法为准。
2.本办法解释权归集团人力资源部，修改权由集团财务部、人力资源部共同修改有效。
3.本办法可根据实际情况作相应调整，未尽事宜可另行补充。
4.本办法自2012年7月1日起正式实行，届时2011版的程序文件《物流集团公司差旅费管理规定》和财务字[2011]004号《供应链管理有限公司差旅费制度（第二版）》的文件将同时废止。

物流集团人力资源部
物流集团财务部
2012年6月29日

主题词： 差旅费 管理 办法
主 送： 总部 、各分公司 传达范围：卡行天下/佳宇物流全体员工
2012年7月1日下发

附件：
出差报告

部 门

出 差 人

职 别

出差日期

出差天数

出差地点

核 准:

备 注:

出差目的:

主要工作与目标达成状况

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