应付工作流程与标准.doc
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4、JECT RET CODE项 目:财务部应付 编 号:FIN-2043 STEPS步 骤WORK PROCEDUS工 作 流 程STANDARD质量标准POSITIONRESPONSIBLE执行职位 一、二、工作时间早8:30AM17:30PM工作流程1、提前10分钟到岗,着装整齐,戴好工号牌,检查自己仪容仪表。2、按供应商名称和各仓库进行整理、分类、汇总收货单;白联记账,红联归档;登记、打印凭证,粘贴收货单。3、查询111家供应商07年5月至今的账务(建设期:38家,经营期:73家)。4、若与供应商核对清楚账务后,本司协商其在酒店消费抵货款的,做应收冲应付,则与应收会计做好V9卡的冲销工作。
5、5、每月初整理、装订上个月的凭证。6、每月10-20号,与约24家经营期的供应商核对上个月的账目。核对清楚后令其开发票并在收货单黄联上盖上“对账”章。7、核算、审核“付款审批表”和各种应付账款、其他应付款,审核各项记录;审核采购部转交的发票及单据。8、每月20号至月底,支付16家签订合同的经营期供应商的前欠款。先做凭证,领导审批后,再交予出纳付款。9、月底整理、打印本月的“应付账款余额表”。10、如果每月打印出有借方余额的应付账款,并通知、询问采购部。采购部及有关部门应及时与供应商联系解决,并将结果告知财务部。对超过两个月的有借方余额的应付账款,要向财务经理和总经理作书面汇报。11、对未挂账的
6、前期供应商,根据提供的合同、发票、验收证明审核无误后,写报告给财务经理和总经理,批准后,补挂账。12、应付账款入账程序。处理有票应付款,应对合同、供应商发票、验收证明进行审核。而后,制作记账凭证并按照会计复核、批准程序入账。13、认真做好领导安排的工作。1、保证收货单中供应商和仓库的汇总、挂账金额准确无误。 2、查询、整理建设期和经营期的供应商的账务,避免手续不齐全、记账混乱,进而准确支付账款。3、其他工作。 财务部应付REVIEWED BY审 核 人APPROVED BY审 批 人备注:请各部门根据本部门的实际运营情况,制定本部门的人员编制。并根据部门人员编制岗位,详细写明所有岗位的工作流程
7、与标准(上附样例仅供参考)应付账款管理制度 财务管理制度-应付账款管理1、 目的为规范财务操作,加强对应付账款的管理,保证应付账款的准确性和有序支付,特制定本制度。2、 范围本制度适用于公司有合同约束的长期或短期配套户,零时配套户的应付账款管理参照“财务管理制度-采购控制管理”3、 职责部门配套科负责合同的签订、配套户的分类以及采购发票的签收,配套库负责配套户的结算,财务处负责配套户发票的挂账、付款计划的编制和货款的支付。4、 程序配套科在签订合同时需要明确标明付款时间与付款方式,并且根据配套户的实际情况对配套户进行分类,主要可分为A、B和C三类,A类和B类各限定六户,其余全部划归C类管理,配
8、套科收到配套户所开发票后,需由科室指定专人签字后及时交财务处。配套库每月根据本公司客户的出账数为配套户结算,填开入库单并标明所属月份及时交财务处。财务处必须严格按照合同的规定对应付账款进行管理,配套户的发票必须在每月最后一天前送达本公司财务才可挂账,财务处接收发票时需仔细核对采购合同和入库单,价格或数量不符时,财务人员有权拒收;每月10日前(节假日顺延)财务处根据配套户发票的挂账情况以及采购合同和入库单编制当月付款计划,经总经理审批后,财务处据此付款,财务处在付款时需统筹兼顾,在任何情况下必须保留本公司自身的日常开支,在资金紧张的情况下,财务处根据配套科对配套户的分类顺序安排资金,资金充足的情
9、况下集中时间统一办理。5、 维护为保证应付账款的准确性,财务处需定期(至少一个季度)查询公司技术质量处的质量扣款情况,并与配套户进行对账。6、 执行本程序自公司总经理签发之日起执行。企业采购及应付账款管理制度 一、目的 1规范采购操作步骤和方法,确保采购的质量和采购要求的适用性,符合公司整体的日常管理规定要求。 2规定了应付账款入账、调账等方面的管理要求,规范应付账款管理工作,防范公司处理应付账款业务过程中的经营风险。 二、适用范围 本规范适用于公司的设备、工具、成型软件和固定资产(不含公司长期代理产品)等采购的控制。 三、 定义 1、 供应商:是指能向采购者提供货物、工程和服务的法人或其他组
10、织。 2、 抽货检验标准:此标准是对采购物品进行检验的参照标准,由技术部门或其他相关权责部门编写交采购中心汇总成册。 3、 货物检验报告:是货物验收部门和人员对货物进行验收后对所采购货物给出验收报告和处理意见。 4、无票应付款:采购货物的所有权已经转移至本公司,但是供应商的正式发票尚未到达财务部的应付款项。当供应商的发票送达财务部时,应将无票应付款转入应付账款。公司的无票应付款和应付账款构成了公司资产负债表上的应付账款 四、 物资采购报销流程 1 物资采购前要由用料申请人先填写采购计划,“采购计划表”经部门领导签字同意后,交与采购人员,采购人员制作“采购定单”并进行采购。 2 凡购进物料、工具
11、用具,尤其是定制品,采购者应坚持先取样品,征得使用部门及领导同意后,方可进行采购或定制。 3 物资采购返回单位,须经物资使用部门(库房管理人员)核实、验收签字,出具“入库单”。 4 物资采购报销必须以发票为据,不准出现白条报销。 5 物资采购前,预借物资款,必须经财务主管领导签字批准方可借款,执行借款流程;物资采购完毕,需及时报销。 6 物资采购报销须填写报销单,执行费用报销流程 7 凡不按上述规定采购者,财务部以及各业务部门的财务人员,应一律拒绝支付。 五、应付账款入账程序 (一)、有票应付款 1财务部业务会计对采购定单、供应商发票、检验入库单进行审核,即“三单符合”审核。 2 三单中的第一
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