国有工程有限公司科技文件材料立卷归档管理办法.doc
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1、工程有限公司科技文件材料立卷归档管理办法章 总 则条 为规范工程有限公司(以下简称)科技文件材料立卷归档工作,保证科技档案的完整、准确、系统,逐步实现规范化、标准化,根据交通部工程竣工文件材料立卷归档管理办法,特制定本办法。条 本办法所称科技文件材料是指在生产建设、技术研发全过程中所形成的具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。第三条 及属各单位各级档案室对所辖范围内科技文件材料立卷归档工作进行监督和指导。第四条 本办法适用于及属各单位所承建的国内外工程项目及科研项目。第五条 上交建设单位的竣工档案可按业主要求办理;铁路项目可结合参照中国交通建设股份有限公司铁路建设项目竣工文件收集归
2、档办法(暂行) (办字2008526号)的规定执行;基建项目可结合参照建设工程文件归档整理规范(GB/T 50328-2001) 、建筑工程资料管理规程 (JGJT185-2009)及项目属地的地方规范执行;国外项目可结合参照中国交通建设股份有限公司驻外机构档案管理办法的规定执行(办字2007150号)。章 组织与职责第六条 各单位应将科技文件材料立卷归档工作纳入项目的日常管理工作中,建立科技文件材料管理领导人责任制,项目上要配备专职或兼职资料员,负责科技文件材料的收集、整理、立卷归档工作,直至形成完整的成套资料上交有关单位,确保科技文件材料的完整、准确与系统。第七条 交、竣工验收时,档案员(
3、资料员)应参加建设单位组织的竣工资料验收工作。第三章 科技文件材料的收集与平时归卷第八条 凡是反映与科技项目有关的重要活动、具有查考利用价值的各种载体的文件材料,都应收集齐全,以保证所形成档案的完整性和成套性。具体归档范围按科技文件材料归档范围和保管期限表(附件1)执行。第九条 归档文件要求为原件,签字盖章后方可归档。确有困难无法提供原件的应在归档案卷切口处加盖规范清晰的骑缝章(即卷内涉及的所有印章)。开工前需明确应交科技档案套数,即时按所需数量备份文件,文件收集应与施工或研发进度同步。第十条 资料员应按组卷原则和单位、分部、分项工程划分表及时对平时收集到的文件进行初步分类整理并装盒,盒内应有
4、卷内目录,借阅应进行借阅登记。第十一条 外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文,签署翻译人、审校人姓名;有译文的与原文一起归档。第十二条 与各单位的档案移交清单也属于归档范围。尤其是原件保存在其它单位的,清单上必须在案卷标题后面注明为原件、有原件存放单位经办人签字、日期并加盖原件存放单位公章。第四章 科技文件材料的整理第十三条 科技文件材料归档前,由项目承办单位进行整理组卷。应遵循科技文件材料的自然形成规律和成套性的原则,把一组有机联系的文件组合在一起,使它能够表达一个相对独立的概念,做到分类科学,便于查找利用。组卷时应考虑文件、图表、图纸的数量,案卷厚度以25cm为宜。第十四条 归档文件材料
5、的组卷(一)管理性文件材料按问题时间组卷。(二)合同、协议、开工报告、施工组织设计、施工计划及验收文件等分别按单位工程组卷。(三)竣工图按不同专业分类组卷。各项施工原始记录按照工序,结合单位工程(含分部、分项)及不同专业,分别整理组卷。原材料实验报告、合格证等能区分工程部位的归入分项工程部位,不能区分的按单项工程统一组卷。(四)监理文件按文种组卷。(五)设备文件按台套组卷,文件材料、设备安装、调试文件、设备随机文件可按同一设备种类型号合并组卷。(六)科研文件按项目或课题组卷。科研课题的文件较多,可组成多卷(即一题多卷)。将最能反映课题概况的开题立项文件、论文、专著、验收或鉴定文件、成果申报与获
6、奖文件、科研经费与决算文件等重要文件,整理组成综合卷,排放在课题全部案卷之首。其余文件按科研工作阶段或重要程度等依次系统组卷;文件较少,可组成一卷(即一题一卷),直接按科研工作阶段或重要程度等顺序整理组卷。中断、终止或撤销的课题也应立卷归档。第十五条 案卷应由案卷封面和卷脊、卷内文件目录、卷内文件及备考表组成(附件2、3、4)。案卷及卷内文件不重份;同一卷内有不同保管期限的文件,该卷保管期限从长。第十六条 卷内文件材料的排列(一)管理性文件材料按问题时间或重要程度排列。(二)技术性文件材料按分项工程施工工序以同一顺序排列组卷。(三)竣工图按专业、图号排列。(四)设备文件按问题、时间排列。(五)
7、文字材料在前,图样在后;译文在前、原文在后;正文在前,附件在后;印文在前,定稿在后。第十七条 案卷封面的编写(一)案卷题名:应包括项目、设备的名称、代字、代号,组件、部件、阶段的名称、代号及文件内容,如属工程项目,还应同时标明起讫里程、单位工程(含分部、分项)、结构、部位等。案卷题名应能简明、准确反映卷内文件材料的内容。例如:高速路段合同k0+000k5+000段路基工程压实度检测表(二)编制单位:填写案卷形成单位。(三)编制日期:填写案卷形成日期, 用阿拉伯数字,可省略“年、月、日”字样,中间加“”号。(四)保管期限:填写其划定的保管期限。(五)密级:依据保密规定填写(没有可不填)。(六)档
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