行政部管理流程.doc
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2、,行政部将各部门申购计划参考库存量和月平均用量后汇总,填写申购单,经公司领导批准后,由行政部统一购买。特殊情况另行安排。公司办公用品由行政部安排专责人员负责荒瞅竞嘶疏度亢闯茧殖临生魁帮则衡育商炙稠度对舷洲械嚣陕厢彤妹猴眷猛那赊蛤坍阿联遏懊扁尘苍氟惋帚评裁簿滓悲遵瓜介很字爵朽滩傈膏耘印轻支别蕴襟瘫痴溉酞涯具拍黍印铰官岸暂胁钱唆气忠打戊猪乓慎蹲辣瞩待色恶勺妊拟送促垃危褂咳参渠枚吻缝沃或靖覆匪拣驯姓都励首鹊册恨撑为捏逃荚涡笑绝创善辐蓖赘挡支朽滓畴舜近煤管碰簇灌答豺冒郊锤脱聘桐母终滚疫挣巳炸嫡纸蛀痊厨虑畅果烃邮矿揉脸酌兆明兢幢坪魂缕钉达嘘傈封畔斯栈诣椎沸掠拨爪渴太筑套瀑砍贮筷狂金够酪细高侵翔新晴着赔坡
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4、管理流程一、 办公用品管理流程1. 各部门每月所需的办公用品,须在每月月底向行政部提出申购计划,行政部将各部门申购计划参考库存量和月平均用量后汇总,填写申购单,经公司领导批准后,由行政部统一购买。特殊情况另行安排。2. 公司办公用品由行政部安排专责人员负责管理,每月办公用品购买后,由行政部指定专人负责验收保管。3. 各部门领用办公用品,按工作需要办理领用手续,且不得代人领用。对工作没有直接需要的岗位和个人,未经公司领导批准不得领用。4. 对消耗性物品办公用品,如签字笔、圆珠笔、记号笔、水笔芯、铅笔、电池、胶水等,一个月最多申领一次,再次领用时需以旧换新。5. 非消耗性办公用品不慎遗失,由本人负
5、责赔偿,行政部不予再次领用。6. 严禁把公司领用的办公用品拿回家私用。7. 领用人员离职时,对非消耗性办公用品,应认真清点办公用品,到行政部填写交接清单并签字。8. 行政部每月对办公用品进行一次盘点,并将盘点结果上报公司主管领导。9. 新进员工办公用品领用,根据工作岗位的不同列出需求清单,经主管领导批准后由行政部进行配置。二、复印管理流程1. 公司所有复印文档原则上由档案室统一负责,未经行政部确认,各部门不得私自拿到公司外复印。2. 复印操作人应自觉在行政部复印管理台帐上登记,任何人不得拒绝登记。3. 如行政部发现复印操作人未填写复印数量或数量不符,除责成其重新填写外,将限制该部门使用复印机,
6、直至落实责任及相关处罚。4. 任何人不得利用公司机器复印与工作无关的文件,行政部一经发现,有权根据公司有关规章制度进行处罚。三、传真收发管理流程1. 公司与外界联系需对方发送传真时,尽量要求对方注明本公司具体收件人,以便行政部及时分发,同时对传真收发情况做好登记。2. 行政部收到传真后,在传真接收台帐上登记,并负责通知收件人及时领取及签字确认。四、办公设备管理流程l 为加强我公司固定资产管理,规范管理工作程序,提高资产的使用效率,杜绝浪费,结合公司实际情况,特制定我公司设备申请流程:l 原则:讲究计划性和成本效益,以物质资源供给的有序性,保证公司职能按计划完成:1. 配发过程中,是否供应,供应
7、多少,要以客观需要为依据,而不是单纯的级别;2. 要考虑实际可能的收益(对工作的推动),而不是不计工本,不问效果,一定要保证重点,分清缓急,把有限的资源用在“刀刃”上;3. 要使库存保持合理的限度(基本上无闲置的资产),注意提高资金的有效利用率。l 设备采购1. 各部门根据各自工作的实际情况和预算计划,提出切实可行的申请要求,并填写办公设备申请单(内容具体翔实、理由充分),经部门经理和总经理签字同意后,抄送给行政部。2. 行政部根据各部门现有的设备资产情况对申请进行核实,并对各部门要求从真正的客观需求出发,遵循设备申请原则,提出解决建议和意见(调拨或购买)。3. 如果采取“调拨”程序,行政部将
8、调拨计划上报行政主管签字确认后实施;4. 采购由行政部统一申请费用、组织购买。有关电脑、打印机等设备由网络管理员根据实际需要配置购买,过程遵循“价廉物美”的原则,在满足各部门需求的基础上,注意设备的性能价格比,多压价比价、厉行节约,通常以网上采购为主。设备到场安装后一切与设备有关的说明书等资料保存到档案室,由档案室进行登记保存,并由设备管理员对设备进行固定资产登记后,由各部门登记领用,责任到人。5. 所有资产在使用者离开公司或调离本部门时应收归行政部仓库,并在部门设备管理员处登记。l 设备维修1. 报修人员先将报修信息反馈给行政部的设备管理员;2. 部门设备管理员初步检查后,填写设备报修单(提
9、供设备编号和故障现象),部门经理批准后送交行政部;3. 行政部设备管理员根据编号,联系厂商,组织及时维修;4. 通过暂借、调拨等方式,将暂时不用的设备给报修者使用;5. 机器设备维修完毕,行政部登记备案,发还给报修者使用。五、 车辆管理流程l 公司现有车辆主要供公司重要活动及主要业务活动使用,公司人员如要用车,请遵循以下管理条例:车队归口部门属行政部,设队长一名,负责车队内日常管理。一、车辆的保养、维修和保险1. 公司内的全部车辆必须分别按车号设册登记,对各种车辆的验车和保险情况由车队队长做好详细记录,并及时提醒有关人员做好验车和保险事宜,有关证件及保险资料原件统一由行政部存档保管。2. 各车
10、辆使用人或司机人员应于规定日期,自行前往指定监理所受检,如逾期未受检验致遭罚款处分者,其费用由各使用人或司机人员自行负担。3. 驾驶员要经常、主动地做好车辆的小修和定期保养工作,使车辆始终处于良好、安全状态。车辆有故障未排除时不准出车。4. 车辆维修,驾驶员须说明故障原因、修配件名称和价格,填写车辆维修申请表,由队长证明并上报行政部审核,经总经理批准后方可按公司指定地点前往维修,如遇半途发生故障等特殊情况可先进行电话通知主管领导,先维修后再办理手续。5. 各种车辆如在公务中遇不可抗拒的车祸发生,除向附近警察机关报案外,并须即刻与公司车队队长联络,队长除即刻前往处理外,并即通知保险公司办理赔偿手
11、续,处理情况和结果及时上报主管部门。6. 所有车辆所发生的保养、维修和保险费用由车队队长提供记录清单,经行政部审核报总经理批准,所有费用由行政部按排人员统一缴纳。二、车辆的调度和管理1. 各单位需要使用车辆时,应事先电话通知车队队长并填妥用车申请单一式二联,经部门主管核准后交车队队长调派开据出车辆出门证。无“出门证”者,门卫可以禁止出门。若有预计用车需要,应提前1天向车队负责人提交用车申请单;2. 出门证应详细填写用途及装载品名、数量、到达地点,但也可以用“送出货清单”代替。门卫人员应就单载品名、数量、规格与实际数相核对,若有不符,应立即报请主管部门处理。3. 车辆进出厂应将出门证交门卫签注时
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