单据管理规定.ppt

MR单据管理规定目录单据管理规定目录单据分类介绍单据分类介绍2问题描述问题描述4开发背景开发背景31当前流转流程当前流转流程33优化措施及要求优化措施及要求35MR现有单据信息清单一览现有单据信息清单一览单据种类单据种类单据用途单据用途流转节点流转节点开单部开单部门门交单人交单人交单地交单地点点收单部收单部门门流转周期流转周期单据信息单据信息MRMR路程单路程单承运商路线结账凭证取箱地/供应商/收货地MR-LLM司机RDC#4业务结算MR运作业务结束后2小时运作时间MRMR空箱流转空箱流转单单承运商取箱凭证取箱地/供应商/收货地CMC司机RDC#4客服MR运作业务结束后2小时空箱实发与供应商实收数量PUSPUS订单订单承运商送货凭证供应商/收货地供应商司机RDC#4业务结算MR运作业务结束后2小时实收零件数量满箱数量托盘数量空箱调拨单空箱调拨单供应商返箱凭证供应商/取箱地CMC承运商调度 LLM客服客服 开单后1周内供应商实发数量道口返空箱道口返空箱流转单流转单收货地返箱凭证收货地/取箱地收货地 承运商调度 LLM客服客服开单后第二个工作日收货地空箱实发数量退料单退料单承运商退货凭证收货地/供应商MR-LLM 承运商调度 LLM现场现场开单后第三个工作日退货数量MR现有单据外部流转现状现有单据外部流转现状MR业务流转点与涉及单据业务流转点与涉及单据LLMLLM工程师工程师工程师工程师发出路单计划发出路单计划发出路单计划发出路单计划承运商领承运商领承运商领承运商领取路单计划取路单计划取路单计划取路单计划司机司机司机司机CMCCMC取箱取箱取箱取箱（路单（路单（路单（路单+空箱单）空箱单）空箱单）空箱单）开具路单开具路单开具路单开具路单分发空箱单分发空箱单分发空箱单分发空箱单LLMLLM工程师发工程师发工程师发工程师发出料箱需求出料箱需求出料箱需求出料箱需求CMCCMC打印打印打印打印空箱单空箱单空箱单空箱单填写路单填写路单填写路单填写路单空箱单空箱单空箱单空箱单空空箱箱需需求求空箱单空箱单供应商收取供应商收取供应商收取供应商收取空箱，发出空箱，发出空箱，发出空箱，发出物料物料物料物料填写路单填写路单填写路单填写路单填写填写填写填写PUSPUS订单订单订单订单填写空箱单填写空箱单填写空箱单填写空箱单收货地卸货收货地卸货收货地卸货收货地卸货填写路单填写路单填写路单填写路单填写填写填写填写PUSPUS订单订单订单订单司机交单司机交单司机交单司机交单司机上交路单司机上交路单司机上交路单司机上交路单PUSPUS订单订单订单订单+空箱单空箱单空箱单空箱单业务结束业务结束业务结束业务结束MR现有单据内部流转现状现有单据内部流转现状司机交单司机交单司机交单司机交单（路单（路单（路单（路单PUSPUS单单单单空箱单）空箱单）空箱单）空箱单）4#4#文员文员文员文员单据整理单据整理单据整理单据整理文员将路单及文员将路单及文员将路单及文员将路单及PUSPUS订单与空箱订单与空箱订单与空箱订单与空箱单分开，并对路单分开，并对路单分开，并对路单分开，并对路单进行初步排序单进行初步排序单进行初步排序单进行初步排序在在在在MRMR运作业务运作业务运作业务运作业务完成后完成后完成后完成后5 5小时之内小时之内小时之内小时之内每天文员两每天文员两每天文员两每天文员两次送单至次送单至次送单至次送单至LLMLLM个别单据由车个别单据由车个别单据由车个别单据由车队直接送队直接送队直接送队直接送LLMLLM结算文员结算文员结算文员结算文员路路单单与与PUS订订单单客服文员客服文员客服文员客服文员空空箱箱单单按日期，路线进按日期，路线进按日期，路线进按日期，路线进行整理排序并归档行整理排序并归档行整理排序并归档行整理排序并归档核对路单统计信息核对路单统计信息核对路单统计信息核对路单统计信息按日期，路线进按日期，路线进按日期，路线进按日期，路线进行整理排序并归档行整理排序并归档行整理排序并归档行整理排序并归档手工统计路单信息手工统计路单信息MR现有单据流转流程现状评估现有单据流转流程现状评估单据种类单据种类交单地交单地流转点交接凭证流转点交接凭证验证信息验证信息问题描述问题描述MRMR路程单路程单RDC#4承运商单证交接表交单数量/交单时间司机在业务结束后5小时内交单，对文员做账与客服查账造成延时MRMR空箱流转单空箱流转单RDC#4无无无任何单据凭证清单，目前无法得知每日交单缺口PUSPUS订单订单RDC#4承运商单证交接表交单数量/交单时间问题与路单相同，文员不核查订单差异空箱调拨单空箱调拨单LLM客服无开出调拨单时同时在路单上写明返回字样验证信息较为完整，但无交接凭证，造成交单争议多判为承运商责任道口返空箱流转单道口返空箱流转单LLM客服无无除拖内有承运商自制清单，其他单据均无交接凭证退料单退料单LLM现场无退料单日台账状态表示验证信息较完整，问题与空箱调拨单相同MR单据信息流转人员需求评估单据信息流转人员需求评估现状描述现状描述现状空箱单整理其他单据整理路单收集路单整理工作场所早班0020RDC4#晚班0020RDC4#常日班203LLM现在单据分散在客服部与结算部两个部门，归档与查询效率降低。另外现在单据分散在客服部与结算部两个部门，归档与查询效率降低。另外由于工作场所分散，往往是单据反复整理，导致重复劳动。空箱单整理由于工作场所分散，往往是单据反复整理，导致重复劳动。空箱单整理由于是上平日日班，双休日并没有人员安排，遇到由于是上平日日班，双休日并没有人员安排，遇到SGM增产后则需要加增产后则需要加班。从人员配置来看，班。从人员配置来看，RDC4#工作量大，人员安排却比较少，只有工作量大，人员安排却比较少，只有1人。人。无法应对紧急情况，而其他单据工作量较小，但是人员安排却比较多。无法应对紧急情况，而其他单据工作量较小，但是人员安排却比较多。导致工作量不均衡。导致工作量不均衡。MR单据信息流转人员需求评估单据信息流转人员需求评估工作量分布评估工作量分布评估上图为上图为1天天MR出车数分时段统计，可以看出：图中收单高峰集中在下午出车数分时段统计，可以看出：图中收单高峰集中在下午16点至深夜点至深夜0点，考虑准点率与承运商交单因素后，这个时间段单据数量更多。点，考虑准点率与承运商交单因素后，这个时间段单据数量更多。在此期间在此期间1人收单无法满足及时性；而晚上人收单无法满足及时性；而晚上20点是文员交接班时间，交接点是文员交接班时间，交接班时也会影响收单效率导致单据积压。班时也会影响收单效率导致单据积压。MR现有单据流转现状问题描述现有单据流转现状问题描述1、承运商单据传递滞后，有遗失风险、承运商单据传递滞后，有遗失风险2、单据流转过程复杂，影响统计效率、单据流转过程复杂，影响统计效率3、单据反应信息没有进行有效的记录与分析、单据反应信息没有进行有效的记录与分析4、单据管理职责不统一，单据传递路线，时间，归档部门较混乱。造成、单据管理职责不统一，单据传递路线，时间，归档部门较混乱。造成查询效率低下。查询效率低下。优化方案优化方案1、单据统一管理：、单据统一管理：将路单将路单+PUS订单订单+空箱单按照日期统一管理，归档，由结算统一管理。空箱单按照日期统一管理，归档，由结算统一管理。2、明确单据收取时间与频次：、明确单据收取时间与频次：评估每日司机每小时交单数量，建立单据接收情况表。评估每日司机每小时交单数量，建立单据接收情况表。3、单据信息核对场所转移、单据信息核对场所转移将单据收集与统计场所转移至收单地（将单据收集与统计场所转移至收单地（RDC4#），提高收单效率。），提高收单效率。4、订单与路单差异统计系统优化：、订单与路单差异统计系统优化：A:工程师打印路单后将信息传送至文员收单处工程师打印路单后将信息传送至文员收单处B:收单文员收到路单后扫描路单条形码，对路单信息进行确认。若有差收单文员收到路单后扫描路单条形码，对路单信息进行确认。若有差异，按实际数量进行入账。异，按实际数量进行入账。C：单证员手工核对：单证员手工核对PUS订单实际数量与计划数量一致性，系统提供订单实际数量与计划数量一致性，系统提供PUS零件需求清单供填写差异数量。零件需求清单供填写差异数量。D:系统每日计算汇总统计当班路单完成情况，并生成报表。系统每日计算汇总统计当班路单完成情况，并生成报表。MR现有单据交接优化流程现有单据交接优化流程司机交单司机交单司机交单司机交单4#4#文员文员文员文员单据整理单据整理单据整理单据整理文员将路单及文员将路单及文员将路单及文员将路单及PUSPUS订单与空箱订单与空箱订单与空箱订单与空箱单单单单合订合订合订合订，并对路，并对路，并对路，并对路单按日期路线单按日期路线单按日期路线单按日期路线并进行单据差异并进行单据差异并进行单据差异并进行单据差异核对核对核对核对在在在在MRMR运作业务运作业务运作业务运作业务完成后完成后完成后完成后2 2小时之内小时之内小时之内小时之内每天文员两每天文员两每天文员两每天文员两次送单至次送单至次送单至次送单至LLMLLM不经过不经过不经过不经过RDC/CCRDC/CC卸货路线允许卸货路线允许卸货路线允许卸货路线允许车队直接将车队直接将车队直接将车队直接将单据送单据送单据送单据送LLMLLM单据文员单据文员单据文员单据文员所所有有单单据据按日期，路线进按日期，路线进按日期，路线进按日期，路线进行整理排序，核对行整理排序，核对行整理排序，核对行整理排序，核对订单差异数量进行订单差异数量进行订单差异数量进行订单差异数量进行反馈后排序归档反馈后排序归档反馈后排序归档反馈后排序归档系统支持系统支持系统支持系统支持扫描路单信扫描路单信息进行传递息进行传递MR单据信息流转人员需求评估单据信息流转人员需求评估优化后路单收集空箱单整理路单整理差异核对系统入账工作场所早班4RDC4#晚班4RDC4#常日班1LLM综合考虑，在不增加人员配置情况下，将收单场所进行整合，保证收单综合考虑，在不增加人员配置情况下，将收单场所进行整合，保证收单处同时安排处同时安排2人，这样能够满足高峰时期收单及时性问题；并且人，这样能够满足高峰时期收单及时性问题；并且2人协调人协调也可以进行单据信息核对，并形成报表。也可以进行单据信息核对，并形成报表。2人翻班也可覆盖双休日，配合人翻班也可覆盖双休日，配合SGM休息日生产。在休息日生产。在LLM处安排处安排1人进行报表分析以及归档查询。人员配人进行报表分析以及归档查询。人员配置如下表：置如下表：MR现有单据交接问题优化要求现有单据交接问题优化要求1、制定单据交接标准化流程，确定交单时间、交单地点以及交单人。、制定单据交接标准化流程，确定交单时间、交单地点以及交单人。2、对于原先流程中不涉及、对于原先流程中不涉及RDC/CC交货点的，可将相关单据由车队交至文员处。交货点的，可将相关单据由车队交至文员处。3、路单与订单要求在业务完成后、路单与订单要求在业务完成后2小时交单，便于文员进行统计入账。小时交单，便于文员进行统计入账。4、开发单据交接表，覆盖所有、开发单据交接表，覆盖所有MR单据（所有单据均可签收交接）单据（所有单据均可签收交接）5、开发单据交接台账表，并调研系统可行性。、开发单据交接台账表，并调研系统可行性。6、单据归档方重新评估，将单据全部归入文员职责。、单据归档方重新评估，将单据全部归入文员职责。7、每日进行订单差异与空箱差异核查，做到主动发现差异。（需系统支持）、每日进行订单差异与空箱差异核查，做到主动发现差异。（需系统支持）8、开发路单及订单扫描功能，减少录入工作量。、开发路单及订单扫描功能，减少录入工作量。9、CMC每日提供所打印空箱单的电子数据，为每日提供所打印空箱单的电子数据，为LLM交接提供数据。（交接提供数据。（CMC开会协调）开会协调）MR现有单据系统流程优化行动方案现有单据系统流程优化行动方案序号工作内容开始时间计划完成时间责任方状态备注1制定新交单流程王俊青OK2开发新单据交接表王俊青OK3制定文员人员职责王俊青/文员OK4系统可行性评估王俊青/ITOK5培训文员新流程王俊青OK6培训承运商新流程王俊青/承运商OK7CMC信息交流王俊青/CMCNOKCmc信息表不完善8差异报表开发ITNOK9路单扫描功能开发ITNOK与IT会议后确定10核查订单差异文员NOK相关方数据缺失11核查包装器具差异文员NOK相关方数据缺失此课件下载可自行编辑修改，供参考！感谢您的支持，我们努力做得更好！