财务及合同管理审批制度.doc

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福建东百集团股份有限公司
财务及合同管理审批制度
为规范公司及分店、控股子公司财务和合同管理工作中的审批行为，明确公司财务支出的内部流程、
决策程序及审批权限，完善健全公司内控制度，保障公司健康持续发展，制订本制度。
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财务及合同管理审批制度
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福建东百集团股份有限公司
财务及合同管理审批制度
为规范公司及分店、控股子公司财务和合同管理工作中的审批行为，明确公司财务支出的内部流程、
决策程序及审批权限，完善健全公司内控制度，保障公司健康持续发展，制订本制度。
一、基本原则
第一条 全公司财务工作实行集团高度集权管理模式，分店及子公司在本制度规定范围内行使审批权。
第二条 经办人为审批事项的直接责任人，对该事项承担直接责任。
第三条 审批人为审批事项的决策人，对审批事项承担决策责任。
第四条 分店店长、子公司总经理应对本店及本公司全部审批事项承担决策责任，超过规定限额提交
集团部门或集团领导核准的事项，集团层面承担领导责任。
第五条 任何审批事项应包括但不限于经办人签名、部门负责人签署审核意见、审批人签署审批意见。
第六条 审批事项应根据行政隶属关系，由审批人及经办人之间的各个行政层级负责人签署审核意见，
并承担相应的决策和领导责任，公司各级财务部门可根据具体情况提出中间审核要求。
第七条 分店店长、子公司总经理可对本人职权范围内的审批事项授权副店长行使，但必须报集团财
务部备案。除分店店长、子公司总经理级别以上人员可以按本规定履行一定程序授权审批外，其他任何层
级负责人、经办人、接受授权人均不得再行授权。
第八条 名词释义：
公司：指包括集团本部、分店、子公司在内的全部核算主体。
集团：指集团本部
分店：集团管理下的独立、半独立财务核算主体，包括公司控股子公司。
审批：即最终审批决策人。
核准：超过审批人权限后，应履行的同级和上级审批监督过程。
二、财务审批规定
第九条 预借款及集团关联往来款项审批规定
1、预借款包括出差临时借款、采购临时借款、财务及其他部门的支付备用金以及其他临时性借款，金
额在一万元以内由分店店长、集团各分管副总裁审批，超过此限额应另行提交集团财务总监核准。超过5
万以上的预借款，但不包括节假日收银备用金，应提交集团总裁批准。
2、集团间关联往来款包括集团与分店、绝对控股子公司间临时周转借款，本事项由集团财务总监审批，
向联营公司、参股子公司、合营公司提供临时性周转借款应经公司董事会或股东大会审议通过后由集团总
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裁审批。
3、公司各分店及子公司间发生的关联交易事项由分店店长、子公司总经理审批，由集团财务部核准。
第十条 预付款审批规定
1、经营性合同约定的货款预结算，应由供应商提出书面申请，经营销、财务相关责任人审核后由分店
店长、子公司总经理审批。
2、经营性合同未约定的货款预结算，应由供应商提出书面申请，经营销、财务相关责任人审核后，由
集团招商分管领导或分店店长审批，同时提交集团财务总监核准。
3、任何预结款按如下原则计算支付：预结货款应不超过申请日扣除公司所得后应结货款的80%，并提
供增值税发票。扣率在10％以内的品牌可放宽至90％。
4、因品牌合作需要，向供应商支付预付款、预借启动资金，金额在300 万元以内由集团总裁审批，超
过300 万元应履行董事会或股东大会审议程序后由总裁审批。
5、公司自营商品预先支付购货款事项，按公司《自营商品管理办法》执行。
6、分店、子公司因经营需要的装修及工程改造，首次预付款不得超过经审计部核定的预算金额的30%，
工程预付及进度款的支付应由施工方先行提供工程或装修发票。经合同约定的工程预付款及进度款的支付
由集团分管副总裁、分店店长、子公司总经理审批，单项金额超过5 万元应提交集团分管行政工作的副总
裁审批，单项金额超过5 万元以上应经过集团财务总监核准，单项金额超过20 万元以上应提交集团总裁批
准。
第十一条 涉及员工薪资、福利费事项的财务审批规定
公司职工薪酬事项由集团人力资源部负责，送达财务部门办理的职工薪酬汇总表，应由分店店长批准、
集团主管行政工作的副总裁审批。
第十二条 涉及保证金退返的财务审批规定
1、员工进场保证金、供应商装修保证金的退还由分店主管副店长审批。
2、招标保证金的退还由招标部门负责人、集团审计部经理联合审批。
3、合同保证金的退还由集团归口分管的副总裁审批。
第十三条 购买或出售资产、对外投资、提供财务资助、对外担保、关联交易的财务审批规定
1、集团、分店、子公司涉及购买资产、出售资产、对外投资、对外提供财务资助、对外担保、与公司
股东发生关联交易均由集团统一管理。
2、公司投资运用资金（含对外投资、收购出售资产、资产抵押、银行借款、对外担保等）按照公司《章
程》规定执行。财务部门依据经公司董事会或股东大会审议通过的决议，并经集团总裁审批后实施。
3、公司因业务需要向非控股子公司、股东及其关联公司、其他公司提供财务资助，均应按照《企业会
计准则》、《上海证券交易所证券上市规则》、《公司章程》等相关规定提交集团董事会或股东大会审议
通过后，由集团总裁审批实施。
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4、公司因业务合作需要，向供应商提供财务资助，金额在300 万元以内由集团总裁例会讨论决定，超
过300 万元应提交董事会或股东大会审议。
5、公司及控股子公司与持股5％以上股东及其关联公司发生关联交易事项，均应按照《企业会计准则》、
《上海证券交易所股票上市规则》等相关规范要求，提交公司董事会或股东大会审议通过后，由集团总裁
审批实施。
6、公司向非控股子公司提供财务资助、担保、关联交易事项均应提交集团董事会审议通过后方可实施，
超过董事会权限范围，还应提交股东大会审议。
7、公司及控股子公司涉及资本性的购买资产、出售资产行为，无论金额大小均应经董事会或股东大会
审议通过。
第十四条 公司工程建设、装修改造、设备大修理等建设性支出的财务审批规定
1、公司的建设性支出按《工程建设设备采购管理办法》执行，涉及项目的审批及资金支出权限由本制
度规定。
2、公司单项工程建设支出在1000 万元以上的项目立项应提交集团董事会或股东大会按相应权限审批。
项目经董事会或股东大会审议通过后，由集团总裁审批实施。
3、公司单项工程建设项目支出在50－1000 万元（含1000 万元）的项目立项由集团总裁例会审议，相
关的资金支出由集团总裁审批，集团财务部审核结算。
4、公司单项工程建设支出在5－50 万元的项目及进度款支付由集团分管行政工作的副总裁召集会议讨
论决定，相关的资金支出由集团财务总监核准，集团财务部审核结算。
5、公司单项工程建设项目在5 万元以内项目的立项由分店店长审批后报集团审计部备案，经集团审计
部备案完成后方可实施，资金支出由分店财务办理审核结算。
第十五条 固定资产采购财务审批规定
涉及固定资产购置范畴的财务支出由集团行政部负责审核，分店的固定资产购置应经集团行政部核准
后方可实施。1 万元以内的固定资产购置支出由分店店长审批，1－5 万元的固定资产购置由集团分管副总
裁核准，超过5 万元的固定资产购置应提交集团总裁批准，资金支出由分店财务办理审核结算。
第十六条 费用报销审批规定
1、公司对费用支出实行预算与审批相结合的管理原则，即分店在经集团总裁例会讨论通过的费用预算
范围内，制订符合分店实际情况的月分解预算。公司各级财务部门在审核费用支出时应严格按公司预算限
额审核支出。对于超过预算金额的支出、未列入预算范围的费用支出均应向集团总裁例会提交临时预算申
请，经批准后方可实施。
2、单项费用支出在10 万元以内的临时费用预算申请，可由集团财务总监召集会议，集团分管副总裁、
财务部、审计部及相关部门负责人参加的会议讨论决定。单项费用支出在10 元以上的临时性费用预算应由
总裁召集的会议讨论决定。
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3、集团及分店发生的费用支出应遵循如下审批流程：经办人――直接上级签署审核意见――财务部审
核――有权审批人审批――超限额核准。
经审核后的费用支出附件将留存财务部，有权审批人及核准人对原始附件进行核查时，由财务部审核
人提交。
4、分店应在集团下发的财务预算项目范围内审批费用支出，严格在预算内审核支出。除水电费用、工
资支出以外金额在5 万元以上的资金支出均应报集团财务总监核准。
5、公司发生的贷款利息支出、手续费支出、应交纳的税费支出由财务主办会计审核后，由财务部经理
审批。
6、通过银行托收的水电费、通讯费等，由相关部门负责填写“费用报销单”，由分店店长审批支出。
通讯费用报销应严格执行公司通讯费用报销标准，超标准、超范围报销应报集团行政部审批后方可实施。
7、企划费用:包括广告、喷绘、商场布置、印刷、短信、演出、赠品等费用。集团及分店营销企划部
门应在大型活动前向集团财务部提交经审批的包括详细费用预算的实施方案，集团财务部依据批准的预算
方案审核报销。企划方案的审批规定由集团营销部另行议定，企划方案中涉及效果评估、费用预算内容应
按如下标准审批：活动实施前3 日应通过集团审计部、财务部、信息部、营销部的联合审核，并提交集团
分管营销工作的副总裁审批。
8、印刷品、办公用品、电工电料及保洁品由集团审计部、总裁办、营销部、行政部等相关部门负责招
标，分店行政部、营销部、物业部负责实施，累计金额在预算内由各分店店长审批，超过预算按规定提交
临时预算申请，经公司预算委员会核准后实施。
9、资料费、培训费：由各分店店长或分管副总审批。
10、差旅费：按公司《差旅费管理办法》执行，集团由各分管副总裁审批，分店发生的差旅费用由分
店店长审批。分店副店长、店长以及其带队发生的差旅费由集团分管营销工作的副总裁审批，兼任分店店
长的副总裁、集团副总裁、财务总监发生的费用由集团总裁审批。其他人员的出差费用由分管店长或副总
裁审批。
11、应酬费：预算内应酬费用支出由分店店长和集团副总裁审批。
12、维修、修缮费用（非资本性支出）：由各分店店长审批，累计金额超过5 万元的应提交集团分管
行政工作副总裁核准。
13、员工制服：由集团审计部、总裁办负责招标定制，各分店根据需求按批购买。
14、租赁费、物业费支出：根据合同约定分期付款，由分店店长审批，同时报集团财务总监核准。
15、货款结算：根据经营合同正常结算的货款，由各分店财务经理审核。
16、其他零星费用：由各分店店长审批；
第十七条 财务部门的审核职责：集团及分店财务部在办理财务审核工作时，应依照有关法律法规以
及公司规章制度的要求，对审核事项做出通过、有条件通过、不通过等决定。
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第十八条 财务总监的审核监督职责：财务总监为公司财务管理工作的负责人，除履行本制度规定的
审批职责外，对公司发生的单笔超过5 万元的资金支出应履行核准职责。
三、合同管理审批规定
第十九条 公司对涉及经济业务的活动实行合同化管理，集团审计部负责全公司合同的监督管理工作。
第二十条 百货招商合同的审批规定：
1、分店的招商工作由集团招商部统一负责，集团审计部依据经总裁例会通过的招商政策负责对招商合
同进行合法性、合规性审核。
2、招商合同签订的审批规定：完全符合公司招商政策规定的合同由集团分管招商工作的副总裁或指定
授权人（仅限招商部负责人、分店店长）审批。
3、涉及扣率、保底任务、费用收取等经济指标达不到公司招商政策要求的合同，由集团分管招商工作
的副总裁审批，幅度超过20％以上的合同同时应提交集团分管审计部的副总裁核准。
4、涉及承担装修支出、损失赔偿的合同，涉及金额在5 万元以内由集团招商副总裁审批，5 万元以上
应提交集团总裁批准。
5、合同签约后发生的各种形式的折价和降扣，按集团下发的《折价和降扣控制管理办法》执行，限额
内由分店店长审批，超过权限应提交集团营销副总裁核准。
6、合同签约后的正常变更事项由分店店长审批，涉及减少公司收入的变更事项5 万元以内应提交集团
营销副总裁核准，超过5 万元应提交集团分管财务总监核准。超过10 万元以上应经集团总裁批准。
第二十一条 非百货业态招商审批规定
1、非百货业态招商工作由集团业务拓展部负责，集团审计部负责合同监督工作。
2、分店店长及集团分管副总裁为审批人，具体审批权限参照百货业态审批规定。
第二十二条 建设性合同审批规定：
1、公司各级建设性经济合同按公司下发的《工程建设设备采购管理办法》，集团分管行政工作的副总
裁为审批人，全部涉及资本性支出的建设合同均由集团统一管理。
2、审批权限按本制度第十四条规定执行。
四、其他
第二十三条 本制度经公司董事会审议批准后执行，由集团财务部负责解释。
第二十四条 本制度中涉及的《自营商品管理规定》、《折扣和降扣控制管理办法》、《工程建设设备采
购管理办法》由公司总裁例会制定并修改。
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为规范公司及分店、控股子公司财务和合同管理工作中的审批行为，明确公司财务支出的内部流程、
决策程序及审批权限，完善健全公司内控制度，保障公司健康持续发展，制订本制度。
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