内部沟通制度.doc

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内部沟通管理制度

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首次发布：2007.7.10 文件编号：MQC01-2007 版本号：A / 0 页次：1 / 2

目的
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1.0 目的
掌握质量管理体系运行，对于不足之处不断改进和完善。
2.0 范围
适合于公司质量管理体系建立、保持和持续改进有关的各种信息。
3.0 职责
3.1 管理者代表或指定人员负责质量信息在管理层之间的沟通。
3.2 各职能部门主任负责本部门质量信息在其他部门与基层管理和员工之间的沟通。
4.0 运作程序
4.1 公司内部沟通的对象：管理层、基层管理与员工。
4.2 沟通工具：为了确保质量管理体系的各种信息得到有效的沟通，管理者代表与各职能部门一般采用以下形式进行内部沟通：
a) 召开各种会议，使与会者明白、了解相关内容；
b) 发出内部通知，会知各相关部门或人员；
c) 发送报告或文件；
d) 在布告栏张贴布告使相关内容广而告之；
e) 广播；
f) 其他。
4.3 公司质量管理体系有关的各种信息：信息包括以下内容，管理者与各职能部门应就此内容进行有效沟通。
4.3.1 顾客的期望与要求：
4.3.1.1 业务部在收到顾客的合同以后，组织相关部门进行合同评审。
4.3.1.2 业务部根据评审合格的合同编制生产单，交生产单到生产部，生产办部按照生产单的产品项目与生产周期编制生产计划和进行物料预算与编排,并安排生产。
4.3.1.3 对于非合同要求的顾客信息，销售部填写“顾客信息表”，在评审相关内容后，通知相关部门作出相应处理。
4.3.2 顾客满意程度。顾客满意程序测量小组通过销售部、质管部、设计部等收集顾客信息，填写“顾客满意程度测量报告”，上报管理者代表作为管理评审的输入，总经理与管理层就顾客满意程序情况进行探讨，必要时采取相应改进措施。
4.3.3 顾客投诉。收到顾客投诉信息后，销售部填写“顾客信息表”，必要时质管部填写“纠正和预防措施报告书”，并组织责任部门分析不合格原因，提出纠正和预防措施。经理审批后，副本送相关责任部门，由责任部门实施纠正和预防措施。质管部跟踪纠正和预防措施的实施情况，并进行效果验证，填写“纠正和预防措施检查记录表”，交纠正和预防措施情况通报管理者代表。
4.3.4 管理评审结果：
4.3.4.1 管理者代表根据管理评审原始记录编写“管理评审报告”，经总经理批准后抄送各有关部门。
4.3.4.2 各有关部门按照报告上相应的纠正和预防措施，采取相应的行动，质管部对纠正和预防措施的实施情况及效果进验证，向总经理或管理者代表报告。
4.3.5 内部审核或外部审核情况：
A）审核结束后，审核员填写“内审不符合项报告”，并得到受审核部门签字确认后，质管部或审核组长组织审核员与受审部门探讨产生问题的原因，协助制定纠正和预防措施，由责任部门负责纠正和预防措施的实施，质管部跟踪其实施情况和效果验证，随时向管理者代表汇报。
B） 部审核组长编制“内审审核报告”，经管理者代表审批后，抄送各有关部门及管理者代表和总经理。

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4.3.6 自我评价结果。生产经理组织召开管理会议，组织所有职能部门的产品质量状况、生产进度、管理状况等进行自我评价，提出不符合情况，并探讨相应改进措施。
4.3.7 质量目标及其完成情况：
4.3.7.1 办公室负责培训所有员工了解公司的质量方针和质量目标，
4.3.7.2 办公室将公司“质量方针和质量目标”张贴布告栏，以使员工理解参与质量管理。
4.3.7.3 总经理主持管理评审会议，评审有关质量目标及其完成情况；管理者代表编制“管理评审报告”，经总经理批准后，就质量目标情况通报各职能部门。
4.3.8 过程调整及工程更改。由于新产品、新工艺或其他因素所造成的过程调整或工程更改，设计部需填写“设计更改通知单”，由公司经理批准后，抄送各有关职能部门。必要时，召开有关工程更改会议，以确保工程更改有效实施。设计部与质管部需对工程更改进行跟踪通俗验证。
4.3.9 重大不合格情况：
4.3.9.1 对重大不合格情况，责任部门及时填写“纠正和预防措施报告书”，由质管部组织责任部门进行不合格原因分析，并提出纠正和预防措施，经管理者代表审批后实施。质管部跟踪纠正和预防措施情况及效果验证，并随时向经理、管理者代表汇报。
4.3.9.2 责任部门应就重大不合格原因与纠正和预防措施召开内部会议，以确保纠正和预防措施有效进行。
4.3.10 纠正和预防措施效果。质管部对所有纠正和预防措施的实施和效果进行跟踪和验证，填写“纠正和预防措施实话情况检查记录表”，并随时向管理者代表或经理汇报。
4.3.11 数据分析的结果。质管部通过对顾客满意程度、管理评审、过程测量、产品特性、供方的合格率、物料的损耗率等数据进行分析，填写“数据分析报告”，经管理者代表批准后送各相关职能部门，并组织相关职能部门进行不合格原因分析，采取相应的纠正和预防措施。
4.3.12 过程监视和测量的结果。质管部负责将过程监视和测量的结果及时通知相关部门和上报管理者代表，并组织各职能部门采取相应的纠正和预防措施，以确保其准确性与有效性。
4.4 内部沟通流程：
4.4.1 各责任部门负责人收集一周的有关信息，包括产品质量报告和质量目标报告。
4.4.2 由于原材料、工艺、方法、人员、责任心造成没有达到规定的质量要求，由各责任部门填写“纠正和预防措施报告书”。
4.4.3 质量工程师分别组织采购部、设计发部、生产部、人事部提出纠正与预防措施，并要求限期解决。当经理或管理者代表组织召开生产例会，总结产品质量状况、生产进度，并传达质量目标完成情况及采取纠正和预防措施的实施情况。
4.5 沟通时间：
管理者与各职能部门应将有关信息及时、准确地在不同层次与部门之间进行沟通，以确保内部沟通的有效性及效率。
4.6 内部沟通记录：
内部沟通记录或文件根据《质量记录管理程序》的相关规定进行控制与管理。
5.0 相关记录
QGC01-2007 联络书
QGC10-2007 会议记录表
MQC17-2007 内审审核报告
MQC06-2007 管理评审报告
QQC04-2007 纠正和预防措施报告书
QQC05-2007 纠正和预防措施实施情况检查记录表
WSJ05-2003 设计更改通知单
QXS05-2007 顾客信息表
QXS03-2007 顾客满意度测量报告
MQC15-2007 内审不符合项报告
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