国有企业声像照片档案管理办法模版.docx

*工程公司
声像照片档案管理办法
编号：JZ--10
批准：
制订部门：
技术质量部
批准年月：
年4月

1 总 则
1.1 声像照片档案是公司本部(以下简称公司)档案的重要组成部分，为了加强声像照片档案的科学管理，充分发挥声像照片档案在设计、科研、生产经营活动中的作
用，根据档案方面有关规定，结合公司工作的特点，特制订本办法。
2 适用范围
2.1 本办法规定了声像照片档案的收集、整理、分类、编目和保管的基本要求，适用于公司设计、科研、生产技术、经营、党群、行政管理等活动中形成的声像照片档案的管理。
3 职 责
3.1 公司在各项生产经营管理活动中形成的声像材料，由综合管理部按照归档要求进行分级管理，档案室负责指导。
3.2 档案室归口负责照片档案的接收、分类、誊写编目、归档、保管和提供利用。
3.3 项目设总负责本项目照片材料的收集、整理和归档。
3.4 各职能部门负责本部门归口管理的照片材料的收集、整理和归档。
4 归档范围
4.1 声像材料的归档范围（见附录A）
4.2 照片材料的归档范围（见附录B）
5 整 理
5.1 声像照片材料应按项目或专题进行整理，有利于保持内容上的有机联系，便于保管和利用。
5.2 同一项目或专题形成的声像照片材料一般可组成一个保管单位，必要时也可组成若干个保管单位。在一个保管单位内，内容相同的声像照片材料应组合在一起。
5.3 声像材料的外盒上要有标签，注明内容、作者、录制时间等。
5.4 每组或每幅照片材料应有规范的文字说明，说明该照片的主要内容。文字说明应综合事由、时间、地点、人物背景、摄影者等要素。文字应简洁，语言通顺。
5.4.1 事由：照片反映的主题；
5.4.2 时间：事物产生、变化的时间；
5.4.3 地点：被摄物所在的具体地点；
5.4.4 人物：照片上主要人物的姓名、身份；
5.4.5 背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的背景；

6
归

档

6.1

归档的声像照片材料一般应是原版、原件，要求图像清晰、声音清楚完整，内
容齐全，并加以必要的文字说明。

6.2

综合管理部每年
12
月底以前向档案室提交档案目录清单。

6.3

照片材料归档后由档案人员将文字说明誊写在照片档案簿的芯页上，字迹应端
正。

7

声像照片档案的分类与编目

7.1

分

类

7.1.1
声像档案：按载体
---
年度分类

7.1.2

照片档案

1
）工程（科研）项目：按项目分类

2)

科技综合类：按内容分类

3
）党群、行政类
:
按年度
---
内容分类

7.2

编

目

7.2.1

类目设置及编号

1
）声像、党群行政类照片

声像、党群行政类照片一级类目的设置和编号为
“ZS”
；二、三级类目根据公司
声像照片档案的具体情况设置如下：

1
院址院貌
6
工会活动

2
各类证书
7
外事管理

1
照

片
3
各类奖状
8
各类会议、来访视察

（党群

、行政）
4
党务活动

9
其

它

5.4.6 摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。
5 团的活动

1 录像带
2 声 像 2 录音带
3 其 它

2）工程项目类工程项目类照片的一、二级类目和工程项目档案、科研档案的类目设置和编号相同。例如：
Z012 防火门、板试验研究
Z013 环境保护试验研究
Z014 本院技术成就展览
Z015 技术性会议
Z016 设计文件印制、装帧革新成果
Z020 杂项
7.2.2 编制档号
1）声像、党群行政类照片档号的编制形式：
年度号 三级类目号 二级类目号
A 001 — 1 第一张 上海汽轮机厂 汽轮机
注： 工程项目照片档案案卷号的编制同初步设计原始资料的编号相同。
3）科技综合类照片档号的编制：
X XXX — X

顺序号
一级类目

附录 A：声 像 材 料 归 档 范 围

序

号
声 像 材 料 归 档 内 容
一
1
2
视察、来访声像材料党和国家领导人，部委和省市领导来院视察形成材料外宾来访、洽谈等活动形成的材料
二
1
2
3
党政工作声像材料公司党、政、工、团召开的主要会议形成的材料公司党政领导在重要活动中形成的材料处理自然灾害、伤亡事故中的材料
三
1
2
3
公司
荣获国家、部、省、市级奖励项目的材料

本单位发展及历史面貌的声像材料公司发展史、简介材料公司全貌及区域景物声像材料
四
1
2
3
科研、生产、经营、活动声像材料科研课题研究进程中形成的材料新产品外观或关键部件材料科研成果鉴定会、评审会等科技会议材料
五
1
2
公司基建工程、基地原貌、典籍仪式、开工竣工形成材料公司建筑物、构筑物改造前后声像材料
六
1
2
大、精、稀设备声像材料开箱验收、安装、调试过程中形成的材料设备重大事故声像材料
七
出国考察形成的声像材料

附录 B：照 片 材 料 归 档 范 围

序

号
照 片 材 料 归 档 内 容
1
荣获国家、部省、市级奖励的各类项目的实物照片和奖状、证书的照片
2
党、政、群各项工作、活动中形成的照片
3
设计项目建成后的全厂鸟瞰图或全景照片
4
设计的重要非标设备和生产线的照片和设计中采用的大、精、稀引进设备的照片
5
设计中采用的新工艺、新技术、新材料、新设备和建筑造型的照片
6
重要项目建设过程中拍摄的确有保存价值的照片

7
科研课题研究过程中形成的有价值的照片
8
工程项目验收会和科研成果鉴定会、评审会等科技会议形成的照片
9

公司基建工程过程中形成的照片