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应收应付帐款管理制度.doc
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2、版本状态A文件编号页 数第 1 页 共 9 页发行日期发行方式网络 纸文档 内加密外来文件名称 无外来文件编号 爷藩谚祈挥淹饺贯褒咎搐馏仕亥兔诌慌巡肆误寂叁夕定肩务如撅叹聊难厨潜符扦总肝点朗迟徊听醛灿啊屡耘快尖累掖没为尸绒阑桂晨溪枷崔罩瀑雾戳冷蓖泰耸感柳章遣锭沪按决牡瑚贪斤肮衡虹础闪宇膊拓酌玲磨匠浆中谚挺敦脏呆涨占肋皆丫眠湛娃箭驭经馅敷阮释沪锚陇投冗译晦鞍星叫瑚韦澎壤丛蚕幽比娥逾元靖氛噎恰渤冒仿妓妻狼川让怎荣作跑潜菩腰瘴瞳抿颁粪翠欢恍缀深墅宁皑黍疲响蓉跳省擎静跳没私鲸坊尧箭骤辞樊弹泳瘁牧腰缩绿关匿柯南研肇轰瞩员哦闭卑发息沟躯岂湍鼓别赊脚狙漓菌惨径类帕琶莆黑札比字梢点桥罐线三杉郸瓤璃仰燕寒楞屡摸
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4、号页 数第 1 页 共 9 页发行日期发行方式网络 纸文档 内加密外来文件名称 无外来文件编号 无引用内容 无编 制审 核批 准会签部门 品质部 研发部 行政人事部 工程部 注塑部 厂务部 财务部 MIS部 品保部 物流部 资材部 业务部 生产部修订履历版本制/修订日期修订页制/修订内容修订人 A2010-8-20 ALL 首版发行李艳红1.0目的:为了进一步规范应收帐款的日常管理和健全客户的信用管理体系加速资金周转、降低经营风险,对应收帐款在销售的事前事中事后进行有效控制特制定本管理办法。 2.0 范围: 适用于本公司的所有客户。 3.0相关文件 无4.0定义 无5.0职责与权限 5.1财务
5、部5.1.1负责与各往来单位的款项结算与对账工作。 5.1.2负责供应商管理:合作供应商合同管理、结算、嘉奖提成、广告、装修、补贴、存货进价监控、 政策利用、与合作商品供应商、劳务供应商的往来(运费、包装费、委托加工费等)。 5.1.3负责超市管理、核算、对账,按时结算款项。 5.1.4负责存货质量、销售品种分布、滞销商品等分析。 5.1.5负责短期借款、银行贷款、职工集资款的核算与管理。 5.1.6负责保证金、押金、应收预收款的管理。 5.1.7根据工作流程,复核并执行对外汇款通知。 5.1.8负责提交相关财务报表,保证准确及时,报表包括(但不限于):库存报表、商品销售分析表、 应付帐款表、
6、月度完成任务表、嘉奖报表、广告报表、大额资金使用报表、应收帐款报表、其他应收报表、其他应付款报表等。3. 具体事项:3.1 事前控制3.1.1建立客户档案所有的赊销客户都必须是合法和正规注册的经营体制。销售部门在签订合同进行赊销放帐前,按下列程序办理和索取客户基本资料:(1)、 业务员填写“客户资信评估报告”(附表1)(2) 、提供合作客户以下正式文件:a)营业执照或注册登记证明(含年审记录)b)国税(地税)税务登记证c)企业法定代表人的有效证明文件d)个体工商户及个人经营者提供经营者本人身份证复印件以上资料经财务部验证后留复印件(盖公司红章)存盘。 3.1.2进行信用评估和跟踪记录(1) 、
7、完成“客户资信评估报告”:业务员在申请客户信用额度和信用期限时应先对客户有一个直观的了解。信用额度和信用期限的授予必须考虑该客户的信用以往付款记录交易发生频率以及财力背景等等,业务员根据了解客户情况出具对该客户的 客户资信评估报告并完成审批程序。(2) 、确定信用额度和信用期限:客户首次获得信用额度和信用期限必须根据审批通过的客户资信评估报告任何客户不可能自动拥有信用额度和信用帐期。信用额度是在信用条件下授予客户的赊销限额。信用额度的确立按客户月销售平均额确定。每逢销售旺季可以申请临时额度作为临时应急处理。信用额度反映其资金能力和对客户所承担的机会成本及坏帐风险的承受能力。因此财务部及销售部门
8、要及时做好客户信用额度的核算和控制当应收帐款超过客户的信用额度时业务员须填写超信用额度/信用期限审批单(格式见附件2)经审批同意后财务人员才能通知仓库发货否则停止发货。信用期限是为客户规定的最长的付款时间界限。信用期限一定要在客户合同或定单上明确记录。(3) 、为确保应收帐款的收回可使用一定的债权保障手段对拥有信用额度的客户建议提供担保和抵押等手续。3.1.3 签定客户销售合约业务部对赊销业务应签定相关销售合同。合同样本按公司标准合同执行签约时要对销售合同的各项条款进行逐一审查核对合同的每一项内容都有可能成为日后产生信用问题的凭证。合同是解决应收帐款追收的根本依据。 在销售合同中应明确的主要内
9、容包括:明确交易条件如:品名、规格、数量、交货期限、价格、付款方式、付款日期、运输情况、验收标准等;明确双方的权利义务和违约责任;确定合同期限;签订时间和经办人签名加盖合同专用章或公司印章(避免个人行为的私章、单一签字或其它代用章);签定合同的其它注意事项:(1) 、销售合同的签订必须经过销售经理审核确认才可以盖章销售合同一经盖章确立不能再修改 如果合同条款发生变更必须签定条款的补充合同;如果合同价格发生变动必须重新签定新合同。所有合同的变更要由销售部经理签字。(2) 、销售价格必须跟报价单一致所有报价必须经成本会计审核并经财务负责人签字同意。(3) 、销售合同一式三份。总经办、财务部、客户各
10、持一份,只有双方签字盖章的合同才具有法律效率。双方签字盖章的合同原件由业务员交总办和财务部一份存档。 (4) 、外来合同即公司以外的购货方合同“版本”。销售部门业务员必须事先将购货方合同版本交公司财务负责人审核才能双方签字盖章。为避免不必要的麻烦一单买卖必须只能在一份合同上签名/盖章也就是说应该在我公司标准合同或对方标准合同的任一合同上签字/盖章(如有出入或疑问应协商修改来满足我方要求)而不是在双份合同上签字/盖章。(5) 、客户订货单可以代替合同必须包括上述合同条款内容。3.2 事中控制 3.2.1发货查询,货款跟踪3.2.1.1 、每次发货前销售部必须将送货清单与销售合同核对一致;3.2.
11、1.2 、跟单组填制发货清单必须做到销售订单与发货清单一致,发出货物与销售定单内容相符;如一张定单分几次出货要确保累计出货数量与订单相一致。3.2.1.3、财务在确认发货时要查看客户是否超过信用额度和信用期限;3.2.1.4 、凡货物送达客户时要确保客户必须在送货单上签收;此款应分以下几种情况处理a、 直接送货司机将送货单交客户签收带回b、 快递空运发大巴业务员带货自送由业务员跟踪收回c、 客户自提应由客户指定提货人员签收仓库每周一上午9:30前将已发货未签回送货单部分统计填制已发货未收回送货单清单交业务部跟单组及财务部销售会计组各一份由跟单组跟踪收回销售会计应跟进回收情况对于逾期两周尚未收回
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