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第二章-工作分析.doc
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4、说明书(链接A:什么是岗位说明书,参见第68页),并且顺利地完成了岗位评价和薪酬方案的设计(链接B:岗位分析对薪酬设计的作用,参见第49页)。但没想到的是不久后公司又进行了绩效考核方案的设计,当咨询顾问提出要先进行工作分析时,人力资源部就把前面制作的岗位说明书拿出来以证明进行了分析,但顾问在看过这些说明书后认为说明书的内容过于单一,只满足了岗位评价的要求,不能支撑绩效方案设计,还需要进行补充分析(链接C:岗位分析对绩效考核的作用,参见第49页)。于是该企业不得不又投入人力财力再对岗位进行补充分析,还迟滞了绩效方案的进度(链接D:岗位分析的程序,参见第52页)。在岗位分析阶段,确定岗位清单时出现
5、了这样一些岗位,党委书记和质量副厂长分别设岗,但两者由一人担任,还有某工会副主席同时兼任机关支部书记、党办主任等职,且都分别设岗,而且长期以来一直是这种局面(链接E:有关岗位的基本概念,参见第45页)。这样在岗位工资制的执行时就出现了困难,这些所谓兼职人员该如何执行工资标准,若多个岗位工资一起拿显然过多,若就高不就低又忽略了其他岗位的劳动,为此企业不知如何处理。在人力资源管理整体方案设计过程中还出现了这样的情况,物业部张副经理多次要求修改岗位说明书内容(链接F:岗位分析的信息提供,参见第50页),第一次是要把他下属的电工岗位任职条件降低,以适应现有人员的实际情况,第二次在岗位评价时却要求提高任
6、职条件,第三次是在重新进行岗位聘任时,要求再降低任职条件和绩效难度(链接G:岗位说明书的任职条件,参见第69页)。类似的情况在部分岗位任职人员及其直接上级身上也有发生,使得人力资源部一度不知所措。第二节 岗位分析的含义与程序工作分析是企业人力资源管理体系中的一项援助性工作,而并非主体性工作,这里的援助性是指在日常人力资源管理工作中没有专门负责该项工作的岗位设置,而是一种阶段性投入的工作。但是并不意味着工作分析工作本身不重要,恰恰相反,工作分析是各项人力资源管理工作的一项基础性工作,一个企业是否进行了工作分析及工作分析质量的好坏都对人力资源管理的各环节具有重要的影响。工作分析有广义和狭义之分。广
7、义的工作分析包括组织分析、机构分析和岗位分析三个层次,而狭义的工作分析就是指岗位分析,我们重点讨论的就是岗位分析。一、什么是岗位分析(一)有关岗位的基本概念岗位分析中涉及的几个主要概念有任务、职责、职位、岗位、工作簇、职业等,清晰的界定并准确的把握这些概念的含义是十分重要的,它可以避免许多在执行岗位分析时由于不理解基本概念而出现的错误。1几个概念的基本含义。具体定义与例子见表2-1。表2-1 岗位分析的基本概念概念 定义 例子 任务 为了达到某种目的所从事的一系列活动,可以是由一个或多个不可再分解的工作要素组成。 工人加工工件 打字员打印一份文件 销售员拜访一个客户 职责 一系列相关的任务就可
8、以组成一项职责,它是一个人在本职工作中所承担的若干项任务组成的活动与责任。 某编辑部主任多项职责中的一项为定期对编辑部员工进行培训,包括几个任务: 设计培训内容 编写培训资料 选择培训方法 实施培训 培训反馈 职位 满足一个人满负荷工作量的一项或多项职责的集合。这个含义主要表现为三个特征,即一是职位的饱和性;一是该职位上的工作内容可能是同一项,也可能是几个不同职责的集合;三是职位和人是一一对应的。 某仓储公司共30人,由于公司小没有单独设立人力资源部门,于是办公室主任的全部职责有三项: 本单位的人事调配 文书管理 日常行政事务 岗位 一个组织内完全相同的职位构成岗位。这就存在两种可能,一是一个
9、职位就是一个岗位,二是多个职位形成一个岗位,一个岗位上可能是一个人,也可能是多个人。 某公司人力资源部经理下属三个岗位:人员招聘与培训员、薪酬与保险员、员工关系与考核员,职责不同,一人一岗。 某车辆厂钣金车间有“钣金工”这一岗位,共有162人从事完全相同的工作,都属于这一岗位 (续表)概念 定义 例子 工作簇(或工作序列) 一个组织内工作性质相关的一系列岗位就组成了一个工作簇或工作序列。 通常一个企业内部可以分为四种工作序列: 生产序列 研发序列 管理序列 营销序列 职业 职业是一个跨组织的概念,是指在不同组织、不同时间、从事相似活动的系列工作的总称。 如教师是一个职业,但又存在于不同的大学、
10、中学、小学及幼儿园等组织之中。 还例如工程师、医生等。 在企业实际工作中存在着许多对“岗位”这一概念认识上的误区,经常出现所谓一人身兼数“岗”的状况。在正常的岗位设置下,一般不应长期存在一人多岗的现象,而只存在一人一岗或多人一岗的情况。所谓长期一人多岗事实上是错误地把每项职责理解为一个岗位,从而一个人身兼数“岗”。因为职位有可能是相同的,若一个职位一个职位说明书,也就是一个人对应一个说明书,就会造成不必要的雷同;而一个组织内岗位是绝不相同的,因此,岗位就成为岗位分析的对象,即一个岗位一个说明书。2相互关系。如图2-1所示,岗位分析所涉及的一些概念存在着包含与被包含的关系。一系列相关的任务组成一
11、项工作职责,满足一个人工作量的若干职责就构成了一个职位,相同的职位又形成了岗位,而相关的一系列岗位又构成工作簇或工作序列。图2-1 岗位分析基本概念的相互关系3岗位分析的含义。岗位分析是指全面了解一项岗位的管理活动,就是对该岗位的工作内容、任职资格条件及相关工作关系等进行描述和研究的过程,即制定岗位说明和岗位规范的系统过程。岗位分析的一个标志性结果就是给每一个岗位制定一份翔实而合理的岗位说明书。在企业工作分析实践中总会有人坚持认为自己身兼数岗,而且长期如此,但从岗位的饱和性上可以看出,一个人从事一个岗位就已经饱和了,怎么能长期任职一个以上的岗位呢?所谓身兼数岗,一是有可能把岗位中的某项工作当作
12、了单个的岗位,二是某些“岗位”不饱和,需要把这些“岗位”重新整合为一个岗位,必要时可以重新命名。(二)岗位体系一个组织的岗位体系如图2-2所示:图2-2 岗位体系示意图那么岗位之间存在着什么样的关系呢?岗位关系表现为两种方式,一是表面上的岗位关系,二是实质上的岗位关系。1表面上的岗位关系。表面上的岗位关系就是一个组织岗位设置所直接反映出的岗位之间的关系,主要有两个方面:上下级关系和同级关系。如2-3图所示:图2-3 表面的岗位关系2实质上的岗位关系。在这种表面的岗位关系下不同的企业管理会形成不同的实质上的岗位关系,主要有三种情况: A B C图2-4 实质的岗位关系图2-4中A图所示的岗位关系
13、在实质上和其表面上看起来并没有多大区别,每一个任职者只和其上级主管发生进行沟通,而在同级之间缺乏必要的沟通,显然不是一种理想的工作关系。而B图说明除了上下级之间的沟通外,同级之间也存在着一些沟通,表面上看,这种工作关系优于A图所示的关系,但实际上,这种有限的工作关系往往更多的是建立在任职者的个人喜好基础之上,并没有严格地遵循工作本身的要求,因而容易产生管理中的一大困难,即非正式团队的形成,所以这种工作关系也不是理想的工作关系。理想的工作关系如C图所示,所有岗位之间除了上下级关系外,各岗位也从工作需要出发,形成有机的沟通,叫做有机的工作关系。(三)岗位分析的作用岗位分析过程有助于人力资源管理制度
14、中两个基本制度的建设,即岗位等级制度和任职资格制度,事实上,这两项制度也正是借助于岗位分析才产生的,它们在整个人力资源管理体系中处于核心地位,是其他各项人力资源管理工作的基础,如图2-5所示。图2-5 岗位分析的基础性岗位分析的具体支持作用体现在以下几个方面:1岗位分析对绩效考核的作用。这一作用主要体现在两个方面:一是岗位说明书的必备项目中有“岗位关键业绩指标”这一内容,这些指标指明了对该岗位任职人员应从哪些角度进行考核,也指出了岗位上人员的努力方向,而绩效考核方案的起点就是部门和岗位考核指标的选择,广义的工作分析甚至可以提供部门的关键绩效指标;二是岗位说明书如果包含了“沟通关系”这一项目,就
15、可以清晰地指明绩效考核的主体与考核层级关系,因为沟通关系中明确了汇报、指导与监督关系。2岗位分析对人员招聘与录用的作用。岗位说明书的另一项必备内容就是岗位任职资格条件,这些条件既是岗位评价的重要参考要素,又天然是该岗位人员空缺时设计招聘要求的基础。招聘广告中一般有空缺岗位的学历、工作经验、专业技术水平、能力方向、人格特征等要求,而这些内容在岗位说明书的任职资格条件项目中均可找到。3岗位分析对员工培训与职业生涯设计的作用。企业员工培训的一个重要特点是具有强烈的导向性,这个导向的重要依据之一就是岗位说明书所规定的内容,尤其是岗位职责的要求、考核指标要求、能力要求等内容,在新员工培训中,新员工本岗位
16、的说明书甚至能成为其必修教材之一。另外在对进行员工职业生涯设计时,岗位分析还可以提供职业发展的路径与具体要求。4岗位分析对人力资源规划的作用。人力资源规划的核心工作是人力需求与供给的预测,在运用技能清单法、管理人员置换图、人力接续计划、马尔可夫矩阵法进行供给预测时,都离不开清晰的岗位层级关系和晋升、岗位转换关系,这些都是岗位说明书所应该规定的。在需求观测时,除了需要对人力资源数量预测,还需要对其质量要求进行预测,说明书中的任职资格条件就成为重要的参考。5岗位分析对薪酬设计与管理的作用。工作评价是合理制定薪酬标准的基础,正确的工作评价则要求深入地理解各种工作的要求,这样才能根据它们对组织的价值大
17、小进行排序。岗位分析通过了解各项工作的内容、工作所需要的技能、学历背景、工作的危险程度等因素确定工作相对于组织目标的价值,也可以作为决定合理薪酬的依据。岗位分析为薪酬管理提供相关的工作信息,通过工作差别确定薪酬差别,使薪酬结构与工作相挂钩,从而制定公平合理的薪资政策。6岗位分析对组织分析的作用。岗位分析详细地说明了各个岗位的特点及要求,界定了工作的权责关系,明确了工作群之间的内在联系,从而奠定了组织结构设计的基础。通过岗位分析,尤其是广义的工作分析,可以全面揭示组织结构、层级关系对岗位工作的支持和影响,为组织结构的优化和再设计提供决策依据。另外,岗位分析还与劳动定编和定员工作有着非常紧密的联系
18、。定编是指按照一定的人力资源管理程序,采用科学规范的方法,从组织经营战略目标出发,合理确定组织机构的结构、形式、规模以及人员数量的一种管理方法。定员是在定编的基础上,严格按照组织编制和岗位的要求,为组织每个岗位配备合适人选的过程。在现代企业管理中,只有不断地加强定编定员工作,组织才能实现组织机构的精简与统一,才能避免人力资源的浪费,最终实现组织的经营战略目标。如果组织的定编定员工作没有实际的成效,组织就很有可能出现机构臃肿、人员膨胀、效率低下、人浮于事的现象。7岗位分析对直线管理者的作用。岗位分析对人力资源管理者的作用显然是非常重要的,对于直线管理者的作用也是不容忽视的。首先,它有利于直线管理
19、者加深对工作流程的理解,及时发现工作中的不足,并可以及时针对工作流程进行改造创新,从而提高工作的效率或有效性。其次,工作分析可以使直线管理者更深入地明确工作中完成某项任务所应具备的技能,这有助于直线管理者在辅助人力资源部门进行人员招聘时真正发挥它的效能。最后,直线管理者还担负着对每一位雇员进行绩效评估,及时反馈并督促其改进绩效的职责,而绩效的评定标准以及绩效目标的设定是离不开每种工作所需完成的任务内容的,这也是与工作分析休戚相关的。二、岗位分析的信息提供岗位分析的质量主要取决于三个方面:一是工作信息提供者的选择;二是适当的分析方法的选择;三是合理的分析步骤的设计。其中第一点中,工作信息的提供者
20、即岗位分析的主体选择决定了所收集信息的真实性,而人力资源管理专业人员要对各主体提出信息资料的规范性要求。(一)岗位分析所需的资料岗位分析所需要的信息的类型和范围取决于岗位分析的目的、岗位分析的时间约束和预算约束等因素。资料的连贯性、精确性、可接受性是选择资料来源的决定性因素。因此相关工作的工作专家、工作执行者和管理监督者是主要的资料来源,而与待分析工作相关的下属和其他工作人员、顾客以及工作分析者则主要是对工作信息进行补充和筛选,另外,还可以参阅相关的工作分析资料、职业分类辞典等。岗位分析信息的主要类型参见表2-1。工作分析所需要获得的有关资料包括:(1)工作活动资料,即各项工作实际发生的活动类
21、型,如清洗、打字等;(2)人类行为资料,指与个人工作有关的人类行为资料,如体能消耗情况、行走距离长短、写作能力等;(3)工作器具资料,指工作中所使用的机器、工具、设备以及辅助器械的情况;(4)绩效标准,即用数量或质量来反映的各种可以用来评价工作成绩的方法;(5)相关条件,指工作环境、工作进度、组织行为规范以及各种财务性和非财务性奖励措施;(6)人员条件,指与工作相关的知识、技能以及个人特征等,包括学历、训练背景、工作经验、性格、兴趣和身体特征等。 表2-1 岗位分析信息一、工作活动 三、工作条件 1工作任务的描述 工作任务是如何完成的? 为什么要执行这项任务? 什么时候执行这项任务?2与其他工
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