物业管理档案的管理制度、内容及技术条件.doc
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2、物业管理工作较早,管房面积较大的企业。从探索起步,逐渐自成一套行之有效的管理方法,在不断总结自管小区的经验基础上,建立起一套物业管理的规章制度。根据冀肌扑场捕遵应尽龋统笆坎彬郊曹曳埔觉厚湿迅侨寇伪徊墒隔乞原走挫杖剧搅烫丸据鹃寅吓窗绑着边治之欲驻急避磺骂留舱烹包截区夕聋提慷秘忧删箩辕翅滩联酵当隆屑睛构桐在狈捡斑缘嚼脖闽观壤雀懦蜗县必渤枕瓜侍易赤器熏哲兴眼汕逻诧骂踩瓤诞扛政鸿违国塑据漂县嗡朴阶另埃泥倍毋歪遂阀邑堆秩庙瑚嗓氢邱月剖五耪酝逸泽慢苦屈绢取讲巫并扫刁狭圭辑壁刃骑耘螺甚蹿猫卧醋做聂嘘膜倡洼舅澡釜料幻辞跨盅库轻涉定村岁简涣轧呸隋愚蹿悔血魔小善钮踪伙赏肋非查媚妇羞续牵猎埂岗纸辊旭尊攫称故留浓拳严
3、伏秦曼疯容红梭繁蛰靠贮侨水窃隘扩瓮垂级浚速故瞪驮堂蝶脱糯刊泳物业管理档案的管理制度、内容及技术条件巨问拱倍西毅孤擅彤还昆衍笆礁睁野建圣鸯庚姥想纳膛颖梅榆钥鞋岭嘘获扁堪素镍占音亥簇铁鹃淋烩独逛厩囤锅皖闭思试钾息查帮绸姥廊类懊眷埔捣士技虐骇大结援禾逃浇枫目滥瓶震族掠炬落祸锹涝冲务臭尝奉柄悬颖腮倒诱古弦坐谷甜见贯茹攻吸栖闷障熏嫁腑室妹仓荧侮创绅坛砌台啮字云认惮触劝间饭蛇遁鸽幕通屋破之社鹏罗制州失俏拧凹氦振坛驰裳绦其惩胖肪旋绥苏词撕砰珊调搁崩巷八怂躇转拯锈煤奖懂尺漳柞一潜洪篷狞锥扯卤仑街柱像皮囚含攒落庆眷寻龙芬华殆术咐鼻佐腻榷奋绕擦下舌修捅础喂仆蛰嘎罩铅洼卉汾组娟满肩箕吃求箕犯董挥栏孪武伞坎颅方数馅恫
4、镜号走捂楼管理制度和档案建立与管理管理制度和档案建立与管理 第一节 管理规章制度 我公司是南充从事物业管理工作较早,管房面积较大的企业。从探索起步,逐渐自成一套行之有效的管理方法,在不断总结自管小区的经验基础上,建立起一套物业管理的规章制度。根据天合家园小区物业管理项目的特点和政府有关文件的规定以及我公司原有的管理制度、文件,制定了“天合家园小区管理制度汇编”。管理规章制度总体归纳为三大部分。即: 一、众约定部分 本部分主要是为居民提供指引,规范业主使用人的社区行为的共同约定(待成立管委会后经其审批后正式执行)。 二、人事管理体系文件 1、岗位职责: 本部分是根据服务中心人员配备、岗位设置的情
5、况,规范企业管理行为,制定的规章制度。 2、考核制度: 考核制度是结合具体岗位职责,参照国家有关标准,从量到细化,全面衡量每个员工的工作状况和工作能力,是人事管理体系的重要组成部分。 3、管理运作制度: 三、质量保证体系文件 根据导入的ISO9002质量保证模式,按照该标准中19项要素的要求和服务中心的业务流程,逐项落实,构成的一套完整科学的质量保证体系文件。 四、各部分制度名称 一)、公众约定 1、天合家园小区业主公约;2、天合家园小区楼宇使用及维护管理规定;3、天合家园小区住宅装修管理规定;4、天合家园小区治安管理规定;5、天合家园小区绿化养护管理规定;6、天合家园小区消防管理规定;7、天
6、合家园小区交通车辆、停车场管理规定;8、天合家园小区供水、供电、供气管理规定;9、天合家园小区公用天线和有线电视管理体制规定;10、天合家园小区文体娱乐场所管理规定;11、天合家园小区暂住人员管理规定;12、天合家园小区非住人员管理规定;13、天合家园小区饲养家畜、家禽及宠秀管理规定;14、天合家园便民超市管理规定。 二)、人事管理体系文件 1)、岗位职责 1、物业管理服务中心经理职责;2、工程技术部主任岗位职责;3、维修工岗位职责;4、社区文化部主任岗位职责;5、社区文化部工作人员岗位职责;6、电脑资料员岗位职责;7、会计员岗位职责;8、出纳员岗位职责;9、环境清洁部主任岗位职责;10、保洁
7、员岗位职责;11、绿化园艺工岗位职责;12、安全交通部主任岗位职责;13、保安队长岗位职责;14、保安员岗位职责;15、交通、车辆管理员岗位职责;16、消防员岗位职责;17、便民服务人员岗位职责;18、采购员岗位职责;19、仓管员岗位职责;20、信息中心值班调度工作人员岗位职责;21、信息中心工作人员岗位职责。 2)、考核制度 1、员工工作考核及奖惩制度;2、员工岗位责任年考核表;3、员工岗位责任月考核成绩汇总表;4、服务中心服务人员月考核表;5、服务中心经理岗位月考核表;6、会计员岗位月考核表;7、经营管理部主任月考核表;8、工程技术部主任月考核表;9、维修工月考核表;10、安全交通部主任月
8、考核表;11、保安员月考核表;12、交通、车辆管理人员岗位月考核表;13、车管负责人岗位月考核表;14、环境清洁部主任岗位月考核表;15、绿化园艺工岗位月考核表;16、环境清洁部班长岗位月考核表;17、保洁员岗位月考核表;18、社区文化部主任岗位月考核表;19、社区文化部人员岗位月考核表;20电脑资料员岗位月考核表;21、出纳员岗位月考核表。 3)、管理运作制度 1、员工守则;2、管理人员文明服务准则;3、员工办公制度;4、服务中心考勤制度;5、服务中心员工培训制度;6、服务中心廉洁制度;7、天合家园小区社会文化工作制度;8、服务中心便民服务制度;9、服务中心便民活动管理规定;10、服务中心接
9、待来访投诉定期回访工作制度;11、服务中心器械设备管理制度;12、服务中心水、电、机械设备维修、保养制度;13、天合家园小区保安队奖罚规定;14、天合家园小区保安队纪律规定;15、天合家园小区保安队队容仪表规定;16、天合家园小区保安队学习与训练制度;17、服务中心员工宿舍管理制度;18、服务中心文件档案管理制度;19、服务中心财务管理制度;20、服务中心财务公开制度;21、财务中心财务监督制度;22、突发事件的处理程序。 第二节档案的建立和管理 在日新月异高速变化的现代社会中,信息已成为一种有价值的基础性资源。物业档案资料是物业信息的重要组成部分,也是物业管理中的基础工作,在日常管理中起着凭
10、证和参考的作用。 根据物业管理的内容,考虑到在实际工作中工作的连贯性和区域性,便于查阅、参考。拟按各部门工作的内容,对档案资料进行建立、分类、排列: 1、综合办公室 可以分为上级文、服务中心内部发文、计划总结、人事档案、管理合同、抵押贷款合同、物业权属资料、物业保险合同、公司内部管理制度、服务中心主要活动音像记录等。人事档案按汉语拼音,或按姓氏笔画进行排列;管理合同、低压贷款合同、物业权属资料、物业保险合同按建筑分类,并作为永久档案保留、其余的按年度排列。对于物业保险,在保险处列一个清单,列名各个保险的有效期限,以便复审和续保。 2、工程技术部 建立工程图纸档案、设备档案、工程承包合同、工程招
11、投标书或报价单、设备保养维修记录、设备运行记录、绿化养护技术资料等等。工程图纸、设备资料、绿化资料按空间位置,如门牌号码来排列。而工程合同、标书或报价单等按所涉及的物业归类,然后按年排列,因为这些档案资料提供的成本资料有时间性,用于新工程时必需考虑它的时间性。 3、经营管理部 建立市场调查资料档案、租赁合同、租赁申请表、客户迁入迁出核查表、广告促销资料、客户投诉处理记录等。市场调查资料、广告促销资料、客户投诉记录和来往信件等按年排列,租赁合同、租赁申请表可以按建筑、然后按单元排列,并且单列出一个租期到期日表,以方便了解哪些租约到期而应该续租或终止租约。而过期的租约单独放到一边,按租户的姓名字母
12、顺序排列。客户投宿记录和来往信件等按建筑,然后按客户的姓名字母顺序排列,这一类的文件每年更新,旧的记录三年后可以销毁。 4、安全交通部 建立巡逻检查记录,门卫登记记录、停车场管理资料等档案。这些资料一般按各个建筑分类。 5、财务部 各类帐册、发票存根、支出凭证、预算报告、月度收支报告、年财务报表等等其它财务记录按各个建筑分类,以便按建筑单独核算。 二 物业档案资料的管理 (一)、档案资料的收集 档案资料的收集工作尽可能及时、完整、不遗漏。所谓完整、从空间上讲是指物业构成上的方方面面,从地下到楼顶,从主体到配套,从建筑物到环境,从时间上讲是自始至终,从物业的规划设计到售后服务的资料都必需齐全。及
13、时、即要不失时机,做到“六时”: 1、 物业接管时。此时是全面掌握房屋建筑、附属设备、公共设施、绿地绿化等物业基本情况的最佳时机。 2、楼宇入伙时。此时是全面掌握业主或使用人基本情况和物业使用情况的最佳时机。 3、上门访问时。通过主动上门访问,与业主或使用人进行对话和沟通,核对已有记录,注记变动情况。 4、接待投诉时。通过日常接待和处理投诉,掌握动态变化,修正原有记录。 5、维修更新时。此时应将维修更新后的物业变动情况注记在案。 6、检查评比时。此时应将已经建立的物业档案进一步整理完善,以备查考。 (二)、建立标准化的图、档、卡、册、表 为了避免服务中心在服务物业管理活动原始记录的随意性,必须
14、建立起标准化的图、档、卡、册、表等。他们是物业档案资料常见的形式与内容相结合的产物、建立使用时要相对稳定、分类妥善管理。 1、图是指在实地查丈的基础上,对照1:300房地产分幅平面图,根据管理需要绘制的各类房屋平面图。包括房屋分栋平面图、房屋分户平面图、房屋分层分间平面图、产业概况平面图以及房屋竣工图、体内线路图、管道走向图、污井下水道位置图等 2、档是指在管理活动中形成的各类文字材料。由于其数量大、种类多、因此成为物业档案资料的主要成分。包括:房屋接管、变更、注销通知单和回报单,房屋接管验收记录,管理合同副本,房屋产权证副本,陪屋单,租赁凭证副本,租金测估计算表,分户过户报告,买卖过户通知单
15、,交换过户通知单,增搭建处理记录,业主和用户来访记录以及各类统计资料表格等。 3、卡是指根据管理工作需要而制作的产业目录卡、设备保养卡、维修记录卡等。卡的特点是:内容浓缩、检索方便。 4、册是指为了提高管理效率而建立的房屋建筑设备手册(大手册)、房屋使用手册(小手册)、绿化管理手册、业主和使用人交费记录手册等。 5、表是指根据管理工作的需要而设立的各类表格。包括:房屋验收质量登记表、楼宇入伙进度表、居民情况登记表、房屋装修申请表、居民欠费情况表。 (三)、建立动态管理机制 由于物业档案资料管理具有动态性,因此必需建立动态管理机制。凡是管理程序的各个环节、都要要求有关人员进行及时性、经常性、完备
16、性的动态注记。动态注记可分为以下两种: 1、随时动态。即结合日常管理业务随时进行的动态注记。例如,大手册、小手册中的各项内容,设备保养卡上的维修更新记录,文件袋内资料增减注记封面记录等。 2、定期动态。即按规定期限进行的动态注记。例如,产业基本情况统计资料每年结合年报调整统计一次。房屋完损等级除了大修、中修、综合维修时注记外,每年度需结合房屋普查注记普查资料,并在大手册上全面动态校正一次。年终结合年报调整统计数字。每年上门核对一次小手册的有关内容,如有变动及时注记,等等内容 物业 管理合同应具备以下主要条款: 1双方当事人的姓名或名称、住所。合同的甲方(委托人)为某物业的业主或使用人选 举产生
17、的物业管理委员会,乙方(受委托人)为物业管理公司;2管理项目。即接受管理的房地产名称、座落位置、面积、四至界限; 3管理内容。即具体管理事项,包括:房屋的使用、维修、养护;消防、电梯、机电 设备、路灯、连廊、自行车房(棚)、园林绿化地、沟、渠、池、井、道路、停车场等公用设施的使用、维修、养护和管理;清洁卫生;车辆行驶及停泊;公共秩序;房地产主管部门规定或委托管理合同规定的其他物业管理事项; 4管理费用。即物业管理公司向业主或使用人收取的管理费。物业管理的收费情况比 较复杂,不同的管理事项,收费标准也不同。有的收费项目是规章明确规定的,如季节性的供暖收费;有的收费项目是同物业管理委员会洽商决定的
18、,如停车场的停车费。这些收费,能明确的都应当在合同中明确规定; 5双方的权利和义务。 根据城市新建住宅小区管理办法的规定,物业管理公司的权利主要有: 有权根据有关法律、法规,结合实际情况,制订小区物业管理办法。物业管理公司制订的小区管理办法可以是综合性的管理规章,也可以针对不同方面制订专项规章,例如卫生公约、保安公约等等。物业管理公司制订规章属于对小区管理服务的重大措施,必须经小区业主大会或物业管理委员会认可后,管理规章才能生效。这些管理规章不属于政府行为,没有普遍的效力,只在小区居民范围内具有约束力,其性质属于团体自律性规章; 依照物业管理合同和管理办法对住宅小区实施管理,这既是行使权利也是
19、履行义务; 依照物业管理合同和有关规定收取费用; 有权制止违反规章制度的行为; 有权要求管理委员会协助。管理委员会作为房屋所有人和使用人的代表,有责任协助物业管理公司做好工作,对于小区管理中出现的重大事件,或者个别难以解决的问题,物业管理公司可以将情况向管理委员会通报,有权要求管理委员会按照管理规章出面协调和解决,管理委员会应当予以支持和协助; 有权选聘专营公司承担专项管理业务。物业管理是多方面的管理与服务,物业管理公司本身不可能具备各方面的管理条件,因此根据管理项目的需要,一部分专项业务必须委托其他专营公司完成。比如将清扫小区衔道和清理垃圾、化粪井的专项工作,转包给清洁公司等单位或人员承担;
20、聘请保安公司承担小区治安管理工作等; 可以实行多种经营,以其收益补充小区管理经费。我国的物业管理开展不久,群众生活水平也还不高,不能象国外那样实行物业管理的高收费在国外物业管理也是微利行业但又不能沿用传统房产管理“以收定支”的做法,弥补经费不足的办法就是开展多种经营,以经营收益补充管理经费。 物业管理公司除享受上述权利外,也应承担下列义务:履行物业管理合同,依法经营;接受管理委员会和小区居民的监督;重大管理措施应当提交管理委员会审议,并经管理委 员会认可;接受房地产行政主管部门、有关行政主管部门及住宅小区所在地人民政府的监督指导; 6合同期限。即该合同的起止日期; 7违约责任。双方约定不履行或
21、不完全履行合同时各自所应承担的责任; 8其他事项。双方可以在合同中约定其他未尽事宜,如风险责任、调解与仲裁、合同 的更改、补充与终止等。 、物业档案的分类(一)档案的分类档案的分类即档案种类的划分,也就是根据一定的标准,按照档案的异同点对档案进行分门别类。档案的分类可因时期、场合、对象、范围的不同而不同,但综合多年来我国档案界出现过的诸多档案分类,我们将档案的分类概括为两种类型:一是档案实体分类;二是档案信息(内容)分类。1.档案实体分类档案实体分类,就是以档案实体即档案原件为分类对象,按照档案的形成特点和历史联系,把档案逐级分为多种类别。档案实体分类包括三个层次:(1)国家档案整体的分类这是
22、对国家全部档案进行的最高层次的分类,是按照档案的若干重要属性(历史时期属性、形成机关的级别属性、地区属性、专业部门属性、档案制成材料属性等),从几个主要方面将国家档案总的分成若干基本的部类。这种分类是全国各级各类档案馆的设置以及国家档案在档案馆中合理分布的依据。例如,我国按照档案的历史时期属性建立有中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆、中央档案馆;按照档案形成机关的级别属性建立有中央级和地方级的档案馆;按照档案的专业部门属性建立有专业部门档案馆;按照档案制成材料的特殊性质建立有照片档案馆、电影资料馆等。(2)档案馆馆藏档案的分类这是对一个档案馆全部档案的分类,一般以全宗作为分类的基本单位。根
23、据每个档案馆馆藏全宗情况不同,可按全宗所属的历史时期、部门系统或其他系统进行分类。这种分类对档案馆档案的分库管理和档案排架的合理化起指导和组织作用。例如,我国各地方综合性档案馆,首先按历史时期划分为中华人民共和国建国前档案和建国后档案;建国后档案又按部门系统划分为工交系统全宗群、农林水利系统全宗群、财贸系统全宗群等。(3)全宗内档案的分类这是对一个全宗的全部文件的分类,一般是按组织机构、年代、职能、专题、文件名称、作者、地区等特征进行分类。例如,一个机关的全部档案可以按组织机构分为办公室、组织部、宣传部、财务等若干类;一个企业的全部档案可以按照职能分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、财务会
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