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高效会议管理.ppt
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1、5/10/20245/10/2024会议的意义关键词:关键词:我存在,故我开会我存在,故我开会5/10/2024会议的目的关键词:关键词:万会朝宗万会朝宗解决问题解决问题5/10/2024会议效率不高的原因及预防性管理会议效率不高的原因及预防性管理 5/10/20241.会议召开频率会议召开频率头儿,我们每天开会,许多实际工作都没时间做是啊,这样下去怎么得了,得开个会研究一下5/10/20241.会议召开频率会议召开频率 固定的公司会议、部门会议固定的公司会议、部门会议5/10/20241.会议召开频率会议召开频率 全体会议全体会议5/10/20241.会议召开频率会议召开频率 处理突发事件的
2、会议处理突发事件的会议 5/10/20241.会议召开频率会议召开频率 一对一会议一对一会议 5/10/20242 会议召开时间会议召开时间 日期日期5/10/20242 会议召开时间会议召开时间 时间时间如果午餐时间开会?5/10/20242 会议召开地点会议召开地点 选择会议地点对于会议的成功是极为重要的,选择会议地点对于会议的成功是极为重要的,这不仅是一个舒适的问题,而且要使与会者感觉到这不仅是一个舒适的问题,而且要使与会者感觉到这个场所是适合于这个会议的。会议地点应与会议这个场所是适合于这个会议的。会议地点应与会议目的相适合。若会议的目的之一是让两部分人进一目的相适合。若会议的目的之一
3、是让两部分人进一步相互了解,一种宽松的郊外气氛是合适的;同样步相互了解,一种宽松的郊外气氛是合适的;同样的道理,不要在一个乱糟糟的开放式办公室召开正的道理,不要在一个乱糟糟的开放式办公室召开正式会议。式会议。5/10/20242 会议召开地点会议召开地点 在办公室召开会议在办公室召开会议优点:优点:你的全部参考资料在手边;你的权威性可能得到加强缺点:缺点:可能会有电话干扰,或者有人打扰。5/10/20242 会议召开地点会议召开地点 在会议室召开会议在会议室召开会议优点:优点:干扰相对较小缺点:缺点:会务准备负担大5/10/20242 会议召开地点会议召开地点 在咖啡屋召开会议在咖啡屋召开会议
4、优点:优点:气氛轻松,适合于简单沟通、头脑风暴缺点:缺点:不适合于主题严肃、复杂的会议,不利于形成决议5/10/20242 会议召开地点会议召开地点座位安排的艺术座位安排的艺术5/10/20243 开会对象的选择开会对象的选择5/10/20243 开会对象的选择开会对象的选择哪些人必须来开会?哪些人必须来开会?5/10/20244 主持者的技能主持者的技能 如果会议主持人缺乏影响力、说服力,被参会者牵着鼻子跑,就无法达到会议意图。5/10/20244 主持者的技能主持者的技能 责任责任n营造和谐气氛营造和谐气氛n按照议程进行按照议程进行n正确总结讨论的内容正确总结讨论的内容n引导发言者解释令人
5、困惑的发言引导发言者解释令人困惑的发言n帮助与会者理清不假思索的想法帮助与会者理清不假思索的想法n尊重别人,避免出现会中意见一边倒的情况尊重别人,避免出现会中意见一边倒的情况n减少与议题无关的争辩和讨论减少与议题无关的争辩和讨论n保持中立态度保持中立态度5/10/20244 主持者的技能主持者的技能 对参会者的表情准确辨别5/10/20244 主持者的技能主持者的技能 对参会者的表情准确辨别5/10/2024 应对不同风格的与会者蝉的症状:蝉的症状:讲与主题无关的故事讲与主题无关的故事讲得模糊而不具体明确讲得模糊而不具体明确拒绝倾听别人的主要观点拒绝倾听别人的主要观点主持人对策:主持人对策:采
6、用非语言性暗示采用非语言性暗示探询、总结、测试其理解成度探询、总结、测试其理解成度善意提醒关于程序及时间限制善意提醒关于程序及时间限制带入别人发言带入别人发言5/10/2024 应对不同风格的与会者鲨鱼的症状:鲨鱼的症状:有攻击别人的倾向有攻击别人的倾向总是给予消极的、否定的意见总是给予消极的、否定的意见主持人对策:主持人对策:理解对方的想法或情绪理解对方的想法或情绪重申会议中无论什么意见都可以提重申会议中无论什么意见都可以提但正面的建议会更受欢迎但正面的建议会更受欢迎采用非语言性方式打断采用非语言性方式打断5/10/2024 应对不同风格的与会者驴的症状:驴的症状:过于敏感过于敏感防卫性很强
7、,心中有面防卫性很强,心中有面“墙墙”不能站在别人的立场看问题不能站在别人的立场看问题主持人对策:主持人对策:突出他的贡献突出他的贡献重复问题重复问题短暂沉默短暂沉默5/10/2024 应对不同风格的与会者兔子的症状:兔子的症状:质疑正在使用的程序质疑正在使用的程序总是提议不同的程序或建议总是提议不同的程序或建议主持人对策:主持人对策:突出他的贡献突出他的贡献重申可以先试用现在的程序,重申可以先试用现在的程序,如不奏效,则马上按他的方如不奏效,则马上按他的方法实施法实施5/10/2024 应对不同风格的与会者螃蟹的症状:螃蟹的症状:开会时还在做别的工作开会时还在做别的工作私自进入小团体讨论私自
8、进入小团体讨论时常接电话时常接电话打瞌睡,走神打瞌睡,走神主持人对策:主持人对策:对开小会者,主持人停止说话或者对开小会者,主持人停止说话或者示意发言者暂停,使会议短暂沉默示意发言者暂停,使会议短暂沉默问他们是不是觉得应该先分组讨论,问他们是不是觉得应该先分组讨论,然后集中讨论然后集中讨论对打瞌睡者,可中间休息对打瞌睡者,可中间休息5 5分钟,分钟,并加快会议议程并加快会议议程5/10/2024 会议中还会遇到一些特殊问题会议中还会遇到一些特殊问题 当谈及一项为完成的工作时,与会者会找借口,如“我忘了”、“这不是我的责任”。作为主持人,你可以在这位与会者的同事们面前提醒他,希望他以后完成此项工
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