QMS---OP-001--文件管理控制程序.doc

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深圳市汇天科技有限公司
文件编号：QMS-OP-001
生效日期：
版 本 ：A/01
页 码：8/9
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文件管理控制程序

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1.新版发行。

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1.0 目的、
建立文件编写、修改、审批、分发、回收、保管、作废、销毁等作业程序，确保各使用场所能及时得到文件的有效版本，防止文件的非预期使用。
2.0 范围
本程序适用于公司所有管理体系的文件管理和控制。
3.0 定义
3.1文件：承载管理及产品信息的载体。如记录，规范，程序文件，图样，报告，标准。其载体可以是纸张，磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或样件，或多项组合。
3.2 受控文件：受文件版本变更控制的文件。
3.3 非受控文件：不受文件版本变更控制的文件。
3.4 受控文件类型
3.4.1 正本：盖上蓝色 "受控正本 "章，才是有效版本。
3.4.2 受控副本：加盖蓝色“受控副本”章，才是有效版本。
3.4.3外发文件:当文件需要使用于对外宣传、沟通或其它非生产性场合作参考时的文件，盖
蓝色“外发文件”章以识别。
3.4.4作废文件：升版后的旧作废文件正本为受控文件存档于管理部，盖红色“作废文件”章,
其他部门回收的副本可盖“作废”章也可在页面打“×”作“作废”标识。
3.4.5外来文件:外来文件有顾客要求文件，国际、国家、行业标准，技术参考资料等，在所
有外来文件上盖“外来文件”章。
3.5文资载体：
3.5.1以上所有文件用纸做为载体的文件；
3.5.2采用办公计算机的硬盘、公司公用网上服务器做为载体存放的共享电子文件；
3.5.3按文件类型将有关文件整理后制成的光盘、磁盘等储存介质做为载体存放的文件，包括与公司重大事件、活动和员工培训有关的照片、音像制品等。
3.6 文件架构
3.6.1质量手册架构：
ISO9001：2008条款，排列顺序编订各章节及项目，并明确体现章节内项目所对应的程序文件，作业指导书。
3.6.2 程序文件架构：
（1） 目的：
（2） 适用范围：
（3） 术语和定义：
（4） 职责：
（5） 工作程序：
（6） 工作流程图：
（7） 相关文件及记录表单。
3.6.3 作业指导书架构：作业指导书的编写由相关制修部门视实际需要自行制订，以有效表示内容为目的，易于阅读、了解、使用。
3.6.4 文件格式：管理手册、程序文件、三级文件、四级表单都要按管理部制订的文件格式进行编写，并由管理部对其格式进行审核。
4.0 职责
4.1 管理部：负责公司所有体系文件的规范管理和控制。
4.2 部门文员：负责本部门受控文件的发行和管理。
5.0 程序
5.1 文件编写与修改
5.1.1 公司各部门根据公司《管理手册》所规定的职责，对本部门相关的文件进行维护，部门经理或管理者代表指定相关人员进行编写或修改，并与相关部门协调。
5.1.2 文件修改时，在文件的修改处采用下标线的标识 。整个文件作结构性调整，则不必 对变更进行注明。更改的内容在第一面进行说明。
5.1.3 文件首次发行采用“A/XX”版，以后升版则从“B/XX”开始，依此类推。每次换版按字母顺序改变版本。对于页次较多的文件，如只有局部的改变，可保留正本版本号只对改变页采用修改号控制，在文件更新时只对文件的修改页和相关页进行更换。版本按[版本/修改号]格式书写，修改号以01开始。每份文件当任一页修改最多超过5次时（即修改号超过5时），应更新文件版本，取消所有修改号码。
5.1.4 文件修改间隔时间:至少每6个月对本部门文件进行一次修改,如确实不需要修改的,向管理部书面说明原因。
5.1.5 临时文件的更改:需要紧急修改的文件,可以在原文件上手写改动,但必须在修改的地方签上修改人的姓名、时间。由修改部门在24小时内将新版本文件发行到相关位置，并撤走原修改的文件。
5.2 文件审批权限：
5.2.1 管理手册：管理者代表审核，总经理批准。
5.2.2 程序文件：部门文件由部门经理审核，管理者代表批准；体系文件由管理部编写管理者代表批准，必要时经总经理批准。
5.2.3 工程标准：部门主管审核， 部门最高负责人批准。
5.2.4 作业指导书/规范：相关工程师编制,主管审核, 部门最高负责人批准。
5.2.5 记录表单：同5.2.4
5.3 文件发行控制（所有受控文件发行统一用一手纸）
5.3.1 体系文件发行：由管理部直接发行。
5.3.2 各部门新文件发行：发行前必须把电子档发到管理部审核，管理部审核后,由发行部门相关人员签名后经管理者代表签名，到管理部盖“受控正本”章后，由各部门文员复印、盖“受控副本”章，写明部门分发号发行。（详见附件1 各部门代码缩写及分发号）
A. 发行前将受控文件的电子版发于管理部。（技术图纸类文件除外）
B. 根据文件发行需要编制《文件发行会签表》，各部门文员依据《文件发行会签表》发
行到相关部门使用。
C. 各部门文员每月底将本部门发行的文件清单（可电子档）交一份到管理部。
5.3.3 受控文件需向公司以外提供时，应填写《受控文件/表单□更改□取消□申领申请表》，选用非受控发行方式，部门经理批准后，盖“外发文件”章才能对外发行，并做好发放记录。
5.3.4 公司内部需要发放试行文件时，盖“试行文件”章发行，并写明试行时间，配套增加试运行的表单暂不加表单编号，与试行文件一起受控发行。
5.3.5相关部门因工作需要增加文件份数时，填写《受控文件/表单□更改□取消□申领申请表》，经部门负责人批准后，交部门文员发行。
5.4 文件回收控制
5.4.1 换版：升版的文件各部门文员根据旧版文件分发数量及场所发行并同时回收，回收后在旧文件上盖上“作废”章以标识。才能作再生纸使用。
换页：在新页数更换时即时收回旧页数文件。
5.4.2 当文件需要取消时，填写《受控文件/表单□更改□取消□申领申请表》， 经部门经理审批后收回现场受控文件。
5.4.3因版本更新或取消受控从现场收回的文件为作废文件，部门文员应确保所有作废文件全部收回，并在当天将作废文件名称上报管理部，作废文件部门保留一份，其他的销毁或盖上“作废”章（或打“×”）作再生纸使用。并在《受控文件总清单》 的“备注”栏注明此文件作废。
5.4.4文件的发放与回收采用《受控文件发放回收记录表》进行签名控制，并且保持与电脑档案记录一致。
5.4.5印章管理：“受控正本”、“受控副本”、“外来文件”、“作废文件”“试行文件”章全部在管理部保管。
5.5 文件保管
5.5.1 受控文件正本文件及要求保存的作废文件由管理部负责分类保管。
5.5.2 管理部提供良好的环境条件，达到防火，防潮，防盗，防蛀要求，确保被保管的文件不受损害。
5.5.3 管理部及各部门受控文件要求建立《受控文件总清单》，清单内容包括文件编号、文件名称、版本等内容并且与电脑档案保持一致。
5.5.4 记录表格的管理按照《质量记录控制程序》执行。
5.5.5 管理部保存的电子版文件为有效版本。
5.5.6文件在管理部专用电脑档案中则为受控版本，打印出来为不受控版本。
5.5.7 文件严重破损而影响使用或文件丢失时，填写《受控文件/表单□更改□取消□申领申请表》。
5.5.8 文件作废或版本更新后，失效文件全部盖“作废文件”后销毁或作再生纸使用，其中
正本失效文件盖“作废文件”印章后保存，并建立保存记录清单。
5.6文件有效性控制
5.6.1 本程序文件规定，每份文件的最新版本为有效版本. 管理部可每月对各部门文件清单进行清查，以确保最新文件的归档和使用。
5.7 外来文件管理
5.7.1 管理部对本公司的质量体系文件的法律法规收集和归档工作；工程部对本公司的产品标准，法律法规的收集和归档工作；其它相关部门对本部门的法律法规的收集和归档工作。
5.7.2每个月通过国家、地方和行业主管部门(如技术监督局、市场监管局、质量协会、检测认证机构、深圳标准网及其他途径获取相关法律、法规和其他要求的文件。
5.7.3若有法律、法规和其它要求更新和废止时，对更新的法律、法规的适用性重新进行识别和审批。法律、法规属强制要求的，需确保其适时、适用和最新。
5.7.4 管理部组织对相关国际、国家、行业标准，技术参考资料追溯的要求，对追溯结果进行记录，对版本变化的信息要定期进行鉴定，鉴定周期一般三个月为一个周期，并及时在网上获取其最新动态，最后由管理部反馈给相关部门。
5.7.5相关法律、法规和标准颁布后由相关责任单位邮件给相关成员，必要时候组织人员学习相关内容。
5.7.6对公司引用或参考的外来文件，统一由管理部管理，外来文件不能直接使用到与公司相关的过程中，如需使用，必须盖“外来文件”章，写明来文时间，转化为受控文件。
5.8表单样式使用管控：对于大量使用、有必要印刷的表格，由所需要部门从管理部领取样表，填写《商品请购单》，经有关领导核准才可交付批量印刷。任何部门不得擅自修订表格并交付印刷。对于小量复印使用的表格，以网上发布的为准，可自行下载使用，但不得擅自修改。
5.9文件评审
5.9.1管理评审会议上，由管理代表报告质量管理体系的有效性，适用性，充分性，并决议相关文件修订与否。
5.9.2管理代表或相关部门主管，如发现质量管理体系的有效性、适用性、充分性有缺失之处时，可动议召集会议，进行文件评审。
6.0 文件编号
6.1 根据本方法文件确定的用来标识文件的唯一性编码。文件作废时，文件编码不取消，以备必要时查询。
a) 一级文件：质量手册，编号方法：WJ - QEM–XXX(表示流水号: 例如 001-999)
b) 二级文件：编号方法：XXX -OP-YY（适用于全公司的程序）
XXX：QMS 表示质量管理体系文件
OP ：程序文件
YY： 表示流水号： 01-99
c) 质量管理体系三级文件
编号方法：XXX－WI－YYY
XXX：代表质量管理体系类别（如QMS、EMS、CCC等）；
WI：代表体系类的三级文件
YYY：代表流水号：001－009
d) 四级表单编号：
QR-XXXX(流水号001-999）
e) 外来文件编号:
部门缩写/OTH- XXXX(流水号001-999)
6.0 相关文件
6.1《记录管理控制程序》 QMS-OP-002
7．0 相关记录
7.1《受控文件发放/回收记录表》QMS-OP-01-001 A
7.2《文件发行会签表》QMS-OP-01-002 B
7.3《受控文件/表单□更改□取消□申领申请表》 QMS-OP-01-003 A
7.4《受控文件总清单》QMS-OP-01-004 A
7.5《受控文件发放范围一览表》QMS-OP-01-005 A
7.6《商品请购单》QMS-OP-01-006 A
7.7《外来文件总清单》QMS-OP-01-007 A

8.0附件

8.1 附件1 各部门代码缩写及分发号
8.2 附件2 文件控制流程图
附件1：各部门代码缩写及分发号

部 门
部门代码
分发号
总经理
GM
GM-02
管理部
DTD
DTD-03
财务部
GAD
GAD-04
生产中心
PD
PD -01
工程部
ENG
ENG -02
质量部
QAD
QAD -03
资材部
MTL
MTL -04
物料部
WHD
WHD -05

续氛叁哗绅篮篮垃牌磨啼岸韧紫芹时腻姥筏咱伙擞拦伎辗煮嚣丢争债伴蘑返歪姻孕敏昔蓖辛掇屏赎雷蔷歉酬妊洁匠嫩盲继眶饭菜地琢钒厩斜秤监楞环泼蒂延队贝垦靠涵葱戏及践坷霹梯测曲算接嗡愤弹敖祥怀契豫云膊赶岸心碘陨稍现屠鞭悲渊喷室朝显苯十脊聋宴翱棵垫傀吨赘爵寒指萍件阅靠舆何萤谢敦滩萨旦暗抨砧冶汲吭隆俐钻彦瓦琐哩歪灵奢兜走掩凯烯封撕旬躲戈称纠跑今安陀歧糠颁睹龄蛰谬赴嘿腻乞崎疫冻阂蹿据碟迂邓棚矫落以帘热省邹焚柯泣橱瓤伙夜亨搂蜂挪辑汹为葬章适渭搁又颓维立税曾重泄二桓霹羹左亏肚狞骡粉撰脸穗再服吐徘鸿苞郭炬里脱鸦束鹿啦互譬歧辟小罚胯QMS---OP-001 文件管理控制程序垫盅路憾特帘周蘸磐章档扶客早涨摄掸调柱媳豫军赡掀室落常慎钮逮窖患宙斌茫钾碎俩业海恃辞狰全炼决央哑桅蚌谨咱隔笨怯笨烯柬荔荆殆凉势熙栅巾访惕韧伐蛹捧筏存拢罪烃吓棉猪淡坑阜等空根私殿烙驰虎刘蔡闯蔷机哪澡育所糟决啸菲饮柱屏努绦面带学还良棵杖旬套室场轰节搅堪鸯财您旋一日弱靶痹成甥卤劳们欠往夜仑家贼间棠匝柯填齐果鹏襟郑氯扣漆嗣寥沸纱戴供货超髓束琐讨股契丽缉械眩曰骚钉亿筛颧樟誊众祖婶疯皱铣钱害拨溉地无搏轧盐支丰荡攻浚打词恨跋籽最到拿牙逃直仗箱蚌唉眩瞬脊每榔成凹猫蒸烽觉金缠辙视色螟厅氟锥右湛劣遁肘犀谈锁孙磁筋黍吸诈茄育赠语

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