材料设备采购管理制度.docx

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材料设备采购管理制度
制度名称
材料设备采购管理制度
受控状态

编 号

执行部门

监督部门

考证部门

第一章 总则
第1条 目的
（1）确保采购材料（设备）完全符合相关国家规范及标准。
（2）确保采购材料（设备）严格按合同要求进场，保证工程按质按期完成。
（3）保证公司采购管理工作的规范化、制度化，降低采购成本，规范采购行为。
第2条 适用范围
本制度适用于公司总部、各分公司以及公司驻各地办事处的采购行为。
第3条 管理职责
（1）公司成立材料设备采购领导小组，是材料设备采购的最高管理机构，直接对总经理负责。材料设备采购领导小组组长由工程总监兼任，成员包括材料设备部、项目经理部以及财务部等相关部门人员。
（2）采购领导小组主要职责
①审定公司总部以及非法人分支机构的材料设备采购管理办法及业务流程。
②审定公司总部材料设备采购年度计划。
③决定重大材料设备采购项目的采购方式。
④决定材料设备采购招标方案和供应商选择。
⑤审定重大材料设备采购项目验收方案。
⑥组织协调公司大宗材料设备采购活动，实现信息共享，降低采购成本。
⑦决定采购工作中的重大事项。
（3）材料设备部负责采购领导小组决策的执行、组织和日常协调等工作。
第二章 采购范围和采购方式
第4条 采购范围
本制度所采购的材料设备，主要包括如表7-1所示的范围。
表7-1 材料设备采购种类表
材料设备种类
具体内容
主材
水泥、钢筋、木材、预拌混凝土
装饰材料
饰面砖、饰面板、不锈钢制品、玻璃制品、铝合金制品、罩面板、涂料
水电安装材料
消防及电气设备、电气主材、需求量较大的辅材、电器设备
大型施工设备
塔式起重机、施工升降机、混凝土输送泵、40千瓦以上发电机组、6立方米以上空压机、物料提升机、厂内运输车辆、挖掘机
一般施工设备
混凝土搅拌机、钢筋弯曲机、电焊机、钢筋切断机、砂浆搅拌机及发电机组
第5条 采购方式
公司材料设备的采购实行如下三种采购方式。
（1）招标采购方式
①招标采购方式适用于以下两种情况：
A. 依据国家相关法律、法规、政策和公司管理规章制度，必须采取招标方式进行采购的；
B. 根据公司采购部门的决定，需要采取招标方式进行采购的。
②实施采购招标项目需按照国家有关规定和《公司采购国产设备招标规程》、《公司采购进口设备招标规程》、《设备及建设工程项目招标监督规定》等相关文件执行。
（2）比质议价方式。对资质相近的供应商的投标进行比质议价，确保选择物资适用、价格经济的供应商。
（3）独家采购方式。只能从某一特定供应商处采购，并且无其他合适的替代物资，采取单一来源的采购方式。
第三章 采购计划的编制和审批
第6条 大宗建筑材料、装饰材料和大型特种机电设备采购流程
（1）项目经理部根据工程需要，经初步核算所需材料设备后，编制使用计划，填写《材料设备使用计划表》报材料设备部，材料设备部初步审核后提出初步意见交采购领导小组审批，审批后材料设备部编制《采购计划单》，一式三份，一份交项目经理部，一份留材料设备部做市场调查和评审供方用，一份交财务部做财务预算。
（2）根据公司规定需要进行招标采购的材料和设备，其操作流程详见《公司招标采购工作管理办法》。
（3）项目经理部根据工程进度要求，提前五天填写《材料设备采购计划表》，交材料设备部组织审核，并将初步审核意见在两天内交工程总监审批。《材料设备采购计划表》一式三份，项目经理部、材料设备部、财务部各留一份。
（4）材料设备部将经审核批准后的《材料设备采购计划表》中需采购的材料设备在做好市场调查，进行货比三家和对供方评审合格后，与供方初步拟订购销合同，交工程总监审核后提交总经理审批，材料设备部派出材料员根据已批准合同填写《支票使用申请表》到财务部办理相关领用手续，严格按合同条约完成采购过程。
第7条 小宗和一般性建材，价值在1 000元以下的工具、设备和低值易耗零部件采购流程
（1）项目经理部提前5～10天，填写《材料设备采购计划表》交材料设备部审核，经工程副总审核、总经理审批许可。
（2）审批通过后，材料设备部采购专员办理请款手续，在货比三家后购进。
第8条 产品和机电设备抢修的材料或零部件采购流程
（1）由项目经理部主管人员提出《购物申请清单》，经项目经理部经理签字，由材料设备部采购主管审核后，经材料设备部经理和工程总监审核后由材料设备部采购专员采购。
（2）价值在×××元以下的采购可以不经工程副总审批，由材料设备部经理签字即可。贵重、关键或涉及重要安全部件材料、零部件的选购必须通过工程部经理或材料设备部经理审核。
第9条 所有购进材料设备的报销手续必须凭《进料单》、发票和采购专员、仓库管理员、验收员签字并报总经理审批确认后才能报销。
第四章 采购合同管理
第10条 签订合同
材料设备部代表公司同供应商签订采购合同，并负责采购合同的落实。
第11条 采购材料和设备根据采购方式的不同应在签订合同之前预留适当的合同审批时间和招投标时间。
第12条 采购主管负责所购材料设备的招投标管理，按《公司招标采购工作管理办法》及投标结果，与供货厂商签订采购合同并报请审批。
第五章 材料设备的验收
第13条 材料（设备）在合同签订之前，采购主管以及材料员必须检查供货厂商的法人委托书、地址、营业执照、资质证书、准用证、合格证、检测报告及其技术指标等资料是否符合合同和入围资格要求。
第14条 采购专员、项目经理部材料员检查进场材料（设备）与“产品封样”是否相符，并将“产品封样”保留到工程竣工乃至保修期结束。
第15条 验收项目
（1）材料（设备）的品牌是否符合合同要求。
（2）材料（设备）的色泽、材质（指材料）、外观等是否符合设计及合同要求。
（3）材料（设备）的尺寸、规格、型号等是否符合设计及合同要求。
（4）材料（设备）是否符合出厂标准或有关国家行业标准以及合同要求达到的标准。
（5）材料（设备）合同要求的配件及辅材等是否齐全、正确。
（6）材料（设备）的产品保护措施是否到位。
（7）材料（设备）的供货时间是否按合同及供货时间计划要求执行。如供货时间延误造成工期、经济损失，则由采购主管书面通知供货厂商主办人员及其上级领导并按采购合同规定处理。
（8）对关键材料（设备）的关键生产加工过程，采购主管须会同质检工程师委派专门人员对其过程进行现场跟踪监督。
（9）材料（设备）的数量是否符合合同要求及供货计划要求。
（10）材料（设备）的存贮及堆放是否符合有关规定要求。
第16条 材料（设备）的检查、验收工作必须做到100%的验收率，由材料设备部采购主管验收合格后方可支付材料（设备）款。
第17条 材料设备部对每次采购合同的执行和验收情况需填写《材料（设备）进货质量、进度统计表》，并进行汇总保存，以备参考。
第六章 罚则
第18条 采购人员有下列情形之一，给公司造成经济或名誉损失的，根据情节轻重，公司将分别给予相关责任人记过、免职、辞退等行政处罚及相应的经济处罚；给公司造成重大损失的，公司将依法追究法律责任。
（1）采购人员私自接收或向供应商索取财物的。
（2）采购人员接收财物后未主动上缴公司的。
（3）采购人员应严格遵守保密制度，杜绝任何有意或无意的泄密行为，以下行为均视为泄密。
①泄露其他供应商对同类产品的报价。
②招投标中泄露其他参与的供应商名称。
③泄露标底的。
④泄露其他公司的秘密或公司认为是泄密行为的。
⑤故意规避本制度或未按本制度规定及《房地产建筑材料（设备）采购实施细则》执行的。
（4）隐瞒供应商及供应材料（设备）问题，给公司造成经济损失或工程质量问题的。
（5）因工作疏忽或知情不报甚至与投标人串通在投标过程中作弊的。
（6）在供应商年度考评中徇私舞弊的。
（7）其他有损公司形象或不利于公司行为的。
第七章 附则
第19条 本制度由材料设备部制定并报主管副总和总经理审批后执行。
第20条 本制度的解释权和修改权归材料设备部。
第21条 相关文件附录
（1）《公司招投标管理工作细则》。
（2）《公司材料（设备）招标文件采购合同》。
（3）有关材料（设备）国家行业标准及国际标准。

编制日期

审核日期

批准日期

修改标记

修改处数

修改日期

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