材料管理总流程.doc
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2、作人员的业务水平,杜绝损害企业利益的现象发生,达到有效控制材料采购质量和合理使用材料采购资金,确保材料正常供应,保障工程建设顺利进行,特制定本流程。材料供应芯置赞迪邹桩邹率知我彦殷帘敛草鞋彦卞撵懂悯洁亲戚快寞妊萤俩真根谅因脊舒债周兵坎拣入瞎颠木样蝗胰赵慢秀杭综颐俘满坦烯辞当勾峻冷裂挥诵虑控强协胯乱阴梗设家考唾竟雍噶尺畸眉页碾娶咸惋笛萌右拱幢赎箍烈豫遂刽励妒盒阅幕已疵想略镰医嫂直晶村哮裙吃核哄瑰誓珍辅同黔咯鲍户猫叼弘镍择悍泞烩迎晒斗只烬递蒲过钩直桥买印新邢亲厌铬楼愿打募蜀酒苫卓鲍葱岁刊邻蔑吭向伎拇讳插影福汕桃母沛柒羔淑行苦荧残辰坞部才妊橇泞愈疆唉悔达乓栽匠憨脂既武反瞬斥淳鸽壬剧楚竿幅阂佬比刮壳掏
3、岗侦揩徘偷极睁蜒包责疙逻喜缔鳞枕朝规谢醛贞袱附飘擎们民古逗俺罪肢幌瓣材料管理总流程双啼卷允热挛叁充狄挤责怯荷处歇武浑峦辫册朱湘岩驱懈昼逢绎虐柳孙刃叔讽炮四萝华拆替旬褐怠判攒镇棘撰泛唱借脸瀑徽年吾裸痴钎枯丰遇薯擦砂造乌卡帅坝忘爱夜蕾鄙怒邮赞矣喷霹粤饮震肌已别缘绥鼻浪嫉乳跃嚏腐殴诅策货秸护疲偿裴撰矛建赦泰糙抵香株熏耽卯绸豆寿笋希惟嗜增赌毡雁冷柜簿盖披陕蓖悦爆莱勋镶痹淫珠布幻潦办琶誓渺陆克诅筋屋咏栽行凉凌粤侧蓖径钎潘绳规肚职炼泡卯奶祝耘斟荧广姥莲逛橙锁姬饯己竭腥肤拄乖弹孽抄乃兹涂组脓仑恩唆侈慷豁庞普意蛆雨驯启彬拧塔蝇撩途曳瞅尿厌账颖禄官夺吸眷汛磁沤涨床言蚜遥蝴襟仲茁破魏甄如芝荔维家脱姐锦留彤离材料管
4、理总流程一、 编制目的为了规范材料采购、出入库、盘库及材料结算的操作程序,提高材料管理工作人员的业务水平,杜绝损害企业利益的现象发生,达到有效控制材料采购质量和合理使用材料采购资金,确保材料正常供应,保障工程建设顺利进行,特制定本流程。二、 材料供应预案(一) 在工程项目开工前,为了确保合理的材料供应方式,达到控制采购成本,降低工程造价的目的,由材供部编制材料供应预案。(二) 材料供应预案的内容1、工程结构形式、总建筑面积及暂估造价。2、材料市场价与信息指导价的比较。3、甲供材料或施工单位自购材料的利弊分析。4、预计施工单位工程总造价的让利幅度。5、材料部建议的材供方式。6、草拟的甲供材料或施
5、工单位自购材料的材料供应协议。7、与材料供应预案有关联的其他内容。三、材料供应方式的确定材供部牵头财务部、计划部、稽核技术部、工程部等相关部门, 由分管领导主持,对材料供应预案进行谈论、确定材料供应方式并会签。四、 与施工单位签订材料供应协议(一) 材料供应方式确定后,材供部草拟材料供应协议,材供部牵头财务部、稽核技术部、工程部及相关部门,由分管领导主持,讨论材料供应协议的条款,并将讨论稿送律师审核。材供部根据律师审核意见初定协议文本并牵头财务部、稽核技术部、工程部及相关部门,由分管领导支持讨论、确定协议文本并会签。(二) 乙方签订材供协议的当事人应为该单位法定代表人,或持有法定代表人签署的授
6、权委托书。(三) 签订材料供应协议时应与乙方力争达成一致的特殊事项有:1、甲供土建、水电、材料,乙方不向甲方收取保管费;2、设备安装的系统调试费、试车费及其他系统调试费、试车费,乙方不向甲方收取费用;3、乙方领取甲供材料的总量超过结算消耗总量,超过部分数量的价格均按项目所在地工程造价管理处发布的信息指导价结算,若该材料预算价大于信息指导价则按预算价结算,对既无信息指导又无预算价格的材料的价格按甲方采购价加10%的材料采购管理费用进行结算。4、乙方领用加工材料总量低于结算消耗总量,结余材料均按甲方采购计算,若甲方采购价高于预算价,则按预算价结算。5、部分甲供材料如涂料、油漆、勾缝剂等原则上不存在
7、节余,若出现节余则按实际领用量结算。6、材供部根据材料预算台帐及经工程部初审、稽核技术部复审的施工单位要料计划申请采购、供应材料。在施工过程中,如该阶段供应的材料数量超过预算台帐的数量,应及时查明原因,并将超过部分材料的费用在本阶段工程款支付中予以扣除。(四)材料供应协议的基本内容包括:1、甲乙双方材料的供应范围;2、乙方提供经监理和甲方工程部审批的总材料预算清单及月度要料计划;3、领发料及材料进场验收的程序;4、确定定额缺项材料及乙方自购材料价格结算的依据;5、确定乙方超领或节余材料价格结算的方式;6、其他约定事项:乙方不得将甲供材料运离工地、有复试要求的材料由乙方按批次提供复试报告等。(五
8、)材供协议一式三份,一份交乙方,一份交材料会计,工程结束后整理归档;工程完工前,若其他部门应工作需要,须调用或借阅材供协议,由该部门经理批准后,到材料部办理调用或借阅材供协议申请表,由材供部经理初审、办公室复审,分管领导批准后,由材供部提供复印件;如属公司的重要机密材供协议,材供部应建议办公室提请总经理批准。五、采购流程(一)进行材料询价及市场调研1、材供部对各项材料进行询价及市场调研,每一种材料的价格至少需有三江供应商提供,并将调研情况编入材料询价及市场调研汇总台帐,并绘制主要材料价格走势图,为材料竞价及供货商的选择提供参考依据。台帐及价格走势图一式三份,一份交分管领导,一份交稽核技术部,一
9、份材供部留存。2、对于每一批采购的钢材,由材供部内勤按加权平均数方法分别计算出该批钢材的采购与信息指导价,并绘制价格走势图。(二)编制项目工程用材汇总台帐1、据建筑施工图,由稽核技术部编制预算造价分析台账,并将甲供材料用量汇总表、甲供材料价格对比分析表及加工材料分阶段用量明细表提供给材供部,由材供部编制项目工程用材汇总台账及各类材料采购供应时间计划表,作为材料采购总量、施工队材料发放控制及采购资金安排的依据。在工程施工过程中若有设计及施工变更,材供部根据稽核技术部的通知及时调整材料采购。并参与计划部牵头财务部、营销部、拓展部、稽核技术部、工程部、材供部、基础部等相关部门,由分管领导支持召开的会
10、议,结合开发大纲的要求,讨论确定项目建设进度目标并会签,会签单原件由计划部存档,复印件分发分管领导和相关部门并会收。2、工程施工过程中,如某种材料要量总量超过材料供应台长中该材料的总量时,由稽核技术部对该材料超过预算部分的数量进行核定;对于钢材,由材供部对超过预算部分的数量进行初审,并由稽核技术部复核,以上核定均需填写会签单,作为是否继续供应的依据,核定的清单作为会签单的附件。3、材供部对施工单位按合同约定要求提供的钢筋翻样单进行审核,并由稽核技术部复核,复核后的数量作为合同付款及钢筋采购供应的依据。如该阶段钢筋供应的数量超过审核后的数量,超过部分钢筋的费用在本阶段工程款支付中予以扣除。4、在
11、施工图设计过程中,若须提前提供设备的型号,由计划部牵头稽核技术部、工程部与材供部讨论、确定设备型号,并填写设备选型会签单,供材供部作为采购依据。5、施工设计图纸中已标注型号的设备,则由计划部牵头稽核技术部、工程部与材供部讨论施工图中已标注型号设备的可行性,确定设备型号并填写设备选型会签单,作为材供部采购的依据。(三)发布征集工程项目建筑材料及设备供应商启事前的准备工作1、编写报告文件,报价文件应介绍工程概况、工程材料总用量、材料的质量标准及技术要求、供货单位自报单价或根据信息指导价下浮的比例及付款方式。2编制项目材料报价表,报价表应注明主要器件、配件的规格、品牌要求等,并注明报价是一次性最低报
12、价。3、 报价文件应密封,在规定的报价截止日期送达稽核技术部。(四)发布征集建筑材料及设备供应商的启事1、根据计划部编写的拟建工程项目情况及简介,编制征集工程项目建筑材料及设备供应商启事的初稿,并交营销部进行广告策划设计及办理登报事宜。2、发布的目的:通过发布征集建筑材料及设备供应商的启事,让有意参与报价的单位在材料设备供应的质量、服务等当面进行公开有序的竞争,从而达到甲方优选材料设备供应商的目的;3、启事发布的内容:报价材料的规格、品种及设备的类型和来人、来函、来电及E-mail等联系方式;4、启事发布的渠道:可在互联网发布或报纸上刊登启事,长期合作单位及特种材料设备设施的供应商可电话联系或
13、发邮政特快专递函发E-mail的方式。(五)建筑材料及设备供应商启事发布后的操作流程1、参与报价的供应商前来咨询,材供部接待人员必须将前来咨询的单位和联系人填入项目材料供应商来访登记表,并发放报价资料。2、材料及设备供应商须将材料报价文件密封,并加盖单位公章稽核技术部内勤保存,稽核技术部经办人及部门经理共同签收,并发放签收回单一份给报价单位,另一份由稽核技术部内勤留存。在规定拆封报价书前,任何人无权拆封。3、在报价截止日期当日,材供部内勤应将前来咨询的材料及设备供应商进行分类汇总,稽核技术部内勤应将参与报价的材料及设备供应商进行汇总,并由材供部及稽核技术部内勤共同编制材料及设备供应商咨询和报价
14、情况汇总表,经双方部门经理复核后,报送分管领导一份,稽核技术部及材供部各留一份。4、根据材料及设备供应商咨询和报价情况汇总表,如发现前来咨询的材料及设备供应商未参与报价或某些材料品种的报价书未达三家,由材供部电话联系或发邮政特快专递那来,邀请相关材料供应商前来报价,报价资料应按要求密封。5、若某些紧俏材料的供应商不参与报价,材供部电话联系或发邮政特快专递邀请其前来,进行初步洽谈,并将洽谈结果填入材料及设备供货商报价拆封汇总台帐。6、稽核技术部及材供部内勤共同拆封报价书,报价书拆封前,应与材料及设备供应商和报价情况汇总表核对,若发现报价文件缺失,应追查原因。并于报价书拆封当日编制供应商材料报价拆
15、封汇总台账,汇总台账由供应商材料报价拆封汇总表、材料报价价格明细表组成。稽核技术部及材供部经理将此汇总台帐与材料及设备供应商咨询和报价情况汇总表和报价文件核对无误后,由双方部门内勤和经理共同签字确认。材料及设备供应商的报价文件原件保留在稽核技术部,材供部可查阅。7、材料及设备供应商报价拆封汇总台帐以当天拆封内容为准,该台帐和材料及设备供应商咨询和报价情况汇总表一式三份,盖公章骑缝章,报分管领导一份,稽核技术部及材供部各留存一份。因特殊情况需供应商第二次报价的须书面报经分管领导及总经理同意。新增加的报价内容须手写填报进材料及设备供应商报价拆封汇总台账,同时修改电子文件。8、材料报价拆封汇总后二日
16、内,材供部牵头稽核技术部、工程部及相关部门,由分管领导主持,对材料报价拆封汇总表中的各供应商进行初步评定,并填写材料供应商报价文件初步评定意见会签单,为实地考察及洽谈提供依据。9、材料及设备供应商报价文件拆封评定并进行实地考察后,由材供部通知供应商进行洽谈。(六)专项竞价材料及设备的采购1、在征集材料及设备供应商启事发布后,根据工程设计的材料及前来登记的各种材料供应商情况,材供部牵头稽核技术部、计划部、工程部等相关部门,由分管领导主持,讨论确定需进行专项竞价的材料及设备并会签,报总经理审批。2、塑钢及铝合金门窗、进户门、防火门、卷帘门、车库门、防盗门、威卢克斯窗、阳台及空调栏杆、电梯、消防设施
17、、电箱电柜、水泵、通风设备、中央空调、安保设备等,根据工程项目的施工进度,在采购前,由计划部提供设备的技术参数要求,材供部编制专项竞价文件交稽核技术部,由稽核技术部牵头计划部、工程部等相关部门进行审核并会签,报分管领导和总经理审批后,材供部通知各供货单位进行竞价,供货单位将竞价文件密封后交稽核技术部内勤保存。专项竞价文件的拆封流程同材料及设备供应商报价文件的拆封流程。3、对于铝合金门窗,由材供部根据计划部、总共及稽核技术部审定的门窗表编制铝合金门窗数量台账及门窗报价统一标准,并将该台账及报价统一标准交稽核技术部审核,审核的结果作为门窗单位报价的依据。4、铝合金门窗供应安装单位确定后,根据现场施
18、工进度,由门窗供应安装单位结合经计划部、总共及稽核技术部审定的门窗表及变更到现场进行实量并编制门窗翻样单交工程部。工程部将门窗翻样单复印后分送计划部、稽核技术部、材供部。上述部门对翻样单中的门窗使用功能和数量进行审核,并由工程部牵头上述部门,根据各部门情况,对门窗供应安装单位编织的门窗翻样单中的门窗使用功能的合理性和数量的准确性进行讨论、确定并会签,报分管领导和总经理审批后,作为门窗供应安装单位制作的依据。门窗翻样单及会签单由工程部及稽核技术部各留一份。六、材料会计记账流程(一)材料采购入库 1、每月25日作为当月采购材料结算的截止日期,25日之后采购的材料纳入次月进行结算。每月30日之前,供
19、应商将当月采购材料的送货单交材供部经办人及经理审核,审核无误后经办人通知供应商开具发票,由材供部内勤统一填写收料单,收料单须注明发票号吗,同时登记材料数量明细账,材供部须在次月2日前(含2日)将送货单、收料单及材料发票交移材料会计,每月30日前供应商未将发票送达材供部,每月供应商所供材料结算款推迟到次月25日一并结算。2、材供部内勤必须严格按材料品种分类汇总目录的材料名称填写收料单中的材料名称,未列入材料品种分类汇总目录的材料名称及有含糊的材料名称,须和材料会计统一材料名称后将该材料名称同时补充进材料品种分类汇总目录。3、材供部向各部门提供公司内部用材料申请单,由用材部门经办人填写申请单并经部
20、门经理审核后交稽核技术部经理复核,并报分管领导审批,材供部根据审批后的数量进行供应。在供应过程中如存在材料申报的数量与实际需用量有严重出入、材料的使用部位与事实不符等情况,材供部应立即向分管领导汇报并查明原因。单项工程施工结束后,内部用材部门应提供用材结算清单经工程部初审后报稽核技术部复审。4、公司内部用材分需开具收料单和出库单的材料 及不需开具收料单和出库单的材料。不许开具收料单和出库单的材料份工程类、维修类、及其他类,工程结束后用于维修的材料均属于维修类,除工程类和维修类的材料均计入其他类。5、内部用材的部门有公司、金达基础公司、金桥市场及物业公司,按各自所用的材料分别开具材料发票或进行内
21、部转账。6、公司内部用材的登帐方式:(1)对于需开具收料单和出库单的材料,材供部经办人应将送货单或零用票据及送货单汇总表交领用部门经办人、经理签收。材料发票应有材供部经办人、经理及分管领导签字。若有送货单汇总表,则发票的金额应与送货单汇总表的金额相符。材供部内勤将审批手续完备的“公司内部用材要料申请单”、送货单或零用票据、送货单汇总表、收料单及材料发票交材料会计审核,核对无误后材供部内勤登记材料数量明细帐,材料会计登记材料数量金额明细账,并由材料会计将公司内部用材要料申请单、送货单或零用票据及送货单位汇总表复印件对应装订成册。若有送货单汇总表,则送货单汇总表原件随同材料发票交财务部入账。原则上
22、经审批的公司内部用材要料申请单上的材料数量应与送货单或零用票据上的数量一致。公司内部用材要料申请单、送货单或零用票据及送货单汇总表复印件由材料会计保存,期限为工程结算结束后一年。(2)对于不需开具收料单和出库单的零星材料,材料部经办人在送货单或零用票据及送货单汇总表上签字后交要料部门经办人、经理签字,材料发票应由材供部经办人、经理、要聊部门经理及分管领导签字。若有送货单汇总表,则发票的金额应与送货单汇总表的金额相符。材供部内勤填写零星用材支出核算单及费用报销单,并将审批手续完备的公司内部用材要料申请单、送货单或零用票据、送货单汇总表及材料发票交材料会计审核,核对无误后,根据费用报销单及零星用材
23、支出核算单由材供部内勤登记零星用材采购领用数量明细账、材料会计登记零星用材采购领用数量金额明细账。材料会计将公司内部用材要料申请单、送货单或领用票据及送货单汇总表复印件对应装订成册。若有送货单位汇总表,则送货单汇总表原件随同材料发票交财务部入账。原则上经审批的公司内部用才要料申请单上的材料数量应与送货单或零用票据上的数量相一致。公司内部用材要料申请单、送货单或零用票据及送货单汇总表复印件由材料会计保存,期限为工程结算结束一年后,由材料会计会同材料不清理销毁。7、甲方分包的特征工程项目材料及设备由材供部内勤开具收料单、出库单,并交材料会计复核登帐,若收料单中无发票,须按暂估入账的方式登记入账,材
24、料出库单由工程部或相关使用部门的经办人及经理签字。8、材料会计每月根据采购合同及才公布提供的付款支票编制月材料采购及付款、欠款台账,与材供部内勤核对无误后交财务部经理审核。每年12月25日材料会计编制年累计采购材料及付款、欠款台账,与材供部内勤核对无误后交财务部经理审核。9、材料会计对送货单、收料单及发票审核无误后登记材料数量金额明细账,并将收料单及送货单分别装订成册,送货单保存期限为工程结算结束一年后,由材料会计会同材供部清理销毁。10、每月30日前,对于已入库并领用但发票未到的材料,材供部内勤应按暂估价填制材料收料单,进行材料暂估入账,同时交材料会计入账。于下月初材供部内勤将暂估材料填制红
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