工程服务交付文档归档验收流程(V1.0).doc

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文件名称Document：【工程服务交付文档归档验收流程】 】

文件编码 Reference No.：【 STS/EM18】
版本Version：【V1.0 】
业务类别 Business Category：【STS】◆
生效日期Effective Date：【 2004－06－30】
业务模块 Business Module ：【工程管理】◆
拟制责任人Prepared by：【张艳】
业务小类 Sub Category of Business：【文档归档验收 】◆
文件审核人Reviewer：【肖志雄 】（指对文件内容进行审核的业务主管）
流程责任人 Process Owner：【孙汉武】◆
角色 Role：【工程督导,办事处文档信息管理员,办事处工程管理经理,文档管理工程师,合作部采购员】◆（各角色之间请以“,(英文半角逗号)”隔开）
功能系统 Functional System：【EPMS、CEAS、服务采购系统、工程采购验收电子流 】◆
0 定义 Definition
EPMS：工程项目管理系统，是一个集成的对工程项目管理业务的全过程支持的WEB系统。主要支持工程安装管理、质量管理、重大项目管理，简单的售前支持、工程勘测进展结果管理，以及工时统计、发货量统计。
CEAS：客户设备档案系统总称，是各产品客户设备档案的统一平台，客户设备信息的详细描述。
服务采购管理系统：ERP的前端系统，也是EPMS与ERP之间的接口系统，主要负责原始工程量到采购量之间的折算，以提供ERP标准的PR采购数据。在此基础上，增加手工创建PR、需求管理电子流等功能，对工程服务采购所有PR做汇总（所有PR都需经过服务采购管理系统才能够生成）。
工程采购验收电子流：基于NOTES开发的，对涉及工程采购的工程服务交付文档进行PO匹配验收的操作系统。
1 目的 Objective
规范工程服务交付文档归档验收操作，保证工程文档及时、完整、规范的归档，确保工程服务采购服务应收和服务应付的准确性。
2 适用范围 Scope
起点：所有自产设备工程安装服务和基础类专业服务（工程）交付完成后，工程督导开始准备完工交付文档；终点：验收通过的纸面工程服务交付文档归档，中央收发系统接收完毕（财务部门据此开始付款流程），合作工程验收文档验收合格信息通知合作单位。
适用于此过程中的验收环节操作。
3 KPI指标 KPI Index
指标名称
指标定义
计算公式
及时性系数
衡量文档归档及时程度的指标
均值
规范性系数
衡量文档归档规范程度的指标
均值
完整性系数
衡量文档归档完整程度的指标
均值
4 流程图 Flow Chart
附后
5 流程说明 Instructions of Process
活动编号
活动名称
执行角色
活动内容

001
提供工程服务交付文档
工程督导
输入：PO采购订单

依据设备安装流程，负责组织客户完成工程服务交付文档纸面原件（设备安装报告、硬件安装竣工报告、系统初验证书、工程竣工验收证书）的签字盖章；
制作客户设备档案电子件。工程完工后将工程服务交付文档纸面原件和电子文档、工程服务实施单位（合作单位）签字盖章的PO（采购订单）提交办事处文档信息管理员。工程督导对工程服务交付文档（纸面件、电子件）归档验收时的及时性、规范性、完整性和准确性负直接责任。

输出：《设备安装报告》、《硬件安装竣工报告》、《系统初验证书》、《工程竣工验收证书》、客户设备档案、PO（采购订单）（不涉及工程服务采购的工程，不提供PO单；这里的PO单指正式PO的复印件）

002
审核、提交工程服务交付文档，并生成合作工程采购验收单
办事处文档信息管理员、办事处工程经理
输入：办事处文档信息管理员收到工程督导（或合作单位秘书/文员）提交的工程文档（工程文档内容详见设备安装流程），根据工程文档流向表（详见设备安装流程）传递、保存与归档工程文档。对于需提交公司文档中心归档验收的工程服务交付文档（设备安装报告、硬件安装竣工报告、系统初验证书、工程竣工验收证书）做如下审核操作：
1、 核对《设备安装报告》、《硬件安装竣工报告》中的合同号、合作单位、服务类型、合作类型、施工单位、工程量等是否与EPMS系统（或实际）工程信息一致且正确；
2、 依据最新的《工程文档审核标准》审核工程文档的及时性、完整性与规范性，确保提交到公司的纸面工程服务交付文档的质量；
3、 根据各产品设备档案归档要求和纸面安装报告，检查电子客户设备档案的完整性、规范性，保证工程树与安装报告一致。
4、 经过以上检查，将合格的纸面工程服务交付文档及时邮寄公司文档中心，将电子客户设备档案上载提交到审批库，将纸面工程服务交付文档扫描件上载到EPMS系统。
5、 审核合格的工程服务交付文档，如果涉及到工程服务采购，办事处文档信息管理员通过工程号等信息在《服务采购系统》找到对应的“采购需求单”，生成 “工程采购验收单”，提交给办事处工程管理经理确认。
6、 办事处工程管理经理核实文档的真实性后，确认并提交“工程采购验收单”。所有“工程采购验收单”均流入《工程采购验收电子流》。即：由工程管理经理发起工程采购的验收活动。
在办事处文档信息管理员进行文档审核的过程中，如有必要可以寻
求办事处相关产品负责人协助完成。审核不合格的，将工程文档返回给工程督导进行处理。

输出：《设备安装报告》、《硬件安装竣工报告》、《系统初验证书》、《工程竣工验收证书》、客户设备档案、PO（采购订单）、电子的工程采购验收单

说明：其它特殊情况下的验收原则见后面第9条《特殊情况文档验收原则》。
003
接收、验收归档工程服务交付文档
文档管理工程师
文档管理工程师接收到办事处提交的工程服务交付文档后，进行如下文档归档操作：
1、 根据《工程文档审核标准》中对工程文档纸面件的要求，复核纸面件的规范性、完整性；
2、 核对工程服务交付文档中合同号、服务方式、工程类型、工程完工量、工程委托信息是否与EPMS系统中相应的工程信息一致；
3、 核对工程服务交付文档的工程完工量是否与电子客户设备档案系统中录入的工程信息一致；
4、 根据各产品客户设备档案归档要求，检查客户设备档案的完整与规范性；
5、 根据最新《工程文档审核标准》的要求，核对其他信息是否正确。
如果工程服务交付文档归档验收审核不通过，点击EPMS系统中“审核不通过”按纽，系统自动向办事处文档信息管理员发送邮件通知。
如果工程服务交付文档归档验收通过，涉及工程服务采购则转入下一活动004；不涉及工程服务采购则在EPMS系统记录归档验收结果（及时性、规范性、完整性的得分），直接进行005的活动。

004
合作类工程服务采购验收
合作部采购员
根据办事处工程管理经理在提交“工程采购验收单”时的验收量与采购量不一致情况说明或文档管理工程师在工程采购验收电子流中提交的验收不通过描述，进行PO和相关工程采购信息的验收确认，并给出处理意见。在采购验收电子流中将验收确认意见返回给文档管理工程师，由其根据确认意见进行验收匹配操作。

005
纸面工程服务交付文档归档
文档管理工程师
输入：《设备安装报告》、《硬件安装竣工报告》、《系统初验证书》、《工程竣工验收证书》、客户设备档案、PO（采购订单）

工程服务交付归档验收操作完成后，将验收通过的纸面工程服务交付文档归档，整个工程服务交付归档验收操作结束。

输出：无（服务交付闭环）

6 支持文件 Supporting Document
序号
文件名称
文件编码
1
设备安装流程
STS/EM03
2
服务采购上ERP流程
STS/CM29
7 相关文件 Correlative Documents
上层文件名称
文件编号
上下游接口文件
文件编号
无

8 记录的保存 Retention of Record
记录名称
保存责任者
保存场所
归档时间
保存期限
到期处理方式
设备安装报告
文档管理工程师
公司质量管理部文档中心
工程完工后一个月内
永久
销毁
硬件安装竣工报告
文档管理工程师
公司质量管理部文档中心
工程完工后一个月内
永久
销毁
系统初验证书
文档管理工程师
公司质量管理部文档中心
工程完工后一个月内
永久
销毁
工程竣工验收证书
文档管理工程师
公司质量管理部文档中心
工程完工后一个月内
永久
销毁
PO（采购订单）
文档管理工程师
公司质量管理部文档中心
工程完工后一个月内
永久
销毁
注：保存期限的“永久”含义是指该纸面文档要保存到相关产品的生命周期结束为止，一般为十多年。
9 补充说明 Supplementary Instructions
特殊情况文档验收原则：
1、一份工程文档对应多份PO：按照安装报告中的合同号或工程号，在服务采购系统中找到对应的采购需求单，根据工程与PO的关联关系进行文档验收匹配，匹配一致，则验收通过。匹配不一致的，文档中心提交合作部处理。
多份工程文档对应一份PO：整个PO实施完成后，将全部工程文档与PO对应齐全后一起提交进行文档验收。
批量验收：符合下面3个条件的，可以进行批量验收——①开工已经半年以上；②预计整个工期需一年以上。③申请批量验收量不小于1000个ITEM单位。 符合条件的工程，由办事处文档信息管理员在生成验收单的同时，将当次应验收的工程量填写入“工程采购验收单”中。一个工程最多可申请2次批量验收。（最后一次剩余量验收不算）
2、服务销售合同：确认进入EPMS系统的基础服务（升级改造）等按目前工程文档的归档方式操作，签回正式的安装报告和初验证书，在相应设备档案系统中录入、制作电子文档，将安装报告和验收证书扫描件上载到EPMS系统相应位置。
3、无合同赠送：在服务采购管理系统中创建工程需求，并按相应的合同号规则录入合同号。此类工程文档按照正常文档归档验收流程处理，按照创建工程需求时生成的合同号签相应安装报告和验收证书，以便后续进行PO（采购订单）匹配，完成工程采购验收。
4、硬件工程量大于软件调测量：在工程采购验收电子流中根据工程服务交付报告中的软调、硬件工程量核对采购量，进行验收计算，与PO进行匹配。
5、实验局工程服务交付件：实验局工程与一般工程一样，工程服务交付件为安装报告、验收证书。如果实验局工程由客户验收，则安装报告和验收证书由客户签字盖章；如果实验局工程由华为公司内部验收，则安装报告和验收证书由办事处工程经理签字（注：此时初验证书须使用《系统初验证书（内部）》模板）。
6、内部验收：如果确实因非乙方原因无法初验，而甲方已收到用户的初验款，且设备开通3个月以上的特殊情况，可以组织内部验收。对于设备已经开通3个月条件的确认有办事处工程经理予以确认并在初验证书中体现，初验款到款信息由应收帐务部确认。
10 文档历史 History of Document
版本号
Version
拟制/修改责任人
Develop/Change Owner
拟制/修改日期
Develop/Change Date
修改内容及理由
Change and Reason
批准者
Approved by
1.0
张艳
2004/6/23
新拟制
孙汉武

附：流程图
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