证券有限责任公司投资银行业务档案管理办法模版.docx
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1、证券有限责任公司投资银行业务档案管理办法第一章 总则 第一条 为了加强xx证券有限责任公司(简称“xx证券”或“公司”)投资银行业务档案管理,明确业务档案管理相关部门和人员的职责,根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法、证券发行上市保荐业务管理办法、上市公司并购重组财务顾问业务管理办法、证券发行上市保荐业务工作底稿指引和全国中小企业股份转让系统业务规则(试行) 等法律法规及业务规范和xx证券有限责任公司投资银行业务管理制度、xx证券有限责任公司档案资料管理办法,制定本办法。 第二条 本办法所称业务档案,是指投资银行相关业务部门或人员在从事各类投资银行业务过程中获取或编制的、与投
2、资银行业务相关的各种申请文件、工作底稿以及其他重要文件或资料的总称。第三条 公司投资银行业务档案实行分级管理。(一)投资银行事业部质控综合部负责保管投资银行事业部所属部门的各类业务档案,并有权对从事投资银行业务的公司其他业务部门与投资银行业务相关的业务档案进行检查。(二)从事投资银行业务的公司其他业务部门应负责保管与投资银行业务相关的各类业务档案。第四条 投资银行事业部质控综合部应委派专人负责投资银行事业部所属部门各类业务档案的管理,从事投资银行业务的公司其他业务部门也应根据实际情况委派人员负责与投资银行业务相关的业务档案的管理。第五条 各类投资银行业务的项目负责人是该项目业务档案整理、归档和
3、移交的责任人。项目负责人可以委派项目组其他成员具体配合专职档案管理人员完成业务档案的整理、归档和移交工作,但应对与所承办业务项目或工作事项相关的业务档案的归档过程和归档质量负责。第六条 由投资银行事业部质控综合部管理和从事投资银行业务的公司其他业务部门分别保管的投资银行业务档案的所有权均归属于公司。第七条 投资银行相关业务部门从事各类投资银行业务所形成的业务档案的管理,适用本办法。投资银行事业部开展年度业务报备、业务资格申请等工作形成但与具体业务项目不直接相关的档案资料的管理,应遵循xx证券有限责任公司档案资料管理办法的相关规定,不适用本办法。第二章 业务档案归档第八条 投资银行业务档案应归档
4、的文件资料包括:(一)尽职调查工作底稿;(二)招股说明书、募集说明书、公开转让说明书、挂牌转让说明书等募集文件的验证版(若有);(三)上市辅导工作底稿(若有);(四)申请文件或备案材料、反馈意见及其回复、封卷文件等文件资料;(五)证券承销与发行上市工作底稿(或并购重组方案实施相关工作底稿);(六)持续督导或受托管理工作底稿;(七)其他相关的文件资料。第九条 证券发行与上市保荐业务、股票挂牌与定向发行推荐业务、证券承销业务和并购重组独立财务顾问业务所形成的尽职调查工作底稿、上市辅导工作底稿和证券承销与发行上市工作底稿,应在证券发行上市或股份挂牌转让之日起60日内,或者在并购重组方案实施之日起60
5、日内归档。持续督导或债券受托管理工作底稿,应自第一个完整会计年度起,在次年5月31日之前归档。质量控制工作底稿中,与具体业务项目相关的立项审核工作底稿、内核审核工作底稿和日常质量控制工作底稿,应在业务项目工作底稿归档的同时归档保管;业务质量检查工作底稿,应在收到整改结果反馈之日起60日内归档。项目在完结之前被中止或终止的,应自中止或终止之日起60日内归档。第十条业务档案采用纸质形式保存。项目负责人应组织项目组成员将以电子或其他介质形式存在的业务工作底稿通过打印等方式,转换成纸质形式的业务工作底稿,并与其他纸质形式的业务工作底稿一并归档。第十一条在形成业务档案的过程中,项目负责人应负责对形成底稿
6、的工作记录和获取的资料进行全面的检查、整理,以确信:(一)工作底稿已如实反映工作计划的制定及其实施情况,包括与形成和发表保荐或推荐意见或工作结论相关的所有重要事项,以及投资银行业务人员的专业判断。(二)工作底稿要素齐全、内容完整、格式规范、标识一致、记录清晰、结论明确。(三)对客户、其他第三者提供或代为编制的资料,已注明资料来源并对其实施必要的审验程序,形成相应的工作记录并加盖客户公章。第十二条项目负责人在对相关文件资料整理立卷时,对不属于归档范围的资料(如临时记录、草稿或被取代的工作底稿等)以及重复的资料,可以删除或废弃;对纸张不规则、破损、卷角或皱折的资料,应进行技术加工处理。(一)纸张超
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