第一篇--行政管理制度1.doc
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1、行政管理制度第一章 员工行为规范制度2第二章 仪容仪表制度2第三章 办公管理制度2第四章 考勤制度4第五章 保密制度8第六章 内部管理协调联络制度9第七章 保安清洁管理制度9第八章 来宾接待、招待规范和规格制度10第九章 电话服务管理制度11第十章 一般办公用品管理制度12第十一章 电话、移动电话管理制度13第十二章 复印机、传真机、打印机管理制度13第十三章 电脑使用管理制度13第十四章 公司网络使用管理制度14第十五章 电子邮件及网络聊天工具管理制度15第十六章 公文管理制度15第十七章 文件流转审批督办程序性规定18第十八章 文书档案管理制度20第十九章 印章管理制度22第二十章 印刷品
2、管理制度23第二十一章 报刊管理制度24第二十二章 固定资产管理制度24第二十三章 车辆管理制度25第二十四章 出差管理制度27第二十五章 会议制度27第二十六章 租房补贴管理办法29第一章 员工行为规范制度一 鑫利大通员工应遵守公司一切规章制度,尽忠职守,服从领导的工作安排及监督。二 员工代表着鑫利大通的形象,本公司员工应遵守社会道德准则,不断提高自身的文明修养和知识水平,为公司争取荣誉。三 员工要热爱公司,忠于公司,不说有损公司声誉的话,不做有损公司信誉的事。四 鑫利大通提倡团队合作精神,公司员工的人格平等,工作中应互相尊重,互相协助。第二章 仪容仪表制度着装要求五 上班时,员工的衣着服饰
3、应保持整洁、大方、得体。公司对外谈判、会议、接待等正式场合,员工必须按以下标准着正装:1.男职员:应着西装,衬衫,系领带,穿皮鞋;2.女职员:应着有袖衬衫,职业套装或裙装,穿皮鞋。六 员工上班着正装时,应平整,无皱纹,无破损,颜色协调;皮鞋应干净光亮;领带须挺括干净,系带端正;衬衣应保持清洁。仪表礼貌七 员工上班时应保持头发干净,整洁,不可头发蓬乱或烫怪发。八 女员工宜化淡妆并保持清新自然,不得佩带过多饰物;男员工不得留长发(发长不遮耳、遮领),不蓄胡须,胡须要经常刮。九 注意个人卫生,不要留长指甲及涂染深色指甲油,上班前不得饮酒,吃葱、蒜、韭菜等异味食品,保持口腔洁净、口气清新。十 对待客人
4、态度要稳重大方、热情有礼、不卑不亢、落落大方,正式场合应讲普通话;十一 与公司客人相遇时,要主动让路;与客人同行时,应礼让客人先行;同乘电梯、车辆时应让客人先上、先下;每位员工都有为公司客人让坐、让茶的服务义务。第三章 办公管理制度十二 公司按照国家规定每周工作五天,节假日正常休息。每天工作时间不超过八小时,即:上午8:0011:30,下午1:005:30,共八个小时(除早上上班时间外,各地区公司可依据当地通行作息时间酌情调整)。十三 公司员工必须严格遵守工作时间,不得迟到、早退、擅离职守和旷工。十四 公司员工在上班时间应当专心致力于工作,不得在公司内玩电脑游戏、利用电脑看节目、看录像、听音乐
5、和大声喧哗等。十五 员工上班应穿着得体,保持良好的精神面貌。 十六 要保持办公室内整洁、卫生和办公桌及资料柜内的整齐、美观,不得随意摆放资料、办公用具,不得在办公室内乱扔杂物。每天下班前应当整理保管好重要资料和文件。十七 办公室的门和抽屉(库房、档案柜及个人储藏柜除外)不得上锁。十八 未经部门领导同意,任何时间不得在办公室接待非公来访者;严禁在办公区域内以任何形式进行违法、违纪活动。十九 员工离开公司时必须关好门窗、空调、电脑,切断电源,消除灾害隐患。二十 工作时间应坚守工作岗位,不得擅离职守;暂时离开办公室要与同事交代,外出办事需经部门领导同意。二十一 使用电话应注意礼仪,语言简明,电话铃响
6、应立即接听,一般铃响不得超过三声,接听电话要先说“您好,鑫利大通”,声音要温和。二十二 注意保持清洁、良好的办公环境,文件要存放整齐,电脑要经常擦试;未经允许不得动用他人电脑和办公物品,不得翻看他人桌面摆放的各类文件。二十三 接待来访及业务洽谈要在接待室进行,不得在办公区域洽谈公务。二十四 办公时间不得接待亲友、处理私事及将家属带入办公区域,不得长时间接打私人电话。二十五 下班离开公司时必须将个人使用的电脑及其他用电设备关闭。二十六 员工不要将大量个人钱款或贵重物品放在工作场所,避免不必要的损失,公司对个人财务的损坏丢失不承担任何责任。二十七 在接待或谈判中,不得以任何方式向客商索要(或暗示)
7、礼品,对客商主动赠送的礼品,应上交行政人事部登记后统一处理;严禁在参与公司经济活动过程中接受回扣。二十八 公司为员工提供的办公用品、办公设备(包括家具、记算机、电话、传真机、复印机等)等资源的使用应注意如下事项:1.公司资源的使用只限于公司的业务活动,不得因私人事务使用这些资源,公司保留随时核查设备的使用状况及所有记载于公司设备内资料的权利。2.员工不得随意调换公司办公设备,更不得对公司设备资产进行改装,如需调换或修理,要先征得设备管理人员同意,或请设备管理人员修理。3.员工与公司解除合同之前,要向公司归还其使用的办公设备以及所记载的质料。4.对于计算机及辅助设备,除非事先征得设备管理人员的同
8、意,任何职员不得随意更换、安装或删除任何计算机软件及其内部设置,与工作无关的软件不得安装在公司的计算机上;另外,职员应注意计算机文件数据的定期备份,以避免意外的损失。第四章 考勤制度总体规定二十九 本制度是公司管理工作的基础,是计发工资的重要依据,考勤统计结果将作为职员年度考核的依据之一。各位员工必须予以高度重视。三十 本制度适用公司全体员工。三十一 前台文秘负责考勤的平日监督及月底的考勤统计,考勤周期为每月26日至下月25日。行政人事部负责根据考勤统计进行每月的工资核算。三十二 考勤审批权限为:(一)基层员工(行政五级以下)在以下情况中,由所属部门负责人批复即可,选择请批人的顺序可依次为本部
9、门负责人、人力资源部总经理、董事长(即本部门负责人不在的情况下,可由行政人事部总经理或董事长代为批准):1.请假在两天(含)以内的;2.因工作需要而加班的;3.迟到或早退等其他考勤情况。(二)基层员工请假超过两天的,部门负责人审批后,需报人力资源部门备案。(三)部门经理及以上级别人员请批需经董事长批准并告知人力资源部门备案。考勤三十三 考勤内容(地区公司按各自规定考勤时间执行)1.迟到:公司规定的上班时间为每周一至周五的8:00,超过8:00到岗即视为迟到。2.擅离职守:上班时间外出,未向所在部门领导或直接上级请假并且未在行政人事部考勤管理人员登记,事后又无法说明充分理由的一律视为擅离职守。3
10、.早退:公司规定的下班时间为每周一至周五的17:30,早于17:30离开公司,未向所在部门经理请假并且未在行政人事部处登记的视为早退。4.旷工:凡未请假或请假未被批准,即不到岗的情况视为旷工。5.事假:员工遇重要个人事宜必须于工作日亲自办理的,可以申请事假。6.病假:员工因病或非因工负伤,无法正常工作时,可申请休病假。员工经批准病休,应保持与公司的联系畅通,以便公司及时了解员工身体康复状况。如因通讯障碍无法沟通无法认定员工请假类型时,按旷工处理。员工申请病假,需出示医院的病假证明,病休后需将医生诊断证明等相关资料附于请假单后,一同交与行政人事部,凡提交资料不全的,不能享受病假待遇,视情节按事假
11、乃至旷工处理。(当月病假1天的,经部门经理批准可不附医院诊断证明。)一天(不含)以上病假应当需出示医院的病假证明。员工因患病或非因工负伤,需要停工医疗的,根据相关法律、法规的规定,结合本人实际参加工作年限和在本单位工作年限,给予相应的医疗期,医疗期待遇按国家和公司有关规定执行。病休时间在两个月及以上的或医疗期满,病愈复工时,需持医务部门康复证明并与公司签订复工协议后方可复工。员工病愈后不能胜任原工作,公司有权对员工的工作岗位及相应的工薪待遇进行调整。员工因公负伤,当事人及部门负责人应在48小时内向人力资源部门申报。由人力资源部门按照国家规定办理相关手续,未申报的不能享受工伤待遇。7.外出公务和
12、出差:离开公司外出公务时必须向直接上级报告(打招呼),长途出差必须在出差公告栏中予以通报,如因情况特殊必须及时打电话联系直接上级和考勤人员通报。三十四 考勤管理1.迟到时间在30分钟之内的,扣除本人日工资的20%;迟到30分钟以上的,按旷工1天处理;凡一月内迟到累计超过三次(含)者,除按现行规定扣减工资外,给予迟到之日工资100%的经济处罚,并在全公司范围内通报批评。2.早退、擅离职守者按迟到处理,即早退、擅离职守时间在30分钟之内的,扣除本人日工资的20%;在30分钟以上的,按旷工1天处理。凡一月内早退、擅离职守累计超过三次(含)者,除按现行规定扣减工资外,给予早退、擅离职守之日工资100%
13、的经济处罚,并在全公司范围内通报批评。3.申请病假应填写“请假申请单”,每月病假在三天以内的需经申请人所在部门负责人批准,并按日扣发其日工资的40%;每月病假在三天至二十天的需经公司主管领导批准,并按日扣发其日工资的60%。每月病假超过二十天的,按当地最低工资标准发放。凡伪造医疗诊断证明的,一经发现,每请1日假(不满1日按1日计算),按1次旷工处理,并给予纪律处分直至解除劳动关系,公司不给予任何补偿;4.申请事假需提前一天填写“请假申请单”,三天以内事假需经申请人所在部门负责人批准;三天以上的事假需经公司主管领导批准。每月事假在三天(含)以内的,按日扣发其日工资的100%;每月事假在三天以上的
14、,年底扣除事假当天的绩效奖金或年终奖金。5.工作时间内的事假,以小时为计算单位,每月不超过三次的,按小时扣发其小时工资的100%;超过三次的,全部按小时扣发其小时工资的200%。6.一年内旷工一天者扣发其日工资的四倍;一年内累计旷工两天者扣发其一个月工资的20%;一年内累计旷工三天者予以解除劳动合同。7. 加班是指员工在超出公司为其指定的标准工作时间以外从事由公司安排的工作。公司所有人员应在规定的时间内完成工作任务,公司不提倡加班。由于员工自身原因未能正常下班的不计加班。出差人员遇周休日或节假日,应在当地休息,不计加班。除非经上级提前安排或经本人申报批准,报公司总部行政人事部备案方可按加班处理
15、。但最长不得超过每日8小时。出差的员工,如周末只是在旅途中的不计加班时间,公司给予出差补助;因工作需要公司总部派往支持地方业务的人员,在支持地方项目产生的加班费用由地方公司承担。如确需加班的应在加班前填写加班工作说明单,按规定的考勤审批权限经批准后方可加班,未经批准的加班视为员工个人行为不计加班。行政人事部有权不定期抽查员工加班到岗情况,如发现不合理加班现象的,不计加班。行政人事部每月核定员工加班时间。加班时间不含就餐时间为保障员工身体健康,每位员工每月加班时间不得超过36小时。员工加班原则上给予同等时间的补休。部门可根据工作安排指定员工进行补休时间,员工应配合服从。为保证员工正常的休息时间和
16、加强员工休息时间的灵活性,员工的补休时间可按三个月期限累计计算,在规定时间内未休完的,年底支付加班费,部门年终奖金在扣除加班费后方可分配。因工作原因未能在规定时间内补休的,可由部门经理报行政人事部核准后进行适当延期三个月。申请倒休的员工,需提前与部门经理申请,经批准后方可休假。休假三十五 公休:1.星期六、日休假。2.国家法定假日及政府临时公布的休假日。三十七 合理事假1.婚假:本公司正式员工,符合国家婚姻法有关规定的员工结婚,可享受有薪婚假:符合法定结婚年龄者初婚或再婚,可享有3天有薪婚假;符合法定晚婚年龄者(双方均初婚的),另享有7天有薪婚假。在本公司任职期间领取结婚证的,婚假需在领取结婚
17、证1年内休完,过期作废。在本公司任职前领取结婚证的,按已休过婚假处理,公司不再批准婚假。员工申请婚假应向行政人事部提供结婚证书原件,无法提供原件的不予享受婚假。2.丧假:三天(指参加直系亲属的丧葬,包括:父母、公婆、岳父母、配偶、子女)。3.产假:产假90天;难产增加15天;晚婚晚育增加30天;多胞胎每多生育1个增加15天。哺乳期内(产后1年),每天有2次半个小时哺乳时间,累计八小时,可以调休一天。三十八 福利休假公司为每一位员工提供完善的福利休假,详细规定见人力资源管理手册。第五章 保密制度三十九 保密范围:反映公司经营决策、市场业务、经济合同、各类媒介广告、各类客户资讯、项目组织实施、劳动
18、人事、财务会计、工商税务、行政管理的文字、图表、声像、图像、软盘等资料。主要包括各类媒介和客户单位的文件、标准、规定、参考资料,公司经营方针、策略和内部规章制度,各类业务的合同、协议、意向书,客户及协作单位提供的信息,经营项目开发方案及经营情况,上报税务报表及资料,公司人员背景,公司会议记录等。四十 属公司保密范围的事项,公司全体人员必须无条件严格予以保密,并做到:1.不该说的不说,即不向家人、亲戚、朋友等无关人员谈及公司秘密。2.不该问的不问,即不向公司同事打听不该知道的公司秘密。3.不该带的不带,即属公司秘密的资料未经批准,不得带离办公室的不带。4.不该提供的不提供,即不向无关人员提供公司
19、秘密。5.不该做的不做,即不将公司秘密资料据为已有或出卖。四十一 公司人员不论职务高低,均有义务和责任监督其他人员保守公司秘密,发现泄露公司秘密,应当予以制止,并主动报告公司领导,不报告公司领导的,也负有责任。四十二 凡本人有意或无意,泄露公司秘密的,按下列办法处理:1.未造成严重后果:(1)情节轻微的,进行批评教育,并扣发本人当月奖金30%(当月无奖金的扣发当月工资20%);(2)情节较重的,通报全公司,并扣发本人当月奖金50%(当月无奖金的扣发当月工资40%);(3)情节严重的,降职降级,并扣发当月全部奖金(当月无奖金的扣发当月工资70%)。2.造成严重后果:(1)未造成直接损失,但后果严
20、重的(如给公司开展工作造成被动等),扣发本人全月奖金和30%工资,并作降职降级处理;(2)造成直接损失数额在五万元以下的,由本人赔偿50%,公司作留用察看处理;(3)造成直接损失在五万元以上的,由本人赔偿70%损失,公司予以除名。四十三 所有正式员工都应与公司签署保密协议。第六章 内部管理协调联络制度四十四 为了加强公司的整体管理协调工作,需要在公司总部与分支机构之间建立正常的管理信息联络渠道。四十五 公司的公告和规章制度,在总部正式发布时,由行政人事部主管负责以E-MALL方式发送至全体人员专用企业邮箱,同时用E-MALL方式发送给各分支机构指定行政管理人员,延迟期不超过一天,如有重要的信息
21、,应及时打电话通知收转。四十六 各分公支机构指定行政管理人员在每个工作日的09:00-11:3013:00-17:30两个个时段接收信息并及时转发到当地公司,延迟期不超过一天。各分支机构如有需要发给总部的有关信息,经分支机构主要负责人的签字同意后,由指定行政管理人员发给总部指定行政管理人员收转。各部门间和个人之间的信息传递可直接进行。四十七 职员需向公司提供专用信箱,全体职员每天上班时应打开信箱公告和规章制度等相关栏目,及时了解公司最新信息。四十八 为使无计算机配置的工作人员及时观阅,联络人员应将公告和规章制度按实际需要打印分发给相关人员。四十九 公司发布的信息,除有具体的时间要求外,在发布一
22、周后视同知晓处理。第七章 保安清洁管理制度五十 安全保卫防范工作规定1.安全保卫责任落实到人,明确职责,并制定落实奖惩办法。2.办公室内各种物品在下班后须整理保管好,关好对外的所有门窗。3.财务人员在提送大额现金时,应安排使用机动车,并须两人以上同行护送。4.需要时, 行政人事部在节假日须安排好值班人员。5.行政人事部有关人员在放假前必须对全公司进行一次安全检查,发现事故隐患应妥善解决后方能离开。五十一 卫生管理规定1.公司外包办公场所清洁工作,由外包清洁公司负责每个工作日上班前完成办公区域内的清洁工作。2.公司全体员工应不断保持整洁,不得在办公场所堆放垃圾、污垢或碎屑。3.各工作场所内,严禁
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