行政管理制度20050404.doc

行 政 管 理 制 度
目 录
第一章 总则
第二章 文件管理制度
第三章 办公室管理制度
第四章 员工行为规范
第五章 会议管理制度
第六章 固定资产管理规定
第七章 保密制度
第八章 采购管理规定
第九章 报销制度
第十章 员工出差费用标准规定
第十一章 通讯费用管理制度
第十二章 消防管理规定
第十三章 门禁管理制度
第十四章 仓库管理规定
第十五章 印章管理使用规定
第十六章 收发邮件管理规定
第十七章 网络管理规定
第十八章 车辆管理规定
第十九章 食堂管理规定
第二十章 员工宿舍管理规定
第二十一章 办公文具用品管理办法
第二十二章 廉政制度
第二十三章 紧急事件处理规定
第二十四章 工衣管理规定
第二十五章 成立各委员会
第二十六章 企业内刊管理规定
第二十七章 奖惩条例
第一章 总 则
第一条 为加强公司规范管理，保障公司行政办公事务办理的有序、高效与系统化，结合公司目前的实际情况，特制定本管理制度。
第二条 本规定适用于公司范围所有部门与人员。
第三条 公司之前与本制度所规定出现冲突的，以本制度为准。
第四条 本制度由相关负责部门进行解释。
第五条 本制度内容修改由相关负责部门提出，行政人事部核定，提交总经理审核批准后公布实施，并以最后公布的文件为准。
第六条 本制度未明确之事项，按实际情况由相关负责部门制订文件，行政人事部核定，经总经理批准后公布实施。
第七条 本制度自公布之日起生效。

第二章 文件管理规定
第一条 本制度所规定的文件为公司所有的书面文件与电子文件。
第二条 文件的种类
公司文件分内部文件与外部文件。
1、在公司内部发生效力的文件为内部文件，包括各部门的对内发的文件，质量控制文件。
2、外部文件是与外部组织发生关系的文件，包括向外发送的文件与外部发来的文件。
外部文件分为：
技术性文件（按相关组织要求或根据公司需要向外部提供的介绍、证明类文件）；
报告（向政府或行业主管机关汇报情况，不需要对方给予答复的文件）；
请示（向政府或行业主管机关申请有关事项，需要其给予答复的文件）；
函（与其他企业、单位、机构联系的文件）；
日常业务往来文件。
第三条 管理部门
1、 行政人事部是公司文件管理部门，负责所有文件的管理。
2、 文控中心为专设部门，负责质量体系文件的归口管理。
3、 各部门负责管理本部门的文件，同时在公司内部网上建立文件目录电子档，行政人事部将随时进行抽查。各部门文件放在文件夹“server/ISO9000/文件目录/ ***部门”中。
第四条 文件的格式与发文号
按《文件控制程序》办理。
第五条 文件的审批权限
1、 部门内部文件，由部门经理审批；
2、 要求两个以上部门产生规范性的文件，由行政人事部审核，经总经理批准；
3、 以公司名义对外的非日常业务往来文件，由行政人事部审核，由总经理批准。
第六条 文件的发布
1、 部门内部文件由部门自行发布。
2、 对全公司或两个以上部门发布的文件，由行政人事部发布。
3、 对外文件，除日常业务往来文件之外，原则上由行政人事部发布，特殊的经总经理批准，可由其他部门直接发布。各部门在发送这类文件时应抄送行政人事部备案。
第七条 文件的处理
1、 文件的办理：
（1） 各部门在收到文件后，应及时、准确进行办理，需要反馈的文件，应及时反馈相关部门。
（2） 外部文件，除了日常业务往来文件，均由行政人事部统一收发，并跟踪文件办理情况；
（3） 各部门接到行政人事部转给的文件，应及时、准确办理，并将办理情况及时反馈行政人事部。
2、 文件保密：
（1） 公司文件分“绝密”、“机密”、“秘密”、“普通”文件。
（2） 对绝密、秘密文件加盖“绝密文件”、“秘密文件”章。
（3） 对“绝密”、“机密”、“秘密”文件，按第七章保密制度规定执行。
（4） 对专门文件，另制定专门文件管理办法规定。
第八条 文件的存档、保管与借阅
1、 公司所有的文件，都应进行存档、保管。
2、 行政人事部设立专门的档案专柜存放文件，并由专人保管。
3、 特殊文件，如财务文件、技术文件，由相关部门单独负责存档、保管。
4、 各部门每年底将文件整理后交行政人事部统一存档、保管。
5、 文件保存期限按文件的重要性进行区分。一般档案保存三年，重要文件保存时间五年以上。
6、 一般文件借阅由部门经理批准，可进行借阅。
第九条 本规定由行政人事部负责解释。

第三章 办公室管理制度
第一条 内部管理
1、 办公时间不得擅离职守、随意串岗，因公外出需向上级领导说明，并填写《出门条》，经批准后方可离开。
2、 严禁在办公室内大声喧哗、吸烟、吃东西、闲聊、赌博和从事其他违法活动。
3、 使用电话时应注意文明礼貌、长话短说、尽量压底音量。如遇紧急情况接听电话或致电，基本上不可超过五分钟。
4、 办公时间，手机、呼机预调至震动状态，以免影响其他人员办公。
5、 严禁将报纸、杂志据为己有（专业用除外），行政人事部需保存一份公司订阅的报纸（保存期半年），为各部门提供信息，也可供员工休息时阅读。
6、 养成清洁、整齐的良好习惯，注意个人卫生，保持地面及桌面清洁，文件资料摆放整齐，重要文件注意保管，下班后将桌面进行清理，将重要资料、物品放入柜内锁好。
7、 认真维护公司的电脑系统，按要求操作电脑，未经授权不得使用他人电脑，不得玩电脑游戏。爱护公司财产，不得随意移动各类办公设备，若无故损坏或移动，视情节给予处罚。
8、 员工衣著要求：制造部所有员工上班时必须穿着工衣（没有工衣者必须着正装）。
9、 员工上班时必须佩带工牌。
10、 员工起草文稿、发送内部信件等，应尽量无纸化办公或少用纸；复印纸或稿纸、传真纸等正反两面用；员工下班，应做到人走灯灭。
第二条 对外接待
1、 行政人事部设专职前台负责来访接待。前台先安排来访客人在前台沙发或会客室等待，再电话通知被访者出来接待（熟客除外）或领入办公区。前台须为来访客人倒水，重要来访者应由相应部门指定专人负责倒茶或冲咖啡。
2、 有来访人士或供应商客户，接待人员应做到态度和蔼，彬彬有礼；来客告辞，应起身相送。员工接待来客，未经总经理批准不得泄露公司的管理制度、程序、标准、员工的工资福利，以及企业经营活动等企业机密事项。
3、 不得在办公时间内因私会客长谈，确需会见的客人应到会议室会客，并尽量缩短会客时间。来访客人未经允许不得进入办公区，进入办公区的客人须受访部门人员引领。发现可疑来访者，所有员工均有义务进行盘问或交由保安员或前台接待人员处理。
4、 员工接听电话要简洁、礼貌。接待投诉、咨询人员或接听投诉、咨询电话，态度要诚恳，语气要和蔼，解释问题要耐心。禁止用生硬的口气与客户交谈，所有投诉按规定做好记录备查。

第四章 员工行为规范
第一条 日常行为规范
1、 热爱祖国，热爱人民，热爱自己的家庭。树立对国家、对民族、对社会、对家庭负责的精神，维护社区、集体、国家的利益，做一个诚实正直的公民。
2、 热爱公司，忠诚于公司，不做损害公司利益的事；保守机密，严禁向外泄露公司的商业及技术秘密；不兼职于其它公司。
3、 尽忠职守，爱岗敬业，勤勉地履行职责，高效优质地完成各项任务，为社会提供一流的产品和服务。
4、 遵章守纪，严守国家法律法规及公司各项规章制度和行为规范。
5、 遵守职业道德，不贪污受贿，不挪用公司的财物，不利用职务之便将公司财物化为已有或转送他人。
6、 安全操作，重视质量，积极提出合理化建议，努力增加公司效益。
7、 严于律已，宽以待人，相互关心，相互尊敬，开展批评与自我批评。
8、 克已奉公，见义勇为，助人为乐，积极参加社会公益活动。
9、 紧密团结，精诚合作，工作中相互协调，相互支持，建立起融洽的人际关系；不搞小团体、小帮派，倡导同事间亲密和谐的气氛。
10、 自觉抵制社会上各种不正之风。

第二条 仪容仪表
1、 员工在上班时间内，要注意仪容仪表，总体要求是：得体、大方、整洁。
2、 男员工的着装要求：
（1） 销售部男员工要求夏天着衬衣（长短袖均可）、领带、长裤、皮鞋，着衬衣时，不得挽起袖子或不系袖扣；冬天为西装、领带、皮鞋。
（2） 其它部门男员工夏天要求着衬衣（不要求必须打领带）、长裤、皮鞋。着衬衣时，更不得挽起袖子或不系袖扣；冬天公司提倡穿西装、领带、皮鞋，也可着夹克衫等便装，但运动装、牛仔装不在此列。
3、 女员工要求着有袖上衣、西装裙或西装裤、有袖套裙等，并配以皮鞋或不露脚趾、脚跟的皮凉鞋。不得穿牛仔服、运动服、中裤、超短裙、低胸衫、吊带衫、吊带裙、透明装、无袖装、露脐装、露背装或其它性感、前卫、花哨的奇装异服，不能穿拖鞋或赤足穿鞋，鞋袜不得有破损。
4、 办公室中不宜穿色彩过艳的服装，最好的服装颜色是：灰、中等蓝色、深蓝、骆驼黄、黑、铁灰、深褐、灰褐、深黄、深红、褐、白。
5、 在公司上班期间，要求正规着装（有工衣的必须穿工衣上班）。
6、 仪容仪表要庄重大方，整洁卫生，精神饱满。男同志不蓄长发，不留胡须，不剃光头；女同志不浓妆艳抹，最好不染棕发或色彩过艳的红色、黄色，不用怪味化妆品，金银或其它饰物的佩戴应得当。
第三条 电话规范
1、 电话铃响起时，速接电话，不使铃声超过三下，旁桌无人而电话铃响时，也必须尽快代接电话，妥善处理。
2、 通话时语言保持简短扼要，通话前计划好通话内容，避免重复罗嗦。
3、 工作时间尽量避免打、接私人电话。如有处理的私事，尽可能放在午餐时间。严禁打声讯电话。
4、 说话态度和气热情，多使用文明礼貌用语，切勿大声叫嚷。
5、 结束通话时，接话方要让打出方先挂电话。
6、 对方打错电话，应帮助把电话转到对方所需人那里。如不能，应礼貌说明，不得责怪对方或断然挂断电话。
7、 任何员工接到有关公司重要事项的电话，在不清楚负责人的情况下，要做好电话记录（来电者姓名、回电号码、单位、事项），并及时交相关部门处理。
第四条 签名签字
为了提高工作效率，杜绝因未认真核实签字内容就直接签字所造成的不必要的损失，要求签字人认真履行职责，严格审核签字内容。凡因签字人不认真审核造成损失者，给予处罚并由签字人承担相关损失。
第五条 文明礼貌
1、 会客应到专用会客室或会议室。
2、 对待客人态度要自然、大方、热情、稳重，做到微笑服务，恰当地用好敬语。
3、 与客人相遇时，要主动让路；与客人同行时，应礼让客人先行；同乘电梯时，应让客人先进先出。
4、 接待客人时，要把握好握手的分寸；握手应姿势端正，用力适度，左手不得揣兜。
5、 与客人谈话时应站姿端正，讲究礼貌，用心聆听，语气温和文雅，听到意见、批评时能冷静对待，及时上报。
第六条 爱护环境
1、 爱护公司的一切财产，节约用水、用电、办公用品及易耗品，不准私自乱拿乱用。不得随意挪动办公设备或桌椅等，不得向盆景内扔杂物或倒水、倒茶叶。
2、 养成讲卫生的美德，不随地吐痰、丢纸屑、果皮、烟头及杂物，不乱涂乱画。如在公共场所发现纸屑，杂物等应随手拾起来扔进垃圾桶，以保护公司环境的清洁。
3、 创造优美的办公环境，不得损坏公司配置的各种器具、设施。不得随意乱堆乱挂各种物品。
4、 保持办公环境的肃静，不得在办公大楼内喧哗、聊天或随意制造噪音。
5、 保持清洁卫生，及时清理办公用品，处理完毕的文件、资料及时销毁或存档，不得堆积在办公现场。
6、 办公区域严禁吸烟。若吸烟请到楼道内。
7、 公物实行规定位置管理，以利于提高工作效率。

第五章 会议管理制度
第一条 股东大会与董事会按公司章程规定组织召开。
第二条 总经理办公会议
1、 总经理办公会议是公司行政性会议，是总经理实施行政管理的高级会议。会议每月一次或由总经理视需要临时召开。参加会议的成员为总经理、副总经理及主要业务部门经理，行政人事部安排专人为会议秘书，必要时可邀请董事会成员参加。
2、 拟定公司年度经营计划（包括资金、开发、制造、销售、人员编制计划及调整）和投资方案。
3、 组织拟定公司经营管理与薪酬福利制度。
4、 会议秘书负责向各主要负责人收集主要问题的议题。
5、 其它有关公司的重大经营等事项。
第三条 部门办公例会
1、 部门例会为各部门负责人召开的全体成员会议（值班人员除外）。
2、 部门例会每周召开一次，并由部门文员做好会议记录。
第四条 公司职员大会
1、 公司职员大会是公司全体性会议，由总经理主持召开，会议议题及时间由总经理决定。
2、 职员大会为公司全体员工。
第五条 代理商大会
1、 公司每年定期组织召开代理商大会，沟通感情，交流经验。
2、 代理商大会参加人员为华普公司所有代理商委派代表。
3、 代理商大会由销售部主持，行政人事部配合组织。
第六条 会议纪律
1、 所有与工作有关的会议须以邮件或书面形式提前半天通知，通知事项包括：会议时间（起止时间）、会议地点、会议主题、参会人员、大概会议内容、会议讨论的题材及资料。会议召开人须事先准备会议题材、资料，确保会议的质量。
2、 凡是以邮件或书面形式通知的正式会议及跨部门的会议，要签到并指定专人作会议记录以备案。会议期间各与会人员不得随意离座、进出办公室，个人公事、私事一律会后处理。
3、 会议要做到准时、简短，力求达到解决问题、协调一致的目的，不要泛泛而谈。
4、 会议期间，与会者要关掉手机或手机调至振动状态，不得在会场影响他人。
5、 要按规定时间开会，如有特殊原因无法参加的需事先请假。

第六章 固定资产管理规定
第一条 本章所规定的固定资产为公司的一切固定资产。
第二条 公司固定资产实行使用管理一致原则，即固定资产由使用部门进行管理。行政人事部为公共固定资产管理部门，各部门为本部门内部固定资产使用管理部门，负责本部门固定资产的登记及保管管理。财务部为固定资产核定管理部门。
第三条 财务部对各部门将固定资产分门别类登记入册、编号、确定固定资产保管人、建立档案。资产发生变更时，使用部门与财务部协调，调整帐目，做到帐、物相符。
第四条 财务部每半年对公司固定资产进行盘点，年终进行全面清查。因固定资产保管人的失职造成固定资产的损坏或遗失，固定资产保管人须照价赔偿。自然损耗经有关部门认定后报给财务部登记。
第五条 固定资产的增值、买卖、转让、抵押等运作，需财务部会同行政人事部向总经理报批。
第六条 财务部根据公司资产情况，向保险公司投保，以确保固定资产的增值和安全。

第七章 保密制度
第一条 总则
1、 公司秘密是公司各项权益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知道的事项。
2、 公司附属组织和分支机构以及员工都有保全公司秘密的义务。
3、 公司保密工作，实行既保密又便利工作的方针。
4、 对保守、保护公司秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或员工实行奖励。
第二条 保密范围和密级确定
1、 公司秘密分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。
2、 公司在经营发展中，直接影响公司权益的重大决策文件资料为绝密。
3、 公司规划、财务报表、统计资料、重要会议纪录、公司经营情况为机密级。
4、 公司人事档案、员工工资性收入、合同、协议、尚未进入市场和尚未公开的各类信息为秘密级。还包括：公司重大决策中的秘密事项；公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策；财务预决算、各类财务报表、统计报表；公司内部章程、合同、协议、意向书、可行性研究报告、主要会议纪录；公司对外投资原则、规划、意向、进展及合作伙伴的保密事项；公司所掌握的尚未进入市场、尚未公开的信息；劳务性收入资料；其它经公司确定应保密的事项。
第三条 保密措施
1、 公司秘密文件、资料及其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由行政人事部或主管领导委托专人负责。通过电脑存取、处理、传递的公司秘密必须采取加密措施，并不得泄露秘密。
2、 对于密级文件、资料、物品、必须采取下列保密措施：非总经理或主管经理批准，不得复印、摘抄；收发、传递、外出携带，要指定专人并采取必要安全措施；对外交往中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总经理批准；公司员工调离、辞职时，必须交出个人保管的公司各项资料，并请有关部门主管签字盖章确认后方可办理手续；不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场合谈论公司秘密，不准通过其它方式传递公司秘密；员工发现公司秘密已经泄露的或可能泄露的，应采取补救措施，并及时报告行政人事部，行政人事部接到报告后应立即作出反应。
第四条 泄密处罚：
1、 出现下列情况之一的，给予严重警告处分。
（1） 泄露公司秘密，尚未造成后果或经济损失的。
（2） 已泄露公司秘密但采取补救措施的。
2、 出现下列情况之一的予以辞退并酌情赔偿经济损失；严重者，公司将保留追究法律责任的权力：
（1） 故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果和经济损失的。
（2） 违反保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的。
（3） 利用职权强制他人违反保密规定的。
第八章 采购管理规定
第一条 公司对所有物品的采购采用统一管理，采购管理部门为采购部与行政人事部。采购部负责对工具、设备及物料的归口管理，行政人事部负责办公用品的归口管理。
第二条 申请人与审批人的职责 
1、 申请人的职责：保证所申请物品确为工作需要，申请量符合正常工作所需，提供的物品规格、尺寸、品牌等要求（售后用料的采购需附带样品，有特殊要求的须附带样品或图纸）齐全，同时要事先向购买部门询问价格并将价格栏填写完整。跟进单据的填写、审批完整，并负责跟进所申购物品的购买情况。 
2、 审批人职责：对各项数据、资料、申请内容、可行性、适用性、单据齐全性、审批手续完整性进行审批。
第三条 申请采购流程：
需求人提出申请→填写《采购需求申请单》（需咨询采购部门价格及交期）→部门负责人审批（1000元以上额度交总经理审批）→购买→交货（确认到货）→验收→入库→通知领用。
说明：
1、 对所有采购物品，采购部均有权参与。
2、 确定或更换供应商时，一定要由采购部参与。
3、 食堂用品及一批总额300元以内的办公用低值易耗品，可由行政人事部自行采购。
4、 由行政人事部采购的物品，行政人事部负责办理入库手续。其他物品由仓库负责入库手续。
5、 研发所需物品的采购，由采购部与相关部门协商确定采购。
第四条 物品采购周期：
1、 办公用品的周期为3天；工具、设备的周期为7天；
2、 售后用料的采购周期：塑胶类为30天；FPC为21天；LCD为40天；其它物料为14天；
3、 急需的物品（不是按采购周期提前申请的）请在申购时进行备注，并与购买人协调确定购买日期。
第五条 费用额度控制：
1、 所有采购物品报销单据由采购部负责人复核签名后方可报销。否则，财务部不予入帐。
第六条 补充规定
1、 供应商每月10日前将上月对帐单传回公司财务部。确认无误后，财务部转交采购部回传给供应商。
2、 采购部每月15日之前将下个月付款计划编制报表上报财务部。
3、 供应商货款到期时，采购部需填写《付款申请单》交付财务部，办理付款手续；现款现货的供应商，采购部应提前一天填写《付款申请单》通知财务备足款项。
4、 采购过程中发生的模具费、改模费、打样费、工程费等额外支付的费用，需附上注明型号、金额、规格、达量后退款要求、版权说明的单据，经相关人员签字确认后上报财务部。
第七条 以下文件记录应保留：
1、 采购需求申请单
2、 付款申请单

第九章 报销制度
第一条 办理时间：办理报销及借款申请的公司员工，于每周一、三、五上午下班前将相关单据交至财务部，财务部接单复核后，于每周一、三、五下午下班前交总经理审批。申请员工于二、四、六到财务领款。办理供应商付款申请，于每周二、四、六上午下班前将相关单据交至财务部，财务部接单复核后，于每周二、四、六下午下班前交总经理审批。供应商领款为每周一、三、五。
第二条 借款金额起点：人民币300元以上（含300元）。
第三条 审批权限：公司实行总经理审批制度，严格资金使用的审批权限及手续。
第四条 单据填写：
1、 所有单据的填写均需使用蓝黑钢笔或签字笔，不得使用铅笔、圆珠笔或红笔。
2、 金额与数字按列示的标准填写：分、角、元、整/正；零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万。

经手人签收
现金或支票
第五条 办理流程：
财务部安排付款
财务部电汇
或网上支付
财务部复核
经办人填制报销单或借款申请单
部门主管、经理审核
总经理/副总经理审批

说明：经办人：对单据的真实性、合法性负责。
部门主管、经理：审核业务的真实性、合理性、准确性。
财务部：全面审核原始单据的真实、合法和规范以及审批手续的完善，计算金额的准确。
第六条 借款
1、 公司员工支取款项，凡未取得合法的原始报销凭证，一律先作为借款，待取得发票后再行冲账。
2、 公司员工办理借款，须事先填制审批单（出差人员借款须填明表中各项内容，尤其是在借款事由栏目内，注明出差的起止时间、共计天数、地点、事由；其它借款需说明借款事由或附所签订合同等），经部门主管、经理审核，财务复核，总经理审批后，方予借支；若前次借款超过约定归还日期，或同一借款单位前次借款应结未结账或同一业务人员有两笔业务应结未结账者，原则上不得再次借支；特殊情况，欠款人必须写出专项说明，详细说明不能归还欠款的理由，经部门主管确认归还欠款的具体措施和日期，主管经理审核，财务人员、财务经理复核，总经理特批，方可予以借款。
3、 借款人员办理事项完毕（以发票开具日为准）、出差人员出差完毕返回公司（以返程车票时间为准），七个工作日内应按规定到财务部报销。报账后若有余款应同时交回。超过规定时限不办理报销手续的人员欠款，财务部有权在当月工资中扣回。
4、 财务部每月10日，打印《结算借款通知》（附：个人借款明细），交予各部门指定人员，通知每一个有一月以上借款未结的员工，督促其在本月12日前到财务部报销或归还借款。如特殊情况，欠款人必须写出专项说明，详细说明情况，经部门经理确认归还欠款的具体措施和日期，主管经理审核，财务人员、财务经理复核，总经理特批，方可暂不扣发工资。
5、 试用期员工原则上不得借款，若确因工作需要借款，须由部门主管、经理签字审核，方能办理；若借款人未能偿还借款，相关部门负责人应负有连带责任。

第七条 报销手续
1、 账的原始凭证：税务机关认可的发票（具备税务监制章及印有“SW”标识水印）、税务机关认可的收据（具备财政监制章）。以上发票和收据还须同时具备开出单位财务章或收款专用章、日期、公司全名、品名规格、数量、金额（金额大小写相符）、开票人等要素。若是采购材料应取得对方增值税专用发票。运输费用应取得运输专用发票或代理业务发票。
2、 票据的粘贴：员工报销因业务需要开支的费用时，应将其报销票据按币种、经济内容等分类（相同币种、相同经济内容、相同金额的票据归为一类），由上向下、由右向左，逐层均匀粘贴在报销单据粘贴单上，上下左右不得超出粘贴单，多出部分可折叠或裁剪，在该单上填写报销人、单据张数、金额。将各个粘贴单加总，填制费用报销单，在报销单上注明报销人、所属部门、日期、报销内容、金额、单据及附件张数，并报部门主管、主管经理审核后，交于财务部办理。
3、 所有单据的报销，若是冲销以前的借款，须在费用报销单上注明原借款数额。
第八条 具体事项的报销及款项支付：
1、 员工报销差旅费，应如实填写差旅费报销单以及报销单据粘贴单（机票只粘贴有票价的一联，车船费与出差补助分开粘贴），并报部门主管、主管经理审核后，交财务部办理。
2、 出租车费：原则上，公司员工外出办事不得乘坐出租车，特殊情况，经部门经理严格审核，经办人注明每次乘坐的时间、起始地点、事由、金额后，主管经理在该事项上单独签字后报销。
3、 业务招待费：公司宴请、接待，由行政人事部根据公司领导指示统一办理；各部门宴请，应事先征得主管经理的批准，报销时，主管经理在该事项上单独签字确认，经办人应注明每次办理的时间、事由、人数、金额。
4、 资产购置：主要包括固定资产、低值易耗品的购置（固定资产是指单位价值二千元以上，使用年限超过一年的资产；低值易耗品是指其它非一次性消耗的物品）。资产购置前须办理购置申请审批程序。报销时，应列明清单，由行政人事部登记入库后交由财务部办理。
5、 办公用品：通用类的办公用品一律由行政人事部统一购买并报销，某些专用办公用品，经行政人事部同意后方可自行购买，购买完后需到行政人事部统一登记管理。
6、 书籍：购买书籍应先向文控中心申请，经文控中心查询公司无相同书籍并批准后方可购买，购买后在发票背面备注书名（有电脑小票的要加附电脑小票），经文控中心入库后予以报销。
7、 材料或设备款：支付材料或设备款，应同时具备付款通知单、购货合同、供货单位发票、入库单。
第九条 其它规定事项
1、 业务关系，经总经理批准由我公司接待内地来深出差的，根据各类人员出差住宿标准适当安排。
2、 以上未详细列明的特殊事项的报销，须由当事人详细说明情况，经部门经理确认，主管经理审核，财务人员、财务经理复核，总经理特批后办理。
3、 办理报销事宜的员工，应对所提供发票等单据的真实性、合法性负责。若违反公司财务管理制度，提供不实票据，虚报、谎报费用，将予严重警告及行政罚款。财务部对所有报销单据及借款申请，均有审核与查询权。
4、 本规定由财务部负责解释。

第十章 员工出差费用标准规定
第一章 公司（除销售部）员工长途出差按下表所列标准给予报销和补助，不再报销餐饮费。
职位/标准
飞机
火车 软卧
火车 硬卧
的士
大巴
轮船
住宿
补贴标准
总经理/副总/总监
经济仓以上
软卧

的士
大巴

限报300元/天
部门经理/副经理/经理助理
经批准
软卧

经批准
大巴
三等仓
150元/天
50元/天
主管
经批准
经批准
硬卧
经批准
大巴
三等仓
120元/天
50元/天
工程师
经批准
经批准
硬卧
经批准
大巴
三等仓
100元/天
30元/天(北京上海广州40元/天)
文员及以下
经批准
经批准
硬卧
经批准
大巴
三等仓
90元/天
30元/天

第二章 员工市内办事或市外短途当日能返回的，不计出差，只给予误餐补助。主管以上员工误餐标准为15元/餐，主管以下员工误餐标准为10元/餐。原则上公司不安排车辆（批量采购、接待客户、应酬、携带巨额现金等特殊情况除外），员工自行乘车可报销公交车费。如事情紧急或其它需要乘坐出租车时，须事先征得部门经理同意，过后报销须经部门经理签字后方可报销。
第三章 销售部业务人员的费用报销细则参照《业务员费用报销规定》。
员工长驻外协厂的补助标准另行规定。
第四章 部门经理助理及以上人员外出由公司统一安排车辆，如无车辆安排，乘坐公交车（出租车）当月实报实销。
第五章 本规定由财务部负责解释。

第十一章 通讯费用管理制度
第一条 通讯费用采用按实际工作需要报销的原则。
第二条 行政人事部为通讯费用管理部门，负责通讯费用核定工作。各部门经理为本部门人员通讯费用核定人，负责确定本部门人员所报销通讯费用是否为工作需要。
第三条 手机话费报销/补助标准：
1、 经理及总办每月实报。
2、 其他人员的通讯费用，按核定限额报销。
3、 销售部业务人员报销标准详见《销售部报销制度》。
第三条 员工根据工作实际情况填写《手机话费报销申请单》，经部门经理审批后，每月25日统一填写费用报销单，交行政人事部核定，由总经理最终审批。
第四条 在公司报销话费的员工必须保证每天8:00-23:00手机处于开机状态，节假日、事假、病假、年休假、加班调休、出差期间仍按同样时间保持开机状态。公司报销通讯费的员工，当月第一次被发现未按上述要求执行的，提出警告；第二发现即取消其本人当月的通讯费报销资格。
第五条 本规定由行政人事部负责解释。

第十二章 消防管理规定
第一条 公司实行“谁管理，谁负责”的防火责任制度。并按照《中华人民共和国消防条例》执行有关规定。
第二条 总经理为公司消防安全全面负责，各职能部门的负责人，要对自己主管工作的消防安全负责。主管、组长应对本组的消防安全负责，同时抓好“谁在岗，谁负责”，把消防工作责任落实到每个岗位员工。
第三条 行政人事部负责公司工厂、开发部、宿舍、食堂的安全指导工作，提高各位员工的消防意识。
第四条 严禁损坏、挪用消防设备、器材。
第五条 严禁在公司工厂区域内经营、贮存烟花、炸药、雷管、汽油等易燃易爆以及各类有毒物品，并严禁在工厂内燃放烟花爆竹。
第六条 严禁占用、堵塞工厂任何消防通道、楼梯、天台和安全疏散口。
第七条 严禁损坏安全疏散标志、事故照明或其它消防标志。
第八条 保护好消防设施，如消防栓、报警铃等。
第九条 遵守《国家安全用电管理规定》，严禁超负荷使用电力。
第十条 严禁擅用消防水源，如遇火灾时，须迅速报行政人事部及管理处或消防部门，并积极协助消防部门进行灭火工作。
第十一条 发生火警切勿惊惶失措，必须迅速报告公司或拨打“119”电话，关断非消防电源，关闭门窗，切勿从电梯内逃生。
第十二条 电梯内严禁吸烟。
第十三条 员工必须接受消防机关及公司消防管理人员的管理监督，不得以任何理由妨碍消防监督人员的工作。
第十四条 公司成立消防管理委员会，作为领导公司消防的机构，各部门负责人为消防管理委员会成员，各部门消防工作接受消防管理委员会统一管理。
第十五条 公司成立义务消防队，对公司突发事件进行预防。

第十三章 门禁管理制度
第一条 员工出入公司时间管制
1、 员工上下班时间进出公司，由保安员检查工作证后方可进出。
2、 节假日及上班以外时间进出公司，凭《加班申请单》或由部门负责人事先通知行政人事部，由行政人事部通知保安作好记录。
3、 员工上班时间外出，应填写《出门条》并经审批后，方能离开公司。
第二条 员工出入公司物品管制
1、 员工进入公司不得携带枪支、刀械、毒品、危险物品及其它与工作无关的有危险性物品。
2、 未经批准，员工出公司不得携带公司物品、物料或工作器具等一切公司财物。
3、 员工出公司所携带的任何物品，均应开具《出门条》经部门主管批准及经理审批后，由保安清点所携带物品品名、规格、数量后带出公司。
第三条 客户或来宾公务洽谈
1、 客户或来宾需进入公司，需在保安处登记后领取《贵宾卡》，经受访部门同意后放行进入公司内。
2、 客户商谈完毕在保安处退回《贵宾卡》，并检查所携带物品后方可离开公司。
第四条 员工如有以下违反者，保安不得让其进入公司：
1、 携带违禁物品者；
2、 不戴工作证者；
3、 衣帽不整，穿拖鞋、短裤、背心者；
4、 未经主管批准，擅自带客户参观者；
5、 被公司除名、辞退及已经离职者；
6、 公司规定不得进入的其他人员。
第五条 出入公司的人员、货物如有下情形的，不得离开公司：
1、 人员及车辆出去时拒绝检查
2、 所装货物与货单不符合者
3、 无货单，或有单但未有主管部门签名者
4、 凡保安对出入手续不全的任何人员、货物有怀疑时，均不得离开，报领导批准后方可离开。
第六条 文件记录：
1、 出门条
2、 加班申请单

第十四章 仓库管理规定
第一条 收货：根据供应商的送货单和我司的采购PO.收货，核对实物数量与送货单是否一致；标识(包括物料编码、物料名称、数量、生产日期)是否正确、规范；外包装是否完好无损。
第二条 入库：开具“送检单”至IQC送检。材料检验合格后，根据材料入库单，将实物清点至固定区域，并在相应的物料卡上登记进项。
第三条 领料：公司各职能部门物料的领用，根据审核齐全的领料单，核对其物料编码正确无误后领取物料，根据领料单在物料卡上登记出项。
第四条 外协物料发出：根据PMC的备料单，提前为正常生产订单准备物料，出货时，保证物料编码齐全，数量准确无误，电子料、五金件及包装材料分开装运，防止运输途中不必要的损伤。根据物料送货单在物料卡上登记出项。
第五条 日常管理：仓库日常的物料整理、存放符合5S要求。各区域明确标识，并注意通风，取放。注意仓库的防火防盗防潮。电子料还需有一定的温湿度和防静电控制。
第六条 盘点：原则上所有物料在月末需进行实物盘点工作，实物、实物卡与账面数的核对，如有差异，及时查明原因。出具盘点差异表。盘盈或盘亏物料根据审批情况作相应的入库、出库或赔偿处理。
第七条 不良品仓的管理：根据IQC的退料报表和仓库的物料退货单、材料报废列销单做不良品库存报表，不良品的保管和存放工作。
第八条 样机管理及外借规定
1、 因工作需要借用样机的员工，填写《样机借用申请单》，写清借用日期、型号、数量、借机原因、预计归还时间，部门主管审核借机原因、借机时间的真实性和必要性，经总办批准后方可办理借用手续。
2、 样机库管理员凭填写、审批完整的“样机借用申请单”办理借机手续，并及时跟催到期样机的归还。
3、 样机每次借用时间最长为一个月，样机管理员负责督促样机借用人在规定时间内返回样机。因产品开发需延长借用时间的，可在销完账后办理续借手续，其它部门一律到期返还。样机作陈列使用的可长期借用。
4、 同型号样机一次只能借用1台，当月累计借用样机台数不能超过6台。样机陈列或产品开发借用样机超过额定数量时，须在“样机借用申请单”上特别注明。
5、 样机库管理员每月进行盘点，并出具详细的报表至相关业务部门。借用样机到期不归还者，由样机管理员列表上报财务按原价从借用人工资中扣回。
6、 公司规定不允许直接从成品仓借样机，若样机库无样机可先考虑直接从售后仓转入样机库；如售后仓也无样机，再考虑从成品仓转入样机库，此手续由样机管理员完成。
7、 样机管理分为两部分：公司试产样机由仓库样机管理员保管，外购其他品牌样机由行政人事部保管。
8、 所有样机借用明细，样机管理员每天录入电脑并共享在服务器的以下路径上：server/仓库/样机借用，供大家随时查阅。

第十五章 印章管理使用规定
第一条 重要印章（公司公章、法人私章、财务章、合同专用章）由公司指定专人负责保管。
第二条 申请盖章程序
1、 申请盖章时，需持盖章文件至印章保管人处登记，填写《用章申请登记表》，经部门负责人及总经理审批确认后，印章保管人方可盖章。
2、 重要印章需要外借时，需至行政人事部填写《印章外借登记表》，说明外借理由和借章时间，行政人事部报批给总经理审核通过后，方可借章外出。
第三条 重要印章新刻和改制均需向行政人事部提出申请，由行政人事部报总经理批准后，统一刻制。任何人不得私自刻印或改制印章，违者将承担由此引起的一切法律经济责任。
第四条 凡由公司印制的一切印章，均需将印章录入印鉴本，由行政人事部保管。
第五条 印章丢失、被损毁或被盗时，应及时通知行政人事部处理善后事宜。
第六条 文件记录：
1、 申请登记表
2、 章外借登记表

第十六章 收发电子邮件管理规定
第一条 员工入职时，根据岗位需要可分配一个公司内部邮箱，公司内部邮件转发一律用公司内部邮箱。
第二条 需发送给外部的邮件，请将邮件发至前台（youjian@