行政管理制度20050404.doc
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1、行 政 管 理 制 度目 录第一章 总则第二章 文件管理制度第三章 办公室管理制度第四章 员工行为规范第五章 会议管理制度第六章 固定资产管理规定第七章 保密制度第八章 采购管理规定第九章 报销制度第十章 员工出差费用标准规定第十一章 通讯费用管理制度第十二章 消防管理规定第十三章 门禁管理制度第十四章 仓库管理规定第十五章 印章管理使用规定第十六章 收发邮件管理规定第十七章 网络管理规定第十八章 车辆管理规定第十九章 食堂管理规定第二十章 员工宿舍管理规定第二十一章 办公文具用品管理办法第二十二章 廉政制度第二十三章 紧急事件处理规定第二十四章 工衣管理规定第二十五章 成立各委员会第二十六章
2、 企业内刊管理规定第二十七章 奖惩条例第一章 总 则第一条 为加强公司规范管理,保障公司行政办公事务办理的有序、高效与系统化,结合公司目前的实际情况,特制定本管理制度。第二条 本规定适用于公司范围所有部门与人员。第三条 公司之前与本制度所规定出现冲突的,以本制度为准。第四条 本制度由相关负责部门进行解释。第五条 本制度内容修改由相关负责部门提出,行政人事部核定,提交总经理审核批准后公布实施,并以最后公布的文件为准。第六条 本制度未明确之事项,按实际情况由相关负责部门制订文件,行政人事部核定,经总经理批准后公布实施。第七条 本制度自公布之日起生效。第二章 文件管理规定第一条 本制度所规定的文件为
3、公司所有的书面文件与电子文件。第二条 文件的种类公司文件分内部文件与外部文件。1、在公司内部发生效力的文件为内部文件,包括各部门的对内发的文件,质量控制文件。2、外部文件是与外部组织发生关系的文件,包括向外发送的文件与外部发来的文件。外部文件分为:技术性文件(按相关组织要求或根据公司需要向外部提供的介绍、证明类文件);报告(向政府或行业主管机关汇报情况,不需要对方给予答复的文件);请示(向政府或行业主管机关申请有关事项,需要其给予答复的文件);函(与其他企业、单位、机构联系的文件);日常业务往来文件。第三条 管理部门1、 行政人事部是公司文件管理部门,负责所有文件的管理。2、 文控中心为专设部
4、门,负责质量体系文件的归口管理。3、 各部门负责管理本部门的文件,同时在公司内部网上建立文件目录电子档,行政人事部将随时进行抽查。各部门文件放在文件夹“server/ISO9000/文件目录/ *部门”中。第四条 文件的格式与发文号按文件控制程序办理。第五条 文件的审批权限1、 部门内部文件,由部门经理审批;2、 要求两个以上部门产生规范性的文件,由行政人事部审核,经总经理批准;3、 以公司名义对外的非日常业务往来文件,由行政人事部审核,由总经理批准。第六条 文件的发布1、 部门内部文件由部门自行发布。2、 对全公司或两个以上部门发布的文件,由行政人事部发布。3、 对外文件,除日常业务往来文件
5、之外,原则上由行政人事部发布,特殊的经总经理批准,可由其他部门直接发布。各部门在发送这类文件时应抄送行政人事部备案。第七条 文件的处理1、 文件的办理:(1) 各部门在收到文件后,应及时、准确进行办理,需要反馈的文件,应及时反馈相关部门。(2) 外部文件,除了日常业务往来文件,均由行政人事部统一收发,并跟踪文件办理情况;(3) 各部门接到行政人事部转给的文件,应及时、准确办理,并将办理情况及时反馈行政人事部。2、 文件保密:(1) 公司文件分“绝密”、“机密”、“秘密”、“普通”文件。(2) 对绝密、秘密文件加盖“绝密文件”、“秘密文件”章。(3) 对“绝密”、“机密”、“秘密”文件,按第七章
6、保密制度规定执行。(4) 对专门文件,另制定专门文件管理办法规定。第八条 文件的存档、保管与借阅1、 公司所有的文件,都应进行存档、保管。2、 行政人事部设立专门的档案专柜存放文件,并由专人保管。3、 特殊文件,如财务文件、技术文件,由相关部门单独负责存档、保管。4、 各部门每年底将文件整理后交行政人事部统一存档、保管。5、 文件保存期限按文件的重要性进行区分。一般档案保存三年,重要文件保存时间五年以上。6、 一般文件借阅由部门经理批准,可进行借阅。第九条 本规定由行政人事部负责解释。第三章 办公室管理制度第一条 内部管理1、 办公时间不得擅离职守、随意串岗,因公外出需向上级领导说明,并填写出
7、门条,经批准后方可离开。2、 严禁在办公室内大声喧哗、吸烟、吃东西、闲聊、赌博和从事其他违法活动。3、 使用电话时应注意文明礼貌、长话短说、尽量压底音量。如遇紧急情况接听电话或致电,基本上不可超过五分钟。4、 办公时间,手机、呼机预调至震动状态,以免影响其他人员办公。5、 严禁将报纸、杂志据为己有(专业用除外),行政人事部需保存一份公司订阅的报纸(保存期半年),为各部门提供信息,也可供员工休息时阅读。6、 养成清洁、整齐的良好习惯,注意个人卫生,保持地面及桌面清洁,文件资料摆放整齐,重要文件注意保管,下班后将桌面进行清理,将重要资料、物品放入柜内锁好。7、 认真维护公司的电脑系统,按要求操作电
8、脑,未经授权不得使用他人电脑,不得玩电脑游戏。爱护公司财产,不得随意移动各类办公设备,若无故损坏或移动,视情节给予处罚。8、 员工衣著要求:制造部所有员工上班时必须穿着工衣(没有工衣者必须着正装)。9、 员工上班时必须佩带工牌。10、 员工起草文稿、发送内部信件等,应尽量无纸化办公或少用纸;复印纸或稿纸、传真纸等正反两面用;员工下班,应做到人走灯灭。第二条 对外接待1、 行政人事部设专职前台负责来访接待。前台先安排来访客人在前台沙发或会客室等待,再电话通知被访者出来接待(熟客除外)或领入办公区。前台须为来访客人倒水,重要来访者应由相应部门指定专人负责倒茶或冲咖啡。2、 有来访人士或供应商客户,
9、接待人员应做到态度和蔼,彬彬有礼;来客告辞,应起身相送。员工接待来客,未经总经理批准不得泄露公司的管理制度、程序、标准、员工的工资福利,以及企业经营活动等企业机密事项。3、 不得在办公时间内因私会客长谈,确需会见的客人应到会议室会客,并尽量缩短会客时间。来访客人未经允许不得进入办公区,进入办公区的客人须受访部门人员引领。发现可疑来访者,所有员工均有义务进行盘问或交由保安员或前台接待人员处理。4、 员工接听电话要简洁、礼貌。接待投诉、咨询人员或接听投诉、咨询电话,态度要诚恳,语气要和蔼,解释问题要耐心。禁止用生硬的口气与客户交谈,所有投诉按规定做好记录备查。第四章 员工行为规范第一条 日常行为规
10、范1、 热爱祖国,热爱人民,热爱自己的家庭。树立对国家、对民族、对社会、对家庭负责的精神,维护社区、集体、国家的利益,做一个诚实正直的公民。2、 热爱公司,忠诚于公司,不做损害公司利益的事;保守机密,严禁向外泄露公司的商业及技术秘密;不兼职于其它公司。3、 尽忠职守,爱岗敬业,勤勉地履行职责,高效优质地完成各项任务,为社会提供一流的产品和服务。4、 遵章守纪,严守国家法律法规及公司各项规章制度和行为规范。5、 遵守职业道德,不贪污受贿,不挪用公司的财物,不利用职务之便将公司财物化为已有或转送他人。6、 安全操作,重视质量,积极提出合理化建议,努力增加公司效益。7、 严于律已,宽以待人,相互关心
11、,相互尊敬,开展批评与自我批评。8、 克已奉公,见义勇为,助人为乐,积极参加社会公益活动。9、 紧密团结,精诚合作,工作中相互协调,相互支持,建立起融洽的人际关系;不搞小团体、小帮派,倡导同事间亲密和谐的气氛。10、 自觉抵制社会上各种不正之风。第二条 仪容仪表1、 员工在上班时间内,要注意仪容仪表,总体要求是:得体、大方、整洁。2、 男员工的着装要求:(1) 销售部男员工要求夏天着衬衣(长短袖均可)、领带、长裤、皮鞋,着衬衣时,不得挽起袖子或不系袖扣;冬天为西装、领带、皮鞋。(2) 其它部门男员工夏天要求着衬衣(不要求必须打领带)、长裤、皮鞋。着衬衣时,更不得挽起袖子或不系袖扣;冬天公司提倡
12、穿西装、领带、皮鞋,也可着夹克衫等便装,但运动装、牛仔装不在此列。3、 女员工要求着有袖上衣、西装裙或西装裤、有袖套裙等,并配以皮鞋或不露脚趾、脚跟的皮凉鞋。不得穿牛仔服、运动服、中裤、超短裙、低胸衫、吊带衫、吊带裙、透明装、无袖装、露脐装、露背装或其它性感、前卫、花哨的奇装异服,不能穿拖鞋或赤足穿鞋,鞋袜不得有破损。4、 办公室中不宜穿色彩过艳的服装,最好的服装颜色是:灰、中等蓝色、深蓝、骆驼黄、黑、铁灰、深褐、灰褐、深黄、深红、褐、白。5、 在公司上班期间,要求正规着装(有工衣的必须穿工衣上班)。6、 仪容仪表要庄重大方,整洁卫生,精神饱满。男同志不蓄长发,不留胡须,不剃光头;女同志不浓妆
13、艳抹,最好不染棕发或色彩过艳的红色、黄色,不用怪味化妆品,金银或其它饰物的佩戴应得当。第三条 电话规范1、 电话铃响起时,速接电话,不使铃声超过三下,旁桌无人而电话铃响时,也必须尽快代接电话,妥善处理。2、 通话时语言保持简短扼要,通话前计划好通话内容,避免重复罗嗦。3、 工作时间尽量避免打、接私人电话。如有处理的私事,尽可能放在午餐时间。严禁打声讯电话。4、 说话态度和气热情,多使用文明礼貌用语,切勿大声叫嚷。5、 结束通话时,接话方要让打出方先挂电话。6、 对方打错电话,应帮助把电话转到对方所需人那里。如不能,应礼貌说明,不得责怪对方或断然挂断电话。7、 任何员工接到有关公司重要事项的电话
14、,在不清楚负责人的情况下,要做好电话记录(来电者姓名、回电号码、单位、事项),并及时交相关部门处理。第四条 签名签字为了提高工作效率,杜绝因未认真核实签字内容就直接签字所造成的不必要的损失,要求签字人认真履行职责,严格审核签字内容。凡因签字人不认真审核造成损失者,给予处罚并由签字人承担相关损失。第五条 文明礼貌1、 会客应到专用会客室或会议室。2、 对待客人态度要自然、大方、热情、稳重,做到微笑服务,恰当地用好敬语。3、 与客人相遇时,要主动让路;与客人同行时,应礼让客人先行;同乘电梯时,应让客人先进先出。4、 接待客人时,要把握好握手的分寸;握手应姿势端正,用力适度,左手不得揣兜。5、 与客
15、人谈话时应站姿端正,讲究礼貌,用心聆听,语气温和文雅,听到意见、批评时能冷静对待,及时上报。第六条 爱护环境1、 爱护公司的一切财产,节约用水、用电、办公用品及易耗品,不准私自乱拿乱用。不得随意挪动办公设备或桌椅等,不得向盆景内扔杂物或倒水、倒茶叶。2、 养成讲卫生的美德,不随地吐痰、丢纸屑、果皮、烟头及杂物,不乱涂乱画。如在公共场所发现纸屑,杂物等应随手拾起来扔进垃圾桶,以保护公司环境的清洁。3、 创造优美的办公环境,不得损坏公司配置的各种器具、设施。不得随意乱堆乱挂各种物品。4、 保持办公环境的肃静,不得在办公大楼内喧哗、聊天或随意制造噪音。5、 保持清洁卫生,及时清理办公用品,处理完毕的
16、文件、资料及时销毁或存档,不得堆积在办公现场。6、 办公区域严禁吸烟。若吸烟请到楼道内。7、 公物实行规定位置管理,以利于提高工作效率。第五章 会议管理制度第一条 股东大会与董事会按公司章程规定组织召开。第二条 总经理办公会议1、 总经理办公会议是公司行政性会议,是总经理实施行政管理的高级会议。会议每月一次或由总经理视需要临时召开。参加会议的成员为总经理、副总经理及主要业务部门经理,行政人事部安排专人为会议秘书,必要时可邀请董事会成员参加。2、 拟定公司年度经营计划(包括资金、开发、制造、销售、人员编制计划及调整)和投资方案。3、 组织拟定公司经营管理与薪酬福利制度。4、 会议秘书负责向各主要
17、负责人收集主要问题的议题。5、 其它有关公司的重大经营等事项。第三条 部门办公例会1、 部门例会为各部门负责人召开的全体成员会议(值班人员除外)。2、 部门例会每周召开一次,并由部门文员做好会议记录。第四条 公司职员大会1、 公司职员大会是公司全体性会议,由总经理主持召开,会议议题及时间由总经理决定。2、 职员大会为公司全体员工。第五条 代理商大会1、 公司每年定期组织召开代理商大会,沟通感情,交流经验。2、 代理商大会参加人员为华普公司所有代理商委派代表。3、 代理商大会由销售部主持,行政人事部配合组织。第六条 会议纪律1、 所有与工作有关的会议须以邮件或书面形式提前半天通知,通知事项包括:
18、会议时间(起止时间)、会议地点、会议主题、参会人员、大概会议内容、会议讨论的题材及资料。会议召开人须事先准备会议题材、资料,确保会议的质量。2、 凡是以邮件或书面形式通知的正式会议及跨部门的会议,要签到并指定专人作会议记录以备案。会议期间各与会人员不得随意离座、进出办公室,个人公事、私事一律会后处理。3、 会议要做到准时、简短,力求达到解决问题、协调一致的目的,不要泛泛而谈。4、 会议期间,与会者要关掉手机或手机调至振动状态,不得在会场影响他人。5、 要按规定时间开会,如有特殊原因无法参加的需事先请假。第六章 固定资产管理规定第一条 本章所规定的固定资产为公司的一切固定资产。第二条 公司固定资
19、产实行使用管理一致原则,即固定资产由使用部门进行管理。行政人事部为公共固定资产管理部门,各部门为本部门内部固定资产使用管理部门,负责本部门固定资产的登记及保管管理。财务部为固定资产核定管理部门。第三条 财务部对各部门将固定资产分门别类登记入册、编号、确定固定资产保管人、建立档案。资产发生变更时,使用部门与财务部协调,调整帐目,做到帐、物相符。第四条 财务部每半年对公司固定资产进行盘点,年终进行全面清查。因固定资产保管人的失职造成固定资产的损坏或遗失,固定资产保管人须照价赔偿。自然损耗经有关部门认定后报给财务部登记。第五条 固定资产的增值、买卖、转让、抵押等运作,需财务部会同行政人事部向总经理报
20、批。第六条 财务部根据公司资产情况,向保险公司投保,以确保固定资产的增值和安全。第七章 保密制度第一条 总则1、 公司秘密是公司各项权益,依照特定程序确定,在一定时间内只限一定范围的人员知道的事项。2、 公司附属组织和分支机构以及员工都有保全公司秘密的义务。3、 公司保密工作,实行既保密又便利工作的方针。4、 对保守、保护公司秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或员工实行奖励。第二条 保密范围和密级确定1、 公司秘密分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。2、 公司在经营发展中,直接影响公司权益的重大决策文件资料为绝密。3、 公司规划、财务报表、统计资料、重要会议纪录、公司经营情况为机
21、密级。4、 公司人事档案、员工工资性收入、合同、协议、尚未进入市场和尚未公开的各类信息为秘密级。还包括:公司重大决策中的秘密事项;公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策;财务预决算、各类财务报表、统计报表;公司内部章程、合同、协议、意向书、可行性研究报告、主要会议纪录;公司对外投资原则、规划、意向、进展及合作伙伴的保密事项;公司所掌握的尚未进入市场、尚未公开的信息;劳务性收入资料;其它经公司确定应保密的事项。第三条 保密措施1、 公司秘密文件、资料及其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁,由行政人事部或主管领导委托专人负责。通过电脑存取、处理、传递
22、的公司秘密必须采取加密措施,并不得泄露秘密。2、 对于密级文件、资料、物品、必须采取下列保密措施:非总经理或主管经理批准,不得复印、摘抄;收发、传递、外出携带,要指定专人并采取必要安全措施;对外交往中需要提供公司秘密事项的,应当事先经总经理批准;公司员工调离、辞职时,必须交出个人保管的公司各项资料,并请有关部门主管签字盖章确认后方可办理手续;不准在私人交往和通信中泄露公司秘密,不准在公共场合谈论公司秘密,不准通过其它方式传递公司秘密;员工发现公司秘密已经泄露的或可能泄露的,应采取补救措施,并及时报告行政人事部,行政人事部接到报告后应立即作出反应。第四条 泄密处罚:1、 出现下列情况之一的,给予
23、严重警告处分。(1) 泄露公司秘密,尚未造成后果或经济损失的。(2) 已泄露公司秘密但采取补救措施的。2、 出现下列情况之一的予以辞退并酌情赔偿经济损失;严重者,公司将保留追究法律责任的权力:(1) 故意或过失泄露公司秘密,造成严重后果和经济损失的。(2) 违反保密制度规定,为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的。(3) 利用职权强制他人违反保密规定的。第八章 采购管理规定第一条 公司对所有物品的采购采用统一管理,采购管理部门为采购部与行政人事部。采购部负责对工具、设备及物料的归口管理,行政人事部负责办公用品的归口管理。第二条 申请人与审批人的职责1、 申请人的职责:保证所申请物品确为工作
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