Excel使用技巧.ppt

,按一下以編輯母片標題樣式,按一下以編輯母片,第二層,第三層,第四層,第五層,*,Excel 2003,使用技巧集锦,Ina.Yang,03/27/2010,關於,Excel,名稱,:Excel,是由,Microsoft,微軟公司開發的工具,為,Microsoft Office,系列的一個套件,提供製作報表的功能,格式,:Excel,的標準存檔格式為,XLS,由於它的版本演進,舊版的,Excel,程式無法讀新版,Excel,所製作的檔案,但新版的程式可以向下相容讀取舊版本所生成的檔案,Excel,將工作表分成了許多直欄,(,簡稱欄,),與橫列,(,簡稱列,),而這些交叉的位置,稱為儲存格,.,這些工作表的最基本的元件,即為儲存格,.,Excel,界面介紹,Excel,相關規格,每一張工作表最多為,65536,列*,256,欄,每一欄寬最大,255,字元,每一列高最大,409,字元,每個儲存格最多可容納,32767,個字元,但在儲存格中僅能顯示,1024,個字元,(,輸入可輸入,但無法正常顯示,),每一個,Excel,活頁簿最多可存放,255,個工作表,(255,頁,),打开或关闭多个文件,快速打开多个文件的方法是：,按住,“,Ctrl”,键或,“,Shift”,键，选中多个,Excel,文件，右键单击弹出菜单，单击,“,打开,”,命令，即可同时打开选中的多个文件。,快速关闭多个文件的方法是：,在,Excel 2000,中，按住,Shift,键，打开,文件,菜单，单击,关闭所有文件,命令，可将当前打开的所有文件快速关闭。,選取儲存格範圍,單一範圍的選取,a),鼠標拖動選取,b),按位,Shift,並以滑鼠點選對角儲存格,.,選取多重範圍,先選取一個範圍,再按住,Ctrl,不放選取第二個範圍,.,快速選取儲存格,使用編輯功能表到指令,或按,F5,在參照位址輸入欲先取的儲存格參照位址,按確定,.,如,:(A1:A8),若選取不連續範圍,則以逗號,(,),分隔,如,:(A1,A8,A12),自己定制工具栏,在,EXCEL,中,系統默認的工具欄中快捷按鈕非常多,有許多我們用不到,.,為此我们可以自己动手去定制工具栏,定制方法,:,单击,工具,/,自定,打开,工具列,对话框,选择,新增,选项,給工具列命個名稱,然後把自己經常用到的快捷鍵左键拖动到自己的快捷工具栏上即可,对多个工作表快速编辑,按住,“,Ctrl,”,键或,“,Shift,”,键，选中多个工作表，这样在选中的工作表中可进行相同的操作。一般情况下，进行的操作主要有如下几种：,页面设置。,可快速对选中工作表设置相同的页面。,输入相同的数据。,可快速在多个工作表中输入相同的数据。,快速操作。,在多个工作表中进行一系列相同的操作，如设置字号、字体、颜色，进行单元格的合并或撤销合并的单元格等。,输入公式。,快速输入相同的公式，进行公式计算。,快速输入文本格式的数字,序號,01,进行输入时，在,Execl,中会把它看做数字，显示为,1,，需要将单元格的输入格式转换为文本格式，但还有更快的好办法直接输入文本格式数字，输入时只需在前面加一个,(,单引号，在英文状态下输入,),即可。,快速应用格式,要将某一单元格,(,或区域,),的格式,(,字体、字号、行高、列宽等,),应用于其他区域，可将单元格选中，单击或双击工具栏中的,格式刷,按钮，然后将鼠标拖过要设置格式的单元格即可。说明：单击,格式刷,只能应用一次，而双击,格式刷,则可以多次使用，完成后再单击,格式刷,按钮退出操作。,以指定清單輸入儲存格資料,選取您要之下拉式清單所在的儲存格。,在,資料,功能表上，按一下,驗證,，再按一下,設定,索引標籤。,在,儲存格內允許,方塊中，按一下,清單,。,如果清單位於相同的工作表中，請在,來源,方塊中輸入清單參照。,COUNTIF,計算某範圍內符合某搜尋準則的儲存格個數,COUNTIF(range,criteria,),Range,是您想計算符合準則之儲存格個數的儲存格範圍。,Criteria,是用以決定是否要列入計算的搜尋準則，可以是數字、表示式或文字。,VLOOKUP,在表格的最左欄中尋找含有某特定值的欄位，再傳回同一列中某一指定儲存格中的值。,VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup,),Lookup_value,是您打算在陣列的最左欄中搜尋的值。,Lookup_value,可以是數值、參照位址或文字字串。,Table_array,是要在其中搜尋的資料表格。通常是儲存格範圍的參照位址,VLOOKUP,Col_index_num,是個數值，代表所要傳回的值位於,table_array,中的第幾欄。如果,col_index_num,引數值為,1,，傳回在,table_array,第一欄的值，如果,col_index_num,引數值為,2,，傳回,table_array,第二欄的值，依此類推。如果,col_index_num,小於,1,，則,VLOOKUP,傳回錯誤值,#VALUE!,；如果,col_index_num,超過,table_array,總欄數，則,VLOOKUP,傳回錯誤值,#REF!,。,VLOOKUP,Range_lookup,是個邏輯值，用來指定,VLOOKUP,要尋找完全符合或部分符合的值。當此引數值為,TRUE,或被省略了，會傳回部分符合的數值；也就是說，如果找不到完全符合的值時，會傳回僅次於,lookup_value,的值。當此引數值為,FALSE,時，,VLOOKUP,函數只會尋找完全符合的數值，如果找不到，則傳回錯誤值,#N/A,快速输入分数,通常在单元格中输入分数,6/7,会显示为,6,月,7,日，要想快速输入，在输入分数,6/7,时在它前面添加一个,“,0,”,和一个空格即可，但是用此法输入的分母不超过,99(,分母超过,99,就会变成另一个分数,),。,Excel,介面的快速鍵,:,CTRL,組合快速鍵,CTRL+(,取消隱藏選取範圍內的任何隱藏列。,CTRL+),取消隱藏選取範圍內的任何隱藏欄位。,CTRL+,套用通用數字格式。,CTRL+!,套用包含兩個小數位數、千分位分隔符號及,以,代表負數的,數值,格式。,CTRL+#,套用包含日期、月份和年份的,日期,格式,CTRL+,套用有時鐘和分鐘以及,AM,或,PM,的時間,格式。,CTRL+-,顯示,刪除,對話方塊以刪除選定儲存格。,CTRL+,顯示,插入,對話方塊以插入空白儲存格。,CTRL+:,輸入目前時間。,CTRL+;,輸入目前日期。,CTRL+,在工作表中交替顯示儲存格值和公式。,Excel,介面的快速鍵,:,CTRL,組合快速鍵,CTRL+1,顯示,儲存格格式,對話方塊。,CTRL+2,套用或移除粗體格式。,CTRL+3,套用或移除斜體格式。,CTRL+4,套用或移除底線。,CTRL+5,套用或移除刪除線。,CTRL+6,在隱藏物件、顯示物件和顯示物件預留位置間,交替。,CTRL+7,顯示或隱藏,標準,工具列。,CTRL+8,顯示或隱藏大綱符號。,CTRL+9,隱藏選定列。,CTRL+0,隱藏選定欄位。,Excel,介面的快速鍵,:,CTRL,組合快速鍵,CTRL+A,選取整份工作表,.,如果工作表含有資料，,CTRL+A,會,選取目前範圍,.,第二次按,CTRL+A,會選取整份工作表,CTRL+B,套用或移除粗體格式。,CTRL+C,複製選定儲存格。,CTRL+C,後面接著另一個,CTRL+C,會顯示,Microsoft Office,剪貼簿。,CTRL+D,使用,向下填滿,指令將選定範圍中最上面的儲存格,的內容和格式，複製到下面的儲存格中。,CTRL+F,顯示,尋找,對話方塊。,SHIFT+F5,也會顯示這個對話,方塊，而,SHIFT+F4,則會重複上一次的,尋找,動作,.,CTRL+G,顯示,到,對話方塊。,F5,也會顯示這個對話方塊。,Excel,介面的快速鍵,:,CTRL,組合快速鍵,CTRL+H,顯示,尋找及取代,對話方塊。,CTRL+I,套用或移除斜體格式。,CTRL+K,插入,超链接,CTRL+L,顯示,建立清單,對話方塊。,CTRL+N,建立新的空白檔案。,CTRL+O,顯示,開啟,對話方塊以開啟或尋找檔案。,CTRL+SHIFT+O,會選取所有含有註解的儲存格。,CTRL+P,顯示,列印,對話方塊。,CTRL+R,使用,向右填滿,指令將選定範圍中最左邊的儲存,格的內容和公式，複製到右邊的儲存格中。,CTRL+S,以目前的檔案名稱、位置和檔案格式來儲存使用中,的檔案。,Excel,介面的快速鍵,:,CTRL,組合快速鍵,CTRL+U,套用或移除底線。,CTRL+V,在插入點的位置插入剪貼簿的內容，並取代任何的選,取內容。只有在剪下或複製物件、文字或儲存格內容,之後才能使用。,CTRL+W,關閉選定的活頁簿視窗,(CTRL+F4,亦同,),CTRL+X,剪下選定儲存格。,CTRL+Y,如果可能的話，重複上一個指令或動作。,CTRL+Z,使用,復原,指令以回復上一個指令，或刪除您輸入,的上一個項目。,Office,介面的快速鍵,ALT+TAB:,切換到下一個程式,ALT+SHIFT+TAB:,切換到上一個程式,ALT+=(,等號,):,用,SUM,函數插入,自動加總,公式。,SHIFT+F2:,編輯儲存格註解,DELETE:,刪除插入點右邊的字元，或刪除選定範圍。,PRTSCR:,將螢幕的圖片複製到,剪貼簿,中,HOME,或,END:,當一個功能表或子功能表顯示時，請選取功能表或子功能表的第一個或最後一個命令。,PAGE UP,或,PAGE DOWN:,在選定的圖庫清單中往上或往下捲動,