第六章会务工作.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,第六章,会议组织,案例导入,某机关在某礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，几位领导按照请柬上的时间地点来到礼堂，却得知礼堂在开报告会，表彰会改换地点了。几位领导都很生气，改地点了为什么不重新通知。一气之下，都回家去了。,事后主办方才解释说，因秘书粗心，事先没有与礼堂负责人联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，后来才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管主办方领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。,第一节,会前筹备工作,一、制定会议预案（6要素）,What,When,Where,Who,How,How much,会议主题（议题）,会议时间,会议地点,与会人员,会议议程,会议预算,案例：可信公司2011年技术训练专题 研讨会(筹备方案),一、会议主题,为了增强本公司综合竞争力，提高产品质量和管理水平，特召开此次技术训练专题研讨会。会议的重点是讨论研究如何在全公司展开技术发明和创造的竞赛，并提出提高训练质量的对策，探讨新的技术训练方法。,二、会议的时间、地点,拟定于3月5日上午8：00至下午4：00，公司1号会议厅,三、参加会议人员,公司总经理、副总经理、公司人力资源部总监、生产部总监、培训部总监，以及公司下属各部门的技术骨干30人。特邀xx专家参加，总计50人。,四、会议议程：,上午：,1.总经理做关于技术训练问题的工作报告。,2.培训部总监专题发言。,3.生产部总监专题发言。,下午：,1.分组讨论。,2.人力资源部总监宣读公司开展技术竞赛评比的计划草案。,3.xx专家讲话,4.主管副总经理做总结报告,五、经费预算,1、资料费,：1000元,2、午餐费,：10人一桌，共5桌，每桌标准1000元,共计5000元。,3、会议用品费：,包括会场布置、茶点、饮料、水果、笔记本等共计3000元,4、外请专家费：,2000元,5、预留开支：,2000元,共预计1.3万元,二、,准备会议资料,程序性文件：议程表、日程表,中心文件：开幕词、闭幕词、讲话稿、决,议草案、代表发言稿,指导性材料：有关法律、法规、政策文件,参考性材料：统计报表、技术资料,管理性文件：会议通知,会议通知,的拟写,1、,标题,：有完全式和省略式两种。,完全式：发文机关、事由、文种。,例：厂关于召开提高产品质量研讨会的通知,省略式：只写事由或只写“通知”两字,例：关于的通知。,2、,正文,：主要写清5方面内容,开会原因或目的,开会主题或内容,参加会议人员,会议时间,会议地点,3、,其他,：抬头（通知的范围）、署名（办公室）、日期,厂关于召开计划生育工作会议的通知,所属各单位：为了总结交流经验，研究分析存在的问题，进一步贯彻落实省、市计划生育工作会议精神，做好今年计划生育工作，经研究决定召开计划生育工作会议。现将有关事项通知如下：一、会议内容：二、参加人员：三、会议时间、地点：四、要求：厂办公室 年月日,总经理在周一告诉刘秘书，周四上午9：00到1l：00召开销售员会议，要求小刘通知有关人员。小刘刚到公司不久，不太清楚公司有多少销售员，她到几个业务部门转了转，大多数人外出了。接下来小刘忙于其他的事情，几乎把通知的事忘了。一直到星期三下午，经理问她会议通知了没有，她才匆忙在布告栏里写了如下的通知：“兹定于星期四上午在会议室召开销售员会议，会议重要，请务必出席。”,星期四上午8：30左右，有2个销售员到了会议室，但会议室里没有人招呼，以为会议不开了，坐了一会就走了。9：00左右有6个销售员来了，什么资料也没带，其中两个说，他们已经约好客户在10：00见面。到了10点，只剩下4位销售员，也谈不出什么东西，会议草草结束了，经理很不高兴。公司一共有12位销售员，事后去问另外4位，他们说，根本没有看到通知。经理对小刘非常不满。,小刘究竟错在哪些地方？正确的做法应该是怎样的？,案例分析,参考答案,(1)应该搞清销售员的人数和姓名,准备这份名单,(2)通知不能写在布告栏里,可能不被人注意,(3)打印好书面通知,(4)在三天内,当面发放通知或电话通知(电话中需要对方确认时间,地点,内容等)到名单上的每个人,(5)通知上应写清会议的时间(开始到结束时间),地点,(6)应详细写清会议内容,应做好哪些准备,(7)应提前到会议室做好准备,做好签到服务工作,四、会场布置,基本要求：庄重、美观、舒适,会场大小要和会议人数相一致,会场布置要和会议主题、性质相一致,（一）会场布置方式,主席台与代表席采取面对面方式，突出主席台,的位置，,适用于较大型的会议,。分为礼堂形、教室形、弦月形,1、相对式,2、全围式,不设专门的主席台，所有与会者均围坐于一起，适用于,小型会议,，突出融洽气氛。,分为圆形、椭圆形、长方形，多边形。,知识拓展：圆桌会议,在国际会议的实践中 往往采用圆桌会议，主席和各国代表的席位不分上下尊卑，可避免其矛盾，更好体现各国平等原则和协商精神,据说，这种会议形式来源于英国亚瑟王的传说。5世纪，英国国王亚瑟在与他的骑士们共商国事时，大家围坐在一张圆形的桌子周围，骑士和君主之间不排位次。圆桌会议由此得名。至今，在英国的温切斯特堡还保留着一张这样的圆桌。,介于相对式与全围式之间，设有主席台，但在其正面和两侧安排代表席，这样即突出了主席台的地位，又有融洽的氛围，,比较适合中小型会议,。分为马蹄形、T字形、拱桥形。,3、半围式,T字形,马蹄形,方拱形,（二）主席台座位安排,一般中型以上会议设有主席台，摆成长方型，用素雅台布覆盖，每个座位左侧放置台签,主席台座次依职务高低安排，最高者居中，再按,先左后右、由前至后,的顺序排列（以主席台朝向为准）。,主席台,主席台,1,3,当主席台人数为奇数时，,1号居中，2号排在1号,左边，3号排右边，其,他依次排列,当主席台人数为偶数时，,1号、2号居中，1号排在居中座,位的左边，2号排右边，其他依,次排列,5,2,4,1,2,3,4,5,6,第二节,会间工作,导入案例,一次某地党代表大会的开幕式上，会务组会前起草的“大会开幕式程序（送审稿）”中列有“奏国际歌”的一项。一位负责人审稿时，拟把此项，放在闭幕式时进行。后来大会秘书处主要负责人定稿时，又把该项圈了回来.但会务组的同志对此未加注意，因此事前未做准备,当主持人在大会上宣布“奏国际歌”时，音乐无法奏出，一时冷场。幸好会务组长急中生智，立即上台挥拍领唱，这样才圆了场。会后领导同志说，这一事故该予以批评，吸取教训。但在关键时刻能得到及时补救，这是好的，值得表扬。,一、会议签到,签到是指与会人员证明自己参与会议的手续,（一）签到方式,1、簿式签到：本人在签到簿上签署,简单易行，但费时，适合小型会议,2、秘书代签：秘书在名单上打勾画圈,方便迅速，不打扰与会者，适合小型会议,3、电子签到：将磁卡放在签到机上即可完成,快捷方便，适合大型会议,二、会议记录,会议记录是将会议基本情况和会议内容如实记录下来的文书。,（一）作用：,是编写会议简报、会议纪要的依据和基础,可作为重要原始资料长期保存。,（二）要求,快速、准确、完整、清楚,三、编写会议简报,会议简报是以书面形式写出的关于会议进行情况的报道,（一）作用：,沟通情况，交流经验；便于存查归档。,（二）编写要求,速度快：两三小时便能整理出一份简报,文字简：开门见山，直截了当,材料精：紧扣主题，突出重点，提炼概括,内容准：忠实于原意，,四、,后勤,服务工作,1、材料分发、录音录象、挂图投影等工作,2、会场临时的协调调度,3、食、住、行的保障,4、茶水、纸张、用车的服务,5、宴请、娱乐等活动安排,6、保密工作落实,局里召开传达上级精神的党员代表大会，有数百人参加，小万负责会议材料工作。会议听完报告后，进行小组讨论。这时却出现了麻烦，不少代表，特别是特邀代表和列席代表不知道参加到哪一组讨论。因为打印的分组小组名单上，根本没有他们的名字。一查原来是打印人员翻重了页，校对也马马虎虎。一些特邀代表和列席代表认为是对他们不尊敬，纷纷离会而去，会场上出现了一阵骚乱。,问题：作为大会组织者，小万错在哪里？针对这样的紧急情况，他应采取什么措施？,情景练习题,会前准备工作的每个细节问题都应认真对待；小万没有认真校对材料；最后也没能仔细审查所有会议材料。,补救措施：,小万快步赶到走在最前面一位带头离会的特邀代表身边,沟通交流,拿出底稿解释,并作自我检讨,扭转尴尬局面,.,代表们按原来小组划分进行讨论。,第三节,会后工作,情景思考题,利达公司内召开的新产品推介会结束了，公司的大型会议室堆放着各种会议用品，公司还租了汽车来接送来宾。为圆满结束这次会议，秘书人员在会后应该做哪些事务性工作？,一、会后事务工作,1、会场清理,清理会议有关的文件资料，以防泄密,检查会场有无物品遗漏。,检查烟灰缸,字纸篓有无易燃的东西,桌,椅必须还原;洗涤烟灰缸,茶具等,倒去垃圾。,关紧门窗并上锁。,2、安排人员离会,提前准备返程的车票、机票,安排好交通工具,提醒与会人员结清帐目,案例分析,某公司邀请全国的客户来参加新开发的产品,洽谈会。秘书小玉负责安排与会人员的返程工作。,小玉想先解决容易预定的近处参会者的车票，再解决远地的车票，而且她认为只要为客户预定火车硬卧票就行了。,结果，部分客户没能及时拿到返程票，还有的没有拿到预想的机票，引起不满，使洽谈会的工作效果大打折扣。,1、请找出小玉在安排返程工作中的失误。,2、假如你是小玉，你将如何安排好与会人员的返程工作？,参考答案,错误在不应该先解决近处人员车票，后解决,远地车票,不能一相情愿的认为只要预定硬卧票就行,首先，要事先了解参会者关于返程时间和交通,工具的要求；,其次，做好车票、机票的预定工作，应先解决远的难的返程票；,第三，安排好派送车辆。,二、会议文书归档,1、会议通知,2、会议议程表、会议记录（纪要）、简报等,3、形成的正式文件：决议、决定、计划、报告等,4、会议重要参考文件：统计报表、技术资料等,5、会议发言稿,三、会议总结,会议准备的充分性,议程、日程安排的科学合理性,会议材料的齐全性,环境卫生及会议服务的满意度,使用、维护会议设备的技术水平,四、会议决议落实,1、会议传达：将会议精神、决议以文件、,座谈等形式传告给有关部门或人员。,2、会议催办：对会议精神、决议等贯彻执行情况的催查和督办,发文催办：比较正式，便于登记在案，但需要一定时间，适用于较重要的事情,电话催办：快速、方便，适用于本系统、本单位的一般工作部署,派员催办：直接、有效，有明显的监督作用，适用于重要的、紧急的工作落实,情景操练题,丽锦服装有限责任公司将于2012年1月3日上午召开2011年先进集体和星级员工表彰大会，会议组织工作交由办公室负责。请你拟写,会议议程,、,会议通知,，并列出需要准备的,会议用品。,