档案管理基础理论.ppt

,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,Click to edit Master title style,*,*,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,Click to edit Master title style,Company Logo,*,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,Click to edit Master title style,Company Logo,*,档案管理基础理论,内 容,第一部分：档案及档案工作概念,第二部分：档案管理八个环节,第三部分：全省档案管理工作存在的重要问题,一、档案及档案工作概论,（一）档案概论,1,.,档案概念,档案：是指过去和目前的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会具有保留价值的多种文字、图表、声像等不一样形式的历史记录。,档案的定义可以从四个方面加以理解：,（,1,）产生档案的主体和来源,（,2,）档案的基本属性,原始记录性,（,4,）档案形式的多样化,（,3,）档案的价值性。即有用性,2.档案与资料、档案与文献材料的区别:,档案与资料的区别,关键在是否直接形成。档案是从事活动的原始记录，是直接形成的第一手材料。档案本质属性是原始记录性。资料是为了参考需要而购买、交流和收集来的，是间接性材料。,档案与文件材料的区别,档案和文件密不可分。“文件是档案的前身，档案是文件的归宿；文件是档案的基础，档案是文件的精华；文件是档案的因素，档案是文件的组合”。,文件转化为档案必须满足三个条件：办理完毕；有保存价值；集中保存。,（二）档案基本种类,按载体,形式分,按内容,性质分,按形成,时间分,原始型档案,老式型档案,现代型档案,文书档案,科技档案,专门档案,中华人民共和国成立前档案（旧政权档案、革命历史档案）,中华人民共和国成立后档案（建国后档案）,唐代档案,清代玉蝶,满洲省委机关报,（三）档案工作概论,记录和反应生产、科研、基,建、设备及其管理活动的文,字、图表、音像等不一样形式,技术文献的总称。,1.档案工作基本内容,一般所说的档案工作，是指档案室、文献中心、档案馆所从事的档案业务工作，即用科学的原则和措施管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。它的基本内容包括如下八项：搜集、整顿、鉴定、保管、检索、编研、运用和记录工作。,2.,档案管理工作性质,专业性,服务性,机要性,档案工作有自己的专门的研究对象、理论体系和业务原则、工作规范,档案和档案工作来源于各项社会活动，又因各项社会活动的需要而存在，并在为各项社会需要服务中得到发展。,档案中不少内容在一定期间和空间内具有机密性，要对的处理机要性和服务性的关系。,3.我国档案工作的基本原则,统一领导、分级集中地管理国家所有档案。,档案工作的组织原则和管理体制。,维护档案的完整与安全。档案管理的基本规定。,便于社会各方面的运用。档案工作的主线目的。,（三）档案工作概论,（三）档案工作概论,4.档案机构,（1）档案室,是组织统一保留和管理本单位档案的内部机构。按照档案法实行措施的规定，履行下列职责：,A.贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，建立、健全本单位的档案工作规章制度；,B.指导本单位文献、资料的形成、积累和归档工作；,C.统一管理本单位的档案，并按照规定向有关档案馆移交档案；,D.监督、指导所属机构的档案工作。,档案馆的种类,:,各级国家档案馆,部门档案馆,企业、事业单位档案馆,（三）档案工作概论,（2）档案馆,属于党和国家的科学文化事业单位，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作运用档案史料的中心。,（三）档案工作概论,（3）文献中心和档案寄存中心,文献中心不一样于档案室，并不是一种单位内部的档案管理机构，是介于单位和档案馆之间的一种过渡性的档案管理机构。其职能是：将文献从其形成单位接受；提供借阅服务；对文献进行科学管理；鉴定，将永久档案向档案馆移交。重要有政府文献中心和商业性文献中心。,档案寄存中心是由国家综合档案馆设置的，为各类企业、社会组织以及个人提供文献与档案寄存服务的机构。有偿服务。,二、档案管理八个环节,收集工作,整理工作,鉴定工作,保管工作,统计工作,利用工作,（检索、编研、,利用）,（一）搜集工作,1.档案搜集工作的原则,(1)贯彻集中统一管理档案的原则,(2)遵照档案的自然形成规律,(3)保证档案的完整、精确、,系统和安全,（一）搜集工作,2.,收集工作的主要方法,（,1,）建立健全归档制度，按制度的规定接收档案归档制度包括归档范围、归档时间、归档份数、归档手续和归档要求等若干部分组成。,A.归档范围,确定归档范围的基本措施：,掌握本单位基本职能活动；,机关归档范围参照机关文献材料归档范围和文书档案保管期限规定。,企业参照企业档案工作规范。,重视对职工档案的建立与指导。还要参照辽宁省企业职工档案管理暂行规定，尤其注意搜集五金一险（失业、养老、医疗、生育、工伤、住房公积金）、建立劳动关系、诚信等方面的材料。,确定照片档案的归档范围按照照片档案管理规范确定的搜集范围。,收集工作,B.归档时间,归档时间指文书处理部门或业务部门需要归档的文献材料向,档案室移交的时间。,文书档案 一般在次年六月底之前向档案部门移交。,科技档案 一般状况下，在项目所有结束后三个月内归档。设备档,案或引进项目的文献材料开箱验收后随时登记归档。,会计档案 保管一年后向档案部门移交。,音像档案 随时归档，或与纸质档案归档一致。,电子文献 逻辑归档实时进行，物理归档应与对应载体归档时间一,致。,收集工作,C.归档份数,一般是一份，但重要的、使用频繁的应归档两份以上。,介质归档的电子文献，一式套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地封存。,收集工作,D.归档手续,填写归档文献移交清单（移交目录）：交接双方签字，各留一份,收集工作,E.归档规定,（a）归档工作由形成部门承担归档与立卷。,（b）归档文献材料的载体和书写材料应符合耐久性规定，不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹，只能用碳素墨水或蓝黑墨水。不符合保管规定的要进行修复后归档：复印，裱糊。（一支笔）凡用易褪色材料（如复写纸、热敏纸等）形成的并需要永久和长期保留的文献，应附一份复印件。,（c）纸质材料要剔除书钉、回形针、大头针等易锈蚀金属物。对幅面大（超长、超宽）的文献材料予以折叠。,（d）长期存储的电子文献应使用不可擦除型光盘。,（e）录音、录像文献应保证载体的有效性。,（f）字迹清晰，图样清晰，图表整洁，签字承认手续完备。,（g）归档的文献材料应为原件。,(h)底片、照片、阐明应齐全。,收集工作,（,2,）建立重要制度保障和组织保障,将文件材料的形成、运转、积累、整理和归档工作，纳入生产技术、经营活动和各项管理工作的程序；纳入科研、基建和经营等各项活动的工作计划；纳入有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制。,“三纳入”,（,2,）建立重要制度保障和组织保障,项目下达计划任务的同时提出文件材料的归档要求；检查计划进度同时检查文件材料形成情况；评审鉴定成果同时验收鉴定文件材料的完整、准确、系统情况；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核时，档案部门同时出具专题归档情况证明材料。,“四同步”,（,2,）,建立重要制度保障和组织保障,档案人员参加重要计划工作会议；参加科研课题、设计项目以及产品评审、鉴定会；参加工程竣工验收；参加设备开箱。,“四参与”,（,2,）,建立重要制度保障和组织保障,把档案工作纳入领导议事日程之中，明确一位单位领导分管档案工作，建立档案管理网络，由档案室负责指导、监督档案形成部门做好档案的形成积累和立卷工作，使档案的形成、积累、收集、整理、归档、移交等工作处于严密的组织控制状态。,组织保障,（二）整顿工作,档案整顿工作的原则：遵照档案的自然形成规律，保持档案材料之间的有机联络，充足运用档案原有的整顿基础，便于保管和运用。,1.档案整顿工作的原则,档案的整顿工作重要内容包括：,辨别全宗、全宗内档案的分类、编立保管单位（一般是立卷）、案卷的排列和案卷目录的编制。概括为系统整顿和科学编目两部分。,系统整顿包括对案卷的分类和排列。科学编目包括编档号、编目录。,（二）整顿工作,2.档案分类的措施,全宗概念。全宗是一种独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体。构成全宗的条件：以自己的名义单独对外行文、设有会计单位或经济核算单位、有一定的人事任免权。辨别全宗是档案整顿工作中的重要环节。一般的机关档案室一般管理一种全宗，档案馆保留诸多全宗。,（二）整顿工作,档案分类环节,对每种档案进行分类,对全宗内的档案，把种类划分为大类。这是分类方案上的第一层分类。如企业提成十大类：经营管理类、生产管理类、行政管理类、党群管理类、产品生产类、科研开发类、项目建设类、设备仪器类、会计业务类、职工管理类。,（二）整顿工作,文书档案分类方法,年度,组织机构分类法,组织机构,年度分类法,年度,问题分类法,问题,年度分类法,（二）整顿工作,科技档案分类方法,工程项目分类法,型号分类法,课题分类法,照片档案的分类：,保管期限,年度,问题,保管期限,问题,年度,3.,装订形式,（,1,）以案卷为单位整理。,（,2,）文书档案按照,归档文件整理规则,的要求，文件以“件”作为整理单位，文件不装订。,（三）鉴定工作,1.档案鉴定工作的内容,重要是对档案价值的鉴定工作，即鉴别档案现实的和历史的价值，根据其价值的大小确定保管期限，把没有保留价值和失去保留价值的档案，通过一定的审查和同意手续剔除销毁的工作。这是档案鉴定工作的主体内容。,（三）鉴定工作,过程二,过程一,归档时的鉴定，由文件形成部门完成。主要任务是：剔除无归档价值的文件；确定归档案卷的保管期限。,档案部门的定期鉴定工作。基本任务：剔除无保留价值的档案，调整档案保管期限。附带任务：调整密级，检查并补救科技档案完整、精确方面的问题。,档案鉴定工作两过程,过程二,2.档案价值鉴定的原则和价值原因,档案价值鉴定工作的关键问题就是划定档案的保管期限，而保管期限的鉴定，是由档案价值大小，也就是档案的价值量决定的。因此，我们在进行档案的鉴定，确定档案保管期限长短时，实际上是在进行档案价值量大小的比较工作。,（,1,）档案价值鉴定的原则,但凡在工作查考、经验总结、科学研究等方面具有长远运用价值的档案，都应当永久保留。,但凡在一定期期内具有运用价值的档案，都可以定期保留（长期或短期）。,但凡介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。就高不就低。,机关文书档案分永久、定期（30年、）,会计档案分为永久、定期（、30年）,照片档案分永久、长期、短期。,详细措施,E,技术原因,D,A,C,时间因素,名称因素,F,作者因素,（2）规定和影响档案价值的原因,典型因素,功能因素,3.,档案销毁工作,档案价值鉴定的措施就是直接鉴定法，逐套、逐卷以至逐份地评估其价值。鉴定的成果有的档案就要销毁。销毁工作要非常谨慎，应履行严格的手续。,（,1,）,编制销毁清册,档案销毁,工作,（,2,）,编写鉴定工作报告,（,4,）,善后处理工作,（,3,）,组织销毁,4.,鉴定工作的意义,有利于保护有价值的档案,1,有利于保证档案的库藏质量,2,为档案计算机存储和缩微化创造条件,3,（,四）保管工作,1.档案库房的选择,库房应注意防火、防潮。忌讳“顶天立地”。,库房应远离易燃、易爆场所，不应设在有污染腐蚀性气体源的下风向；远离工矿区、锅炉房、车间、化验室。,库房门窗应结实。重要库房安装金属栅栏。,库房应与阅览室、办公室、展室分开。,库房要有足够的发展空间。,库房做到“八防”：防光、防火、防水、防盗、防尘、防有害气体、防虫、防鼠。,温度：1424,相对湿度：45%60%,档案库楼面均布负荷载体为5KN。,2.,档案保护需要的设施设备,装具：铁皮柜、密集架、防磁柜、底图柜。,设备：去湿机、加湿机、空调器、复印机、摄录像机、摄影机、灭火器、温湿度表、计算机、打印机、光盘刻录机、扫描仪等。,3.感光材料与磁性材料的保留措施,感光材料重要是底片和照片。磁性材料重要是录音带、录像带、电子档案。,照片档案装册保留。录音带、录像带、电子档案寄存在防磁柜里。,有条件的分库保留。底片库房的温度在13C15C，相对湿度在35%45%。,4.,柜架排列,（1）多种柜架应分类集中。,（2）档案柜架的排列，应与窗户垂直，与墙壁保持一定距离（不不不小于0.08米）。以防阳光直接照射，防止库外温、湿度对档案的直接影响。,（3）档案柜架之间的通道，应保持0.9米1.2米的合理宽度，通道过窄不利于管理和通行，通道过宽影响库房面积的充足运用。,（4）每层柜架的搁板或抽屉，都应注明寄存档案的类别和档案号的范围。,5.档案排架的规定,（1）档案排架的次序应统一。一般应按从上到下，从左到右的次序，以便于管理。,（2）要保持合适的饱和度。排放过挤会增长案卷的摩檫，不利于档案的保护；太松又影响库位的有效运用。排放时可参照档案馆建筑设计规范的规定（按平均每卷厚度为15mm计算）：,五节档案柜每平方米（使用面积）不得不不小于2.70m或180卷,双面档案架每平方米（使用面积）不得不不小于3.30m或220卷,密集架每平方米（使用面积）不得不不小于7.20m或480卷,由于档案案卷一般比较厚，排架时可根据实际状况作对应调整,6.,建立保密制度,建立健全档案保密制度。提供档案借阅时要有严格的审批手续，尤其是属于保密范围的档案。非库房管理人员不得随意入库。宝贵档案应放入保险柜里。出入库档案要仔细清点和登记。,7.,档案分等级管理和异地安全备份保管,永久档案分一、二、三级管理。集中人、财、物等资源，最大程度保证档案的安全。,异地备份，是指重点保护的档案多套留存或备份。可以做到“此失彼存”；保护原件。,（五）记录工作,重要包括三方面内容：,完毕上级发放的记录调查表，完毕记录服务职能。,对本单位档案和档案工作进行的记录，组织多种形式的记录调查。,记录分析，对档案工作的发展进行预测。,（六）运用工作（检索、编研、运用）,档案工作的最终目的是提供运用，运用工作十分重要。,重要包括：检索工具的编制、档案编研、提供运用形式及效果评价等工作内容。,1.,编制检索工具,（1）检索工具常见种类,A、按体例分,目录、索引、指南,B、按载体形式分,书本式、卡片式、缩微式、机读式,C、按功能分,馆藏性、查找性、简介性,1.,编制检索工具,（2）检索工详细系的基本规定,A.要有一定数量的不一样种类的检索工具。,仅靠“一本帐”不也许到达较高的检索水平，应由单一化向多样化方向发展。,B.多种检索工具要具有功能互补的作用。,防止检索工具设置平行反复。,C.检索工具设置要与运用需求相吻合。,D.馆藏性、查找性、简介性检索工具相并举。,2.,档案编研工作,（1）档案原文、原图汇编提供汇编型成果,（2）档案摘编提供文摘型成果,（3）运用档案进行再发明提供编纂型成果,3.运用工作,（1）提供运用形式,开设阅览室、档案外借、制发档案复制件、出具档案证明、提供征询服务、印发档案目录、编写档案参照资料、举行档案展览、档案信息上网、电子档案运用（提供拷贝件、通信传播、直接运用、网络服务）,3.运用工作,（,2,）档案的利用效果,就是档案被提供利用后所产生的技术效用和经济效益。通过收集档案的利用效果，编写利用效果反馈、典型利用分析，是提高档案工作社会地位的有效途径。通过对利用者类型、利用档案成分、利用效果、利用者意见的研究，调整和改进利用工作。,三、全省档案管理工作存在的重要问题,（一）档案没有做到集中统一管理。,（二）保证归档文献材料完整、精确、系统的控制手段或措施不健全，贯彻不到位。,（三）档案搜集不齐全，尤其是反应本单位中心工作、关键业务的档案和特殊载体档案归档不完整。,（四）档案部门没有很好地执行两种职能。,三、全省档案管理工作存在的重要问题,（五）归档质量不符合规定，书写材料（一支笔）、载体质量没有得到控制。,（六）档案工作经费得不到保障，制约档案各项工作的开展。,（七）档案信息开发运用工作微弱。,（八）档案管理现代化没有与单位信息化同步发展。,Thank you,