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药品进销存经营流程描述

进销存还是现在中国常规药店的基本经营模式。虽然，最近又出现了很多新的经营方式，如：基于零库存思想的沃尔玛特管理方式，但这些新的经营思想在中国大部分药店的经营中还是难以应用的。
进销存无非就是以货物流为基础，以票据流为主线和动力，以金额流作为补充的三种数据流层的关于进货，销售和库存的表述。
我们可以把进货表述如下。以单个药店作为实体，进货不是从供应商进货的单一过程，而是外界实体对药店的流入，以跟随物品的单据为准，如从供应商的正常进货的到货单来进货的进货管理；以从配送中心跟随配送商品一起的配送单而工作配入管理；以各药店之间相互调货而出现的调入单的调入管理；除这些之外还有诸如用于借货的借入单的借入管理，因借出而得到的还入单的还入管理；还有因销售产生的客户退回的退入管理；
也可以把销售表述如下。以单个药店作为实体，销售并不是对客户的一个卖货的单一过程，而是药店对外界实体的流出过程，以跟随物品的单据为准，如从对客户的正常销售的而发出的销售单(批发和零售小票)的销售管理(批发管理和零售管理)；以对下属的连锁店配送而跟随配送商品一起的配送单的配出管理；以各药店之间相互调货而出现的调出单的调出管理；除这些之外还有诸如用于借货的借出单的借出管理，因借入而必需的还出单的还出管理；还有因从供应商进货，而必须有的针对供应商的退货的退货管理；
在对库存的管理中，主要是货物层的事情。在入库之前，得先由质检人员对入库货物进行质量检验，合格后再入库，货物在库存其间，还要安照GSP质量管理中所规定的顶目定期进行诸如质量检验、抽样送检等工作。而库房人员，在货物入库之后也开始了管理维护的工作。写库房日志和库房设备的使用与维护登记表。还要对库房的货位和商品的效期进行维护管理。
“存”，也同”进”和”销”一样可在三个数据层上分别进行表示，货物层中是以库存中的实物为基础，关注于货物的数量；金额层所关注的只是库存中金额的多少；而业务层是对两者都关注。基本也就可以这样去描述整个流程：
整个进销存的开端，可以有进货计划开始引发，进货计划可以说是进销存的导火索。当库房人员给出了库存不足的”库存报警”，或是由经理根据以以往的销售经验提供的”进货”决策，作为依据生成进货计划(进货计划可由经理决策、库房报警、客户订单三者的综合加工后得出，如有配送，再加入下属连锁店的要货申请)。然后再对进货计划中列出的要进货商品进行按名品和供应商进行分类，按照区片分到每一个进货人员手中，由他们同相应的供应商联系，向供应商发出采购申请单。供应商收到药店来的采购申请单后，就着手准备货物，连同发货单一同发给药店。先由药店的业务人员接到到货单(即供应商发出的发货单)，同采购单进行对于，认为无误时，交由库房人员入库。在入库之前，要先由质量检验人员先对货物的质量情况进行检查，在达到标准后，在由库房管理人员对根把质量检验人员开出的入库对实货进行核对，同入库单上的数量相同后，就可入库。药品在库房保存其间，质量检验人员要定期对在存货物依照GSP质量检验标准对在存药品进行检验(抽样检查，定期送检)，而库房管理人员也要写库房日志和库房设备使用与养护记录，并要对货位和药品效期进行维护管理。时时给出在存药品的数量和效期等报表，并能在库存量底于最小库存值时能给出库存报警，在药品的快到有效期之前，能为决策人员提供相应的报警(效期报警)，使决策人员能给出促销决策或退货决策等相应反映，使其减少损失。销售的引动，只是来自于客户的购买需求，使何其它行为(诸如广告或是其它促销活动，只能起到促进客户的购买欲望，而不可能作为销售行为的起点)。要客户需求以客户订单的形式引动了药店的销售流程。业务人员在收到客户订单之后，就先同库房人员联系，看是否有此药品，数量是不够，如没有存货，或存货不够，就提请进货计划，开始新一轮的进货流程。如有货，就要完成一系列销售手续，由业务人员填写出库单交由库房人员出库，并还要开一份销售单，同出库的药品一同发给客户。这样就完成了一个进销售的流程。
在这个流程中，明显地发现”进”和”存”，在与”销”之间出现了一个断带，”销”需要另一个事件去单独引动它，所以看起来”销”在流程中表现的很孤立，同”进销存”完全不同与一个整体。
但事实并非如此，这是我们的思维定势所造成的错误认识，一向认为”进”是在最早发生的，没有”进”就没有”存”，没有”存”也就没有什么东西可卖的观点造成的，其实在整个”进销存”中，”销”是最早发生的。也就是说，”进销存”的整个流程，只有一个引线，哪就是在”销”中发生的客户需求事件，它是”进销存”的原动力。没有了客户需求，”进销存”将不再有意义。
可以根据这个观念，去试着构建一个理想化的”进销存”模型。整个”进销存”系统在收到唯一的外部事件”客户需求”(客户订单)之后，就开始引发了整个流程的运行。业务人员收到客户订单后，提请进货人员制定进货计划，向供应商发出了采购申请，供应商在筹备好货物后，向进货人员发出了到货单，进货人员核对后，交由库房人员质检入库，再由销售人员根据客户的订货单据从库房中提出货物，销售给客户。
这是一个完美的”进销存”流程。在运行的过程中，可以说库房的作用已远远不象前面所提到的传统观念中的库房哪么重要了。在这个理想化的模型中，库房中的库房存量可以说自终至终都处于零库存状态。甚至，根本就可以不要库房，而库房也只是以虚构的形式存在。当然，真正的完美化的”进销存”在日常经营中是很少见的。
在完美的进销存观念中，三者的重要性将被重新调整。”销”作为利润的产生，和流程触发点，肯定成为了最重要，最明显的一环，而被放在首位。而”进”则要屈居第二位了。”存”则是最不重要的角色了，因为它甚至成了可有可无的摆设了，只多作为对经手的实物进行检验、接收、发出的这类在信息流上无所表现的工作。这些其实也可排除在外，因为进销存本来就是一种MIS。而为完美的”进销存”改名这”商品进销系统”或许会显得更为合适。
完美进销存的概念，无疑是一种非常好的想法，它的流程清晰、简单、可靠，运行成本底，因为使用了零库存的概念，所以真正的为企业解除了一个很大的包袱，能把更多的资金投入到经营之中去。但是，在现实的经营中所用到的范围很小，只有一些的中间商使用着类似于这种的运行方式。而往往都加大了”存”的比重，这不但占用了大量的资金，也使的本来很清晰的进销存流程变的有些零乱。而传统的进销存观念也恰恰是加大了”存”的比重，把”存”放在了首位，让它成为了进销存的核心，而”进”和”销”是来维护这个库存而存在的。所以如果但但是使用完美进销存观念，在没有改变当前的经营体制的情况下，还是无法同现实结合的。
这也不是说明完美进销存的概念没有用处，而它的清晰的结构流程，让我们真正看清了进销存的真实面目，使我们不在因为变幻不定的各种进销存模式而迷茫、烦恼。让我们知道了，进销存中的真正的核心与主体结构。任何现实中存在的进销存的模式，都只会在这个基础之上，复杂化和繁锁化，这就是所有进销存百变不离其宗的核心框架。