第07讲 办公室事务3.ppt

单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,第七讲 办公室事务,1,课程安排,办公室环境的布置,邮件的收发与传阅,妥善安排约会,2,办公室环境,办公室布置的原则,办公室用品的选购与摆放,3,点评,根据这段有关办公室布置的影片，点评这间办公室布置的优、缺点,4,办公室布置的原则,办公室要布置得整齐洁净，采光良好。,走道上不要放置有碍行走的物品。,办公桌椅柜架的排列应,采用直线对称式。,使用同一规格的档案柜，,高度一致，增进美观。,5,办公室布置的原则,将电脑、传真机、复印机等大件办公设备，安置在一个区域内，便于电源接线、管理和保养。,办公室的百叶窗应调整保持一个角度。室内照明灯光应统一。空调温度应保持在度之间，湿度应保持在。,（续上,表）,6,办公室布置的原则,办公室的地毯、桌面、桌椅应保持一种色彩的协调。在办公室内点缀挂一些装饰画和放置一些自然或人工的绿色植物。,办公桌和办公区域要保持清洁。,（续上,表）,7,办公用品的选购与摆放,选购办公用品的原则,办公用品的基本配备,办公用品的摆放原则,8,选购办公用品的原则,一、是满足工作要求,二、是提高工作效率,三、是节约人工费用,四、是树立企业公众形象,9,根据以上原则，列出办公室需采购的办公用品清单,小组讨论：,10,邮件的收发与传阅,邮件收进的程序和要求,邮件的发出,11,小组讨论,如果录影中那封信是给上司的，请评论这位行政人员的做法有哪些不当之处？,讨论作为行政人员，正确的收进信件程序是什么？,12,收,信件细节,上司或同事的私人信件原封送交。,“误拆”应立即封口、签名、致歉,裁开或剪开封口，保持信件完整,检查信封内有无单据或名片，避免遗漏,如有必要，可以登记信封的信息,13,邮件收进的程序和要求,分类,拆封,登记,分送,阅办,14,请每组,设计一份邮件登记表,实战演练：,15,邮件登记表,编号,收到日期,发出日期,收阅,人,/,部门,邮件种类,处理办法,备注,1,、,2,、,3,、,4,、,5,、,16,资料、邮件分送,上司亲收件要立即呈送,部门信件交到负责人手中,传阅资料请附上签字单,17,阅办,仔细认真，重点要圈划,长篇要进行摘要,适当提出拟办意见,办毕保管备查,18,观看录影片段一,评论这位行政人员的做法说明了做行政工作的什么特性？,19,讨论这位行政人员的工作应该如何改善？,观看录影片段二,20,邮件的发出,内容校核,信封、封皮查对,邮件寄发,21,妥善安排上司约会,约会安排的原则,安排约会需要注意的细节,22,安排约会的原则,配合上司的时间表,分辨轻重缓急,酌留弹性,处理好变更的约会,23,观看资料片一、二,请,指出这位秘书在安排上司约会时体现了哪些原则？,24,安排约会需要注意的细节（一）,有些时间不宜安排约会。,出差回来当天,周末或假日,临近下班,25,下班前将第二天的约会事项填进小卡片，一张交给上司，一张交给司机，一张自己保存。,安排约会需要注意的细节（二）,时间,约会事由,所带资料,参加人员,地点,26,及早备妥约会所需的资料，并在适当的时间请上司过目。,特别重要的约会在接近约会时间前，应与对方再联络，以确保约会的顺利进行。,约会场所和招待事宜有时也要秘书负责。,安排约会需要注意的细节（三）,27,安排约会需要注意的细节（四）,按照需要，记录会面内容。,保留会见人联系资料，以便万一取消或更动时间可及时通知对方。,随时提醒自己的上司准时赴约。,每天上班之前请上司核对他的日程表。,28,让,我们快乐地工作,快乐地生活,29,